PERATURAN GENERAL MANAGER PERTAMINA HULU ENERGI RANDUGUNTING Tentang SISTIM PENGELOLAAN KINERJA (SPK) Revisi : 0 Maret 2016 PERTAMINA HULU ENERGI RANDUGUNTING
PERATURAN GENERAL MANAGER PHE RANDUGUNTING Tentang : Sistim Pengelolaan Kinerja (SPK) Berlaku tmt. : 01 Maret 2016 Revisi : 0 I. Tujuan Memberikan pedoman dalam pengelolaan kinerja pekerja berdasarkan pencapaian sasaran kerja yang merupakan komitmen bersama pekerja dan atasannya, serta perubahan perilaku dalam tahun berjalan, guna mendukung pencapaian target perusahaan. II. III. IV. Ruang Lingkup 1. Peraturan ini mencakup kegiatan penetapan sasaran kerja, bimbingan kinerja dan kompetensi, serta evaluasi kinerja pekerja. 2. Peraturan ini berlaku bagi pekerja waktu tidak tertentu dan pekerja waktu tertentu Pertamina Hulu Energi Randugunting. 3. Penilaian kinerja bagi pekerja waktu tertentu dipergunakan sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk melakukan pengakhiran, perpanjangan atau pembaharuan kontrak kerja. Referensi 1. Undang- Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan 2. Pedoman dan Tata Kerja BPMIGAS No. 018 Tahun 2008 Revisi I 3. Joint Operating Agreement (JOA) dan Secondment Agreement PT Pertamina EP Randugunting. 4. Peraturan Perusahaan PHE Randugunting. 5. Peraturan General Manager PHE Randugunting. Dokumen Terkait 1. Formulir perencanaan dan penilaian kinerja pekerja staff. 2. Formulir perencanaan dan penilaian kinerja pekerja non staff. V. Pengertian dan Batasan A. Pengertian
Sistim Pengelolaan Kinerja (SPK) adalah suatu proses pencatatan dan pendokumentasian kegiatan pengelolaan kinerja pekerja yang meliputi penetapan sasaran kerja, bimbingan kinerja, evaluasi kinerja, dan rencana pengembangan pekerja. B. Batasan 1. Jadwal kegiatan/siklus Sistim Pengelolaan Kinerja: - 1 (satu) periode siklus SPK meliputi kegiatan perencanaan kinerja/penetapan sasaran kerja, bimbingan dan evaluasi kinerja yang berlangsung selama 12 (dua belas) bulan (Januari s/d Desember). - Sasaran kerja dibuat pada bulan Januari, bimbingan kinerja (formal) dilaksanakan pada bulan Juli (pertengahan tahun) dan evaluasi kinerja pada bulan Desember (minggu ke- 3 dan ke- 4). - Periode siklus SPK pekerja waktu tertentu disesuaikan dengan periode kontrak kerja. Sasaran kerja ditetapkan dan disepakati bersamaan dengan penandatanganan kontrak kerja. 2. Sasaran kerja: a. Merupakan target yang dibuat dan disepakati pekerja bersama atasannya, mengacu kepada program kerja Perusahaan berdasarkan rencana jangka panjang Perusahaan, WP&B, tugas pokok, uraian jabatan, dan tugas khusus lainnya, yang dapat dikategorikan kedalam aspek- aspek: pemecahan masalah, inovatif, tugas khusus/proyek, dan rutinitas. b. Perubahan sasaran kerja dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam satu periode penilaian sesuai kebutuhan operasional perusahaan setelah pekerja terkait berkonsultasi dengan atasan. c. Jumlah sasaran kerja minimal 4 (empat) buah yang dikelompokkan dalam empat sasaran kerja yang dituangkan dalam Formulir Perencanaan dan Penilaian Kinerja (F- PPK) dan disusun berdasarkan urutan bobot (b) masing- masing. d. Jumlah bobot (b) seluruh sasaran kerja ke- 1 sampai dengan ke- 4 adalah 10 (sepuluh). Besarnya bobot masing- masing sasaran kerja minimal 1 (satu) dan maksimal 4 (empat). Penetapan urutan dan bobot sasaran kerja dilakukan berdasarkan tingkat prioritas dan kontribusi sasaran kerja tersebut pada kinerja Department atau Perusahaan.
e. Untuk pemantauan proses pencapaian sasaran kerja dapat dibuat rencana tindakan (formulir bantu) oleh setiap pekerja yang memuat tahapan pencapaian sasaran kerja yang telah ditetapkan. f. Dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara pekerja dengan atasan pekerja mengenai penetapan sasaran kerja di awal tahun dan atau dalam evaluasi kinerja di akhir tahun, maka keputusan final dilakukan oleh atasan penilai. g. Penilaian untuk pencapaian sasaran kerja adalah 1, 2, 3, dan 4. Perbandingan antara sasaran kerja dan pencapaian sasaran kerja (hasil kerja) merujuk pada tolok ukur yang jelas seperti kuantitas/jumlah yang dihasilkan, kualitas, biaya, waktu, keselamatan (safety), tingkat kecenderungan, dan prosentase keberhasilan. Secara umum, penilaian sasaran kerja sebagai berikut: 1) Angka 1, jika pekerja tidak menghasilkan output yang jelas atau cenderung gagal dalam melaksanakan tugas (<70%). 2) Angka 2, jika pekerja telah melakukan upaya dan menghasilkan output namun belum mencapai jumlah atau kualitas target yang ditetapkan atau mencapai antara 70 89% dari target awal. 3) Angka 3, jika pekerja telah melakukan upaya- upaya dan berhasil mencapai target jumlah atau kualitas yang ditetapkan atau sekitar 90 109%. 4) Angka 4, jika pekerja berhasil melampaui target atau kualitas yang ditetapkan atau 110% yang dapat dibandingkan dengan pekerja lainnya di internal Department. 3. Kompetensi: a. Kompetensi yang dapat dinilai terdiri dari 10 (sepuluh) jenis. Kompetensi yang dinilai untuk pekerja staff maksimal 8 (delapan) jenis dan kompetensi yang dinilai untuk pekerja non staff maksimal 5 (lima) jenis. b. Penilaian kompetensi, masing- masing terdiri dari 4 (empat) tingkatan; 1, 2, 3, dan 4. c. Hasil penilaian kompetensi dapat digunakan sebagai dasar untuk perencanaan pembinaan pekerja berupa pelatihan atau mutasi jabatan. 4. Batasan tentang atasan/pembimbing/penilai dan atasan pembimbing/atasan penilai, adalah sebagai berikut: a. Atasan/pembimbing/penilai adalah atasan langsung pekerja yang dinilai. b. Atasan pembimbing/atasan penilai adalah Manager dan atau General Manager 5. Dalam melakukan penilaian akhir, atasan pekerja harus memperhatikan dan mempertimbangkan pencapaian sasaran kerja dan penilaian kompetensi rekan pekerja yang setara sehingga penilaian dapat diperbandingkan. 6. Penilaian akhir ditetapkan berdasarkan nilai paling rendah 3 dan paling tinggi 10.
7. Penilaian bagi pekerja waktu tidak tertentu yang masuk bekerja setelah bulan Januari, maka penilaian kinerjanya ditetapkan sebagai berikut: a. Apabila masa bekerja dalam tahun penilaian 6 bulan, maka Ybs. dapat dinilai bersama- sama dengan pekerja lainnya yang bekerja 1 tahun penuh. b. Apabila masa bekerja dalam tahun penilaian 6 bulan, maka penilaian kinerja Ybs. ditetapkan sebesar 5 (lima). c. Penilaian pada butir a & b berlaku bagi pekerja yang mengalami sakit sehingga tidak dapat melaksanakan tugas & tanggungjawabnya secara penuh. 8. Verifikasi hasil penilaian kinerja: a. Atasan wajib menandatangani penilaian kinerja pekerja. b. Atasan pekerja menyampaikan dan mendiskusikan rangkuman penilaian kinerja pekerja (RPKP) dengan atasannya. c. Pekerja wajib membubuhkan tanda tangan pada lembar penilaian kinerja. d. Guna mendapatkan penilaian kinerja yang lebih objektif, RPKP direview di dalam rapat manajemen untuk menetapkan penilaian final. VI. Prosedur 1. Department Admin & HR mendistribusikan F- PPK kepada seluruh Department. 2. Department terkait mendistribusikan F- PPK kepada pekerja untuk membuat rencana kegiatan pada tahun berjalan. 3. Atasan bersama- sama pekerja melakukan proses pengelolaan kinerja sepanjang tahun berjalan, sebagai berikut: a. Perencanaan kinerja. 1) Atasan pekerja menginformasikan sasaran kerja yang akan dicapai kepada pekerja. 2) Pekerja menyusun konsep sasaran kerja untuk disampaikan kepada atasan pekerja tentang apa yang ingin dicapai sepanjang tahun penilaian berdasarkan informasi yang diterima, rencana kerja, atau uraian pekerjaan. 3) Atasan melakukan tatap muka dengan pekerja untuk: a) Secara bersama- sama menetapkan apa yang ingin dicapai sepanjang tahun penilaian berupa sasaran kerja. b) Berdiskusi mengenai kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran kerja tersebut. 4) Pekerja dan atasan membubuhkan paraf dan tanggal sebagai tanda kesepahaman bersama dan komitmen untuk mencapai sasaran kerja yang telah ditetapkan. b. Bimbingan kinerja.
1) Pada dasarnya atasan melakukan bimbingan teknis operasional dan kompetensi sepanjang tahun penilaian. 2) Secara formal bimbingan dilakukan pada pertengahan tahun penilaian dengan mencatat hal- hal yang dipandang perlu untuk diperhatikan kedua belah pihak pada kolom yang disediakan. 3) Bila dipandang perlu, sasaran kerja dapat diubah untuk disesuaikan dengan tuntutan operasi perusahaan. 4) Perubahan sasaran kerja yang telah disepakati dicatat pada kolom bimbingan formal yang tersedia. c. Evaluasi kinerja 1) Penilaian hasil kerja a) Setiap akhir tahun penilaian, pekerja melakukan penilaian terhadap diri sendiri mengenai hasil pencapaian sasaran kerja berdasarkan tolok ukur yang jelas dan yang telah disepakati, ditinjau dari jumlah yang dicapai, kualitas, biaya, waktu, keselamatan, kecenderungan hasil pekerjaan atau prosentase keberhasilan. b) Atasan bersama pekerja mengevaluasi hasil kerja yang dicapai sepanjang tahun: (1) Menuliskan hasil kerja dan membandingkan dengan sasaran kerja pada awal tahun, lalu ditetapkan hasil (h) dengan memberi tanda silang (x) pada angka: (a) 1 jika sasaran kerja tidak tercapai (< 70%) (b) 2 jika sasaran kerja hampir tercapai (70 89%) (c) 3 jika sasaran kerja tercapai (90 109%) (d) 4 jika pencapaian melebihi sasaran kerja ( 110%) (2) Nilai kinerja (nk) masing- masing sasaran kerja dijumlahkan sehingga didapat Rangkuman Penilaian Sasaran Kerja (RPSK) dalam 2 digit. 2) Penilaian kompetensi Atasan pekerja melakukan penilaian kompetensi dengan menggunakan catatan indikator catatan perilaku pekerja sepanjang tahun (atasan harus membuat catatan). a) Dari catatan tersebut, atasan menetapkan penilaian kompetensi pekerja pada masing- masing aspek sesuai dengan perilaku yang umumnya ditunjukkan oleh pekerja dalam melakukan tugas sehari- hari (indikator perilaku) dengan memberi tanda silang (x) pada angka 1, 2, 3, atau 4. b) Menjumlahkan ke- sepuluh aspek penilaian tersebut menjadi Rangkuman Penilaian Kompetensi (RPK) dalam 2 digit.
3) RPSK dan RPK dirangkum menjadi rangkuman penilaian hasil kerja pekerja (RPKP) dan diberi angka yang sesuai dengan klasifikasi kinerja (3 sampai 10). d. Pembinaan 1) Atasan menuliskan/mengusulkan pembinaan untuk peningkatan kinerja pekerja antara lain pelatihan. 2) Pekerja menuliskan pendapat atas penilaian kinerja pekerja, juga menuliskan keinginan dan harapan tentang pengembangan atau pembinaan bagi dirinya. 4. Department terkait menghimpun F- PPK dari semua pekerjanya dan meneruskan ke Admin & HR. 5. Admin & HR Department melakukan verifikasi data klasifikasi kinerja berkoordinasi dengan fungsi pekerja. 6. Admin & HR Department menerima F- PPK yang telah diisi dan dinilai serta melakukan rekapitulasi: a. Klasifikasi kinerja b. Saran dan tanggapan pekerja c. Rekomendasi pembinaan (termasuk perpanjangan kontrak atau pengakhiran kontrak PWT) d. Rekomendasi terkait C & B. VII. Indikator dan Ukuran Keberhasilan 1. Tersedianya data penilaian atas kinerja dan kompetensi pekerja. 2. Meningkatnya kompetensi yang ditampilkan oleh pekerja. 3. Meningkatnya kesepahaman dan komitmen bersama antara pekerja dengan atasannya. 4. Tercapainya sasaran kerja yang telah ditetapkan yang ditunjukkan dengan tercapainya rencana kerja dan anggaran (WP&B) yang telah ditetapkan. 5. Waktu yang diperlukan untuk mengadministrasikan kegiatan pengelolaan kinerja tidak lebih dari 15 (lima belas) hari kerja. VIII. Lampiran 1. Lampiran 1 - Diagram alir sistim penilaian kinerja (SMK) 2. Lampiran 2 - Contoh F- PPK pekerja staff 3. Lampiran 3 - Contoh F- PPK pekerja non staff
Disiapkan oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh: Admin & HR Supervisor, Manager Admin & HR, General Manager, Suhartono Hidayat Habibie Abdul Mutalib Masdar Tgl.: Tgl.: Tgl.: