Pengantar Presentasi adalah salah satu bentuk komunikasi yaitu pertukaran pesan/informasi antara Anda dengan seseorang atau beberapa orang. Seseorang membawa informasi tersebut kemudian menyampaikannya kepada orang lain melalui sebuah saluran. Selanjutnya orang menerima informasi dan bereaksi atas informasi yang diterimanya tersebut. Keberhasilan suatu presentasi ditentukan oleh seberapa banyak informasi yang dapat diterima oleh orang dan seberapa ketepatan reaksi yang diberikan oleh orang seperti yang inginkan. Presentasi juga adalah penyampaian suatu materi atau masalah kepada pendengar dan khalayak yang mengikuti presentasi. Presentasi dapat pula diartikan sebagai kegiatan seseorang yang berbicara di hadapan public, baik dalam kegiatan seminar, kuliah, mengajar di kelas, ataupun kegiatan sejenis. Orang yang menyampaikan presentasi disebut presentator atau presenter, sedangkan orang yang menghadiri presentasi disebut audiens. Selain makalah, juga menyiapkan media/alat bantu yang diperlukan dalam presentasi. Kemudian latihan sebelum melakukan presentasi agar benar-benar siap dan menyesuaikan penyampaian materi dengan waktu yang disediakan. Selamat membaca. 1
DAFTAR ISI Pengantar BAB I. BAGAIMANA MERENCANAKAN SEBUAH PRESENTASI? 1. Perencanaan Program 2. Perencanaan Audiens 3. Perencanaan Presenter BAB II. BAGAIMANA AGAR PRESENTASI ANDA EFEKTIF & EFISIEN? 1. Animasi Slide 2. Warna Teks 3. Variasi Isi Slide 4. Ukuran Teks 5. Hindari Catatan 6. Bersikap Yakin 7. Kontak Mata 8. Melibatkan Audiens 9. Komunikasi Non-Verbal 10. Komunikasi Non-Verbal Dari Audiens 11. Waktu Hening 12. Peralatan Cukup & Tersedia 13. Manajemen Handout 14. Rencana Cadangan 2
BAB III. 5 KUNCI SUKSES BERPRESENTASI 1. Perencanaan & Menulis Presentasi 2. Menggunakan Alat Bantu Visual Secara Efektif 3. Ketrampilan Untuk Mengatasi Kegugupan Dalam Berpresentasi 4. Menyampaikan Presentasi Dengan Percaya Diri 5. Menjawab Pertanyaan Secara Kompeten BAB IV. PRESENTASI LANCAR, BISNIS LANCAR 1. Persiapan Bahan / Materi Yang Akan Disampaikan 2. Dalam Menjawab Pertanyaan 3. Setelah Presentasi 4. Terakhir Adalah Sikap 3
BAB I BAGAIMANA MERENCANAKAN SEBUAH PRESENTASI? Dalam suatu presentasi yang baik, peran seorang presenter sangatlah penting karena presenter yang menentukan apakah penyampaian presentasi yang dilakukan mampu diserap dan dibawa pulang oleh audiens atau penyampaian itu menguap begitu saja setelah para audiens keluar dari ruangan. Dalam suatu presentasi seorang fasilitator haruslah mampu : Berkomunikasi secara dua arah Mendorong peserta mengeluarkan pendapat Mengarahkan peserta untuk berdiskusi Memberikan contoh-contoh Melakukan feedback Menyimpulkan poin pembelajaran Semua hal yang disebutkan di atas adalah hal-hal yang mampu membuat presentasi terasa hidup dan tidak membosankan, namun untuk mencapai hal tersebut presenter harus melakukan tahapan P3 yaitu : 4
Perencanaan PROGRAM Perencanaan AUDIENS Perencanaan PRESENTER 1. PERENCANAAN PROGRAM Pada tahapan ini, seorang presenter harus menyiapkan hal-hal kecil seperti hardcopy presentasi yang akan dibawakan dalam presentasi, persiapan slide apakah akan berupa informative atau persuasif, usahakan isi slide tidak terlalu padat namun jika memang mengharuskan menggunakan banyak tulisan dan data, presenter bisa melampirkan dalam hardcopy yang bisa dipegang dan dibawa pulang oleh audiens. Presenter juga bisa menyiapkan permainan kecil, quote, puisi, pantun atau video yang berkaitan dengan presentasi yang akan digunakan sebagai tools untuk opening dan closing suatu presentasi. 2. PERENCANAAN AUDIENS Pada perencanaan audiens seorang presenter harus mampu mengetahui seperti apa audiens yang akan dihadapi pada saat presentasi nanti, hal ini bisa dilakukan dengan cara survei siapa saja peserta yang akan mengikuti presentasi, jumlah audiens, latar belakang dan jabatan audiens jika hal ini dirasa 5
