ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN JADWAL MATA PELAJARAN DI SMA NEGERI 1 CAWAS NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Anna Putri Kresnawati 09.11.3237 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN JADWAL MATA PELAJARAN DI SMA NEGERI 1 CAWAS Anna Putri Kresnawati 1), Ema Utami 2) 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Magister Teknik Informatika Program Pasca Sarjana STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : are_na03putry@yahoo.com 1), ema.u@amikom.ac.id 2) Abstract - Scheduling subjects is routine work in school academic system that is done every face of the new semester. The implementation schedule was issued are still using manual systems and the result is often an error occurs in the form of a schedule that clashed in the form of cancellation or rescheduling of classes that require more efficient. This resulted in the ineffectiveness of the learning process at the beginning of the semester because they have to make adjustments to the schedule after the real state of the schedule issued. Scheduling subjects into a job that is not easy because it must consider the many restrictions that are combinatorial problems. Due to the background of the above problems, therefore, needed a scheduling system subjects using computer technology that can perform calculations and checks clashed making it easier for officers to undertake the preparation of subjects. Keywords scheduling subjects, subjects, 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Pada era modern ini perkembangan teknologi sangat pesat, terutama teknologi komputer yang dikenal oleh semua kalangan, bahkan anak kecil pun sudah mengenal dunia komputer. Seakan-akan manusia berlomba lomba dalam menguasai teknologi komputer, karena bagi mereka teknologi ini bisa membantu pekerjaan sehari hari yang lama jika diselesaikan dengan otak manusia yang berpikir manual. Hampir semua pekerjaan manusia dapat dibantu dengan teknologi sehingga dapat menghemat tenaga, waktu dan biaya. Komputer merupakan alat pengolah data yang tepat dengan akses ketelitian dan kecepatan yang lebih tinggi dibandingkan dengan otak manusia. Oleh karena itu penggunaan sistem komputerisasi berdasarkan uraian diatas, penulis bermaksud untuk melakukan penelitian mengenai Sistem Informasi Penjadwalan pelajaran dengan mengambil judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Jadwal Mata Pelajaran di SMA Negeri 1 Cawas. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, penulis membuat rumusan masalah : 1. Bagaimana pembuatan jadwal pelajaran yang berjalan di SMA Negeri 1 Cawas? 2. Begaimana merancang dan membangun sebuah system yang terkomputerisasi dan tersusun rapi serta mudah diakses? 1.3 Batasan Masalah Penulis mempunyai batasan masalah sebagai berikut : 1. Sistem yang dibuat hanya mencakup data kelas, mata pelajaran, guru, dan jam pelajaran. 2. Pembuatan laporan hasil pengolahan data berupa : laporan mengajar, laporan jadwal pelajaran, laporan wali kelas. 1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dan tujuan skripsi ini adalah : 1. Menerapkan ilmu yang didapat selama pendidikan di STMIK Amikom 2. Sebagai tahap akhir syarat kelulusan 3. Melatih kemampuan dalam menganalisis dan mengolah data menggunakan komputer. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat pembuatan skripsi ini adalah : 1. Mempermudah pihak sekolah dalam menyusun jadwal pelajaran, sehingga tidak membuang waktu dan tenaga. 2. Dapat membantu pihak lain dalam pembuatan system informasi dan menjadi bahan referensi. 1.6 Metode Penelitian Metode yang digunak.an oleh penulis, adalah metode observasi dan metode wawancara 2. Landasan Teori Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain. [1] Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, 1
terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan, dan mempunyai satu fungsi dan tujuan utama. [2] Gambar model sistem menurut Scott (1996) adalah sebagai berikut : Masuk an (Input) Pengolah an Gambar 1. Model Sistem 2.1 Pengertian Informasi Menurut John Burch dan Gary Grunitski, agar informasi yang dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus memenuhi kriteria sebagai berikut : [3] 1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan. 2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan. 3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan. 2.2 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. [4] 2.3 Kualitas Informasi Kelua ran Menurut Jogiyanto (2005, 10), kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh beberapa hal, yaitu : [5] 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang tidak menyesatkan orang yang menerima informasi tersebut, serta jelas maksudnya. Sedangkan komponen informasi yang akurat meliputi: a) Completeness, berarti informasi yang dihasilkan harus memiliki kelengkapan yang baik. Karena jika tidak, akan mempengaruhi proses pengambilan keputusan. b) Correctness, informasi yang dihasilkan harus memiliki kebenaran c) Security, informasi yang dihasilkan harus memiliki keamanan. 2. Tepat waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. 3. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. 2.4 Pengertian Sistem Informasi Akhirnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Dengan demikian menurut Murdick dan Ross, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output IPO) dapat dilihat pada gambar berikut : Input data Process Outpu t Data Gambar 2. Konsep Sistem Informasi 2.5 Konsep Pemodelan Sistem dengan MVC MVC merupakan salah satu pattern yang digunakan dalam development menggunakan prinsip pemrograman berbasiskan objek. MVC merupakan kependekan dari Model, View, Controller. Pada penerapannya pattern ini memisahkan fungsi Model, View dan Controller secara spesifik sebagai berikut: [6] 1. Model secara spesifik menangani translansi antar tabel database yang diwujudkan dalam class. 2. View pada pattern ini berperan untuk handling interaksi tampilan dengan user dan mengkomunikasikan aksi user ke controller. 3. Controller yaitu menghubungkan antara model dan view. Gambar 3. Model Perancangan MVC UML pertama kali diperkenalkan pada tahun 1990- an ketika Grady Booch dan Ivar Jacobson dan James Rumbaugh mulai mengadopsi ide-ide serta kemampuan tambahan dari masing-masing metodanya dan berusaha membuat metodologi terpadu yang kemudian dinamakan UML (Unified Modeling Language). Beberapa diagram dari UML adalah : [7] 1. Use Case Diagram Actor pada dasarnya ditentukan berdasarkan perannya(role) pada program yang sedang 2
dikembangkan. Sementara use case dituliskan dengan kata kerja. «extends» UseCase1 2.6 Perangkat Lunak yang digunakan Perangkat lunak yang digunakan untuk mengerjakan sistem informasi pengolahan jadwal, antara lain : Actor1 «extends» Gambar 4. Use Case Diagram UseCase2 2. Activity Diagram Activity Diagram digunakan untuk memodelkan aspek dinamis dari sistem. Activity diagram secara esensial mirip diagram alir (flowchart). ActionState1 a. Sistem Operasi Fungsi utama sistem operasi sebagai media interaksi manusia dengan mesin, yang berarti bagaimana manusia dapat memahami mesin dan sebaliknya sehingga menjadi partner yang saling understanding untuk melakukan suatu tugas tertentu. [9] b. Netbeans 7.2 Netbeans sebagai IDE ditujukan untuk memudahkan pemrograman java yang mencakup compiler atau builder, dan debugger internal. Hal ini sangat memudahkan proses setelah perancangan program. State1 Gambar 5 Activity Diagram 3. Class Diagram Class didefinisikan sebagai sekumpulan/himpunan objek yang memiliki kesamaan dalam atribut/property, perilaku (operasi), serta cara berhubungan dengan objek lain. Secara umum, class diagram dibagi menjadi 3, yaitu : [ 8] a. Nama Class adalah sebuah kategori yang membungkus informasi dan perilaku. b. Atribut adalah sepenggal informasi yang berhubungan dengan kelas. Tipe data atribut yang digunakan seperti string, integer, long atau Boolean. Gambar 8. Tampilan Start Up NetBeans 7.2 c. MySQL MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi yang bersifat terbuka (open source), maksudnya boleh didownload oleh siapa saja. d. Xampp for Windows XAMPP adalah sebuah paket perangkat lunak yang didalamnya terdiri dari Apache, MySQL, dan PHP. 1. Apache, digunakan sebagai web server agar bisa menjalankan script-sciprt PHP. 2. PHP, merupakan script bahasa untuk membuat situs web yang dinamis. 3. MySQL, merupakan database berbasis server yang bisa digunakan untuk menyimpan data. Gambar 6. Class Diagram 3
