BUKU MANUAL LAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN PDII-LIPI Layanan Keanggotaan Peminjaman dan Pengembalian Buku Pembuatan Kartu Anggota PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2014 i 2014, Sirkulasi Whd
KATA PENGANTAR Assalamu alaikum, wr.wb. Puji syukur Alhamdulillah penyusun sampaikan kepada Allat SWT, sehingga Buku Manual Layanan Sirkulasi/Keanggotaan Perpustakaan PDII-LIPI dapat terselesaikan dengan baik. Penyusun berharap kepada para pembaca (khususnya petugas sirkulasi) dapat memahami dan mempraktekkan isi dari manual ini. Isi manual ini diharapkan tidak hanya dipahami dari penanggung jawab layanan sirkulasi, tetapi juga petugas perpustakaan lain yang diberi tugas untuk melaksanakan layanan sirkulasi, seperti pembuatan kartu anggota, layanan peminjaman dan pengembalian buku. Khususnya pada pembuatan kartu anggota, minimal petugas harus mengetahui dasardasar mengoperasikan program Photoshop dan menggunakan menu tools yang ada pada program tersebut, seperti cara memindahkan dua gambar/objek pada satu layer dan mengatur ukuran gambar/objek sesuai kebutuhan. Tentunya buku manual ini masih banyak kekurangan, baik dalam hal penyusunan kata maupun bahasa yang tercantum didalamnya. Untuk itu, saran dan kritik dari berbagai pihak, khususnya pemangku kebijakan di PDII, agar dalam penyusunan ini lebih sempurna, terimakasih. Jakarta, 18 Agustus 2014 Penyusun, Wahid Nashihuddin, SIP. ii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI...... iii DAFTAR GAMBAR... iv 1. PENDAHULUAN... 1 2. TUJUAN... 1 3. RUANG LINGKUP... 1 4. ALUR KERJA... 1 5. PENUTUP... 2 Lampiran 1 PERATURAN KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN PDII-LIPI.. 3 Lampiran 2 PERATURAN PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN PDII-LIPI... 4 Lampiran 3 PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN PDII-LIPI... 5 iii
DAFTAR GAMBAR Flowchart 1. Alur Kerja Layanan Sirkulasi Perpustakaan PDII... 1 Gambar 1. Program IDAutomation Barcode Label Design... 5 Gambar 2. Menu New Label Creation... 5 Gambar 3. Menu Label Option... 5 Gambar 4. Menu Label Stock Definition... 5 Gambar 5. Lembar Kerja Pembuatan Barcode... 6 Gambar 6. Menu Linear Barcode Properties... 6 Gambar 7. Label Barcode Anggota... 6 Gambar 8. File Desain Kartu Anggota... 7 Gambar 9. Desain Kartu Anggota... 7 Gambar 10. Menu Horizontal Type Tool untuk Nama Anggota... 8 Gambar 11. Folder Penyimpanan Foto dan Barcode Anggota... 8 Gambar 12. Menu File-Open untuk Membuka Foto dan Barcode... 8 Gambar 13. File Foto Anggota... 9 Gambar 14. Cara Drag Foto dan Barcode ke Layer Kartu Anggota... 9 Gambar 15. Desain Kartu Anggota Lengkap... 9 Gambar 16. Folder Penyimpanan Kartu Anggota... 10 Gambar 17. File Kartu Anggota Format.JPEG... 10 Gambar 18. Desain Belakang Kartu Anggota... 10 Gambar 19. Program Swift ID... 11 Gambar 20. Template Blank Landscape... 11 Gambar 21. Lembar Cetak Kartu Anggota Blank Landscape... 11 Gambar 22. Upload Image Kartu Anggota Siap Cetak... 12 Gambar 23. Kartu Anggota Siap Cetak... 12 Gambar 24. Menu Print Kartu Anggota... 12 iv
