Buku Panduan Aplikasi (user manual) STISI Telkom STISI Telkom
Daftar Isi 1. PENDAHULUAN... 3 1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen... 3 1.2. Deskripsi Umum Aplikasi... 3 2. Menu dan Cara Penggunaan... 4 2.1. Struktur Menu... 4 2.2. Pengguna... 4 2.1.1. Cara membuka situs... 5 2.1.2. Menu Utama... 6 2.1.3 Menu Bar... 36
1. PENDAHULUAN 1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen Dokumen user manual Aplikasi SI STISITEL Grup Dosen ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut: 1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi SI STISITEL grup dosen untuk administrator dan pengguna (user). Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu: 1. User Dosen User menggunakan dokumen ini untuk mengetahui cara-cara penggunaan aplikasi SI STISITEL grup dosen ini. 1.2. Deskripsi Umum Aplikasi Aplikasi ini merupakan alat bantu untuk memudahkan dosen dalam melakukan kegiatan administrasi perkuliahan, seperti melakukan absensi, perwalian, melihat data mahasiswa, dan mengelola nilai mahasiswa.
2. Menu dan Cara Penggunaan 2.1. Struktur Menu Adapun struktur menu pada aplikasi SISTISITEL grup dosen adalah sebagai berikut. 1. Menu Utama 1. Agenda Pengajaran (meliputi Absensi Perkuliahan dan Pengolahan nilai). 2. Administrasi ksm mahasiswa. 3. File repository (Download File Jurusan) 4. Forum diskusi. 5. Kesediaan mengajar dan Menguji. 6. Manajemen PA 7. Menu Pegawai 8. Permintaan Layanan / Komplain. 9. Perwalian. 10. Ubah password. 11. Rekap absensi mahasiswa. 12. Rekap absensi kelas. 13. Materi & Tugas Perkuliahan 14. Ubah data. 15. Ubah Password 2. Menu Bar 1. Home. 2. Webmail. 3. STISI Telkom. 4. SMBB Telkom. 5. Logout. 2.2. Pengguna Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tata cara memasukkan data sebagai data sumber melalui alamat situs yang telah disediakan.
2.1.1. Cara membuka situs Untuk memulai akses terhadap aplikasi sisfo grup dosen: 1. Bukalah aplikasi sisfo grup dosen melalui browser (Internet explorer atau Mozilla firefox atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut : http://academic.stisitelkom.ac.id. 2. Kemudian enter pada tombol keyboard, atau klik go pada browser. 3. Maka akan muncul login seperti ini : Maka akan muncul form login, dimana terdapat dua textfield yaitu username dan password. Untuk username dan password bisa meminta langsung ke BAA. Setelah dimasukan dengan benar maka, klik button login atau tekan enter pada tombol keyboard, sehingga akan menampilkan halaman utama sebagai berikut.
2.1.2. Menu Utama Halaman muka SI STISITEL menampilkan pesan selamat datang kepada sesuai dengan nama login dia dan terdaftar sebagai grup dosen. Di halaman muka ini terdapat menu utama yang berada di samping kiri dan menu bar yang berada di atas halaman. Untuk melihat isi menu utama user dapat klik di bagian menu utama tersebut. Jika menu utama sudah di klik maka akan muncul beberapa menu - menu yang merupakan kegiatan utama yang dilakukan dosen, tampilannya akan seperti ini :
2.1.2.1. Menu Administrasi KSM Mahasiswa Halaman menu ini dapat di akses dengan mengklik menu. Di halaman menu administrasi KSM mahasiswa terdapat dua dropdown menu, dropdown ini digunakan untuk mencari data registrasi mahasiswa berdasarkan angkatan dan jurusan. Bila menu dropdown yang dipilih adalah angkatan 2012 dan jurusan Desain Komunikasi Visual akan muncul data seperti ini.
Terdapat checkbox Untuk melihat atau mencetak KSM mahasiswa, pilih salah satu checkbox atau semua, lalu klik button untuk melihat dan mencetak KSM mahasiswa. Lalu akan masuk ke halaman dimana terdapat KSM mahasiswa tersebut, dan klik untuk mencetak KSM, maka KSM akan tercetak sesuai dengan mahasiswa yang dipilih.
