R2001 PENGURUSAN ORGANISASI PENUBUHAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI. Penubuhan persatuan tiada badan induk. Kebanyakan persatuan atau kelab di institusi pendidikan tiada badan induk yang menyelaras dan mentadbir aktiviti secara rasmi. Bidang sukan dan permainan mempunyai persatuan persatuan induk seperti MSSD, MSSN tetapi persatuan sukan dan permainan di intitusi pendidikan tidak diwajibkan mendaftar dengan badan induk tersebut secara rasmi. Penubuhannya memadai dengan perundingan di antara penasihat dan seterusnya memaklumkan penubuhan ini kepada persatuan induk yang terdekat. Penasihat yang mencari ahli, mendaftar, membentuk perlembagaan persatuan, melantik jawatankuasa kerja dan melaksanakan aktiviti yang dipersetujui oleh ahli jawatankuasa. Penubuhan persatuan yang mempunyai badan induk. Badan induk menyelaras aktiviti, pendaftaran, pentadbiran dan lain lain keperluan. Institusi pendidikan yang ingin menubuhkan pasukan beruniform perlu berunding dengan badan induk yang terbabit terlebih dahulu.sesetengah pasukan beruniform prosedurnya lebih teliti, biasanya pasukan beruniform dikendalikan oleh Kementerian seperti Kadet Polis oleh Kementerian Dalam Negeri dan Kadet Tentera oleh Kementerian Pertahanan dan sebagainya. Kebanyakan pasukan beruniform layak ditubuhkan setelah mengadakan perundingan dan pendaftaran dengan badan induk. Prosedur prosedur berikut boleh dijadikan panduan: 1) Pengetua / penasihat persatuan berbincang untuk penubuhan persatuan dengan badan induk, mengetahui syarat syarat penubuhan persatuan. 2) Isi borang permohonan badan induk. Menyediakan maklumat maklumat yang dikehendaki seperti memohon taulih pemimpin pasukan. 3) Hantar borang permohonan kepada setiausaha / pesuruhjaya / pegawai daerah, negeri badan induk untuk diproses. 4) Menawarkan kepada pelajar untuk menjadi ahli sementara mendapat kelulusan, dipilih mengikut kriteria keperluan persatuan. 5) Apabila mendapat kelulusan rasmi, mulai mendaftar ahli. 6) Laksanakan aktiviti persatuan. 1
Perlembagaan Setiap persatuan yang ditubuhkan harus mempunyai perlembagaan atau undang undang. Mengikut Akta Pendaftaran Penubuhan, persatuan yang ditubuhkan di luar intitusi pendidikan diwajibkan mendaftar secara rasmi dengan pendaftar penubuhan parti politik dan persatuan belia. Hanya beberapa persatuan yang ditubuhkan di bawah akta parlimen seperti Persekutuan Pengakap Malaysia, Persatuan Pandu Puteri Malaysia, Bulan Sabit Merah dan St. John Ambulans. Antara fungsi perlembagaan atau undang undang ialah sebagai panduan menggerakkan persatuan, melicinkan perjalanan persatuan kerana ia menetapkan bidang tugas dan hak jawatankuasa dan ahli serta menjadi rujukan apabila timbul sebarang masalah dalam menjalankan aktiviti persatuan. Pasukan beruniform telah mempunyai peraturan atau undang undang tersendiri yang ditetapkan oleh badan induk. Secara amnya, perlembagaan atau undang - undang persatuan mengandungi : Nama dan alamat persatuan Matlamat persatuan Keahlian Jawatankuasa persatuan ( seperti bilangan dan tugas ) Pembatalan dan pembubaran persatuan Pindaan perlembagaan dan undang undang persatuan Mesyuarat persatuan. Perkara perkara lain yang ditambah kedalam perlembagaan ialah : Lencana / logo persatuan Disiplin dan tatatertib persatuan Cogan kata / moto Tugas persatuan di peringkat intitusi pendidikan, cawangan, daerah, negeri dan cawangan Pendaftaran persatuan Jawatankuasa kecil 2
Perlantikan Jawatankuasa Terdapat banyak persatuan yang ditubuhkan di Malaysia. Setiap satunya berbeza cara penubuhannya mungkin kerana terikat dengan perlembagaan. Terdapat dua cara perlantikan jawatankuasa bagi sesuatu persatuan iaitu : i. Mesyuarat Agong. Semua ahli berhak membuat pencalonan, memilih dan melantik sesiapa sahaja di kalangan ahli menjadi Jawankuasa. Jawatan yang di pertandingkan antaranya ialah Pengerusi, Naib Pengerusi, Setiausaha, Bendahari dan jawatankuasa kerja. Pemilihan dibuat secara mengangkat tangan atau undi rahsia dengan menggunakan kertas. ii. Perlantikan oleh penasihat. Perlantikan dibuat melalui perbincangan dengan ahli atau ujian tertentu terutamanya untuk pasukan beruniform. Ia berbeza kerana perlantikan melalui penasihat mengikut kepada kebolehan seseorang ahli yang tertinggi berbanding dengan ahli yang lain. Carta organisasi untuk perlantikan oleh penasihat juga berbeza daripada perlantikan ahli jawatankuasa melalui mesyuarat agong. Ia bergantung kepada keperluan sesuatu pasukan. Carta Organisasi Biasanya, jawatankuasa akan dibentuk mengikut mengikut kepada carta organisasi seperti berikut; PENASIHAT PENGERUSI NAIB PENGERUSI SETIAUSAHA BENDAHARI NAIB SETIAUSAHA NAIB BENDAHARI JAWATANKUASA KETUA PATROL / BIRO 3
