25. URUSAN KEARSIPAN Arsip merupakan dokumen yang sangat penting dalam tata kelola pemerintahan, sehingga perlu dikelola secara terorganisir dan sistematis. Pengertian Arsip itu sendiri adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan terima oleh lembaga, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, kemasyarakatan dan perseorangan. Sedangkan kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu Kearsipan mempunyai tujuan untuk menyediakan data dan informasi secara cepat dan tepat kepada yang memerlukan, sehingga diperlukan sistem pengelolaan dan pengendalian arsip yang sistematis dan efektif. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi pemerintah sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuatu sangat tergantung kepada warkat/dokumen karena merupakan sumber informasi bagi penyelenggaraan pemerintah. Dalam RKPD 2012, pembangunan urusan kearsipan ditujukan untuk meningkatkan kualitas sistem kearsipan. Dalam penyelenggaraan urusan kearsipan arah kebijakan yang dilakukan yaitu : 1. Meningkatkan pembinaan kearsipan dinamis, tidak hanya pada SKPD tetapi desa/kelurahan maupun lembaga-lembaga lain agar sistem pengelolaan kearsipan berjalan sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. 2. Memberi kesadaran atau pemahaman agar terciptanya arsip yang bernilai guna, untuk dan atau sebagai alat bukti hukum yang syah sebagai pedoman kerja lembaga pencipta arsip. 3. Memberikan pengertian bahwa arsip adalah pusat refrensi dan ingatan organisasi, sumber informasi alat bukti, serta alat pengawasan sebagai bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan pengorganisasian, pengambilan keputusan, pelaksanaan dan penyelenggaraan suatu kegiatan yang menentukan eksistensi organisasi dalam kehidupan bernegara. 4. Membentuk Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasiopnal (JIKN) pada masa mendatang berkaitan dengan pelayanan kearsipan dan kemanfaatan arsip untuk mencapai sistem kearsipan yang berkualitas. a. PROGRAM DAN KEGIATAN Pelaksanaan program dan kegiatan dalam urusan kearsipan ditujukan untuk meningkatkan pengelolaan arsip di Kantor Arsip Daerah dan di SKPD. Melalui APBD Kabupaten tahun 2012 telah dialokasikan sebesar Rp 1.204.463.000 atau sebesar 0.11 % dari total APBD Tahun 2012 yang berjumlah Rp. 1.107.938.250.383 dari alokasi tersebut terealisasi sebesar Rp 1.138.761.086 Anggaran tersebut digunakan untuk meningkatkan sarana dan prasarana kearsipan, peningkatan SDM kearsipan, penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah dan perbaikan sistem administrasi kearsipan. Adapun program dan alokasi anggaran urusan kearsipan dapat dilihat pada tabel berikut : LKPJ 2012 Bab IV Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah 229
Tabel IV.B.25.1 Program dan Realisasi Anggaran Urusan Kearsipan Tahun 2012 Program Alokasi (Rp) Realisasi (Rp) A Belanja Langsung 443.640.000 416.194.816 1 Program Penyelamatan dan pelestarian 80.000.000 73.620.000 dokumen /arsip daerah 2 Program Perbaikan Sistem Administrasi 44.700.000 38.747.000 Kearsipan 3 Program Pelayanan Administrasi 89.490.000 83.716.366 perkantoran 4 Program Pemeliharaan rutin /berkala 6.500.000 6.435.000 sarana dan Prasarana kearsipan 5 Program Peningkatan Sarana Prasarana 145.000.000 139.747.550 Aparatur B Belanja Tidak langsung 760.823.000 722.566.270 1 Belanja Pegawai 760.823.000 722.566.270 Gaji dan Tunjangan 680.323.000 660.674.270 Tambahan Penghasilan 80.500.000 61.892.000 2 Belanja Hibah dan Bantuan Sosial - - 3 Belanja Tak Terduga - - Jumlah total 1.204.463.000 1.138.761.086 Sumber : APBD Kabupaten Wonosobo 2012 (diolah) b. REALISASI PROGRAM DAN KEGIATAN Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan Sistem administrasi kearsipan di SKPD maupun di desa/kelurahan terus diupayakan kearah yang lebih baik melalui kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan yaitu melalui bimbingan teknis kearsipan dan praktek lapangan di 40 SKPD, Pembinaan dilakukan juga melalui lomba kearsipan tingkat desa yang diikuti oleh 15 desa dan 15 kecamatan (1 kecamatan 1 desa) untuk dijadikan desa percontohan pengelolaan arsip desa disamping itu juga telah mencetak 2 (dua) buku pedoman kearsipan yaitu jadwal Retensi Arsip Kepegawaian (JRA) dan Petunjuk Teknis Prosedur Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Wonosobo, buku pedoman tersebut telah disebarluaskan ke sejumlah Instansi Pemerintah, Perguruan Tinggi dan BUMD sebagai pedoman pengelolaan arsip di instansi pemerintah dan swasta. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen /Arsip Daerah Upaya penyelamatan dan pelestarian arsip dokumen/arsip daerah dilakukan melalui kegiatan : Seleksi Arsip, diakukan untuk memisahkan antara arsip yang masih mempunyai nilai guna dan sudah tidak digunakan lagi untuk kemudian disimpan menurut aturan standar pengarsipan sehingga memudahkan dalam pencarian kembali. Akuisisi Arsip, dilakukan untuk menyelamatkan arsip/dokumen dengan cara penarikan arsip-arsip statis dari OPD yang dilakukan oleh Kantor Arsip. LKPJ 2012 Bab IV Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah 230
Fumigasi yaitu penyemprotan depo arsip untuk mencegah kerusakan dokumen arsip yang sebabkan oleh jamur dan serangga. Untuk mengurangi/penyusutan volume depo arsip dilakukan pemusnahan dokumen arsip untuk arsip yang telah selesai jadwal retensi arsip sejumlah 20 meter lari. Program Pemeliharaan rutin /berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan Pembinaan kearsipan dilakukan juga melalui monitoring dan evaluasi kearsipan pada SKPD, desa/kelurahan. Pada tahun 2012 monitoring dan evaluasi dilakukan pada 5 SKPD yaitu : Dinas Pariwisata dan Kebudayaan, Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah, RSU Setjonegoro, Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga dan Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil serta 6 kecamatan yaitu : Kecamatan Kalibawang, Kepil, Kejajar, Kaliwiro, Sukoharjo dan Kalikajar, dijuga disamping itu monitoring juga dilakukan di 47 desa dan 12 SMP Negeri Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Kualitas pelayanan informasi kearsipan ditunjukkan melalui kecepatan dan kelengkapan informasi kearsipan yang dibutuhkan. Untuk mencapai hal tersebut telah dilakukan kegiatan berupa pembuatan SIM (Sistem Informasi Manajemen) Arsip Aktif dan Inaktif, pengembangan sistem jaringan informasi kearsipan dan pembuatan display elektronik dokumen/arsip. Peningkatan kualitas pelayanan informasi juga dilakukan melalui on jab training bagi 10 orang pegawai di DPKAD, pengiriman magang bagi 2 orang arsiparis di ANRI Jakarta, sosialisasi kearsipan ke SKPD dan BUMD. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Penyediaana anggaran untuk administrasi kantor dimaksudkan untuk memberikan pelayanan operasional bagi Kantor Arsip untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dalam urusan kearsipan, yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan penyediaan jasa surat menyurat, penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik, penyediaan jasa administrasi keuangan, penyediaan alat tulis kantor, penyediaan barang cetakan dan penggandaan, penyediaan komponen instalasi listrik/penerangan bangunan, penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan, penyediaan makanan dan minuman, rapat koordinasi dan konsultasi keluar daerah, rapat-rapat koordinasi dan konsultasi dalam daerah, penyelesaian pekerjaan kantor dan penyediaan jasa pelayanan umum pemerintah. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Kegiatan pada program ini mencakup pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor, pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional, pemeliharaan rutin/ berkala alat-alat kantor dan pengadaan sarana prasarana kantor berupa lemari kaca aluminium sebanyak 4 unit. LKPJ 2012 Bab IV Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah 231