Berikut tampilan awal saat menjalankan Xampp : 6. Analisis Pelayanan (Service) mencakup pelayanan yang diberikan ke elemen langsun langsung maupun tak langsung. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Fungsional : a. Sistem harus dapat menampilkan pendataan guru dan karyawan b. Sistem harus dapat menampilkan mata pelajaran c. Sistem harus dapat melakukan proses pembuatan jadwal. 2. Kebutuhan Nonfungsional a. Kebutuahn Perangkat Keras. b. Kebutuhan Perangkat Lunak c. Kebutuhan Lainnya Gambar 9. Tampilan Controll Panel Xampp 3. Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Tujuan utama dari analisis sistem informasi ada beberapa hal, yaitu : [10] 1. Menentukan kelemahan dari proses-proses bisnis pada sistem lama untuk bisa menentukan kebutuhan dari sistem baru. 2. Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru ditinjau dari aspek ekonomi, teknik, operasional, dan hukum. 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Untuk pengidentifikasian masalah, penulis menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Controll, Eficiency, dan Service). 1. Analisis Kinerja (Performance), yaitu kemampuan dalam menyelesaikan tugas dengan dengan cepat dan sasaran dapat segera tercapai. 2. Analisis Informasi (Information), meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi akan menimbulkan masalah baru. Parameter yang digunakan adalah tepat waktu, relevan dan keakuratan. 3. Analisis Ekonomi (Economy), lamanya waktu dan banyaknya biaya yang digunakan pada system lama dan system baru. 4. Analisis Kendali (Controll), yaitu pengendalian terhadap sistem dimaksudkan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan pada sistem lama. 5. Analisis Efisiensi (Eficiency), yaitu pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, dan peralatan. 3.3 Use Case Diagram Alur sistem informasi penjadwalan ini jika diterapkan dalam usecase diagram seperti pada gambar : Gambar 10. Use Case Diagram System 3.4 Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk menggambarkan alur dalam sistem. Ketika admin masuk, maka sistem akan mengakses query dan mencocokkan dari username dan password. Gambar 11. Activity Diagram Login 4
3.5 Class Diagram Class diagram membantu melakukan perancangan sistem dan kejadian yang terjadi di dalam sistem. 2. Menu Utama Pada form menu utama terdapat tiga menu, yaitu master data, pengaturan jadwal, access control, serta laporan. Gambar 12. Class Diagram 3.6 Perancangan Basis Data Gambar 15. Tampilan Menu Utama 3. Menu Alokasi Jadwal Form alokasi jadwal adalah form yang digunakan untuk mengolah jadwal, sedangkan data yg perlu diinputkan adalah data nama guru, data hari, data jam pelajaran, data semester dan data kelas. Gambar 13. Relasi Antar Tabel 3.7 Perancangan Interface 1. Login Admin Pada saat sistem panjadwalan SMA Negeri 1 Cawas dijalankan, form yang akan pertama kali tampil adalah form login. Form ini berguna pada saat administrator akan login untuk masuk ke dalam sistem. Gambar 16. Form Alokasi Jadwal 4. Pembahasan Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan dan menerapkan sistem yang baru dikembangkan supaya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. 4.1 Implementasi Database Database yang digunakan dalam Sistem Informasi Pengolahan Jadwal SMA Negeri 1 Cawas ini dirancang dengan menggunakan MySQL. MySQL adalah multiuser database yang menggunakan bahasa Structure Query Language (SQL). Query yang digunakan untuk menyusun database adalah sebagai berikut : CREATE DATABASE 'db_smanca1' ; Gambar 14. Form Login Admin 5
Berikut ini adalah tabel-tabel yang digunakan di dalam database db_smanca1: 1. Tabel accesslist Gambar 17. Tabel Access List 2. Tabel jadwalmengajar Pengisian User Id dengan nama admin beserta password yang di enkripsi digunakan untuk login. Jika ingin melanjutkan login ke sistem, maka harus klik Login, tetapi jika tidak jadi melanjutkan masuk ke sistem, maka user mengklik Batal. Jika login user berhasil, maka akan muncul kotak dialog login dengan user berhasil. 