BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang Setiap rumah sakit menjalankan kegiatan usaha dengan menghasilkan jasa. Pada akhir-akhir ini penekanan manajemen yang banyak dilakukan adalah keberhasilan rumah sakit dalam jangka panjang, untuk tetap terus berkembang menjadi besar, sehat, kuat dan andal. Pengawasan merupakan salah satu fungsi yang penting dalam suatu rumah sakit untuk memungkinkan rumah sakit dapat mencapai tujuannya yaitu untuk menjaga kelangsungan hidup rumah sakit, memperoleh laba dan berkembang. Setiap rumah sakit selalu mengadakan persediaan obat-obatan. Tanpa ada persediaan obat-obatan suatu rumah sakit dapat mengalami resiko bahwa suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pasien yang memerlukan atau meminta obat-obatan atau jasa-jasa tepat waktu, yang berarti pasien kehilangan kesempatan memperoleh pelayanan kesehatan yang seharusnya ia dapatkan. Jadi persediaan obatobatan sangat penting artinya oleh setiap rumah sakit. Persediaan pada dasarnya mempermudah atau memperlancar jalannya operasi rumah sakit yang harus dilakukan secara berturut-turut. Untuk pengadaan persediaan obat-obat ini dibutuhkan sejumlah uang yang diinvestasikan dalam persediaan tersebut, oleh sebab itu setiap rumah sakit haruslah dapat menjamin kebutuhan obatobatan bagi kelancaran kegiatan rumah sakit dalam jumlah dan mutu yang tepat serta dengan biaya yang serendah-rendahnya. Persediaan obat-obatan yang terlalu besar akan merugikan rumah sakit, karena lebih banyak modal yang tersimpan dan biaya-
biaya yang ditimbulkan dengan adanya persediaan obat-obatan tersebut. Sebaliknya persediaan obat-obatan terlalu kecil maka akan merugikan suatu rumah sakit karena kelancaran dari pelayanan kesehatan rumah sakit dan distribusi obat-obatan terganggu. Oleh karena itu penting bagi semua rumah sakit untuk mengadakan pengawasan terhadap persediaan, karena kegiatan ini dapat membantu agar tercapainya suatu tingkat efisiensi persediaan. Pengawasan persediaan merupakan alat untuk menentukan apakah terdapat penyimpangan-penyimpangan dan untuk mengukur besarnya penyimpangan tersebut, dan mengambil setiap tindakan yang perlu untuk memastikan sumber daya rumah sakit digunakan dengan cara efektif dan efisien. Tujuan pengawasan persediaan yang dijalankan untuk memelihara terdapatnya keseimbangan antara kerugian-kerugian serta penghematan dengan adanya suatu tingkat persediaan tertentu dan besarnya biaya dan modal yang dibutuhkan untuk mengadakan persediaan tersebut. Jadi dalam rangka mencapai tujuan tersebut, perlu dilakukan terhadap pengawasan persediaan dan mengadakan perencanaan bahan-bahan apa yang dibutuhkan baik dalam jumlah maupun kualitasnya, sesuai dengan kebutuhan untuk produksi serta kapan pesanan (order) dilakukan dan berapa besarnya yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis ingin mengetahui lebih banyak mengenai pelaksanaan pengawasan persediaan obat pada Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang. Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang adalah salah satu rumah sakit swasta terbesar di kota Semarang. Rumah sakit ini merupakan salah satu amal usaha bidang pelayanan kesehatan milik persyarikatan Muhammadiyah yang terletak di Jl.