1. PENDAHULUAN Perpustakaan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI) merupakan salah satu perpustakaan khusus instansi pemerintah yang menyediakan literatur/informasi ilmiah bidang ilmu sosial, sains dan teknologi, dalam rangka mendukung visi dan misi organisasi induknya, yakni menjadi pusat repositori nasional bidang sains dan teknologi terdepan di Indonesia. Salah satu layanan yang disediakan oleh Perpustakaan PDII adalah layanan sirkulasi, yakni layanan keanggotaan, peminjaman dan pengambalian koleksi (buku). Manual ini menjelaskan informasi teknis layanan sirkulasi yang dijelaskan secara sistematis, mulai dari ketentuan/peraturan keanggotaan, peminjaman dan pengembalian buku, serta tahapan pembuatan kartu anggota perpustakaan. 2. TUJUAN Manual ini dibuat dengan tujuan: a) Menyediakan manual atau panduan praktis bagi petugas layanan sirkulasi Perpustakaan PDII. b) Mewujudkan layanan prima Perpustakaan PDII. 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup manual ini, antara lain: a) Ketentuan Keanggotaan Perpustakaan PDII. b) Ketentuan Peminjaman Dan Pengembalian Buku. c) Tahapan Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan PDII. 4. ALUR KERJA 1 PEMUSTAKA PETUGAS Calon Anggota Validasi Berkas Valid Arsip Pengajuan Keanggotaan Mencetak Kartu Melengkapi Berkas Persyaratan Tidak Valid Kartu Anggota 2 Anggota Meminjam/ Mengembalikan Buku Mengindentifikasi Buku, Mencatat&Menyimpan Data Keanggotaan Flowchart 1. Alur Kerja Layanan Sirkulasi Perpustakaan PDII 1 Selesai
Keterangan: 1) Lingkaran No.1 alur pembuatan kartu anggota Perpustakaan PDII dan Lingkaran No.2 alur peminjaman/pengembalian buku. 2) Ketentuan pengajuan keanggotaan Perpustakaan PDII lihat di Lampiran 1. 3) Ketentuan peminjaman/pengembalian buku lihat di Lampiran 2. 4) Tahapan pencetakan kartu anggota perpustakaan lihat di Lampiran 3. 5. PENUTUP Semoga isi buku manual ini dapat dipahami dan dipraktekkan dengan mudah oleh petugas layanan sirkulasi Perpustakaan PDII. 2
Lampiran 1 PERATURAN KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN PDII-LIPI I. KETENTUAN UMUM 1) Anggota perpustakaan adalah pemustaka yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan, serta tunduk pada peraturan perpustakaan. 2) Anggota Perpustakaan PDII-LIPI, terdiri atas mahasiswa, karyawan, atau umum (peneliti, pegawai, dosen/pengajar, TNI/Polri, dsb.), yang berdomisili di wilayah JABODETABEK (Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi). II. PERSYARATAN MENJADI ANGGOTA 1) Persyaratan keanggotaan Perpustakaan PDII-LIPI, sebagai berikut: No Persyaratan Mahasiswa Karyawan/Umum 1 Tempat tinggal Jabodetabek Jabodetabek 2 Mengisi Formulir Pendaftaran Anggota Perpustakaan [FR-PERP-PDII-04] Diisi lengkap Diisi lengkap 3 Berkas administrasi o Surat pengantar dari jurusan/fakultas perguruan tinggi terkait Surat pengantar instansi o Bukti pembayaran SPP Terakhir (yang masih berjalan) 4 Identitas diri Fotokopi KTM Fotokopi KTP 5 Pas Foto (berwarna) 2x3 (2 lembar) 2x3 (2 lembar) 6 Biaya administrasi Rp 30.000,-/semester Rp 50.000,-/semester Catatan: o Pegawai/karyawan LIPI tidak dipungut biaya. o Foto anggota dapat dilakukan di perpustakaan atau jika sudah memiliki file foto (format:.jpeg) silakan dikirim ke meja.informasi@yahoo.com. 2) Masa berlaku keanggotaan a) Kartu anggota berlaku 6 bulan (1 semester) sejak tanggal terdaftar menjadi anggota perpustakaan. b) Pembuatan kartu anggota paling lama 1 hari setelah persyaratan dilengkapi. Jika terjadi pengunduran waktu atau keterlambatan penerbitan kartu anggota karena adanya kerusakan alat/mesin pencetak kartu atau kehabisan