BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada masa era globalisasi seperti sekarang ini, kebutuhan informasi dalam dunia bisnis menjadi sangat penting dalam menentukan kemajuan suatu perusahaan. Informasi yang dibutuhkan adalah informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Sistem teknologi informasi biasanya diterapkan pada perusahaan atau organisasi yang menggunakan komputer sebagai alat bantu utamanya sebagai sarana untuk memajukan dan menjalankan usahanya. PT. Wirakarya Kharisma Nusantara adalah sebuah perusahaan exporter furniture yang menggunakan kayu jati berkualitas tinggi Grade A ( solid teak wood ) sebagai bahan baku utama dalam proses produksinya. Selama ini proses pembuatan dokumen pelengkap proses ekspor ( shipment ) masih dilakukan secara manual dengan menggunakan ms. excel. Pentingnya pengelolaan data yang bersifat valid diharapkan dapat memberi acuan untuk mengoptimalkan kinerja seluruh karyawan pada bagian ekspor agar dapat bekerja dengan baik serta mempermudah pada proses pembuatan dokumen ekspor. Permasalahan dalam penelitian ini yaitu proses pembuatan invoice dan packing list sebagai dokumen ekspor pada PT. Wirakarya Kharisma Nusantara masih dilakukan secara manual sehingga membuat tidak efektif dan efisien serta sangat rentan terjadi kesalahan ( human error ). Sebagai perusahaan berbasis perdagangan ekspor yaitu pengiriman barang keluar negeri harus bisa menyesuaikan regulasi atau peraturan yang berlaku pada tiap negara. Karena tiap negara importir mempunyai regulasi atau peraturan yang cenderung spesifik. Jika terjadi discrepency atau perbedaan dokumen ekspor seperti pada invoice dan packing list dengan dokumen lain sangat berpotensi mengakibatkan terjadi penalty atau denda. Jadi untuk meminimalkan penalty tersebut pihak eksporter ( shipper ) harus menyediakan dokumen yang benar benar sesuai antara barang yang dikirim dengan dokumen ekspor yang diterima oleh importir (consignee). Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk mempermudah proses pembuatan invoice dan packing list sebagai dokumen ekspor dari yang masih menual ke sistem yang sudah terkomputerisasi sehingga hasilnya menjadi lebih efektif dan akurat dari sebelumnya dan meminimalkan sekecil apapun segala kesalahan. Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik membuat sebuah aplikasi berbasis web untuk menggantikan sistem pembuatan invoice dan packing list secara manual dengan system terkomputerisasi dengan mengangkat judul : 1
2 Perancangan Sistem Aplikasi Invoicing Ekspor Pada PT. Wirakarya Kharisma Nusantara dengan mnggunakan PHP 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yang akan diselesaikan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang sebuah aplikasi invoice dan packing list sebagai dokumen ekspor yang memberikan detail informasi valid? 2. Bagaimana merancang sebuah aplikasi untuk membuat PO ( Purchase Order )? 3. Bagaimana membuat database yang berisi tentang price list dari tiap tiap produk dengan tujuan memudahkan bagian ekspor untuk membuat proforma invoice? 4. Bagaimana mempermudah bagian ekspor dalam mencari data buyer? 5. Bagaimana agar pihak manajemen dapat menerima informasi berupa laporan data commercial invoice dan purchase order yang lengkap dengan cepat? 1.3. Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang dirancang untuk memudahkan membuat invoice dan packing list sebagai dokumen ekspor. 2. Aplikasi yang dirancang dapat mempermudah pembuatan PO ( Purchase Order ) sebagai perintah pada bagian produksi untuk mulai memproduksi.. 3. Aplikasi ini menampilkan price list dari produk dan data buyer. 4. Aplikasi ini menampilkan laporan total invoice setiap bulan. 5. Sistem dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. 6. Database Management System yang digunakan adalah MySQL. 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah menghasilkan suatu sistem yang dapat digunakan untuk mempermudah perusahaan dalam pembuatan invoice, PO (Purchase Order) dan packing list sebagai dokumen ekspor. Manfaat Penelitian Dengan adanya penelitian ini diharapkan banyak memberikan manfaat, Diantaranya adalah manfaat untuk perusahaan :