diperlukan. Hal ini bertujuan agar presenter mempunyai persiapan yang matang, memiliki rasa percaya diri dan tidak merasa Down pada saat bertemu pertama kali dengan audiens. 3. PERENCANAAN PRESENTER Perencanaan presenter yang dimaksud adalah persiapan diri, bagaimana seorang presenter berpenampilan yang baik dan mampu menyesuaikan dengan audiens. Karena penampilan seorang presenter akan sangat mempengaruhi kredibilitas presenter didepan audiens, gunakan pakaian formal agar mendapatkan First Impression yang Wah dari audiens. Perhatikan cara berdiri pada saat melakukan presentasi, hindari cara berdiri dengan bertumpu pada satu kaki, tangan yang masuk kedalam saku celana, menyilangkan tangan di dada dan tangan berada dibelakang. Jaga tempo suara dan nada pada saat presentasi, hindari suara yang pelan, monoton dan membosankan. Kunci dari presentasi yang mampu membawa dampak bagi audiens adalah perencanaan yang matang, bagaimana seorang presenter melakukan tahapan P3 sebelum diadakannya presentasi, karena perencanaan yang matang akan mampu membuat suasana presentasi lebih hidup, penyampaian yang lebih mudah diserap dan dimengerti audiens serta mampu memberikan dampak bagi audiens dan tidak menguap begitu saja setelah presentasi selesai. 6
BAB II BAGAIMANA AGAR PRESENTASI ANDA EFEKTIF & EFISIEN? 1. ANIMASI SLIDE Banyak presenter menyukai penggunaan animasi dalam slide seperti teks melayang masuk dengan klip suara dan gambar yang bergerak-gerak. Terkadang ini diperlukan untuk menarik minat audiens, tetapi terlalu banyak menggunakan animasi dalam slide dapat menjadi bomerang bagi presenter. Sesuaikan animasi dengan suasana presentasi. Jika suasana presentasi bersifat sangat formal, mungkin kita perlu membatasi penggunaan animasi. Bahkan beberapa perusahaan melarang penggunaan animasi dalam slide presentasi dalam rapat kerja bisnis rutinnya. 2. WARNA TEKS Semakin banyak variasi warna dalam slide, belum tentu semakin baik dan menarik bagi audiens. Terlalu banyak warna yang dapat memberikan kesan norak. Beberapa perusahaan bahkan mengatur tipe warna dan jumlah warna maksimal dalam slide presentasi, terutama untuk presentasi kepada eksternal perusahaan. Ini dimaksudkan agar slide presentasi memiliki kesan profesional dan eksklusif. 7
3. VARIASI ISI SLIDE Janganlah menyiksa audiens dengan menampilkan slide penuh berisi teks. Slide demikian akan membuat presenter untuk cenderung membaca slide. Bagilah teks panjang menjadi beberapa slide dan tulisan kata-kata penting saja. Jika memungkinkan terjemahkan teks menjadi gambar, tabel, atau diagram yang lebih menarik secara visual bagi audiens. Ingatlah bahwa slide adalah pendukung presentasi kita, bukannya menggantikan penjelasan kita dan fungsi kita presenter. 4. UKURAN TEKS Sesuaikan ukuran teks dengaan luasnya ruangan. Secara sederhana, coba berdiri di belakang ruangan dan tes apakah anda masih mampu membaca seluruh slide anda. Pengecekan inipun belum tentu valid karena walaupun anda mampu membacanya, belum tentu orang lain bisa juga karena kendala fisik seperti mata minus. Bagikan handout jika perlu agar audiens dapat lebih mudah memahami apa yang anda jelaskan. 8