bahan/kartu anggota, petugas (sirkulasi) akan memberikan KARTU ANGGOTA SEMENTARA [FR-PERP-PDII- 14] hingga diterbitkannya kartu anggota, yang dapat digunakan sebagaimana fungsinya. c) Jika masa berlaku kartu habis, pemustaka dapat memperpanjang keanggotaan dengan membayar biaya administrasi sebesar pendaftaran awal. Catatan: o Kartu anggota yang terlambat diterbitkan akan dikirim via-pos oleh petugas dengan mengkonfirmasi pemohon terlebih dahulu melalui telepon/sms. o Kehilangan kartu anggota dikenakan denda sebesar Rp 5000,-sebagai pengganti kartu baru; Jakarta, 8 Agustus 2014 3
Lampiran 2 PERATURAN PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN PDII-LIPI I. KETENTUAN UMUM 1) Jenis koleksi yang boleh dipinjam dan dibawa pulang adalah buku bacaan umum di lantai 4 ruang perpustakaan. 2) Peminjaman dan pengembalian buku hanya diperbolehkan bagi pemustaka yang sudah terdaftar sebagai anggota aktif Perpustakaan PDII-LIPI. 3) Peminjam wajib menjaga dan merawat buku dengan baik, jika terjadi kerusakan/kehilangan pada buku akan dikenakan sanksi/denda sesuai dengan ketentuan perpustakaan. 4) Peminjaman dan perpanjangan peminjaman buku harus dilakukan oleh anggota (orang yang sama), sedangkan pengembalian buku dapat dilakukan oleh orang lain. II. PROSEDUR PEMINJAMAN BUKU 1) Pemustaka menghubungi petugas sirkulasi dan mengisi identitas buku pada Bon Peminjaman Buku [FR-PERP-PDII-07] dan menyerahkan buku yang akan dipinjam ke petugas. 2) Petugas memeriksa keabsahan identitas Kartu Anggota dengan (wajah) pemustaka. Jika identitas tidak sesuai, petugas akan men-shelving buku ke rak penyimpanan semula. Jika identitas sesuai, petugas mengecek status peminjaman pemustaka dan menyimpan Bon Peminjaman Buku [FR- PERP-PDII-07], serta menyerahkan kartu Catatan Pinjaman [FR-PERP-PDII-06], Kartu Buku [FR-PERP-PDII-08] (untuk diselipkan di buku), dan buku. 3) Pemustaka menerima bukti peminjaman [FR-PERP-PDII-06], buku, dan kartu anggota dari petugas. 4) Pada saat pemustaka meninggalkan perpustakaan, pemustaka membawa buku dan menunjukkan bukti peminjaman [FR-PERP-PDII-06] kepada petugas konter penitipan tas/barang. Catatan: o Jumlah peminjaman buku maksimal 2 eksemplar, dengan waktu maksimal peminjaman 14 hari kalender. III. PROSEDUR PENGEMBALIAN BUKU 1) Pemustaka menyerahkan buku ke petugas sirkulasi 2) Petugas mengecek kelengkapan koleksi dan status peminjaman pemustaka dengan mengisi tanggal pengembalian, dan mencoret Bon Peminjaman Buku [FR-PERP-PDII-07] dengan tanda silang (X). 3) Jika koleksi dikembalikan tepat waktu, petugas akan men-shelving koleksi di rak penyimpanan semula. 4) Jika koleksi tidak dikembalikan tepat waktu, pemustaka dikenakan denda sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pemustaka membayar denda (sesuai dengan jumlah hari keterlambatan pengembalian koleksi). 5) Petugas mengganti status peminjaman pemustaka (mengisi tanggal pengembalian). 6) Petugas men-shelving koleksi di rak penyimpanan semula. Catatan: o Denda keterlambatan pengembalian buku sebesar Rp 500,-/buku/hari; IV. PROSEDUR PERPANJANGAN PEMINJAMAN BUKU 1) Pemustaka menunjukkan buku yang akan dipinjam kembali ke petugas sirkulasi. 2) Petugas mengecek kelengkapan buku dan mengganti status tanggal kembali peminjaman. 3) Jika tidak diizinkan, petugas akan men-shelving koleksi di rak penyimpanan semula. 4) Jika diizinkan, pemustaka menerima bukti perpanjangan peminjaman koleksi. 5) Pemustaka membawa buku dan menuju konter penitipan tas/barang, dengan menunjukan bukti peminjaman [FR-PERP-PDII-06] ke petugas konter penitipan tas/barang. Catatan: o Jika buku yang dipinjam hilang/rusak, pemustaka/anggota wajib menggantinya dengan buku yang sama/sejenis dengan harga yang sama. Jakarta, 8 Agustus 2014 4