2.1.2.2. Menu Agenda Pengajaran Menu agenda pengajaran adalah menu yang diperuntukkan untuk pengolahan kehadiran dan perkuliahan baik dosen dan mahasiswa serta pengolahan penilaian bagi mahasiswa. Menu Absensi Perkuliahan ada di link Detail Pengajaran, sedangan menu Penilaian ada di link Detail Penilaian. Untuk Absensi perkuliahan dapat di lihat sebagai berikut
Untuk melakukan penambahan absensi dapat di klik pada menu Tambah Data. Penambahan kehadiran dosen hanya bisa dilakukan dari hari dan jam yang sesuai dengan jadwal mengajar dosen yang bersangkutan. Untuk edit absensi mahasiswa, klik pada edit
Pada tabel tersebut terdapat beberapa link diantaranya adalah : 1. Print Absensi Link ini merujuk kepada halaman daftar absensi dari mahasiswa kelas tersebut. Klik button 2. Print Peserta Ujian untuk mencetak form daftar kehadiran mahasiswa.
Link ini merujuk kepada halaman daftar absensi yang ikut ujian di kelas tersebut. Klik button untuk mencetak form daftar ujian mahasiswa. Link pengolahan nilai untuk dosen bisa di klik dari menu Detail Penilaian. Akan tampil tampilan sebagai berikut Maka halaman input nilai akan seperti gambar diatas, dmn terdapat seluruh mahasiswa di kelas tersebut dengan nilai mentah UTS,UAS dan nilai Parameter. Dihalaman ini juga disediakan fitur untuk mengimport data nilai ke dalam format excel, dengan cara mengklik link simpan dalam excel. Di table nilai mentah mahasiswa tersebut terdapat banyak link yang dapat di klik, linknya sebagai berikut. 1. Nim mahasiswa Link ini merujuk kehalaman input atau edit nilai matakuliah mahasiswa yang diajar oleh dosen tersebut.
Setelah data sudah diinputkan atau diubah, klik button maka data sudah tersimpan dengan perubahan yang baru. Atau klik link batal? untuk membatalkan perubahan. 2. Nilai UTS Link ini merujuk kepada halaman untuk nilai UTS kesemua mahasiswa dikelas tersebut. Setelah data sudah diinputkan atau diubah, klik button maka data sudah tersimpan dengan perubahan yang baru. Atau klik link batal? untuk membatalkan perubahan.
3. Nilai UAS Link ini merujuk kepada halaman input nilai UAS kesemua mahasiswa dikelas tersebut. Setelah data sudah diinputkan atau diubah, klik button maka data sudah tersimpan dengan perubahan yang baru. Atau klik link batal? untuk membatalkan perubahan. 4. Nilai Parameter 1 4 Link ini merujuk kepada input nilai parameter 1-4 kesemua mahasiswa dikelas tersebut.
Setelah data sudah diinputkan atau diubah, klik button maka data sudah tersimpan dengan perubahan yang baru. Atau klik link batal? untuk membatalkan perubahan. 5. Nilai Parameter 5-8 Link ini merujuk kepada input nilai parameter 5-8 kesemua mahasiswa dikelas tersebut. Setelah data sudah diinputkan atau diubah, klik button maka data sudah tersimpan dengan perubahan yang baru. Atau klik link batal? untuk membatalkan perubahan.
Pada Halaman menu pengolahan nilai juga terdapat statistik nilai matakuliah. Untuk melihat rekomendasi range nilai dapat mengklik bagian ini Jika perubahan semua data sudah final maka dosen perlu melakukan verifikasi dengan mengklik tombol verifikasi. Setelah dosen melakukan klik pada Tombol Verifikasi Dosen, selanjutnya PRODI akan melakukan approval nilai, yang berarti nilai mentah akan menjadi nilai fix dan masuk ke transkrip mahasiswa. 2.1.2.3. File Repository Menu ini dapat diakses dengan mengklik menu Menu ini digunakan untuk mendownload file file yang di sharing oleh Jurusan seperti SK Mengajar, Aturan Ujian Khusus, Aturan PA, Aturan KP dsb. Halaman ini berisi file download dengan mengklik link di kolom file yang diinginkan.