5. HINDARI CATATAN Walaupun beberapa artikel menganjurkan untuk membawa kartu presentasi atau catatan saat kita melakukan presentasi, hindari sebisa mungkin. Kartu atau catatan presentasi cenderung membuat kita tergoda untuk sering mengecek materi dan membaca tulisan dalam catatan tersebut. Jika memang perlu membawa catatan, buatlah dalam bentuk bagan struktur urutan presentasi yang mengandung kata-kata kunci saja. 6. BERSIKAP YAKIN Lakukan presentasi dengan sikap bahwa kita yakin dan percaya atas apa yang kita utarakan. Dengan demikian, kita akan lebih mampu melakukan persuasi kepada audiens kita dan lebih mencapai sasaran presentasi kita. Ucapkanlah kata-kata dengan lafal yang jelas. Saat melakukan atau mengatakan sesuatu yang salah, koreksilah dan lanjutkan. Jangan terlalu lama meminta maaf dan mencari-cari alasan karena akan malah mempengaruhi kredibilitas kita secara negatif di mata audiens. 9
7. KONTAK MATA Kelola-lah kontak mata yang tulus dengan semua audiens kita. Terapkan metode 3 detik. Sewaktu berbicara, tatap mata audiens selama 3 detik secara bergantian. Sebisa mungkin, lakukan ini kepada setiap audiens. Jika tidak memungkinkan, pilihlah audiens yang berada paling belakang atau pinggir ruangan. Kontak mata yang efektif akan membuat audiens diperhatikan dan dilibatkan dalam presentasi. 8. MELIBATKAN AUDIENS Presentasi adalah suatu komunikasi 2 arah. Bagi audiens, duduk diam mendengarkan presentasi satu arah dapat menjadi sangat melelahkan dan membosankan, terutama jika audiens adalah orang lapangan yang terbiasa untuk bergerak aktif. Libatkanlah audiens seperti dalam bentuk diskusi, konfirmasi, klarifikasi atau contoh praktek di lapangan. Ingatlah bahwa presenter mungkin bukan orang paling tahu dan input audiens dapat memperkaya topik yang dibahas. 9. KOMUNIKASI NON-VERBAL Komunikasi non-verbal sangatlah penting. Lebih baik kita berdiri dan bergerak daripada kita duduk diam saat melakukan presentasi. Saat kita 10
berdiri di hadapan audiens, kita akan dapat lebih berkomunikasi secara menyeluruh karena audiens akan dapat melihat komunikasi non-verbal kita secara lebih jelas. Perhatikan cara kita berdiri, ekspresi muka, kontak mata, gerakan tangan dan kaki agar tidak diterjemahkan secara negatif oleh audiens. 10. KOMUNIKASI NON-VERBAL AUDIENS Sebenarnya, walaupun audiens tidak mengatakan apa-apa dalam bentuk verbal saat presentasi, mereka memberikan respons non-verbal terhadap presentasi kita. Maka, salah satu tugas presenter adalah menangkap dan menerjemahkan komunikasi ini. Perhatikan apakah audiens sepertinya memahami dan memberikan respons positif terhadap apa yang kita presentasikan. Ubah dan adaptasilah strategi presentasi anda jika anda merasa tidak demikian. 11
11. WAKTU HENING Bersikap diam kadang diperlukan dalam presentasi. Saat memberikan angkuman, contoh, cerita atau inspirasi, waktu hening yang cukup diperlukan agar audiens dapat meresapi inti pembelajarannya. Bahkan, saat kita melontarkan lelucon saat presentasi, terkadang kita perlu memberikan beberapa detik hening sebelum melakukan presentasi. Jangan terlalu terburuburu, terutama jika tersedia waktu yang cukup. 12. PERALATAN CUKUP & TERSEDIA Rencanakan dan buatlah daftar checklist peralatan apa saja yang akan kita butuhkan. Berkoordinasilah dengan orang yang bertanggungjawab untuk menyediakannya agar semua peralatan yang kita butuhkan tersedia. Jangan lupakan ketersediaan alat kecil dan sederhana seperti spidol, flichat dan papan whiteboard jika dibutuhkan saat presentasi. Pastikan jumlah minimal yang anda butuhkan, terutama jika terdapat sesi diskusi kelompok audiens saat presentasi anda. Pastikan juga barang elektronik seperti proyektor LCD, pengeras suara, speaker aktif, dan sebagainya sesuai dengan laptop yang akan kita gunakan. Biasakan diri dengan cara mengoperasikan peralatan tersebut sehingga tidak perlu menghentikan presentasi karena harus memanggil orang teknisi. 12
