STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP) PENGISISAN KRS DAN KHS Kode Dokumen : Revisi : Tanggal : 28 Januari 2013 Dibuat oleh : SEKRETARIS ROPIANTO, M.KOM Dikendalikan Oleh : PUKET I STT IBNU SINA BATAM Ismail, ST., M.Sc. Disetujui Oleh : KETUA STT IBNU SINA BATAM IR. LARISANG, MT 1
DAFTAR ISI Halaman COVER... 1 DAFTAR ISI... 2 I. Tujuan dan Pengertian... 3 II. Pihak-pihak yang terkait... 4 III. Referensi... 4 IV. Ruang Lingkup... 4 V. Mekanisme dan prosedur... 5 VI. Bagan Alir... 7 VII. Lampiran-Lampiran... 9 2
STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI Kode : Judul : Pengisian KRS dan KHS Area : Tanggal Dikeluarkan : 28 Januari 2013 Revisi I. Tujuan dan Pengertian Tujuan prosedur KRS dan KHS ini adalah: 1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai prosedur pengisian KRS dan KHS mahasiswa STT Ibnu Sina Batam 2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pengisian KRS dan KHS mahasiswa STT Ibnu Sina Batam. Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS dan KHS mahasiswa ini antara lain : 1. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan masih menempuh studi di perguruan tinggi. 2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 s/d 3 mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib. 3. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi bobot nilai mata kuliah yang diperoleh dalam angka dan huruf dimana sesuai dengan jumlah mata kuliah dan jumlah SKS yang diprogram serta yang dinyatakan lulus. Dalam KHS juga dinyatakan Indeks Prestasi Semester (IP) dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK). 3
4. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah takaran penghargaan terhadap beban belajar peserta didik yang diperoleh selama satu semester melalui kegiatan yang terjadwal per minggu. Perbedaan takaran untuk tugas terstuktur dan tugas mandiri mempertimbangkan tingkat kedalaman kompetensi yang harus dicapai untuk masing-masing program. 5. Indeks Prestasi Semester (IPS) adalah nilai yang diperoleh dari pembagian jumlah SKS yang lulus di semester berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram pada semester berjalan, dikali dengan jumlah dari bobot SKS dikali dengan bobot nilai. 6. Indeks Prestasi Komulatif (IPK) adalah nilai yang diperoleh dari pembagian jumlah SKS yang lulus dari semester I sampai semester berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram dari semester I sampai semester berjalan, dikali dengan, jumlah dari bobot SKS dikali dengan bobot nilai dalam angka dari semester I sampai dengan semester berjalan. 7. Dosen Penasehat Akademik adalah dosen yang diberikan tugas oleh prodi untuk memberikan penasehatan / pembimbingan akademik kepada mahasiswa baik yang menyangkut strategi pemograman mata kuliah per semester maupun memberikan bimbingan konseling dan monitoring. II. Pihak-Pihak yang terkait Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah : 1. Mahasiswa 2. Dosen Penasehat Akademik 3. Ketua Program Studi 4. Seketaris Prodi 5. BAAK 4
III. Referensi Referensi yang digunakan yaitu Mekanisme dan Prosedur Administrasi Akademik IV. Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur pengisian KRS dan KHS ini meliputi: 1. Mahasiswa melakukan registrasi ulang dengan membayar biaya administrasi dan uang kuliah semester berjalan pada bank yang telah ditentukan. 2. Penyusunan rencana studi untuk semester yang akan berlangsung dengan bimbingan dosen penasehat akademik 3. Persetujuan dan pengesahan rencana studi oleh dosen penasehat akademik dan ketua Prodi. 