Wonodri 22, Semarang. Kegiatan yang dilakukan Rumah Sakit adalah melayani orang sakit dalam hal ini adalah pasien umum, dimana rumah sakit ini dibuka 24 jam. Jadi rumah sakit memerlukan persediaan alat maupun obat kesehatan untuk setiap harinya. Maka dari itu, persediaan dan pengawasan persediaan penting demi kelancaran usaha. Dibawah ini jumlah persediaan beberapa macam obat pada Rumah Sakit Roemani : No Nama obat Satuan QTY Harga satuan 1. Signal gel Tube 2 52.498 2. Adona 25 mg inj Ampl 2,00 110.000 3. Aminophyllin inj Ampl 1 90.075 4. Atropin sulfas inj Ampl 1 146.410 5. Arixtra 2,5 mg inj Ampl 1 484.000 B. Perumusan masalah Berdasarkan latar belakang yang penulis kemukakan diatas maka masalah yang akan diteliti adalah sebagai berikut : 1 Sistem dan kebijaksanaan di bidang pengawasan persediaan obat. 2 Prosedur pendistribusian obat 3 Pengawasan persediaan C. Tujuan dan manfaat penulisan 1 Tujuan penulisan Dalam penulisan laporan ini mempunyai tujuan sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui kebijakan yang ditempuh oleh Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang dalam rangka melaksanakan pengawasan persediaan obat. b. Untuk mengetahui gambaran pengawasan persediaan obat di Rumah Sakit Roemani. 2 Manfaat penulisan Penulisan laporan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak yaitu : a. Bagi penulis Selain memperoleh pengalaman baru, diharapkan penulis telah memahami pengetahuan yang diperoleh dalam penulisan laporan dan dapat mengetahui kebijakan yang ditetapkan dan gambaran pengawasan persediaan obat di Rumah Sakit Roemani. b. Bagi perusahaan Hasil penulisan laporan ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan dan pertimbangan dalam melaksanakan pengawasan persediaan obat. c. Bagi pihak lain Hasil penulisan laporan ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan acuan untuk melakukan penulisan laporan yang lainnya. D. Kerangka teori 1 Persediaan barang jadi Dalam sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan digudang. Dalam perusahaan dagang persediaan hanya
terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali. Adapun tipe-tipe persediaan dalam perusahaan sebagai berikut : a. Persediaan produk jadi b. Persediaan produk dalam proses c. Persediaan bahan baku d. Persediaan bahan penolong e. Persediaan barang habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. (Mulyadi; 1993) Transaksi yang dilakukan dalam persediaan barang jadi antara lain meliputi : a. Produk selesai produksi b. Penjualan c. Retur penjualan d. Penghitungan fisik persediaan. (Mulyadi ;1993) Sistem dan prosedur yang menyangkut persediaan barang jadi yaitu : a. Prosedur pencatatan harga pokok produk / barang jadi b. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual c. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli d. Sistem perhitungan fisik persediaan. (Mulyadi ; 1993) 2 Metode pencatatan persediaan Ada 2 macam metode pencatatan persediaan :
a. Metode mutasi persediaan (purputual inventory method) yaitu mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. b. Metode persediaan fisik (physical inventory method) yaitu mutasi berkurangnya persediaan hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. (Mulyadi; 2003). Dalam pengawasan persediaan didalam penyimpanan yang perlu diperhatikan penggunaan tempat yang terbaik. Persediaan harus dialokasikan didalam penyimpanan dengan cara cepat dan tepat dapat digunakan. Juga mempertimbangkan tempat tidak bocor, jalan masuk dan hal ini berkaitan dengan ketentuan menggunakan metode masuk pertama keluar pertama atau FIFO (First In First Out) yang maksudnya barang yang datang pertama maka barang tersebut yang dijual terlebih dahulu. Sehingga persediaan akhir dinilai dengan nilai perolehan persediaan yang terakhir masuk (dibeli). (Wibowo, S.E, M.M dan Abu Bakar Arif, S.E, M.M ; 2002). Dalam sistem akuntansi manual diselenggarakan dua catatan :
1 Difungsi gudang Dibagian gudang ini diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpan digudang. 2 Difungsi akuntansi Dibagian kartu persediaan (fungsi akuntansi) diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas barang dan harga pokok barang yang disimpan digudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang (Mulyadi ; 1993) Persediaan perlu dikontrol karena persediaan termasuk salah satu asset atau kekayaan perusahaan tetapi berupa barang, yang paling penting adalah pengontrol atau pengawas persediaan barang jadi harus merencanakan dan mengontrol / mengawasi persediaan barang jadi. Tingkat pelayanan yang tinggi memerlukan persediaan dalam jumlah yang besar dan memerlukan biaya yang tinggi. Sebaliknya, untuk mengurangi biaya perlu memotong tingkat persediaan yang dapat mengakibatkan persediaan habis, dan menyebabkan konsumen tidak puas atau penghentian didalam usaha dagang. E. Metode Penelitian Didalam menyusun laporan penulisan data, digunakan untuk mendukung hasil penulisan tersebut, baik jenis, sifat maupun sumbernya. Untuk mengumpulkan data, dapat digunakan metode penulisan sebagai berikut : 1 Tipe penulisan