13. MANAJEMEN HANDOUT Untuk beberapa materi, mungkin anda memerlukan handout untuk memperkuat pemahaman audiens. Pastikan handout tersedia dalam jumlah yang cukup. Sebelum membagi handout, jelaskan sinopsis atau inti dari isi handout. Pemilihan waktu untuk membagikan handout sangatlah penting. Ketika audiens menerima handout sangatlah penting. Ketika audiens menerima handout, mereka akan cenderung membaca handout dan tidak mendengarkan anda untuk beberapa waktu. Maka, pengelolaan handout sangatlah penting. 14. RENCANA CADANGAN Latiahanlah waktu presentasi dengan menggunakan timer. Jika kita diberi waktu selama 30 menit, janganlah mempersiapkan materi presentasi terlalu banyak yang membutuhkan waktu 2 jam atau terlalu sedikit yang hanya membutuhkan waktu 2 jam atau terlalu sedikit yang hanya 13
membutuhkan waktu 5 menit. Salah satu karakteristik presenter yang handal adalah keterampilan manajemen waktu presentasi. Namun, sebaik apapun kita berlatih pengelolaan waktu presentasi, terkadang ada hal-hal di luar kendali kita yang mungkin dapat menyebabkan variasi waktu aktual. Maka, presentasi kita akan lebih mantap jika kita mempersiapkan diri untuk segala kemungkinan. Kita perlu mempersiapkan jikalau waktu yang diberikan ternyata kurang untuk keseluruhan presentasi kita. Maka, salah satu perencanaan presentasi yang perlu dilakukan seorang presenter termasuk memilah slide, materi cerita, lelucon, dan handout mana yang dapat dilewati jika keadaan demikian terjadi saat presentasi. Sebaliknya, kita juga perlu mempersiapkan materi tambahan jikalau ternyata waktu yang diberikan pada kita ternyata lebih. 14
BAB III 5 KUNCI SUKSES BERPRESENTASI Untuk benar-benar berhasil dalam menyampaikan dan membangun keterampilan presentasi yang efektif, ada bebapa kunci yang harus anda kuasai. Jika anda menguasai kelima kunci tersebut, maka pesan yang akan anda sampaikan menjadi jelas. Kunci tersebut antara lain: Perencanaan dan menulis presentasi Menggunakan alat bantu visual secara efektif Mengatasi kegugupan dalam berpresentasi Menyampaikan presentasi dengan percaya diri Menjawab pertanyaan secara kompeten 1. PERENCANAAN & MENULIS PRESENTASI Perencanaan presentasi tentu akan menyibukkan anda sebelum memberikan presentasi. Ini merupakan bagian yang sangat penting dan mengapa perusahaan begitu mempertimbangkan para stafnya untuk meningkatkan keterampilan presentasi mereka. Bagian terpenting dari perencanaan adalah mengetahui siapa peserta anda. Semakin anda mengetahuinya, maka anda akan semakin memahami mereka. 15
Anda juga perlu mengetahui tujuan dari presentasi anda. Dengan begitu, anda akan menjadi sangat jelas apa yang ingin dicapai dari presentasi tersebut (ini merupakan keterampilan dalam diri anda sendiri). 2. MENGGUNAKAN ALAT BANTU VISUAL SECARA EFEKTIF Setelah anda melakukan perencanaan, anda perlu mempertimbangkan alat bantu visual apa yang akan digunakan. Pikirkan tentang apa yang ingin dilakukan disini. Mengapa anda benar-benar membutuhkan alat bantu visual dalam presentasi anda. Seringkali, kita terkadang berlebihan dalam menggunakan alat bantu visual. Jadi, agar efektif, kita perlu mengurangi slide yang benar-benar anda butuhkan untuk mendukung pesan anda. Jadi, kita akan melihat bagaimana membuat alat bantu visual yang akan membantu presentasi anda. 3. KETRAMPILAN UNTUK MENGATASI KEGUGUPAN DALAM BERPRESENTASI Lihatlah diri anda. Untuk mulai mempertimbangkan kemampuan pribadi anda dalam berpresentasi. Kebanyakan orang ketiga mendengar kata presentasi- sering kali langsung menjadi gugup. Ada banyak teknik yang dapat membantu anda untuk mengontrol dan membangun kepercayaan diri anda. Bahkan, sebelum memulai presentasi. 16