3 1. Mempermudah seluruh karyawan pada bagian ekspor untuk membuat invoice dan packing list 2. Mempermudah seluruh karyawan pada bagian ekspor untuk membuat PO (Purchase Order) 3. Memberikan kemudahan pada bagian ekspor untuk mencari data price list dari setiap produk dari data base yang sudah tersedia. 4. Mempermudah bagian ekspor dalam pencarian data buyer dari data base yang sudah tersedia. 5. Mempermudah pihak manajemen dalam memberikan laporan tentang data commercial invoice dan purchase order. Manfaat untuk penulis adalah : 1. Sebagai sarana pencarian informasi mengenai Jurnal Tugas Akhir yang telah ada, sehingga memudahkan penulis dalam mencari referensi untuk penyusunan Tugas Akhir. 2. Dengan adanya penelitan ini penulis jadi memahami bagaimana tentang alur ekspor 1.5. Metode Penelitian Metode yang akan dipakai untuk merancang dan menganalisa sistem tersebut dalam penelitian ini adalah: 1.5.1. Jenis Peneitian Dalam melakukan penelitian ini membutuhkan data-data yang berkaitan dengan kajian. Dalam hal ini metode pengambilan data adalah dengan menggunakan penelitian lapangan (Field Research) yaitu melakukan penelitian secara langsung pada PT. Wirakarya Kharisma Nusantara pada bagian ekspor. Selanjutnya untuk melakukan analisis data menggunakan metode kualitatif. Dan dalam melaporkan hasil penelitian menggunakan metode deskriptif. 1.5.2. Teknik Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data yang dibutuhkan, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data yaitu : 1. Observasi
4 Melakukan pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung pada proses pembuatan commercial invoice dan packing list yang selama ini dilakukan pada PT. Wirakarya Kharisma Nusantara khususnya pada bagian ekspor. 1. Interview Mengumpulkan data tentang proses pembuatan commercial invoice pada PT. Wirakarya Kharisma Nusantara dengan cara melakukan tanya jawab kepada staf ekspor yang terlibat secara langsung. 2. Studi Pustaka Membaca buku-buku literatur yang berhubugan dengan teori dan penelitian yang penulis butuhkan sebagai referensi dalam penulisan penelitian. Juga terhadap data commercial invoice, packing list dan purchase order yang menjadi referensi dalam aplikasi nantinya. 1.5.3. Metode Pengembangan Sistem Dalam melakukan pengembangan sistem ini dilakukan dengan menggunakan metode Systems Development Life Cycle model klasik yang biasa disebut metode waterfall. SDLC (Systems Development Life Cycle, siklus hidup pengembangan sistem), itu sendiri dalam rekayasa perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem : a. Analisis kebutuhan. Dalam tahapan ini penulis mengumpulkan kebutuhan secara lengkap, kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan-kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi oleh sistem yang akan dikembangkan. b. Pemodelan. Pada tahapan ini dilakukan pengubahan kebutuhan-kebutuhan tersebut ke dalam struktur data dengan memodelkannya menggunakan Unified Modeling Language (UML). c. Implementasi. Yaitu kemudian mengimplementasikannya menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. d. Pengujian sistem. Yaitu mengintegrasikan semua bagian dan dilakukan pengujian secara keseluruhan dengan metode black box, yaitu dengan memperhatikan hasil pengeluaran apakah telah berjalan sebagaimana yang diharapkan
5 1.6. Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Dalam Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan tugas akhir. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang akan mendukung penelitian ini dari metode metode yang menjadi dasar bagi analisa permasalahan yang ada dan pemecahan tersebut. Landasan teori ini didapat dari studi pustaka mengenai hal hal yang berhubungan dengan penelitian skripsi ini. BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi analisis masalah, kebutuhan, dan perancangan sistem yang akan dibangun. BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini berisi rangkuman implementasi dan pengujian sistem yang telah dibangun. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup dari penulisan skripsi ini dimana akan dijelaskan simpulan yang merupakan rumusan dari analisa dan pembahasan bab bab sebelumnya, dan dari simpulan tersebut akan dihasilkan saran saran yang dapat dipergunakan oleh pihak terkait sebagai salah satu alternatif pemecahan masalah yang akan dihadapi.