4. Penyerahan rangkapan KRS dan KHS monitor yang telah dilegalisir ke Seketaris Program Studi, dosen penasehat akademik dan BAAK. 5. Modifikasi atau pembatalan rencana studi dilakukan oleh mahasiswa jika ingin mengubah rencana studi mahasiswa 6. Pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar (PMB) oleh mahasiswa dan dosen 7. Pelaksanaan kegiatan ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester (UAS) 8. Pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah oleh dosen pengampu mata kuliah. 9. Pengisian nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa berdasarkan nilai yang tertera dalam berita acara dan telah disahkan oleh dosen pengampu mata kuliah oleh dosen penasehat akademik. 10. Penandatanganan KHS mahasiswa oleh BAAK 5
11. Pendistribusian rangkapan KRS dan KHS ke BAAK, dosen penasehat akademik dan program studi. V. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa melakukan registrasi ulang dengan membayar biaya administrasi dan uang kuliah semester berjalan pada bank yang telah ditentukan. 2. Mahasiswa menyusun dan mengimput mata kuliah yang telah direncanakan dan mengkonsultasikan kepada penasehat akademik 3. Dosen penasehat akademik mengesahkan (menandatangani) KRS mahasiswa 4. BAAK mencetak KRS mahasiswa dan mendistribusikan kepada mahasiswa, prodi dan penasehat akademik. 5. Jika dalam perjalanan studi mahasiswa ingin mengubah rencana studinya maka mahasiswa tersebut melakukan perubahan atau pembatalan rencana studi 6. Mahasiswa mengikuti perkuliahan sesuai jadwal perkulihan 7. Mahasiswa mengikuti ujian sesuai jadwal yang telah ditentukan 8. Setelah ujian selesai, dosen pengasuh mata kuliah melakukan pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah mahasiswa. 9. Dosen menyetor berita acara penilaian hasil ujian ke BAAK 10. Pengisian nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa berdasarkan nilai yang tertera dalam berita acara oleh BAAK 11. BAAK memberikan KHS kepada Mahasiswa setiap akhir semester dan mendistribusikan rangkap KHS ke Prodi dan Penasehat Akademik. 6
VI. Bagan Alir Bagan alir prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan penjelasan Mulai 1 Melakukan pembayaran administrasi dan Uang Kuliah ke BANK Mahasiswa Kwitansi pembayaran 2 Penyusunan Rencana Studi 1. Mahasiswa 2. Dosen PA KHS Semester sebelumnya 3 Persetujuan dan pengesahan KRS 1. Dosen PA 2. Ketua PRODI KRS yang telah disetujui PA 4 Penyerahan KRS monitor ke BAAK & fotocopian KRS yang dilegalisir ke Prodi, dan PA Mahasiswa KRS yang telah disetujui PA 7
5 Perubahan/ Pembatalan Rencana Studi jika ada perubahan Mahasiswa 1. Kartu Perubahan 2. FC Kwitansi SPP terakhir 6 Mengikuti perkuliahan Mahasiswa Bahan Ajar, buku refferensi 7 Mengikuti Ujian ujian 8 Pemeriksaan dan pemberian nilai mata kuliah 9 Penyerahan Berita Acara Hasil Ujian Mahasiswa Dosen Pengampuh Mata Kuliah 1. Dosen 2. BAAK Kartu Ujian Dokumen ujian Lembar jawaban hasil ujian Berita Acara Hasil Ujian 10 Pengisian Nilai Mata Kuliah dalam KHS BAAK Berita Acara Hasil Ujian 8
11 Pencetakan dan Pengesahan KHS BAAK KHS 12 Pendistribusian Rangkapan KRS / KHS Mahasiswa Dosen PA Prodi KHS VII. Lampiran lampiran-lampiran yang terdapat dalam prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah 1. Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Studi 2. Instruksi Kerja Modifikasi atau Pembatalan Rencana Studi 3. Lembar Kartu Rencana Studi (KRS) monitor 4. Kartu Perubahan 5. Kartu Rekomendasi 6. Lembar Konsultasi Mahasiswa 7. Daftar Hadir Tatap Muka Konsultasi 8. Daftar Anggota Kelompok Mahasiswa Yang dibimbing 9. Perkembangan IPK Mahasiswa 10. Laporan Perkembangan Mahasiswa 9