presentasi. Setelah itu, penting untuk memikirkan bagaimana anda akan memberikan 4. MENYAMPAIKAN PRESENTASI DENGAN PERCAYA DIRI Sumber daya pribadi anda sangat penting ketika anda menyampaikan presentasi. Anda harus tampil dengan penuh percaya diri, menjaga kepentingan peserta, melibatkan peserta dan dapat menciptakan kehadiran diri anda di depan para peserta. 5. MENJAWAB PERTANYAAN SECARA KOMPETEN Penting bagi anda untuk memiliki kepercayaan diri berinteraksi dengan para peserta dan menangani setiap pertanyaan yang dilemparkan kepada anda. 17
BAB IV PRESENTASI LANCAR, BISNIS LANCAR Presentasi bisnis diharapkan calon pelanggan adalah langkah lanjutan setelah bertemu dan membuat janji dengan calon pelanggan tersebut. Tentunya kita sudah mengenal, paling tidak nama perusahaan, line business, dan budaya kerja calon pelanggan/perusahaan tersebut. Data-data awal ini penting, supaya presentasi yang kita sampaikan dapat mengena di hati mereka. Presentasi dapat dilakukan dimana saja asalkan cukup nyaman dan representatif. Nah, beberapa tips ini mungkin berguna bagi para pembaca dalam melakukan presentasi bisnis: 1. PERSIAPAN BAHAN / MATERI YANG AKAN DISAMPAIKAN Materi yang disampaikan paling tidak memuat data-data sebagai berikut: company profile, produk/jasa yang ditawarkan,kelebihan dan keuntungan bagi pelanggan jika menggunakan produk/jasa kita, dan bagaimana memulai bisnis tersebut. Membawa hardcopy presentasi dan kartu nama anda sejumlah peserta. 2. DALAM MENJAWAB PERTANYAAN Berikan jawaban dengan lugas, langsung mengena sasaran, tidak berputar-putar. Jika kita tidak bisa menjawab pertanyaan saat itu juga, segeralah menghubungi seseorang yang dapat membantu kita menjawab persoalan tersebut. Dalam presentasi bisnis, jangan sampai ada pertanyaan yang atau belum dijawab. Hal ini penting sekali, bagaimana cara membuat calon pelanggan tersebut yakin akan kemampuan dan kualitas kerja kita. 18
3. SETELAH PRESENTASI Buatlah janji pertemuan berikutnya, untuk memastikan jadi atau tidaknya bisnis tersebut. Pada saat itu, tanyakan apakah masih ada pertanyaan atau yang menjadi ganjalan bagi calon pelanggan. Dalam pertemuan lanjutan ini, siapkan data-data yang lebih lengkap dan detail,terutama produk/jasa yang kita tawarkan. Siapkan jawaban atas pertanyaan yang tidak diduga. Usahakan closing bisnis terjadi pada pertemuan ke dua ini. Jika tidak, maka tinggalkan, fokuslah ke (calon) pelanggan yang lain. 4. TERAKHIR ADALAH SIKAP Perusahaan atau bisnis kita dinilai dari cara kita bersikap, baik dalam presentasi bisnis meskipun perbincangan santai dengan calon pelanggan. Sebaik apapun presentasi bisnis kita, jika sikap kita tidak mencerminkan kualitas dan kinerja perusahaan yang kita wakilim upaya menarik perhatian calon pelanggan akan sia-sia. Nah, bagi pemilik perusahaan, maka wajib hukumnya untuk melakukan briefing/coaching atau training yang berkelanjutan. Bagaimanapun juga, karyawan adalah aset terbesar perusahaan. Manusia diciptakan menurut rupa dan gambar Allah, sedangkan karyawan dibentuk menurut rupa dan budaya perusahaan. Tentunya kita sadar, bahwa tidak ada bisnis yang tidak ada pesaingnya. Demikian pula bisnis/usaha kita. Belum lagi kebutuhan dari calon pelanggan, 19
bisa jadi mereka belum membutuhkan produk/jasa kita. Membuat janji untuk bertemu dan kemudian mempresentasikan bisnis kita adalah satu upaya mendapatkan bisnis baru. Selamat dan sukses selalu! 20