TAMPILAN AWAL Microsoft Access merupakan salah satu dari beberapa software pengolahan/pemenyimpanan data. Microsoft access merupakan alikasi yang terdapat dalam paket Microsoft Office. Software ini bias digabungkan dengan beberapa aplikasi lain, misalnya Visual Basic, MySQL, PHP dan lain sebagainya. A. Memulai Microsoft Access Start Program Microsoft Office Microsoft Access 2003 Tampilan setelah dijalankan Microsoft Access Selanjutnya pilih Create New File atau pilih menu File New, kemudian akan muncul task pane pada bagian kanan layar Microsoft Access.
Pilih Blank database.., karena kita ingin membuat database baru. Tentukan letak penyimpanan database yang akan kita buat. Tidak ada kententuan mengenai lokasi penyimpanan database yang akan kita buat. Untuk memudahkan, buatlah nama database sesuai dengan database yang akan kita bangun/buat.
B. TABLE Table yang akan ita buat merupakan hasil dari pemetaan ER (Entity Relationshhip) yang sudah kita buat sebelumnya. 1. Klik menu Tables pada sisi bagian kiri. 2. Pilih Create table in Design View 3. Buat table sebagai berikut : i. Table mahasiswa ii. Table Buku Field Name Data Type Field Size nim (primary key) Text 15 nama Text 50 ttl Text 50 alamat Text 100 Field Name Data Type Field Size kode (primary key) Text 15 judul Text 50 pengarang Text 50 penerbit Text 50 iii. Table Peminjaman (Hasil relasi antara table buku dan mahasiswa) Field Name Data Type Field Size nim (primary key) Text 15 kode Text 50 tglpinjam Date/time tglkembali Date/time lamapinjam Text 50 denda Text 50
4. Beri tanda pada field yang merupakan primary key 5. Kemudian simpan, buat nama table.
C. FORM 1. Klik menu Forms pada sisi bagian kiri. 2. Pilih Create Form by Using Wizard (Untuk memudahkan pengerjaan awal) 3. Pilih Table yang akan dibuat form-nya. 4. Pindahkan semua field table kebagian sisi kanan >>
5. Tentukan layout form yang akan digunakan, 6. Tentukan style dari form yang akan digunakan, 7. Tentukan nama form yang telah dibuat, klik Finish
8. Tampilan setelah pembuatan Form, berdasarkan ketentuan yang kita pilih sebelumnya. Dengan cara yang sama pada pembuatan form buku, buat juga form mahasiswa. D. QUERY Sebelum pembuatan query, buatlah sebanyak-banyak pertanyaan yang akan timbul jika aplikasi ini dijalankan, misalnya, berapa lama sewa, berapa dendanya, mencari buku berdasarkan judul, mencari mahasiswa berdasarkan NIM dan lain sebagainya. 1. Klik menu Queries pada sisi bagian kiri. 2. Pilih Create query by Design View 3. Klik Add untuk menambahkan Table untuk pembuatan query.
4. Setelah penambahan table pada area Query, 5. Tambahkan pada baris query kolom dan row sebagai berikut : Catatan untuk kolom/baris : a. lamapinjam : IIf([tglkembali]<=[tglpinjam];0;([tglkembali]-[tglpinjam])) b. denda : IIf([lamapinjam]>3;[lamapinjam]*10;"Tidak ada denda")
6. Simpan query tersebut dengan nama pinjambuku. 7. Buat form untuk pinjam. (dengan cara yang sama seperti pembuatan form sebelumnya), tetapi pada bagian pilih Table/Query,pilih Query: pinjambuku. E. LEBIH LANJUT DENGAN FORM Penambahan tombol/button pada form, dapat dilakukan, seperti penambahan button Tambah(add), Hapus(delete), Cari (Find) atau lain sebagainya. 1. Klik kanan pada form yang akan kita edit, pilih Design View 2. Geser sedikit pada bagian bawah Form Footer, sehingga ada ruang untuk menambahkan Tombol/button.
3. Pilih icon Command Button Pada toolbar Toolbox design view Form, buat button pada bagian yang diinginkan, selanjutnya pilih fungsi button jika dijalankan. 4. Klik next, pilih tampilan button, gambar/picture atau text/tulisan 5. Klik next untuk melanjuti dan Finish untuk mengakhir pembuatan button.
6. Dengan cara yang sama, buat tombol hapus, cari, keluar 7. Setelah penambahan beberapa button 8. Tambahkan button yang sama pada form buku dan mahasiswa.
F. LEBIH LANJUT DENGAN QUERY Berdasarkan informasi yang kita kumpulkan, kita dapat membuat beberapa query. Query pencarian buku berdasarkan judul. 1. Add/tambah table seperti pembuatan query pada tahap awal 2. Pada row/baris criteria, kolom judul, isikan [Masukkan Judul Buku], kemudian simpan query tersebut dengan nama Query-buku. 3. Jika ingin melakukan pencarian buku berdasarkan kode buku, pada bagian row/baris criteria kolom kode, isikan [Masukkan Kode Buku], kemudian simpan query tersebut dengan nama buku-report. 4. Query ini akan digunakan dalam pembuatan report.
G. REPORT Merupakan fasilitas yang digunakan untk membuat laporan terhadapa data-data yang terdapat dalam database kita. Report yang dibuat, bias berdasarkan data tertentu atau untuk semua data. 1. Klik menu Report pada sisi bagian kiri. 2. Pilih Create report by Using Wizard 3. Pilih table/query yang ingin dibuat report-nya. 4. Pindahkan ke sisi kanan kolom >>.
5. Pembuatan grouping untuk report, pilih jika ada, dan abaikan jika ingin normal tampilan 6. Pengurutan data bisa disesuaikan dengan memilih criteria yang ada 7. Pemilihan layout dari report yang akan dihasilkan serta pemilihan posisi kertas yang akan digunakan. Pemilihan ini bias disesuaikan dengan data yang ada.
8. Style yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan. 9. Simpanlah report yang dibuat berdasarkan nama table, dan klik finish 10. Report yang telah selesai dibuat, bisa dirancang ulang atau melakukan perubahan/penambahan sesuai dengan kebutuhan, seperti penambahan kop surat dan lain sebagainya. Gunakan Report Toolbox.
11. Report dapat dibuat berdasarkan data/criteria tertentu, tetapi sebelumnya harus sudah membuat query yang sesuai, sehingga memudahkan dalam pembuatan report. 12. Setelah dijalankan, sebelum report di cetak/preview, isikan kode buku yang akan dicetak. 13. Dengan cara yang sama, dapat dibuat report sesuai dengan query-query yang kita inginkan, untuk table mahasiswa, peminjam dan beberapa table-query lainnya. H. MENU 1. Tool Database Utilities Switchboard Manager
2. Konfirmasi bahwasanya belum ada switchboard yang dibuat, klik Yes untuk pembuatannya, 3. Klik edit untuk pembuatan switchboard. 4. Klik New untuk pembuatan tombol pada switchboard. 5. Isikan text yang muncul pada tombol dan pilih form/report/aplikasi yang muncul jika tombol tersebut di klik.
Dengan cara yang sama, buat penambahan item/tombol untuk mahasiswa, peminjaman, Laporan dan keluar. 6. Setelah selesai, form switchboard dapat dijalankan untuk menguji hasil pembuatan. 7. Jika aplikasi telah selesai di kerjakan, maka kita dapat membuat startup aplikasi, sehingga ketika aplikasi dijalankan, akan secara langsung menjalankan form switchboard. ( Tool Startup )