PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN PELALAWAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 6/SOP/LPSE/2014 Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 PPK Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Admin Agency 2 Elektronik 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5 Perbup No. 25 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK Penjelasan Singkat : Pencatatan dan Pendataan : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID PPK sehingga PPK dapat melakukan login pada aplikasi SPSE Tujuan : Definisi : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan PPK yang terdaftar di SPSE 1 Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen 38
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas PPK Front Office Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan permohonan Reset Password 1. Surat Permohonan Reset N/A Mulai Dan Info User ID Password dan Info User ID 2 Menerima dan memeriksa kelengkapan permohonan. Apakah permohonan lengkap? Tidak Ya 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK (Apabila disampaikan langsung membawa asli Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK) Berkas permohonan 5 Menit hasil pengecekan Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail PPK (softcopy) 3 Meminta PPK untuk melengkapi permohonan permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan untuk melengkapi 4 Melengkapai kekurangan permohonan pemberitahuan untuk melengkapi N/A 5 Memeriksa kebenaran permohonan. Apakah permohonan benar/valid? 6 Apabila lengkap dan benar/valid Admin Agency melakukan reset password atau mencari informasi user ID PPK pada aplikasi SPSE 7 Apabila tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu PPK bahwa permohonan ditolak 8 Memberitahukan password baru atau informasi user ID PPK kepada PPK Tidak Selesai Ya 1. Data pada permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada PPK melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) hasil pengecekan bahwa permohonan lengkap dan benar/valid hasil pengecekan bahwa permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid hasil reset password/informasi user id 15 menithasil pengecekan 15 menithasil reset password/infor masi user id 5 menit pemberitahuan permohonan di tolak 10 menitpemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh PPK Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 9 Mengarsipkan dengan mengacu pada SOP pengarsipan Selesai hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id 5 menit Arsip permohonan 39
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID POKJA ULP LAMPIRAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN PELALAWAN 40
Template Surat Permohonan Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID PPK Kop Surat instansi No : Kepada Tempat, Tanggal Lampiran : Yth : Ketua LPSE... Perihal : Permohonan Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID PPK Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama instansi : Alamat instansi : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai ( ) 41
Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 42