TATA CARA PEMBENTUKAN UNIT PENGELOLA (UP) BKM P2KP 1. PENDAHULUAN BKM adalah lembaga masyarakat warga (Civil Society Organization), yang pada hakekatnya mengandung pengertian sebagai wadah masyarakat untuk bersinergi dan menjadi lembaga kepercayaan milik masyarakat, yang diakui baik oleh masyarakat sendiri maupun pihak luar, dalam upaya masyarakat membangun kemandirian menuju tatanan masyarakat madani (civil socitey), yang dibangun dan dikelola berlandaskan berbasis nilai-nilai universal (value based). Sebagai wadah masyarakat untuk bersinergi, BKM berbentuk pimpinan kolektif, dimana keputusan dilakukan secara kolektif melalui mekanisme rapat anggota BKM, dimana musyawarah mufakat menjadi norma utama dalam seluruh proses pengambilan keputusan. Sedangkan sebagai lembaga kepercayaan ('board of trustee'), anggota-anggota BKM terdiri dari orang-orang yang dipercaya warga, berdasarkan kriteria kemanusiaan yang disepakati bersama dan dapat mewakili masyarakat dalam berbagai kepentingan, termasuk kerjasama dengan pihak luar. Dengan demikian, kedudukan dan posisi BKM adalah sebagai lembaga masyarakat yang benar-benar dibangun dari, oleh dan untuk masyarakat sebagai representasi upaya-upaya untuk membangun sinergi segenap potensi masyarakat menuju tatanan masyarakat madani, yang senantiasa berbasis nilai-nilai universal kemanusiaan. Jadi jelas dan tegas bahwa BKM pada dasarnya merupakan lembaga kepercayaan masyarakat atau "Board of Trustee". Pengertian board of trustee pada satu sisi merujuk pada keberadaan BKM yang harus mengakar, representatif, dan aspiratif, serta beranggotakan kumpulan warga yang ikhlas, adil, jujur, dan tidak dibayar untuk pengabdiannya, sehingga menjadi tumpuan kepercayaan masyarakat. Sedangkan pada sisi lain, BKM sebagai lembaga kepercayaan milik masyarakat juga harus mampu diakui dan dipercaya oleh pihak-pihak lainnya. Untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan penanggulangan kemiskinan yang disepakati seluruh masyarakat setempat baik dengan sumber dana P2KP maupun sumber dana lainnya (channeling) dan mempertahankan keberlanjutan dalam proses pembelajaran bagi masyarakat, BKM perlu membentuk unit-unit pengelola sesuai kebutuhan. Unit pengelola (kegiatan) adalah unit pelaksana yang dibentuk oleh BKM sebagai unit mandiri untuk melaksanakan kebijakan dan keputusan yang telah ditetapkan oleh BKM. Untuk melaksanakan fungsi organisasi BKM ini, agar dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan, diperlukan suatu petunjuk pelaksanaan organisasi bagi BKM-BKM. Petunjuk Pelaksanaan ini merupakan penjabaran teknis dari penjelasan-penjelasan yang tertuang dalam Pedoman Umum P2KP dan Petunjuk Teknis Pelaksana BKM. 2. UNIT-UNIT PELAKSANAAN TUGAS BKM Seperti penjelasan sebelumnya bahwa sebagai pelaksana kebijakan dan keputusan yang telah ditetapkan oleh BKM dan untuk mempertahankan keberlanjutan dalam proses pembelajaran bagi masyarakat, BKM perlu membentuk unit-unit pengelola Tata cara Pembentukan Unit Pengelola (UP) BKM P2KP 1
yaitu : Unit Pengelola Keuangan (UPK), Unit Pengelola Lingkungan (UPL), dan Unit Pengelola Sosial (UPS). Unit-unit pengelola ini diangkat dan diberhentikan oleh BKM melalui mekanisme rapat anggota BKM. Dalam menjalankan prinsip transparansi dan akuntabilitasnya, tiap tahun unit-unit pengelola wajib mempertanggung-jawabkan semua kerja mereka kepada BKM di dalam rapat anggota tahunan BKM. Kegiatan-kegiatan KSM/Panitia di bawah pengelolaan UPK, UPL dan UPS yang menggunakan dana BLM dipandang sebagai alat untuk memperkuat proses belajar masyarakat sehingga pada dasarnya pemanfaatan dana tersebut lebih mencerminkan : nuansa pembelajaran, memberikan kesempatan belajar seluasluasnya kepada warga