LKPJ Walikota Semarang Akhir Tahun Anggaran 2015

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "LKPJ Walikota Semarang Akhir Tahun Anggaran 2015"

Shinta Cahyadi
6 tahun lalu
Tontonan:

1 24. URUSAN WAJIB KEARSIPAN Kegiatan Kearsipan memiliki peranan penting dalam kelancaran pelaksanaan keorganisasian baik sebagai sumber informasi maupun pusat ingatan bagi organisasi itu sendiri. Hal tersebut telah ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Pasal 1 angka 2). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berdasarkan ketentuan tersebut, maka Pemerintah Kota Semarang melaksanakan Kebijakan melalui Kantor Perpustakaan dan Arsip dengan melaksanakan beberapa Program dan kegiatan yang masuk kedalam Urusan Wajib Kearsipan. A. KEBIJAKAN PROGRAM Pelaksanaan Arah Kebijakan Urusan Wajib Kearsipan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Semarang melalui Program dan Kegiatan yang dilaksanakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Kota Semarang pada terdiri dari : 1. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan: a. Pembangunan Data Base Informasi Kearsipan; b. Pengklasifikasikan Data. 2. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah: a. Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip; b. Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah; c. Penduplikatan Dokumen/Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika. 3. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan: a. Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah. 4. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi: a. Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah / Swasta; b. Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi Kearsipan. B. PELAKSANAAN PROGRAM DAN 1. PENDANAAN Dari pelaksanaan Arah Kebijakan Urusan Kearsipan melalui Program dan Kegiatan tersebut Pemerintah Kota Semarang telah mengalokasikan Anggaran Hal. 440

2 sebesar Rp ,- untuk memfasilitasi kebijakan tersebut di tahun 2015 dengan perincian sebagai berikut: 1) Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 1 Pembangunan Data Base Informasi ,65 Kearsipan 2 Pengklasifikasikan Data ,85 JUMLAH PROGRAM ,94 2) Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah 1 Pengadaan Sarana Pengolahan dan ,99 Penyimpanan Arsip 2 Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip ,01 Daerah 3 Penduplikatan Dokumen/Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika ,62 JUMLAH PROGRAM ,51 3) Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kerasipan 1 Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah ,51 JUMLAH PROGRAM ,51 4) Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi 1 Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di ,45 Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta 2 Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi Kearsipan ,24 JUMLAH PROGRAM ,32 Hal. 441

3 2. HASIL YANG DICAPAI Hasil Kinerja yang dicapai pada Urusan Wajib Kearsipan adalah sebagai berikut : 1) Pada tahun 2015 pelaksanaan Kegiatan Arsip dengan sistem administrasi mengalami peningkatan dengan melihat Jumlah Arsip yang telah tersistem dengan baik sebanyak Arsip dibandingkan pada realisasi tahun 2014 sebanyak dan melebihi dari realisasi RPJM sebesar Arsip : Jumlah arsip dengan sistem administrasi yang baik Arsip Arsip arsip Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang 2) Kegiatan pengklasifikasian arsip mengalami peningkatan pada tahun 2015 dibandingkan dengan tahun 2014 dengan melihat persentase pengklasfikasian Arsip dan Jumlah SKPD yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Capaian Kinerja dari pelaksanaan kegiatan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Peningkatan klasifikasi arsip 5,7% 5,8% Jumlah SKPD yang dilibatkan dalam pendataan dan 29 SKPD 35 SKPD penataan dokumen/arsip daerah Jumlah tenaga arsiparis 1 - Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang 3) Kegiatan Dokumen/arsip daerah yang diselamatkan/dipelihara di tahun 2015 mengalami peningkatan sebesar Arsip dibandingkan Capaian pada tahun 2014 Arsip. Meskipun ada peningkatan jumlah arsip yang diselamatkan tahun 2014 dibanding 2015 tetapi tidak mencapai realisasi yang ditetapkan dalam RPJM. Jumlah dokumen/arsip yang diselamatkan arsip arsip arsip Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang 4) Kegiatan digitalisasi dokumen pada tahun 2015 mengalami peningkatan dibandingkan tahun 2014 dengan melihat jumlah dokumen yang telah berhasil dilakukan digitalisasi pada tabel dibawah ini : Jumlah dokumen yang berhasil digitalisasi dokumen Dokumen Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Hal. 442