LAMPIRAN 1 STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI Judul : Instruksi Kerja Pembimbingan Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa Area : Kode : Tanggal Dikeluarkan : 28 Januari 2013 Revisi I. Tujuan Tujuan instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini adalah : 1. Sebagai pedoman bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa. 2. Untuk memberikan kemudahan bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa II. Pengertian Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini antara lain : 1. Pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa adalah suatu kegiatan pembimbingan yang dilakukan oleh dosen penasehat akademik kepada mahasiswa dalam rangka membantu mahasiswa menentukan mata kuliah yang akan diambil sesuai dengan beban SKS yang diperoleh untuk semester yang akan berjalan sehingga dapat mempercepat penyelesaian studi mahasiswa bersangkutan. 2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan 10
prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 s/d 3 mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib. III. Ruang Lingkup Ruang lingkup instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa ini dimulai dari pemeriksaan IPK mahasiswa semester sebelumnya, penetapan beban studi sesuai dengan IPK yang diperoleh, pengisian mata kuliah sesuai dengan beban studi yang diperoleh sampai dengan penandatangan KRS oleh dosen penasehat akademik. IV. Instruksi Kerja Instruksi kerja bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi adalah : 1. Memeriksa IPK mahasiswa semester sebelumnya di KHS mahasiswa semester sebelumnya. 2. Menetapkan beban studi semester yang akan berjalan berdasarkan IPK semester sebelumnya dimulai dari semester III dan seterusnya. Penetapan beban studi berdasarkan IPK dengan ketentuan sebagai berikut: IPK Beban Studi 3.00 4.00 22-26 SKS 2.50 2.99 19-21 SKS 2.00 2.49 10-18 SKS 1.51 1.99 12-15 SKS <=1.5 12 SKS 3. Mengisi jumlah beban studi mahasiswa dalam KHS mahasiswa. 4. Memberi arahan dan berdiskusi dengan mahasiswa mengenai mata kuliah yang akan diambil, jika telah selesai kemudian mengisi daftar mata kuliah yang akan diambil mahasiswa pada semester yang akan berjalan. 11
5. Menandatangangi KRS sebagai bentuk persetujuan dosen penasehat akademik. 12
LAMPIRAN 2 STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI Judul : Instruksi Kerja Perubahan atau Pembatalan Rencana Studi Area : Kode : Tanggal Dikeluarkan : 28 Januari 2013 Revisi I. Tujuan Tujuan instruksi perubahan dan pembatalan rencana studi ini adalah : 1. Sebagai pedoman bagi mahasiswa dalam melakukan perubahan atau pembatalan rencana studi. 2. Untuk memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam melakukan perubahan atau rencana studi II. Pengertian Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja perubahan atau pembatalan rencana studi ini antara lain : 1. Perubahan rencana studi adalah perubahan berupa penambahan dan/atau penggantian mata kuliah tertentu dari rencana studi yang telah disusun dan disetujui sebelumnya, paling lambat setelah dua minggu perkuliahan. 2. Pembatalan rencana studi adalah keputusan seorang mahasiswa dan/atau dosen mata kuliah untuk meniadakan satu atau lebih mata kuliah yang telah ditetapkan dalam 13