Untuk menyusun laporan penulisan ini, penulis menggunakan tipe penulisan deskriptif. Adapun yang dimaksud dengan penulisan diskriptif yaitu penelitian yang berusaha untuk menuturkan pemecahan masalah yang ada sekarang berdasarkan data-data jadi ia juga menyajikan data, menganalisis dan menginterpretasi. (Drs. Cholid Narbuko, dan Drs. H. Abu Achmadi; 2004). 2 Sumber dan jenis data Dalam penulisan tugas akhir ini penulis sejauh mungkin berusaha untuk mengadakan survei langsung pada obyek yang diteliti untuk mendapatkan data yang benar-benar dari sumber yang dipercaya. Agar data yang didapat lebih dipertanggungjawabkan maka penulis mengadakan wawancara secara pribadi yaitu melalui orang-orang yang berkepentingan untuk dimintai keterangan sesuai dengan bidang yang diperlukan. Didalam wawancara tersebut penulis telah menggunakan metode interview guide. Yang dimaksud interview guide yaitu suatu perlengkapan yang tersedia, disusun oleh orang dengan yang menguasai betul masalah yang diselidiki. (Prof. Ir. Sukandarrumidi. Msc, Ph. D. ; 2004). 3 Tekhnik pengolahan data Setelah data-data yang diperlukan diperoleh semua, maka langkah berikutnya adalah pengolahan data. Baik itu data primer maupun data sekunder. Pengolahan data yang dimaksudkan disini adalah memilah-milah data mana yang perlu ditulis dan dilaporkan dalam tugas akhir dan data mana yang tidak perlu ditulis. Dalam hal ini penulis menggunakan dua sumber dan jenis data yaitu : a. Data primer
Untuk mendapatkan data primer, penulis mengumpulkan secara lengkap itu berupa keterangan-keterangan dari pegawai Rumah Sakit Roemani sesuai dengan bidang yang diperlukan dengan cara mengadakan wawancara secara langsung. b. Data sekunder Data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi atau merupakan publikasi yang sengaja digunakan oleh penulis untuk mendalami hal-hal yang bersangkutan dengan pembuatan tugas akhir ini. 4 Teknik pengumpulan data Data yang diperoleh dalam penulisan ini dapat diperloeh dengan cara : a. Wawancara Metode ini juga disebut metode interview, yaitu teknik yang di gunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan lisan melalui bercakap-cakap dan berhadapan muka orang yang memberi keterangan pada peneliti. (Drs. Mardalis; 2004). b. Studi kepustakaan Dengan mempelajari buku-buku dan literature sebagai alat analisa yang baik sekali untuk dipergunakan sebagai bekal dalam pengumpulan data. 5 Analisis data Analisis data yang sudah diperoleh dilakukan mulai dari proses pengolahan data (data dipilah-pilah dan dicatat sesuai dengan kebutuhan) sampai dengan menginterpretasikan atau memberi makna pada data tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan penulis.
F. Sistematika Penulisan Agar memperoleh susunan pembahasan yang sistematis dan mengarah pada permasalahan, maka disusun sistematika yang terdiri dari empat bab. Adapun susunan sistematika adalah sebagai berikut : Bab I : PENDAHULUAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang permasalahan dan rumusan permasalahan yang didukung oleh tujuan dan manfaat penulisan, kerangka teori serta metodologi penulisan dan sistematika penulisan. Uraian-uraian dari hal tersebut diatas merupakan pegangan sebelum melakukan tugas akhir ini. Bab II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Pada bab ini dibicarakan mengenai sejarah berdirinya perusahaan dan perkembangan perusahaan termasuk didalamnya tujuan perusahaan. Struktur organisasi dan tugas-tugas masing-masing bagian. Bab III : PENGAWASAN PERSEDIAAN OBAT PADA RUMAH SAKIT ROEMANI MUHAMMADIYAH SEMARANG Pada bab ini akan disajikan tentang sistem dan kebijaksanaan dibidang pengawasan persediaan obat, prosedur pendistribusian obat, pengelolaan dan pelaksanaan pendistribusian obat, pengawasan persediaan obat dan analisa terhadap masalah yang ditimbulkan.
Bab IV : PENUTUP Pada bab terakhir ini akan disusun suatu kesimpulan yang berdasarkan pada uraian-uraian bab-bab sebelumnya dan kemudian disusun pula saran yang bermanfaat yang sekiranya dapat diterima demi meningkatkan pelaksanaan pengawasan persediaan obat pada Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang.