BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen 2.1.1 Pengertian Manajemen Apabila membahas pengertian manajemen, banyak para ahli memberikan batasan tentang manajemen, diantaranya pengertian manajemen yang dikemukakan oleh Terry (2008): Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganosasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya. Pengertian manajemen yang diekmukkan oleh George (2008): Manajemen adalah suatu fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dengan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama. Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian manajemen adalah sebagai berikut. Manajemen adalah suatu proses di mana proses tersebut untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan atau ditetapkan dan proses tersebut diselenggarakan dengan seksama dan diawasi atau dipantau agar dapat mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara bersama. 12
13 2.1.2 Pengertian Manajemen Perkantoran Dalam istilah manajemen perkantoran terdapat kata kantor. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor sebagai tempat dan kantor sebagai proses, dimana seorang pemimpin beserta staffnya menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokoknya. Berikut definisi manajemen kantor menurut pakar manajemen: Menurut William dan Edwin Robinson (2001) manajemen perkantoran adalah sebagai suatu fungsi seni ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan saja, dan di mana pun pekerjaan itu harus dilakukan. Sementara menurut Terry (2008) manajemen perkantoran adalah kegiatan-kegiatan yang menyangkut perencanaan, pengoeganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap pekerjaan kantor dan orang-orang yang melalukan pekerjaan itu agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.
14 2.1.3 Fungsi Manajemen Perkantoran Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi manajemen perkantoran menurut Saiman (2008), sebagai berikut: a. Perencanaan atau planning adalah menentukan sasaran yang ingin dicapai dengan tindakan yang harus dilaksanakan, dengan bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. b. Pengorganisasian atau organizing adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. c. Memimpin atau leading adalah seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok. d. Pengawasan atau controlling adalah kegiatan memantau, memeriksa dan mengoreksi sampai sejauh mana kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai program yang telah ditetapkan.
15 2.1.4 Tujuan Manajemen Perkantoran Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Agar tujuan dapat dicapai maka perlunya pemahaman tentang tujuan manajemen menurut Fuad (2008), sebagai berikut: 1. Berikan semua keteramgan yang lengkap bagi yang memrlukan, guna pelaksanaan dan tugas organisasi secara efisien. 2. Memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat dan biaya yang sesuai. 3. Membantu organisasi/perusahaan, memilhara serta memenuhi kebutuhannya. 4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja. 5. Membuat catatan secara lengkap, relavan, up to date, akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan. 2.2 Sekretaris 2.2.1 Pengertian Sekretaris Pada dasarnya sekretaris merupakan sautuan organisasi atau lembaga yang berstruktur yang terdiri dari beberapa bagian atau seksi yang melakukan aktivitas atau kegiatan pada bagian atau seksi masing-masing dengan dibawah koordinator atau kendali seorang sekretaris sebagai bawahan dari pimpinan. Kegiatan organisasi atau lembaga maupun
16 perusahaan ini tentunya sesuai dengan apa yang menjadi visi dan misi organisasi ataupun perusahaan, sehingga kegiatan sekretaris tersebut dapat berupa kegiatan sosial kemasyarakatan maupun kegiatan di bidang ekonomi. Pengertian sekretaris menurut Menurut Saiman (2002), sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya. 2.2.2 Tugas Sekretaris Tugas sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi atau lembaga yang besar, selain seorang sekretaris bertanggung jawab terhadap pimpinannya sekretaris juga bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut, Saiman (2002): 1. Menerima dikte dari pimpinan. 2. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 3. Menerima tamu-tamu pimpinan.
17 4. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya. 5. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 6. Menangani surat masuk dan surat keluar. 7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 2.2.3 Peranan Sekretaris Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga atau pun kantor. Ada pun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut Saiman (2002): 1. Peranan sekretaris terhadap atasan a. Sebagai perantara atau saluran kominikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab. c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
18 e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan. 2. Peranan sekretaris terhadap bawahan, tampak dalam : a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan. b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik. c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan. d. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. 2.2.4 Syarat-syarat Sekretaris Apabila kita mencermati perkembangan ilmu pengetahuan maupun perkembangan kegiatan organisasi dan perusahaan swasta dewasa ini, maka menjadi seorang sekretaris yang profesional merupakan suatu tantangan dan sekaligus juga peluang yang baik bagi tenaga-tenaga sekretaris, karena menjadi seorang sekretaris bukanlah suatu hal yang mudah, tetapi harus dicapai dengan kemampuan yang tinggi. Adapun
19 syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris sebagai berikut, Saiman (2002): 1. Syarat kepribadian yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang sekretaris seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, serta dipercaya memegang teguh rahasia. 2. Syarat pengetahuan umum yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan perkerjaan kesekretariatan. 3. Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja. 4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan adalah kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretariatannya, meliputi kemampuan mengetik, koresponden, dan kearsipan. 5. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan. 2.2.5 Macam-macam Sekretaris Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat, hal ini tentunya sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam macam sekretaris di perlukan pemahaman yang memadai. Macam macam sekretaris antara lain sebagai berikut, Saiman (2002) :
20 1. Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator atau perantara pimpinan dengan tamu pimpinan. Pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris pribadi di pertanggung jawabkan langsung pada pimpinan yang dibantunya. 2. Sekretaris Manajer Sekretaris manajer atau eksekutif sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan dalam tugasnya dan juga sekaligus sebagai pembantu pimpinan, biasanya tempat kerjanya tidak hanya satu dan memiliki staf staf lagi. Dan sekretaris manajer atau eksekutif ini, bertanggung jawab terhadap kelancaran pekerjaan dari bagian bagian atau seksi seksi tertentu dalam suatu perusahaan. 3. Sekretaris Muda (Junior) Menurut Prof. Drs. S. Wojowasito sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang memiliki kemampuan atau kecakapan yang lebih rendah yang lebih rendah dari jabatan sekretaris senior.
21 4. Sekretaris Senior Sekretaris senior yaitu sekretaris yang memegang tugas dan fungsi sekretaris eksekutif atau organisasi. Sekretaris senior menjadi pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat pengalaman dan kemampuannya yang baik sangat di perlukan dalam melakukan manajemen tugas tugas karyawan secara profesional, sehingga pekerjaan dapat berjalan denga baik dan sekretaris senior dapat bertanggung jawab dengan pimpinannya. 2.2.6 Fungsi Sekretaris Fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu menurut Rositaputriani (2011): 1. Fungsi Primer Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa administrarif yang menunjang kegiatan operasional organisasi/perusahaan melalui keterampilan, meliputi pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat dan arsip lainnya, penanganan agenda, dan lain-lain. 2. Fungsi Sekunder Fungsi sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan,
22 misalnya keuangan, hubungan antar manusia, komunikasi, bisnis perusahaan, dan lain-lain.