Lampiran 3 PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN PDII-LIPI I. MEMBUAT BARCODE ANGGOTA Buka program IDAutomation Barcode Label Design pada desktop komputer layanan sirkulasi (lantai 4), lihat Gambar 1. Gambar 1. Program IDAutomation Barcode Label Design Setelah muncul menu New Label Creation, pilih Create New Label dan klik Next (Gambar 2). Kemudian muncul menu Label Options, klik Next (Gambar 3). Gambar 2. Menu New Label Creation Gambar 3. Menu Label Option Setelah muncul menu Label Stock Definition (Gambar 4), klik OK. Gambar 4. Menu Label Stock Definition 5
Setelah muncul lembar kerja pembuatan barcode (Gambar 5), pilih dan klik label barcode. Gambar 5. Lembar Kerja Pembuatan Barcode Keterangan: Untuk meng-edit nomor barcode, klik label barcode 2 kali, kemudian muncul menu Linear Barcode Properties (Gambar 6). Gambar 6. Menu Linear Barcode Properties Kemudian, edit nomor barcode 123456789012 pada kolom Standard Value dengan nomor keanggotaan yang sudah ditetapkan berdasarkan ketentuan yang berlaku, klik OK. Ketentuan nomor keanggotaan Perpustakaan PDII sebagai berikut: Profesi/Pekerjaan Kode Anggota Peneliti 1 Karyawan 2 Mahasiswa 3 Peneliti LIPI 4 Karyawan LIPI 5 Contoh Nomor Anggota pada Menu Linear Barcode Properties di atas di-edit menjadi 3 13 0011 yang berarti: 3 = Mahasiswa 13 = Tahun terbit 0011 = Nomor urut anggota pada buku induk Contoh label barcode dengan nomor anggota di atas, lihat Gambar 7. Gambar 7. Label Barcode Anggota 6
Barcode yang sudah jadi, kemudian disimpan dalam format.jpeg. Penyimpanan barcode dalam format. JPEG dengan cara tekan tombol Print Screen pada keyboard, kemudian Copy-Paste atau tekan tmbol Ctrl+V pada lembar kerja atau layer baru (new layer) pada program Photoshop. Barcode hasil Print Screen di-crop dan atur sesuai kebutuhan, kemudian simpan ke dalam folder Libraries Documents KARTU PERPUSTAKAAN PDII DATA-ANGGOTA-BARCODE. Selesai. II. MEMBUAT KARTU ANGGOTA Desain kartu anggota sudah disiapkan dalam format.psd Photoshop (versi 7.0) yang tersimpan di Windows Explorer komputer, folder Libraries Documents KARTU PERPUSTAKAAN PDII DRAFT-KARTU (Gambar 8). Gambar 8. File Desain Kartu Anggota Buka file DRAFT-KARTU (klik 2 kali), sampai muncul layer Photoshop, edit kartu anggota (Gambar 9). Gambar 9. Desain Kartu Anggota Tambahkan identitas kartu anggota sesuai dengan data anggota/pemohon, seperti: nama, tanggal, foto, dan barcode. 1. Membuat Nama dan Tanggal (Masa Berlaku) o Pilih menu Tools Photoshop (sebelah kiri) dan klik Horizontal Type Tool (T), kemudian ketik nama anggota (misalnya GHOFAR TAUFIQ), dan tanggal (misalnya 6 AGUSTUS 2014), lihat Gambar 10. 7
