BAB I A. Latar Belakang PENDAHULUAN Unsur utama dalam setiap program manajemen kepegawaian dalam suatu organisasi adalah analisis jabatan (Job Analysis). Analisis jabatan (Job Analysis) diartikan sebagai suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas,tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Melalui analisis jabatan (Job Analysis) akan diperoleh berbagai ukuran yang merupakan dasar bagi kegiatankegiatan dalam fungsi-fungsi manajemen SDM lainnya. Proses analisis jabatan (Job Analysis) menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan (Job Description) dan persyaratan jabatan (Job Specification). Uraian jabatan (Job Description) adalah suatu pernyataan tertulis tentang tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, perilaku-perilaku yang diperlukan dalam suatu jabatan tertentu, bagaimana hal itu dilakukan, dan perlengkapan apa yang digunakan. Gagasan untuk mengadakan uraian jabatan (Job Description) dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk seleksi dan penempatan pegawai bukanlah suatu hal yang baru. Gagasan uraian jabatan yang dibuat secara 1
2 cermat dan terperinci, serta penyusunan iktisar kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab-tanggung jawab setiap jabatan yang dilakukan dengan baik sangatlah penting bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan. Sumber Daya Manusia yang produktif dalam suatu organisasi dapat tercapai apabila karyawan-karyawan yang terdapat di dalamnya memiliki disiplin yang tinggi, kemampuan yang luas, pemahaman akan pekerjaannya, yaitu mengetahui apa saja yang harus dilaksanakannya, bagaimana pelaksanaan pekerjaan tersebut sesuai dengan bagian dan jabatannya, serta bertanggungjawab atas pekerjaannya tersebut. Berdasarkan hal tersebut, maka seorang karyawan harus memahami uraian jabatan (Job Description) sesuai bidangnya dalam memiliki kontribusi yang diharapkan dari jabatannya. Uraian jabatan (Job Description) ini merupakan output yang dihasilkan Job Analysis atau analisis jabatan yaitu suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas, tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Seringkali pemahaman tentang Job Description serta kontribusi yang diharapkan dari jabatan tersebut tidak diperhatikan oleh setiap organisasi, baik instansi pemerintah maupun swasta sehingga dapat kita lihat proses pelaksanaan suatu pekerjaan tidak teratur, pekerjaan-pekerjaan rutin terbengkalai dan karyawan yang kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya karena kurang paham apa fungsi uraian tugas-tugas pokok yang harus dikerjakan dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh karyawan atau pegawai tersebut dibagian mana ia ditempatkan. Selain itu, juga menimbulkan
3 keletihan karyawan atau pegawai dalam bekerja karena pekerjaan akan terasa rumit akibat karyawan atau pegawai tidak memahami Job Description pada jabatannya. Padahal apabila perusahaan memperhatikan pentingnya pemahaman Job Description dan setiap karyawan ataupun pegawai mempelajari dan mengusai Job Description pada bidangnya masing-masing maka hal itu akan dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawan/pegawai dan produktivitas kerja akan tercapai.pemahaman mengenai uraian jabatan (Job Description) yang baik akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan. Maka perlu dilakukan tata kelola Job Description yang baik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pekerjaan itu dibagi dalam pelaksanaan pelaksanaan yang sederhana dan menentukan waktu dari pelaksanaan-pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat penyelesaian jabatan melalui penyederhanaan kerja dan pemberian dorongan upah. Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan.informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan penarikan dan seleksi, keperluan kompensasi, keperluan penilaian kinerja, serta untuk keperluan pelatiahan begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi agar proses pekerjaan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.
4 Fakultas Ekonomi yang mengemban visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka mewujudkan cita-cita tersebut. Oleh karena itu, manajemen yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia, serta rencana kerja dan anggaran tahunan dan pelaksanaan pemantauan serta evaluasi kegiatan dilingkungan Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting.begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan di dalamnya. Adanya Job Description (uraian jabatan) sebagai hasil dari analisis jabatan sangat berperan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan.secara garis besar kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian, perlengkapan, humas dan sebagainya. Yang semua itu tidak terlepas dan kegiatan administrasi perkantoran.walupun demikian yang dilakukan oleh suatu kantor tidaklah sama meskipun dibidang usaha yang sejenis. Sebuah organisasi harus menyusun sistem administrasi yang sesuai dengan kebutuhannya agar dapat memperlancar kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga Permasalahan yang akan diambil dari penulisan tugas akhir ini adalah TATA KELOLA KEGIATAN ADMINISTRASI PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
5 B. Perumusan Masalah Bagaimana Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III di Fakultas Ekonomi USU. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : a. Bagi Penulis Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan khususnya mengenai Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi b. Bagi perusahaan Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah pada masa yang akan datang untuk lebih memperhatikan setiap kebutuhan yang diperlukan untuk dilengkapi dan digunakan untuk kemajun perusahaan. c. Bagi pihak lain Sebagai bahan masukan dalam mempelajari kegiatan dan peran perusahaan dalam lingkungan masyarakat luas khususnya pada Tata kelola
6 kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi. E. Jadwal Penelitian Penelitian ini dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi.Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan November 2012 Desember 2013 I II III IV I II III IV 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Dalam kegiatan pengumpulan data ini dilakukan riset selama tiga minggu dimulai tanggal 19 November 2012 s/d 01 Desember 2012 di Fakultas Ekonomi.
7 F. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan,tujuan penelitian dan rencana yang terjadi dari awal survey/observasi dan sistematika penulisan. BAB II : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas instansi,struktur organisasi,uraian tugas kegiatan usaha,kinerja organisasi dan rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian dan Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.