miskin, berorientasi pada penumbuhan kepercayaan dan rasa tanggung jawab. Penjelasan secara umum mengenai UPK,UPL dan UPS ini adalah sebagai berikut : a. Unit Pengelola Keuangan (UPK). Unit Pengelola Keuangan adalah salah satu gugus tugas yang dibentuk oleh BKM sebagai unit mandiri untuk melaksanakan kebijakan-kebijakan yang ditetapkan oleh BKM mengenai pengelolaan dana pinjaman bergulir dan administrasi keuangannya, baik yang berasal dari dana stimulan BLM P2KP, maupun dari pihak-pihak lainnya yang bersifat hibah. b. Unit Pengelola Lingkungan (UPL) Unit Pengelola Lingkungan adalah salah satu gugus tugas yang dibentuk oleh BKM sebagai unit mandiri untuk mengelola kegiatan di bidang pembangunan lingkungan perumahan dan permukiman di wilayahnya. UPL bertanggung jawab dalam hal penanganan rencana perbaikan kampung, penataan dan pemeliharaan prasarana dasar lingkungan perumahan dan permukiman, tata kelola yang baik ( good governance ) di bidang permukiman, dan lain-lain. c. Unit Pengelola Sosial (UPS) Unit Pengelola Sosial adalah salah satu gugus tugas yang dibentuk oleh BKM sebagai unit mandiri untuk melaksanakan kebijakan-kebijakan yang ditetapkan oleh BKM mengenai kegiatan-kegiatan di bidang sosial. Peran UPS adalah mengimplementasikan tugas BKM dalam peningkatan peran sosial bagi masyarakat miskin, menggalang kepedulian, kerelawanan dan solidaritas sosial serta melembagakan nuansa pembelajaran melalui Komunitas Belajar Kelurahan/Desa (KBK/D). Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari UPK, UPL dan UPS merupakan unit mandiri dan dapat mengambil keputusan yang bersifat operasional selama tidak bertentangan dengan keputusan/kebijakan yang telah ditetapkan oleh BKM. Oleh sebab itu setiap unit pengelola wajib mempertanggung-jawabkan hasil kerjanya kepada BKM. 3. MEKANISME PEMBENTUKAN UPK, UPL DAN UPS Pembentukan semua unit pelaksana dan penetapan personalia diputuskan melalui rapat anggota BKM, dengan memperhitungkan kebutuhan serta kemampuan yang ada. Secara teknis mekanisme pembentukan unit-unit pelaksana dijelaskan sebagai berikut : Tata cara Pembentukan Unit Pengelola (UP) BKM P2KP 2
a. BKM mengadakan rapat anggota BKM untuk menyusun dan menetapkan kriteria bagi personil yang dapat dijadikan sebagai unit pengelola kegiatan. b. BKM mensosialisasikan hasil keputusan rapat anggota BKM tentang kriteria dan syarat-syarat personil yang dapat dijadikan sebagai unit pengelola kegiatan kepada seluruh masyarakat keluarahan/desa yang mekanisme-nya dapat dilakukan melalui penempelan poster pengumuman rekrutmen UPK, UPL dan UPS di lokasi/tempat-tempat strategis atau cara lain yang dianggap paling efektif. c. BKM melakukan seleksi administratif terhadap lamaran-lamaran yang masuk dan mengadakan pemanggilan kepada para calon yang dianggap memenuhi syarat dan kriteria yang telah ditetapkan. d. BKM mengadakan seleksi kepada seluruh calon yang terpanggil dan datang ke tempat yang telah ditentukan BKM. Teknis penyeleksian diserahkan kepada BKM berdasarkan hasil rapat anggota yang disepakati. e. BKM mengadakan rapat anggota untuk menetapkan personalia UPK, UPL dan UPS serta mensosialisasikan kepada masyarakat kelurahan/desa nama-nama personil UPK, UPL dan UPS. Mekanisme sosialisasi dapat dilakukan melalui penempelan lembar berita acara dan daftar nama-nama personil UPK, UPL dan UPS di lokasi/tempat-tempat strategis atau cara lain yang dianggap paling efektif. 4. TUGAS DAN FUNGSI UPK, UPL DAN UPS Secara umum tugas dan fungsi unit-unit pengelola BKM adalah menjalankan kebijakan-kebijakan yang diputuskan oleh BKM, sehingga posisi unit-unit pengelola adalah sebagai pelaksana operasional yang berkaitan dengan masing-masing tugasnya sesuai apa yang tertuang dalam PJM Pronangkis. Secara rinci tugas masing-masing unit pengelola di jabarkan sebagai berikut : a. Unit Pengelola Keuangan (UPK). UPK berfungsi sebagai pengelola kegiatan penanggulangan kemiskinan bidang ekonomi dengan tugas-tugas sebagai berikut : Melakukan pendampingan penyusunan usulan kegiatan KSM; Mengendalikan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh KSM Ekonomi; Melakukan pengelolaan keuangan pinjaman bergulir untuk KSM, mengadministrasikan keuangan; dan Menjalin kemitraan (channeling) dengan pihak-pihak lain yang mendukung program ekonomi UPK. b. Unit Pengelola Lingkungan (UPL) UPL berfungsi sebagai pengelola kegiatan penanggulangan kemiskinan bidang lingkungan perumahan dan permukiman dengan tugas-tugas sebagai berikut : Melakukan pendampingan penyusunan usulan kegiatan KSM/Panitia; Mengendalikan kegiatan-kegiatan pembangunan prasarana dasar lingkungan perumahan dan permukiman yang dilaksanakan oleh KSM/Panitia pembangunan; Motor penggerak masyarakat dalam membangun kepedulian bersama dan gerakan masyarakat untuk penataan lingkungan perumahan dan permukiman yang lestari, sehat dan terpadu; Menggali potensi lokal yang ada diwilayahnya; dan Menjalin kemitraan (channeling) dengan pihak-pihak lain yang mendukung program lingkungan UPL. Tata cara Pembentukan Unit Pengelola (UP) BKM P2KP 3
c. Unit Pengelola Sosial (UPS) UPS berfungsi sebagai pengelola kegiatan penanggulangan kemiskinan bidang sosial dengan tugas-tugas sebagai berikut : Melakukan pendampingan penyusunan usulan kegiatan KSM/Pantia; Mengendalikan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh KSM/Panitia bidang sosial; Membangun/mengembangkan kontrol sosial masyarakat melalui media warga/infokom; Memfasilitasi dan mendorong masyarakat/relawan dalam Komunitas Belajar Kelurahan/Desa (KBK/D); Mendorong kepedulian warga dalam kegiatan sosial seperti santunan, beasiswa, sunatan massal, dll; dan Menjalin kemitraan (channeling) dengan pihak-pihak lain yang mendukung program sosial UPS. 5. TATA CARA PELAKSANAAN TUGAS UPK, UPL DAN UPS a. Ketentuan Umum Pelaksanaan Kegiatan BKM sebagai penanggungjawab pembentukan UPK, UPL dan UPS akan menetapkan berbagai keputusan yang mengacu pada PJM Pronangkis untuk dilimpahkan kepada para UP-UP sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan bagi UPK, UPL dan UPS. b. Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan kegiatan UPK, UPL dan UPS ini ditetapkan melalui surat keputusan BKM (SK-BKM) setelah PJM Pronangkis selesai serta UPK, UPL dan UPS terbentuk. c. Mekanisme Pelaksanaan BKM memberikan wewenang kepada UPK, UPL dan UPS dengan mengacu pada ketentuan teknis yang tertuang dalam ART-BKM atau ketetapan-ketetapan lain yang dikeluarkan oleh BKM. Khusus untuk pelaksanaan kegiatan yang bersumber dari dana stimulan BLM, BKM tetap mengacu kepada mekanisme pelaksanaan yang telah ditetapkan pada buku petunjuk teknis pelaksana BKM dan buku Pedoman Umum P2KP edisi revisi September 2004. d. Pertanggungjawaban UPK, UPL dan UPS UPK, UPL dan UPS wajib mempertanggung-jawabkan hasil kerjanya kepada BKM minimal setahun sekali pada saat Rapat Anggota Tahunan (RAT) BKM atau setiap waktu setelah selesai melaksanakan kegiatan UPK, UPL dan UPS dengan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. e. Pemberian Sanksi BKM berkewajiban untuk memberikan sanksi berupa teguran, surat peringatan ataupun putusan memberhentikan personil UPK, UPL dan UPS sepanjang personil tersebut dinilai tidak dapat melaksanakan tugas yang telah ditetapkan dan dianggap telah menyimpang dari koridor nilai-nilai universal kemanusiaan dan prinsip universal kemasyarakatan. Mekanisme pemberian sanksi dilaksanakan setelah diadakan musyawarah anggota BKM maupun musyarawarah BKM yang melibatkan masyarakat. Tata cara Pembentukan Unit Pengelola (UP) BKM P2KP 4
6. LEMBAGA KEUANGAN MIKRO (LKM) Unit-unit pelaksana (UP-UP) pada dasarnya adalah wahana belajar masyarakat dalam menanggulangi kemiskinan diwilayahnya, secara khusus UPK mengelola dana bergulir yang berasal dari BLM maupun sumber dana hibah lainnya guna memfasilitasi proses belajar masyarakat miskin dalam mengembangkan usahanya. Untuk itu, bunga atau biaya dana seyogyanya terjangkau oleh masyarakat miskin tersebut. Bagi KSM yang telah mengalami proses pembelajaran (meminjam lebih dari dua kali) dan telah dianggap mampu mengembangkan usahanya, haruslah didorong untuk berhubungan dengan lembaga keuangan secara komersial dan normal dengan bunga pasar. Lembaga yang dapat melayani kebutuhan tersebut adalah Lembaga Keuangan Mikro (LKM), sumber-sumber pendanaan LKM dapat berasal dari tabungan anggota atau dana kemitraan dengan bank atau lembaga keuangannya secara normal. a. Pengertian LKM adalah Lembaga Keuangan Mikro yang merupakan unit komersial dan berfungsi memberikan pelayanan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat miskin yang telah mempunyai usaha/berkembang (telah melalui proses pembelajaran di KSM-P2KP) atau masyarakat lainnya yang ingin mengembangkan usahanya. Dalam pelaksanaan pembentukannya, BKM dapat mengambil inisiatif untuk memfasilitasi pembentukan LKM tersebut. Bentuk dari badan hukum LKM ini bisa berbentuk Koperasi, PT. dan CV. sesuai dengan pilihan BKM dalam orientasi pengembangan keuangan mikro ini. Dalam hal permodalan, sebagai modal awal LKM (Koperasi, PT. dan CV.) yang dibentuk atas inisiatif dari BKM dimungkinkan meminjam dari dana BLM sebagai penyertaan modal dengan bunga pinjaman sesuai bunga pasar/bunga yang disepakati bersama. b. Mekanisme Pembentukan Mekanisme pembentukan LKM baik dalam bentuk badan hukum Koperasi, PT. atau CV., mengacu kepada aturan-aturan atau undang-undang yang berlaku. 7. TUGAS KESEKRETARIATAN BKM Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) berbentuk pimpinan kolektif yang terdiri dari kumpulan warga yang ikhlas, adil, jujur dan tidak memperoleh imbalan materi untuk pengabdiannya. Untuk membantu kelancaran tugasnya, BKM dapat membentuk kesekretariatan BKM. a. Pengertian Kesekretariatan BKM adalah unsur pelaksanaan administrasi kegiatan sehari-hari yang dibentuk oleh BKM untuk memperlancar tugas dan fungsi BKM. Unsur pelaksana ini dibentuk oleh BKM sesuai dengan kebutuhan. Kesekretariatan ini mempertanggung-jawabkan hasil pelaksanaan tugasnya kepada BKM. Tata cara Pembentukan Unit Pengelola (UP) BKM P2KP 5
b. Mekanisme Pembentukan BKM mengadakan rapat anggota BKM untuk menyusun dan menetapkan kriteria untuk staf kesekretariatan. BKM melakukan seleksi terhadap usulan nama-nama yang diajukan oleh anggota BKM dan menetapkan sejumlah nama (jumlah staf disepakati sesuai kebutuhan) yang memenuhi kriteria sebagai staf kesekretariatan BKM. BKM mensosialisasikan kepada masyarakat kelurahan/desa nama-nama staf kesekretariatan BKM. Mekanisme sosialisasi dapat dilakukan melalui penempelan lembar berita acara dan daftar nama-nama staf kesekretariatan di lokasi/tempat-tempat strategis atau cara lain yang dianggap paling efektif. c. Tugas Kesekretariatan BKM Menyusun agenda rapat/pertemuan BKM; Membuat dan menyebarkan surat undangan; Bertindak sebagai notulen dalam setiap acara rapat/pertemuan BKM; Memberikan laporan hasil notulensi kepada seluruh anggota BKM ataupun pihak lain yang berkepentingan; Mencatat administrasi keuangan operasional BKM; Melaporkan administrasi keuangan kepada BKM secara berkala. Jakarta, 18 April 2005 Tata cara Pembentukan Unit Pengelola (UP) BKM P2KP 6