Gambar 10. Menu Horizontal Type Tool untuk Nama Anggota Keterangan: a) Font tulisan nama anggota Trobuchet MS, tebal (Bold), 12pt, dan ditulis dengan huruf besar/kapital. b) Font tulisan tanggal masa berlaku Trobuchet MS, biasa (Reguler), 6pt, dan ditulis dengan huruf besar/capital. 2. Memasukkan Foto dan Barcode o Foto dan barcode yang sudah dibuat harus tersimpan dalam format.jpeg (tersimpan di Windows Explorer komputer folder Libraries Documents KARTU PERPUSTAKAAN PDII DATA-ANGGOTA), kemudian pilih Folder FOTO atau BARCODE (Gambar 11). Gambar 11. Folder Penyimpanan Foto dan Barcode Anggota o Buka lembar kerja kartu anggota dengan program Photoshop (Gambar 12), kemudian pilih menu File dan klik Open, Gambar 12. Menu File-Open untuk Membuka Foto dan Barcode o Kemudian cari dan pilih foto dengan nama GHOFAR TAUFIQ (Gambar 13). 8
Gambar 13. File Foto Anggota o Setelah foto terpilih muncul di Photoshop, Drag (pindah-tekan tombol mouse sebelah kiri) ke lembar kerja kartu anggota (Gambar 14). Gambar 14. Cara Drag Foto dan Barcode ke Layer Kartu Anggota Keterangan: a) Cara men-drag foto ke layer kartu anggota dengan meng-klik menu Move Tool (V). b) Cara di atas berlaku juga untuk memasukkan barcode anggota. c) Untuk meng-edit ukuran foto atau barcode, tekan tombol Ctrl+T pada keyboard, kemudian atur sesuai kebutuhan. o Tampilan kartu anggota perpustakaan lengkap (Gambar 15). Gambar 15. Desain Kartu Anggota Lengkap Keterangan: 1) Layer kartu anggota pada program Photoshop yang lengkap berjumlah 6 layer, yaitu background, desain kartu, foto (layer 1), barcode (layer 2), tanggal, dan nama anggota. 9
2) Kartu anggota yang sudah jadi disimpan dalam format.jpeg pada folder Libraries Documents KARTU PERPUSTAKAAN PDII KARTU-ANGGOTA (Gambar 16). Gambar 16. Folder Penyimpanan Kartu Anggota Isi folder/file kartu anggota perpustakaan yang lengkap (Gambar 17). Gambar 17. File Kartu Anggota Format.JPEG o Desain kartu anggota bagian belakang (berisi peraturan peminjaman buku) sudah tersedia pada folder penyimpanan yang sama dengan kartu anggota. Desain kartu anggota perpustakaan bagian belakang lihat Gambar 18. Gambar 18. Desain Belakang Kartu Anggota Keterangan: Kartu bagian belakang sudah dicetak terlebih dahulu, petugas hanya meng-edit kartu anggota bagian depan. III. MENCETAK KARTU ANGGOTA Kartu anggota akan dicetak jika sudah valid dan benar datanya, serta tersimpan dalam format.jpeg. Cetak kartu anggota dengan cara membuka program Swift ID pada desktop komputer layanan sirkulasi (Lantai 4), lihat Gambar 19. 10
Gambar 19. Program Swift ID Keterangan: o Program aplikasi Swift ID sementara ini harus dijalankan secara online (URL: http://169.254.1.1/swiftid.html). o Merek Printer/alat pencetak kartu anggota adalah DTC1000 Card Printer. o Printer harus dihidupkan (on) terlebih dahulu sebelum membuka Program Swift ID. Setelah muncul menu Getting Started with Swift ID, pilih dan klik Edit or Create Template, kemudian pilih template Blank Landscape pada menu Choose a Template (Gambar 20). Gambar 20. Template Blank Landscape Setelah muncul lembar kerja cetak kartu (Gambar 21), pilih file kartu yang sudah disiapkan (format.jpeg). Caranya dengan meng-klik (2 kali) pada menu Background. Gambar 21. Lembar Cetak Kartu Anggota Blank Landscape 11
Setelah muncul menu Upload Image, klik browse dan OK (Gambar 22). Gambar 22. Upload Image Kartu Anggota Siap Cetak Setelah muncul lembar cetak kartu siap cetak, pilih/klik menu Print Preview (Gambar 23). Gambar 23. Kartu Anggota Siap Cetak Kemudian pilih Continue without saving, klik OK, klik Print Card, dan klik Print (Gambar 24) Gambar 24. Menu Print Kartu Anggota Selesai. 12