BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam suatu kegiatan dan organisasi yang menjadi salah satu sumber data atau informasi yang dibutuhkan adalah arsip, dimana dapat dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, alat bantu dalam mengambil keputusan, serta sebagai bukti kesuksesan suatu organisasi untuk kepentingan bagi organisasi lain. Peran arsip pada dasarnya sangat penting dan tidak mungkin dapat dihapus atau ditinggalkan begitu saja guna memperlancar kegiatan pekerjaan sehari-hari pada suatu organisasi maupun lembaga. Oleh karena itu, dibutuhkan kegiatan manajemen arsip yang di awali dari penciptaan sampai dengan pemusnahan arsip. Kearsipan yaitu suatu aktivitas atau kegiatan yang dimulai dari proses penciptaan, pengumpulan, pengendalian, penyimpanan, perawatan dan penyelamatan penggunaan arsip statis sesuai dengan sistem tertentu. Arsip juga merupakan suatu kegiatan yang di butuhkan dalam melaksanakan pekerjaan pada masa lalu serta penyusunan rencana kerja dan pengambilan keputusan pada masa yang akan datang. Selain disamping sebagai pusat ingatan, arsip juga sebagai sumber informasi dan bukti sejarah. Banyak informasi yang terkandung pada arsip, seperti tentang sejarah berdirinya suatu lembaga/organisasi, aktivitas-aktivitas yang telah dilakukan, maupun aktivitasaktivitas yang akan dilakukan. Dengan adanya arsip, maka akan diperoleh data atau keterangan-keterangan yang dibutuhkan serta dapat di ketahui maju mundurnya suatu kegiatan serta dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan yang dibutuhkan oleh lembaga/instansi. Sejalan dengan berkembangnya zaman, arsip akan lahir dengan sendirinya dimana kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan fungsi instansi dapat berjalan dengan baik dalam sistem kearsipan yang sistematis agar sewaktu-waktu jika dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus tetapi merupakan hasil samping (by product) dari kegiatan organisasi atau instansi.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD) merupakan salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD) berdiri pada Tahun 1994, yang berperan sebagai Central Record yang memiliki tugas pokok dan fungsi yaitu untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga untuk peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenagatenaga pengelola kearsipan diseluruh unit kerja di lingkungan Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara dan Pemerintahan Kabupaten / Kota Sumatera Utara sampai ke Desa / Kelurahan. Agar tanggung jawab pengelolaan arsip statis dapat dilakukan seefisien dan seefektif mungkin, maka harus dilakukan suatu manajemen dalam pengelolaannya, yaitu manajemen arsip statis agar arsip-arsip tersebut bermanfaat bagi pemerintah maupun bagi masyarakat umum. Menurut BPAD Provinsi Sumatera Utara manajemen arsip statis merupakan suatu kegiatan arsip statis yang hanya terdapat di lembaga kearsipan, dan dapat didayagunakan untuk kepentingan umum. Sedangkan tujuan dari arsip statis berguna untuk kepentingan kegiatan kepemerintahan, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyebaran informasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian. Pada observasi awal penulis melihat arsip statis pada BPAD belum memiliki ruangan khusus untuk penyimpanan arsip statis dan ruangan bagi pengguna. Jumlah arsip yang tersimpan dari tahun 2008 sampai dengan tahun 2012 berjumlah 1.216 bungkus arsip dan jumlah arsip yang belum diolah sebanyak 155.435 berkas. Arsip-arsip yang belum dikelola tadi disimpan di dalam karung, peti dan kotak yang diletakkan pada sebuah ruangan yang khusus untuk arsip-arsip tersebut, sedangkan jumlah arsip statis yang di miliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara belum diketahui jelas jumlahnya karena kurangnya kegiatan pengelolaan manajemen arsip serta masih banyak juga instansi-instansi, lembaga dan pemerintahan yang tidak menyerahkan arsip.
Selain itu penyimpanan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara dari mulai dibangun sampai sekarang sudah berubah sebanyak 2 kali di mana pada awalnya BPAD Provinsi Sumatera Utara menggunakan lemari khusus dalm menyimpan arsip, dan sekarang arsip statis yang di tata tadi disimpan kedalam format CD. Tetapi, belum semua arsip statis disimpan kedalam format CD. Arsip-arsip yang telah di olah dilakukan penilaian dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991. Arsip statis yang dimiliki BPAD terdiri dari : arsip biro umum, arsip pemerintahan, arsip perkebunan, arsip pengawasan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip kependudukan dan lain-lain. Contoh arsip statis yang dimiliki BPAD, yaitu: Sejarah berdirinya USU yang dimuat dalam bentuk foto, selain itu tentang Perda Bupati Tapteng No.16 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Tengah, Keputusan Bupati Pakpak Barat No.05 Tahun 2006 Tentang Pemakaian Logo/Lambang Kabupaten Pakpak Barat, Koran pertama yang terbit Tahun 1927 Terbitan Medan Benih Timoer Edisi Juni-Juli, dll. Manajemen pengelolaan arsip yang dilakukan selama ini belum efektif dan efisien sehingga masih banyak arsip yang belum disentuh atau diolah. Kondisi arsip statis pada BPAD Provinsi Sumatera Utara saat ini belum di tata dengan baik dan masih bersifat konvensional sehingga masih sebagian arsip di simpan ke dalam format CD atau di alih mediakan sekitar 10% dari jumlah 1.216 berkas yang telah diolah. Pengelolaan arsip menggunakan program Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) yang didatangkan dari ANRI, dimana dalam melakukan pengelolaan BPAD masih memerlukan bantuan ANRI dengan cara menyerahkan softcopy arsip-arsip tersebut untuk diolah dan diterbitkan. Selain itu kurangnya tenaga ahli yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip juga menjadi salah satu kendala yang dialami oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara. Arsiparis yang dimiliki oleh BPAD berjumlah 10 orang dari 140 orang pegawai. Maka dari itu, kegiatan yang dilakukan selama ini belum sesuai dengan upaya kegiatan pengelolan dan pelestarian arsip sehingga penulis ingin mengetahui sejauhmana tata cara manajemen arsip statis yang dilakukan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara dalam upaya melestarikan informasi yang sudah
tersedia sejak dibangunnya BPAD Provinsi Sumatera Utara, apakah sudah sesuai dengan prosedur penataan arsip atau tidak. Bertolak dari hal ini penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul Manajemen Pelestarian Arsip Statis Daerah Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian di atas maka yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera Utara? 1.3. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera Utara. 1.4. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi : 1. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Sebagai bahan masukan atau pertimbangan dalam meningkatkan kualitas manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera Utara. 2. Peneliti Sebagai bahan rujukan untuk mengetahui tentang manajemen atau pengelolaan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara. 3. Penulis Diharapkan dapat menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai manajemen arsip statis dalam upaya pelestarian informasi pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
1.5. Ruang Lingkup Ruang lingkup yang ingin diteliti oleh penulis adalah manajemen arsip yang berkaitan dengan daur hidup arsip yang diantaranya berupa akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, pelayanan pengguna, sumber publikasi. Selain itu, penulis juga ingin membahas tentang Penciptaan arsip dan Penyimpanan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.