kartu rencana studi. Pembatalan mata kuliah dilakukan paling lambat pada minggu keempat perkuliahan. III. Ruang Lingkup Ruang lingkup instruksi kerja perubahan atau pembatalan rencana studi ini dimulai dari konsultasi perubahan atau pembatalan rencana studi, pengambilan kartu perubahan, pengisian kartu perubahan, pengesahan kartu perubahan, pengambilan KPK perubahan dan pengambilan KPK yang dibatalkan, pengisian KPK perubahan sampai dengan penyerahan KPK perubahan ke dosen pengampu mata kuliah yang baru. IV. Instruksi Kerja Instruksi kerja bagi mahasiswa dalam melakukan perubahan atau pembatalan rencana studi adalah : 1. Berkonsultasi mengenai perubahan atau dengan dosen penasehat akademik dan ketua program studi dengan persetujuan dosen pengampu mata kuliah terutama mata kuliah yang akan dibatalkan. 2. Mengambil kartu perubahan di Seketaris Program Studi 3. Bertemu dengan dosen penasehat akademik untuk pengisian kartu perubahan 4. Mengesahkan kartu perubahan ke dosen penasehat akademik dan ketua program studi 5. Mengambil KPK baru dan mengembailkan KPK yang dibatalkan di BAAK 6. Mengisi mata kuliah yang akan diprogram dalam KPK baru 7. Meminta dosen pengampu mata kuliah untuk menandatangani KPK baru sebagai bentuk pengesahan 14
kemudian menyerahkan 1 rangkap KPK baru ke dosen pengampu mata kuliah. 15
LAMPIRAN 3 LEMBAR KRS MONITOR Nama Mahasiswa :... No Register : Prog. Studi :... Beban SKS semester ini :... Semester : Jumlah Semester Lalu Kumulatif s/d Semester Lalu BEBAN SKS KREDIT YANG DIPEROLEH (SKSD) SKSN IP No Nama Mata Kuliah Kode MK SKS B/U Perkuliahan Hari Ke Jam Ke Ruang Kuliah Kode Dosen Pengasuh MK Renca na Ke Paraf BA 1. Mahasiswa bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu ini 2. Diisi rangkap dua 3. Lembaran ini untuk dosen penasehat. Disahkan Oleh Ketua Program Studi Pada tgl :... M. Ropianto, M.Kom. NIDN. 1028067804 Disetujui Oleh Penasehat Akademik Pada tgl :... Ririt Dwi P, ST., M.SI NIDN. 100508101 Batas SKS yang ditentukan Berdasarkan IPK IPK Beban Studi 3.00 4.00 22-26 SKS 2.50 2.99 19-21 SKS 2.00 2.49 10-18 SKS 1.51 1.99 12-15 SKS <=1.5 12 SKS 16
LAMPIRAN 4 KARTU PERUBAHAN KRS Nama Mahasiswa :... No Register : Prog. Studi :... Semester : Subyek No Nama Matakuliah Kode MK SKS MEMBATALKAN MENGGANTI/ MENAMBAHKAN 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Kode Dosen ALASAN (DIISI OLEH DOSEN PENASEHAT 1. Mahasiswa bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu ini 2. Diisi rangkap dua 3. Lembaran ini untuk dosen penasehat. Disetujui Ketua Program Studi Pada tgl :... M. Ropianto, M.Kom. NIDN. 1028067804 Disetujui Oleh Penasehat Akademik Pada tgl :... Ririt Dwi P, ST., M.SI NIDN. 100508101 17
LAMPIRAN 5 KARTU REKOMENDASI Nama Mahasiswa : NPM : SMT : Program Studi : Mata Kuliah / Masalah :... /... No Kepada Keterangan Mengetahui Ketua Program Studi Batam,... 201 Dosen PA M. Ropianto, M.Kom. NIDN. 1028067804 Ririt Dwi P, ST., M.SI NIDN. 100508101 *Digunakan apabila mahasiswa yang bersangkutan membutuhkan konsultasi dengan pihak lain. 18
LAMPIRAN 6 LEMBAR KONSULTASI MAHASISWA No Hari/Tanggal Masalah Yang Dibicarakan Saran Dosen PA Paraf 1 2 3 4 5 6 7 8 Catatan......... 19
LAMPIRAN 7 DAFTAR HADIR TATAP MUKA KONSULTASI No 1 Nama Mahasiswa Masalah Konsultasi Tanda Tangan Keterangan 2 3 4 5 6 7 8 Mengetahui Ketua Program Studi Batam,... 201 Dosen PA M. Ropianto, M.Kom. NIDN. 1028067804 Ririt Dwi P, ST., M.SI NIDN. 100508101 20
LAMPIRAN 8 DAFTAR ANGGOTA KELOMPOK MAHASISWA YANG DIBIMBING No Nama Mahasiswa No. Pokok Keterangan 1 2 3 4 5 6 Batam,... 20 21
LAMPIRAN 9 PERKEMBANGAN IPK MAHASISWA Nama Mahasiswa : NPM : Program Studi : No SMT Jumlah Mata Kuliah IP IPK 1 I 2 II 3 III 4 IV 5 V 6 VI 7 VII 8 VII 9 IX 10 X LULUS TANGGAL... 22
LAMPIRAN 10 LAPORAN PERKEMBANGAN MAHASISWA No NPM Nama Mahasiswa Perkembangan Mahasiswa 1 2 3 4 5 6 7 8 23