4 5) Pelaksanaan Kegiatan Penghapusan Arsip seperti tahun sebelumnya Pemerintah Kota Semarang dalam hal ini Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang tidak dilakukan dikarenakan : a. masih ada ruangan dalam mengimpun dan menyimpan arsip-arsip penting yang ada di Pemerintah Kota Semarang sehingga belum perlu dilakukan penghapusan arsip b. belum adanya aturan baku baik itu berupa aturan Perundangan maupun Perda mengenai pelaksanaan penghapusan arsip Jumlah arsip yang dihapus - - Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang 6) Fasilitasi penyediaan sarana/prasarana penyimpanan arsip yang masih berfungsi dan terpelihara dengan baik pada tahun 2015 tinggi dibandingkan capaian di tahun 2014 sebesar 60,73 % Hasil Capaian tersebut juga lebih tinggi daripada realisasi yang ditetapkan dalam RPJM sebesar 63%. Rasio ketersediaan sarana / prasarana penyimpanan arsip yang berfungsi dan terpelihara 60,73% 63% 95% Keberadaan depo penyimpanan arsip Ada Ada Ada Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang 7) Ketersediaan Data Pemerintah Kota Semarang terhadap Permintaan Data dan Informasi dari masyarakat pada tahun 2015 mengalami peningkatan 57% dibandingkan tahun 2014 sebesar 50,25%. Peningkatan Hasil Capaian tersebut masih sesuai dengan Hasil Capaian RPJM sebesar 57%. Aksesbilitas / ketersediaan layanan informasi kearsipan 50,25% 57% 57% Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang 8) Kegiatan pameran tentang kearsipan yang di ikuti oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang pada tahun 2015 dan 2014 masing-masing sebanyak 3 kali kegiatan pameran sesuai dengan rincian Pameran yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota sebanyak 3 kali sedangkan Pameran yang dilaksanakan oleh Provinsi sebanyak 1 kali. Pameran tentang kearsipan yang diikuti 3 kali 3 kali Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Hal. 443

5 C. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI 1. Pemahaman SKPD yang tidak merata dalam mendapatkan informasi mengenai tatacara pengelolaan arsip dan dokumen secara baik dan benar sehingga masih banyak SKPD belum menerapkan pengelolaan Arsip dan Dokumen secara baik dan benar di masing-masing Instansi. 2. Belum adanya ruangan khusus dalam menyimpan arsip-arsip yang bersifat penting dan langka sehingga masih banyak arsip-arsip penting yang mengalami kerusakan sehingga perlu perawatan yang lebih serius. 3. Belum adanya aturan baku baik berupa Peraturan Perundangan maupun Perda yang mengatur masalah penghapusan arsip D. SOLUSI 1. Perlu dilakukan pelatihan dan sosialisasi kepada SKPD mengenai tata kelola kearsipan lebih lanjut. Selain dilakukan pelatihan dan sosialisasi, perlu juga dilakukan Asistensi ke masing-masing SKPD sebagai tindaklanjut dari hasil pelatihan dan sosialisasi tersebut. 2. Perlu dibuatkan ruangan khusus dalam menyimpan arsip dan dokumen penting maupun langka, sehingga dapat dilakukan perawatan dan penyelamatan atas arsip dan dokumen tersebut. 3. Perlu dicari informasi lebih lanjut terkait dengan aturan dan dasar hukum dalam pelaksanaan penghapusan arsip. Hal. 444

dokumen-dokumen yang mirip

CAPAIAN TAHUN Jumlah arsip dengan sistem administrasi yang baik 11,8% berkas 6.700

CAPAIAN TAHUN Jumlah arsip dengan sistem administrasi yang baik 11,8% berkas 6.700 2. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah Program ini diarahkan untuk menunjang penyelamatan dan pelestarian dokumen arsip daerah melalui : a. Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan