PROSES BISNIS Berbasis Ishikawa Mathiyas Thaib DIAGRAM
Ishikawa Mathiyas Thaib DIAGRAM PROSES I-MT Diagram Awalnya adalah diagram alir yang diciptakan Prof. Ishikawa (Jepang, 1960) yang menunjukkan hubungan sebab-akibat dalam rangka mencari penyebab utama sebuah kesalahan ataupun kegagalan, untuk memperbaiki kualitas pembuatan sebuah produk. Dikenal pula sebagai diagram Tulang Ikan ( Fish Bone) Diagram ini kemudian digunakan oleh Mathiyas Thaib ( 2002 ) untuk menggambarkan sebuah aliran proses kerja yang juga memiliki hubungan sebab akibat, sebagai sebuah Model Grafis untuk Proses Bisnis perusahaan dalam metodologi perancangan Arsitektur Bisnis perusahaan Diagram proses berbasis I-MT Diagram, mencerminkan dan menunjukkan HUBUNGAN RELASI dan HUBUNGAN SEBAB AKIBAT antara aktivitas kerja di setiap proses ataupun sub proses dengan TUJUAN PERUSAHAAN 01
I-MT DIAGRAM PROSES bertujuan untuk : Memudahkan pekerja dalam menjalankan aktivitas atau proses kerjanya, serta untuk mengetahui peranannya, fungsinya, serta keterkaitannya dengan tujuan dan target yang harus dicapai perusahaan. Memudahkan pekerja dalam mengidentifikasi proses, sub proses atau aktivitas yang memiliki hubungan penting (signifikan) dalam proses pencapaian tujuan dan target yang ditetapkan perusahaan. Memudahkan pimpinan perusahaan untuk memonitor, mengevaluasi dan mengendalikan kinerja perusahaan serta untuk memecahkan permasalahan bila target kinerja tidak tercapai. Memudahkan pimpinan perusahaan untuk melakukan upaya efisiensi, efektivitas, dan produktivitas, dan bila dirasa perlu untuk melakukan rekayasa ulang perbaikan proses kerja. 02
Indikator KINERJA Utama (KPI) 03
PROSES BISNIS dan INDIKATOR KINERJA 04
Pemahaman tentang TARGET dan INDIKATOR KINERJA TARGET Adalah BESARAN atau JUMLAH TERTINGGI DALAM WAKTU TERTENTU yang harus dicapai sebuah proses bisnis perusahaan, SESUAI DENGAN TUJUAN STRATEGINYA. Besaran atau jumlah tertinggi ini pada waktu teretentu HANYA DAPAT DICAPAI perusahaan, bila PERUSAHAAN MERENCANAKAN DAN MELAKSANAKAN PROSES BISNISNYA PERFORMANCE INDICATOR atau INDIKATOR KINERJA Adalah PENILAIAN TEHADAP HASIL KERJA PELAKSANAAN PROSES BISNISNYA yang telah ditetapkan perusahaan. PENILAIAN DIPEROLEH berdasarkan HASIL MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN proses bisnis perusahaan. HASIL PENILAIAN INI merupakan PETUNJUK, APAKAH TARGET PERUSAHAAN AKAN DAPAT atau TIDAK DAPAT DICAPAI PADA SAATNYA. MAKIN TINGGI HASIL PENILAIAN atau INDIKATOR KINERJA, AKAN MAKIN BAIK dan akan makin besar kemungkinannya perusahaan akan mencapai target perusahaan pada waktu yang telah ditentukan. KEY PERFORMANCE INDICATOR atau INDIKATOR KINERJA UTAMA Adalah PENILAIAN TEHADAP HASIL KERJA PELAKSANAAN proses-proses bisnis utama perusahaan UNTUK MEMENUHI TARGET PERSPEKTIF INTERNAL PROSES PERUSAHAAN. 05
Pengukuran dan evaluasi PROSES BISNIS Setiap aktivitas atau proses dalam proses bisnis selalu harus memiliki komponen ; Penanggung jawab (PIC) JUMLAH (Q) yang dihasilkan sesuai spesifikasi atau kualitas yang telah di tetapkan BIAYA (C) aktivitas yang telah di tetapkan JADWAL (D) waktu penyelesaian yang telah di tetapkan Komponen yang diukur dan dievaluasi dalam proses ini adalah JUMLAH, BIAYA dan JADWAL WAKTU yang telah di tetapkan tsb. Hasil pengukuran dan evaluasi komponen aktivitas atau proses inilah yang disebut INDIKATOR KINERJA Hasil pengukuran dan evaluasi adalah bisa : LEBIH, TEPAT, KURANG atau SANGAT KURANG dari yang telah ditetapkan Untuk menyederhanakan pengukuran proses bisnis ini, cukup ditetapkan minimum 1 dan maximun 2 komponen ukuran saja 06
Hubungan INDIKATOR KINERJA dengan TARGET proses bisnis Klasifikasi Indikator kinerja adalah : SANGAT BAIK, BAIK, bila hasil pengukuran komponen aktivitas dan proses bisnis yang diukur MELEBIHI dari yang ditetapkan, sehingga TARGET TUJUAN STRATEGI PERUSAHAAN PASTI TERCAPAI bila hasil pengukuran komponen aktivitas dan proses bisnis yang diukur SESUAI atau TEPAT dengan yang ditetapkan sehingga TARGET TUJUAN STRATEGI PERUSAHAAN BERPOTENSI AKAN TERCAPAI KURANG, bila hasil pengukuran komponen aktivitas dan proses bisnis yang diukur KURANG dari yang ditetapkan, sehingga TARGET TUJUAN STRATEGI PERUSAHAAN BERPOTENSI TIDAK AKAN TERCAPAI SANGAT KURANG, bila hasil pengukuran komponen aktivitas dan proses bisnis yang diukur SANGAT KURANG dari yang ditetapkan, sehingga TARGET TUJUAN STRATEGI PERUSAHAAN SULIT UNTUK DICAPAI 07
Indikator Kinerja terdiri dari beberapa tingkat : KPI ; Key Performance Indicators Adalah PENILAIAN terhadap hasil kerja pelaksanaan PROSES UTAMA perusahaan untuk memenuhi target perspektif internal proses perusahaan. PPI ; Process Performance Indicator Adalah penilaian terhadap hasil kerja pelaksanaan proses-proses bisnis perusahaan API ; Activity Performance Indicator Adalah penilaian terhadap hasil kerja pelaksanaan aktivitas-aktivitas perusahaan Catatan : KPI itu sebaiknya hanya dipakai untuk mengukur dan menilai kinerja perusahaan atau lembaga, sehingga perlu dipertanyakan tentang pengertian KPI individu yang sering digunakan pada saat ini. Kinerja Individu atau penilaian individu pada prinsipnya selalu didasari oleh hasil penilaian terhadap dua faktor utama yaitu : Hasil kerja (result) dan Perilaku (behaviour) dalam melaksanakan proses kerja. Sehingga Performance Indicator hanyalah salah satu faktor penilaian kinerja individu. 08
Indikator KINERJA Utama (KPI) 09
10
11
MATRIKS PROSES BISNIS 12
15