2.1.2.4. Forum Diskusi Halaman menu ini dapat diakses dengan mengklik menu Forum ini merupakan media komunikasi Online, yang dapat di gunakan oleh setiap Pergawai STISI Telkom. dosen dapat mendiskusikan bahasan apapun yang menyangkut tentang STISI Telkom.
Keterangan gambar : 1. Adalah topik terbaru yang diposting 2. Forum kepegawaian yang berisi subforum berita kepegawaian yang membahas mengenai berita kepegawaian di Politeknik Telkom, dan subforum masalah kepegawaian yang berisi diskusi tentang masalah kepegawaian di Politeknik Telkom. 3. Forum Kurikulum dan Akademik yang berisi subforum proses belajar mengajar yang membahas tentang kegiatan belajar mengajar di Politeknik Telkom, dan subforum sistem akademik yang mendiskusikan tentang pengembangan sistem akademik di Politeknik Telkom. 4. Forum umum berisi subforum diskusi bebas yang mendiskusikan tentang apa saja, dan subforum belajar posting yang memberikan fasilitas belajar posting di forum diskusi untuk yang baru menjadi member. Untuk membuat topic baru klik button Membuat topik baru dengan mengisi subject dan disediakan menu dropdown untuk forum sesuai dengan subject yang mau dibahas, lalu isi pesan yang mau ditampilkan diforum yang sudah dipilih, jika semuanya sudah diisi dengan benar klik button 2.1.2.5. Kesediaan Mengajar dan Menguji Menu ini dapat diakses dengan mengklik menu, maka postingan berhasil diibuat.
Halaman ini menampilkan kesediaan mengajar matakuliah yang akan diajarkan, dan waktu mengajar untuk semester berikutnya. Dosen bisa melakukan perubahan matakuliah yang akan diajarkan dan waktu mengajar. 1. Untuk melakukan perubahan matakuliah yang akan diajarkan klik button. Gambar diatas akan muncul jika kita klik dimana kita bisa isi MK jika ingin menambah matakuliah yang diajarkan. Tentunya sesuai dengan quota yang tersedia. 2. Untuk melakukan perubahan waktu mengajar klik button.
Dosen bisa melakukan pergantian waktu mengajar dengan yang diinginkan, dengan cara mengisi checkbox yang tersedia dari hari senin - sabtu dan slot 1 11. Jika waktu mengajar sudah dipilih dengan benar Klik button dan. dan jika tidak jadi melakukan perubahan klik button Kesediaan waktu menguji adalah untuk menyimpan kesediaan waktu menguji seorang dosen. Klik pada Isi surat pernyataan untuk mengisi surat pernyataan terlebih dahulu, baru kemudian memilih waktu.
2.1.2.6. Manajemen PA Menu ini adalah menu yang digunakan untuk mengelola data data Proyek Akhir. Pengelolaan meliputi manajemen profil mahasiswa bimbingan, penilaian seminar, pra sidang, dan sidang. Menu Profil Pembimbing PA
Menu Data plotting mahasiswa bimbingan
Menu Mahasiswa Pendaftar Seminar PA Menu mahasiswa Sidang PA
2.1.2.7. Menu Pegawai Halaman menu pegawai adalah untuk melihat data data pegawai (khusu bagi dosen yang merupakan dosen tetap saja). Sedangkan dosen yang bukan merupakan dosen tetap, maka menu ini akan kosong. 2.1.2.8. Permintaan Layanan / Komplain Menu ini diperuntukkan bagi dosen untuk memberikan masukan / meminta data / komplain terhadap permasalahan yang ditemukan di kampus. Permasalahan/ masukan / permintaan layanan bisa di tujukan untuk unit. Unit unit tersebut sesuai dengan SOTK organisasi yang terlebih dahulu sudah di inisialisasi oleh SDM.
Berikut tampilan tiket permintaan layanan dan complain yang pernah terkirim. 2.1.2.9. Perwalian Halaman menu ini dapat diakses dengan mengklik menu menu perwalian, anda akan disuguhkan oleh tampilan sebagai berikut:. Setelah anda klik
Dari gambar diatas dapat kita lihat ada data mahasiswa, berupa NIM, Nama Mahasiswa, Ekivalensi, Status Mahasiswa, Status CTR, Status Registrasi, Catatan Wali, Kelas, SPP, IPK, IP SBLM, Total SKS dan Approve. Pada informasi Nim seperti yang dintunjukkan oleh gambar, apabila diklik akan memunculkan informasi mengenai daftar hasil studi mahasiswa. Mulai dari nilai lengkap, nilai akhir, nilai mentah, transkrip nilai hingga nilai per semester. Informasi tersebut disajikan seperti gambar berikut:
Kemudian pada menu ekiivalensi akan menampilkan informasi mengenai penjurusan, matakuliah yang harus diambil, matakuliah yang bisa diambil disamping juga menampilkan matakuliah dan nilai yang sudah diambil oleh mahasiswa. Untuk lebih jelasnya akan di tunjukan oleh gambar berikut:
Ini merupakan informasi yang menampilkan matakuliah dan nilai yang diperoleh mahasiswa. Gambar diatas merupakan informasi yang menampilakan Matakuliah wajib yang barus diambil. Gambar diatas menunjukkan informasi mengenai Matakuliah pilihan yang bisa diambil oleh mahasiswa. Selanjutnya masih dalam menu ekuivalensi adalah infromasi data mahasiswa yang ditunjukkan oleh tanda berikut. Apabila kita klik gambar tersebut maka akan menampilkan informasi mengenai biodata dari mahasiswa. Berikut merupakan tampilan dari biodata mahasiswa.
Selanjutnya adalah menu approve. Menu approve akan menampilkan informasi tentang approve perwalian registrasi. berikut merupakan tampilan dari sub menu approve pada menu perwalian:
2.1.2.10. Rekap Absensi Kelas Menu ini dapat dilihat dengan mengklik menu Dihalaman ini menampilkan seluruh kelas yang ada di semester genap tahun ajaran 2010-2011
Untuk melihat statistik absensi mahasiswa secara detail klik di kolom detail. 2.1.2.11. Rekap Absensi Mahasiswa Menu ini dapat dilihat dengan mengklik menu Terdapat dua form search, form search yang pertama berfungsi untuk mencari presentase kehadiran berdasarkan tahun ajaran dan jurusan, form search yang kedua mencari berdasarkan nim/kelas/jurusan/semester/kode matakuliah/kode dosen. Untuk melakukan pencarian berdasarkan nim, pilih nim di dropdown menu lalu masukan nim yang ingin dicari. Hasilnya akan berupa data absensi mahasiswa tersebut.
2.1.2.12. Simpan Nilai Mentah Menu ini digunakan untuk menyimpan excel nilai mentah setiap tahun ajaran dan semester, bagi dosen untuk kebutuhan file file pendukung BKD / JFA. 2.1.2.13. Materi & Perkuliahan Menu ini digunakan untuk sharing materi dan perkuliahan bagi mahasiswa. Untuk membuat materi, klik pada tombol buat materi
Tombol materi lain adalah, materi yang sudah di sharing oleh dosen lain dengan matakuliah yang sama dengan dosen ybs. Sehingga dengan menu tersebut, antar dosen dalam 1 matakuliah bisa saling memantau dan berkoordinasi untuk keseragaman materi yang akan di sampaikan ke mahasiswa.
2.1.2.14. Ubah Data Menu yang digunakan untuk merubah data dosen. Menu ini dapat diakses dengan mengklik menu Halaman ini menampilkan edit data pribadi dosen, dosen bisa merubah data pribadinya sendiri. Mulai dari Kode Dosen, NIP, NIDN, No SK Dosen, Nama, Alamat, Kota, Provinsi, Kode Pos, Telepon, Email, Foto Rekening dan NPWP. Keterangan gambar : 1. Field yang di beri tanda bintang (*) harus diisi. 2. Panjang nomor telepon minimal 7 angka dan maksimal 12 angka. 3. File foto harus berformat jpeg Jika perubahan data sudah diisi dengan benar klik perubaha yang telah dibuat., maka perubaha data tersimpan sesuai dengan
2.1.2.15. Ubah Password Menu ini dapat dilihat dengan mengklik menu Dihalaman ini terdapat form yang berisi tiga buah textfield untuk merubah password user, untuk merubah password user harus mengisi password lama kemudian mengisi password baru dua kali yang diinginkannya, kemudian tekan button save untuk menyimpan password barunya. 2.1.3 Menu Bar 2.1.3.1 Home Merupakan index atau halaman pertama kali kita login di SI STISITEL.