c. CAPAIAN KINERJA URUSAN KEARSIPAN Capaian kinerja urusan kearsipan berdasarkan evaluasi kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah (EKKPD) dapat dilihat pada beberapa indikator sebagai berikut : Tabel. IV.B.25.2 Capaian kinerja Urusan Kearsipan Tahun 2012 berdasarkan Indikator Kinerja Kunci (IKK) penyelenggaraan pemerintahan daerah Indikator Kinerja Kunci (IKK) 1 Penerapan Pengelolaan arsip secara baku 2 Kegiatan kualitas SDM Pengelolaan Pengarsipan (diolah 2012) Rumus (jumlah SKPD yang telah menerapkan arsip secara baku) / (Jumlah SKPD)x100% Menunjukkan jumlah kegiatan pembinaan petugas pengelolaan pengarsipan Perhitungan (40/53) x 100 % Capaian Sumber Kinerja data 75,47 % Kantor Arsip 52 Kantor Arsip No Tabel IV.B.25.3 Capaian kinerja Urusan Kearsipan Tahun 2012 berdasarkan Indikator RPJMD 2010-2015 Indikator Kinerja Pembangunan Daerah Capaian Kinerja 2011 2012 1 Jumlah SKPD yg melaksanakan akuisisi arsip 5,00 5,00 2 Jumlah tenaga kearsipan yang memiliki sertifikat kearsipan 5,00 5,00 Tabel IV B.25.4 Jumlah layanan Peminjaman Arsip Peminjam arsip Capaian kinerja/frekuensi 2011 2012 1 Instansi Pemerintah 2 10 2 Masyarakat Umum - 4 3 Akademisi 5 5 Jumlah 7 19 LKPJ 2012 Bab IV Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah 232
Tabel IV.B.25.5 Jumlah Data Akuisisi Arsip Instansi Capaian Kinerja 2011 2012 Satuan 1 Bagian Humas 1,0 Meter (M ) 2 Sekretariat KPU 2,0 M 3 Panwaslu 5,0 M 4 DPPKAD 548 Berkas 5 Bapermasdes 120 Doos 6 RSU Setjonegoro 386 Buku 7 Bagian Tata Pemerintahan 56 Buku 8 Dinas Kehutanan dan perkebunan 2 M Capaian indikator terkait dengan jumlah SKPD yang menerapkan pengelolaan arsip secara baku pada tahun 2012 terlihat menurun jika dibandingkan dengan capaian tahun 2011, hal ini disebabkan pada tahun 2011 jumlah sekolah, Desa dan BUMD diikutsertakan dalam perhitungan jumlah SKPD, sedangkan tahun 2012 hanya dihitung Jumlah SKPD saja yaitu sejumlah 53 SKPD. d. PERMASALAHAN DAN SOLUSI Beberapa permasalahan pada urusan kearsipan: Cakupan Undang-undang yang baru semakin luas termasuk sasarannya, sehingga butuh tenaga terampil yang banyak untuk bisa menyelesaiakan dengan cepat disisi lain SDM terbatas dan belum profesional. Pengelola arsip yang telah mengikuti bintek arsip belum bekerja secara optimal masih merangkap tugas lain sehingga kurang terfokus. Masih adanya anggapan bahwa penataan arsip belum penting sehingga penataan dan penyimpanan arsip tidak sesuai dengan peraturan yang ada. Adanya mutasi pengawai yang sudah mengikuti bintek kearsipan tetapi di tempat SKPD baru belum difungsikan sebagai petugas pengelola arsip. Solusi pemecahan masalah/upaya yang telah dilakukan antara lain : Sosialisasi arti pentingnya pengelolaan dan penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur kearsipan serta mengoptimalisasi petugas yang telah mengikuti bintek kearsipan bagi semua SKPD dan perangkat desa; Jemput bola berkaitan dengan pembenahan arsip di SKPD dan melaksanakan evaluasi setelah dibenahi (target berkwalitas). Meningkatkan sarana prasarana serta sumber daya kearsipan, koordinasi dan kerjasama antar instansi dalam mengelola kearsipan;. LKPJ 2012 Bab IV Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah 233