Bidang bidang Tugas Jawatankuasa Persatuan di institusi pendidikan mempunyai pensyarah atau guru penasihat. Guru penasihat peranannya memberi panduan, nasihat, tunjuk ajar dan bimbingan untuk melaksanakan aktiviti dan mentadbir persatuan. Kadangkala beliau bertindak sebagai jurulatih. Bidang tugas jawatankuasa yang lain ialah : Penasihat : Memberi panduan, nasihat dan tunjuk ajar serta bimbingan untuk melaksanakan aktiviti dan mentadbir persatuan. Pengerusi : Mengurus persatuan mengikut perlembagaan atau melaksanakan keputusan Mesyuarat Jawatankusa Kerja atau Mesyuarat Agong. Mempengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Kerja. Merancang, malaksana dan menyelia aktiviti persatuan Membuat kertas kerja dan berbincang dengan pentadbir Medapat kelulusan daripada pengetua Tentukan langkah langkah keselamatan pemeriksaan doktor jika perlu Mencari inisiatif untuk memantapkan lagi persatuan. Naib Pengerusi : Membantu pengerusi mengurus dan mentadbir persatuan. Menjadi pengerusi mesyuarat atau menjalankan tugas pengerusi apabila ketiadaan pengerusi. Menjalakan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan. Setiausaha : Menyimpan pendaftaran ahli. Membuat urusan surat menyurat dengan pihak luar, pentadbir institusi pendidikan atau ahli persatuan. Menjemput dan mengedar surat panggilan untuk semua jenis mesyuarat. Berkerjasama dengan pengerusi untuk mentadbir pembelian dan kewangan persatuan. Menjalankan tugas mengikut ketetapan perlembagaan persatuan. Merekod kegiatan gerak kerja ko kurikulum. Bendahari : Menyimpan rekod dan stok harta persatuan. Memungut dan menyimpan kenyataan pembayaran yuran ahli. Mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan persatuan. Menyimpan dan menyiapkan penyata kira kira persatuan. Menjalankan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan persatuan. Ketua Patrol atau Ketua Biro : Mengetuai satu kumpulan kecil bagi melaksanakan sesuatu tugas yang ditetapkan mengikut biro, bahagian atau patrol. Membantu pengerusi dan setiausaha melaksanakan tugas yang telah ditetapkan mengikut perlembagaan persatuan. 4
KEPIMPINAN Kepimpinan dapat ditakrifkan sebagai satu proses yang mengembeleng sumber tenaga manusia ke arah pencapaian matlamat organisasi Ciri-ciri Kepimpinan Seorang pemimipin yang berkesan / baik harus memiliki ciri-ciri berkenaan: Memiliki keadaan fizikal dan sifat yang sesuai dengan tugasan. Berpengetahuan luas dan pintar pemikirannya. Memiliki daya kerja dan semangat yang tinggi. Gemar memikul tanggungjawab dan cepat membuat keputusan. Adil dalam membuat keputusan. Mampu berkomunikasi dengan baik dan berkesan. Yakin dengan kemampuan diri sendiri. Lebih banyak menggunakan akal fikiran berbanding emosi. Mempunyai sikap positif dan bertindak proaktif. Menguasai 2 kemahiran berikut 1. Teknikal; kemahiran dan kecekapan dalam melaksanakan tanggungjawab. 2. Kemanusiaan; komunikasi dan perhubungan awam yang berkesan. 3. Konseptual; meninjau secara keseluruhan aktiviti yang dijalankan. Gaya Kepimpinan Merujuk kepada cara seorang pemimpin menggunakan kuasa yang dimiliki. Terdapat 4 gaya kepimpinan, iaitu; Kepimpinan autokratik Mementingkan perlaksanaan tugas Mengeluarkan arahan dan memastikan arahan dipatuhi Kepimpinan berperikemanuasiaan Menunjukkan minat yang lebih terhadap kakitangannya Mementingkan suasana kerja yang baik Kepimpinan demokratik Pemimpin menggalakkan kakitangan melibatkan diri di dalam urusan organisasi Setiap ahli berpeluang memberikan pendapat sebelum sesuatu tindakan diambil Kepimpinan laissez faire (kebebasan) Pemimpin tidak begitu berminat dengan tugas yang diamanahkan Kuasa yang ada tidak digunakan Semua keputusan dibiarkan dibuat oleh orang bawahan. 5