2. Tampilan Main Menu dan Master Data Manipulasi data yang dilakukan di menu master data adalah sama, yaitu insert, update dan delete pada data tahun, semester, jurusan kuliah, mapel, kelas, guru dan golongan. Gambar 18. Tabel Jadwal Mengajar Pada tabel database di atas terdapat kolom field yang terdiri dari id_jadwal, id_hari, id_sesi, id_semester, id_kelas dan nip. 4.2 Implementasi Interface Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk kegiatan menulis kode program jika tidak menggunakan paket aplikasi perangkat lunak. Adapun tujuan dari tahapan implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Interface atau tampilan program akan muncul ketika project di run, dengan urutan sebagai berikut : Gambar 20. Tampilan Form Master Data 3. Tampilan Form Tahun 1. Tampilan Login Gambar 21. Tampilan Form Data Tahun Form tahun berfungsi untuk mengolah data tahun. Yaitu menambah tahun akademik baru, mengubah tahun akademik baru dan menghapus data tahun akademik. Data yang dimasukkan pada form data tahun adalah tahun akademik serta status tahun tersebut aktif atau tidak. Gambar 19. Tampilan Login 6
4. Tampilan Form Alokasi Mengajar 7. Tampilan User Manager Gambar 22. Tampilan Alokasi Mengajar 5. Tampilan Form Alokasi Wali Kelas Gambar 26. Tampilan Form Data User Manager Jika ingin mengubah data, harus memasukkan password terlebih dahulu agar data bisa diubah. 8. Tampilan Logout Gambar 23. Tampilan Hapus Data Jadwal Mengajar 6. Tampilan Form Laporan Jadwal Mengajar Gambar 24. Tampilan Laporan Jadwal Mengajar Gambar 25. Tampilan Pemilihan Jadwal Gambar 27. Tampilan Menu Logout Dalam menu access control juga terdapat menu item logout, yaitu untuk keluar user jika sudah tidak ingin menggunakan sistem penjadwalan lagi. 5. Kesimpulan Dari penyusunan Skripsi ini dapat disimpulkan bahwa kegiatan administrasi maupun pengolahan data di SMA Negeri 1 Cawas sudah terkomputerisasi sehingga dapat meningkatkan pelayanan yang lebih baik pada Sekolah. Sistem Informasi Pengolahan Jadwal SMA Negeri 1 Cawas sudah mampu mengolah data-data sesuai dengan tujuan dari penelitian yang dilakukan, sebagai berikut : 1. Mengolah data pengajar 2. Mengolah data semester 3. Mengolah data mata pelajaran 4. Mengolah data ruang kelas 5. Mengolah data tahun ajaran 6. Mengolah alokasi jadwal 7. Mengolah alokasi mengajar guru 8. Mengolah data wali kelas 9. Serta cetak laporan 5.1 Kelebihan Sistem a. Mempermudah dalam pengolahan jadwal di SMA Negeri 1 Cawas b. Keamanan data lebih terjamin c. Pendokumentasian data lebih rapi 7
d. Adanya laporan sehingga mempermudah dalam mengatasi kebutuhan suatu data yang cepat dan mendesak 5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, masih ada kekurangan-kekurangan pada sistem informasi yang dibangun, sebagai berikut : 1. Program belum bisa dikoneksikan dengan jaringan internet 2. Program belum mendukung client-server 3. Program belum bisa mendukung sistem lain yang berhubungan dengan SMA Negeri 1 Cawas, seperti rekap jadwal untuk pencarian setiap tahun, menurut nama guru, dll. 4. Program dapat membuat laporan dengan 1 cetakan yang memuat semua. Semoga kekurangan-kekurangan di atas bisa diperbaiki oleh peneliti-peneliti selanjutnya. Mada Yogyakarta. Memperoleh gelar Master of Computer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, lulus tahun 2002. Memperoleh gelar Doktor Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Daftar Pustaka [1] Al-FAtta, hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi, Hal 1, 2007. [2] Al-FAtta, hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi, Hal 1, 2007. [3] Bin Ladjamudin, Al-Bahra, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Hal. 8. [4] HM, Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Hal.9. [5] Nugroho, Adi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, 2005. [6] Sholiq, Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Obyek dengan UML, Hal22-23, 2006. [7] Nugroho, Adi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Hal 20, 2005. [8] Sholiq, Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Obyek dengan UML, Hal 115, 2006. [9] Doni Ariyus, Sistem Operasi, Yogyakarta : Andi Penerbit, hal 4, 2005. [10] Al-FAtta, hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi, Hal 45, 2007. Biodata Penulis Anna Putri Kresnawati, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Ema Utami S.Si, M.Kom, memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komputer (S.Si), Jurusan Ilmu Komputer Universitas Gadjah 8
9