Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu FAKULTAS PERTANIAN Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 0040006004 Revisi : 3 Tanggal : 6 Juli 2012 Diajukan oleh : Sekretaris GJM FP UB ttd M. Purnomo, SP.MP.PhD Dikendalikan oleh : Management Representative ttd Disetujui oleh : Dekan Ir. Didik Suprayogo, MSc. PhD ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc., PhD. i
Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 2 Detail Prosedur... 4 Bagan Alir... 6 Lampiran... 10 Lampiran 1. Jadwal Penjelasan AIM Batch I Tahun 2010... 11 Lampiran 2. Daftar Auditor Internal Mutu (AIM) Batch I 2010 UB... 12 Lampiran 3. Surat Permohonan Kesediaan menjadi Auditor... 13 Lampiran 4. Surat Undangan Refreshing AIM... 15 Lampiran 5. Surat Undangan Penjelasan AIM Batch I Tahun 2010Error! Bookmark not d Lampiran 6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AuditError! Bookmark not defined. Lampiran 7. Surat Tugas Tim AIM... 16 Lampiran 8. Lampiran 9. Surat Pemberitahuan Uploading DokumenError! Bookmark not defined. Surat Pemberitahuan Mengunduh (Download) Dokumen... Error! Bookmark not defined. Lampiran 10. Checklist Audit Sistem AIM... 17 Lampiran 11. Borang Laporan Audit Internal... 18 Lampiran 12. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi... 25 Lampiran 13. Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement CAR)... 25 Lampiran 14. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan KoreksiError! Bookmark not defin Lampiran 15. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AIMError! Bookmark not defined. Lampiran 16. Format Laporan AIM... Error! Bookmark not defined. Lampiran 17. Surat Permintaan Tindakan KoreksiError! Bookmark not defined. Lampiran 18. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi... 26 Lampiran 19. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk Evaluation) untuk AuditeeError! Bookmark not defined. Lampiran 20. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk Evaluation) untuk Auditor... 27 Lampiran 21. Jadwal Pelaksanaan Siklus SPMIError! Bookmark not defined. ii
Tujuan Menjamin bahwa Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya (FPUB) akan melaksanakan Audit Internal (AI) sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang telah ditetapkan. Ruang Lingkup Audit batch I merupakan audit sistem (desk evaluation) yang ruang lingkupnya meliputi: 1. Organisasi Fakultas/Program, Jurusan/Program Studi (bagan/ struktur organisasi termasuk struktur GJM, tugas pokok dan fungsi). 2. Sistem dokumen meliputi dokumen Visi, Misi dan Tujuan, dokumen Rencana Strategis (Renstra), dokumen Program Kerja (Proker) dan dokumen Pedoman Pendidikan. Definisi 1. Visi Fakultas/Program adalah pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh Fakultas/Program yang dirumuskan secara jelas untuk diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas. 2. Visi Jurusan/Program Studi adalah pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh Jurusan/Program Studi yang dirumuskan secara jelas untuk diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas. 3. Misi Fakultas/Program adalah deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi Fakultas/Program yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma. 4. Misi Jurusan/Program Studi adalah deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi Jurusan/Program Studi yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma. 5. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya 6. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan 1
mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi. 7. Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor fakultas /program/jurusan/ps bersangkutan yang dikoordinir oleh Management Representative. 8. Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Internal (SPMI) di tingkat Fakultas/ Program. 9. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan/ Program Studi. 10. Dokumen induk Faukltas adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Fakultas dan Dekan dibantu GJM sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk Fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Dekan, dan Pedoman Pendidikan. Adapun Dokumen induk untuk Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman Pendidikan. 11. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/jurusan/ps meliputi Manual Mutu, manual prosedur, dokumen pendukung dan borang. Rujukan 1. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku I Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta. 2. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku II Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta. 2
3. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIA Borang Akreditasi Sajana. Jakarta. 4. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIB Borang Fakultas-Sekolah Tinggi. Jakarta. 5. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IV Panduan Pengisian Instrumen Akreditasi S1. Jakarta. 6. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku V Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta. 7. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta. 8. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VII Pedoman Asesmen Lapangan. Jakarta. 9. BAN-PT. 2008. Pedoman Evaluasi Diri. Untuk Akreditasi Program Studi dan Institusi Perguruan Tinggi. Jakarta. 10. BAN-PT 2008. Matriks Penilaian Laporan Evaluasi Diri. Jakarta. 11. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU I Naskah Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta 12. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU II. Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta 13. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIA Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta 14. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIB Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 15. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 16. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 17. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VII. Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 18. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Magister. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 3
19. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku I Naskah Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 20. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. BUKU II. Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 21. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIA Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 22. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIB Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 23. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 24. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 25. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VII. Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 26. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Doktor. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 27. Dokumen SPMI UB 2010, meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, Organisasi dan Tata Kerja, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Pendidikan, Manual Mutu, Standar Mutu, Manual Prosedur Wajib ISO 9001:2008, instruksi kerja, dokumen pendukung, serta borang-borang. 28. Peraturan Pemerintah no.17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Detail Prosedur Prosedur pelaksanaan AIM dilakukan dalam dua tahapan, yaitu Persiapan dan Pelaksanaan. Persiapan a. Dekan memberi mandat kepada MR (PDI) dibantu GJM untuk melaksanakan koordinasi Audit internal. b. GJM menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit. 4
c. Dekan melalui Pembantu Dekan I menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AI. d. GJM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta menentukan auditor yang akan melaksanakan audit. e. Dekan melalui PDI meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor. f. Pembantu Dekan I didampingi oleh GJM melakukan koordinasi pelaksanaan AI dengan para auditee. g. GJM meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada auditee. h. GJM menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat pelaksanaan audit. i. PDI menyusun konsep surat tugas Tim AI dan auditor, dan menyampaikan kepada Dekan untuk ditandatangani. Pelaksanaan a. Dekan membuat surat tugas auditor disertai dengan jadwal, dan tempat audit kepada auditor. b. Dekan melalui PDI menyampaikan pemberitahuan kepada masing-masing unit terkait yg bertindak sebagai auditee untuk mempersiapkan proses audit internal sesuai ruang lingkup yang disepakati. c. GJM menyampaikan check list audit dan kelengkapan dokumen teraudit kepada auditor. d. Auditor melakukan audit sesuai ruang lingkup AI dalam unit kerja terkait di Fakultas Pertanian, e. PDI meminta klarifikasi jika ditemukan ketidaksesuaian (KTS) dengan mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan. f. PDI dibantu GJM menyusun laporan hasil audit dan menyampaikan kepada Dekan disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK). g. Dekan menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepada Unit kerja terkait. h. Unit kerja terkait melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Dekan dan melaporkan perkembangan tindakan koreksi kepada Dekan. 5
Memberi mandat kepada PJM untuk melaksanakan AIM Bagan Alir Mulai Dekan Memberi mandat kepada GJM untuk melaksanaan AIM Tupoksi GJM GJM Menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit Dokumen audit Dekan Melalui MR (PD 1) menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AIM Manual Prosedur Pelaksanaan AIM Batch 1/2 2010 GJM Menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta menentukan auditor yang akan melaksanakan audit Jadwal sosialisasi dan daftar auditor 00000 09101 01 00000 09101 02 GJM Meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor Surat permohonan kesediaan 00000 09101 03 GJM Mengundang Auditor Internal untuk mengikuti refreshing AIM Surat undangan refreshing 00000 09101 04 6
GJM Mendampingi Pembantu Dekan I melakukan koordinasi pelaksanaan AIM dengan para auditee Surat Undangan Koordinasi 00000 09101 05 A A GJM Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit melalui laman (website) kepada auditee Surat Kesediaan waktu audit 00000 09101 06 GJM Menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat pelaksanaan audit Distribusi auditor GJM Menyusun konsep surat tugas Tim AIM dan auditor, serta menyampaikan kepada Rektor untuk ditandatangani Konsep surat tugas MR Fakultas/ Program, Jurusan/ Prgram Studi Melakukan Audit Internal Borang Laporan Audit Internal Dekan Menerbitkan surat tugas disertai dengan distribusi auditor, jadwal, dan tempat audit Surat Tugas Tim AIM Batch I 2010 00000 09101 07 7
Pembantu Dekan I Memberitahukan kepada auditee untuk mengunggah (upload) ruang lingkup yang diperlukan dalam AIM 2010 Surat Pemberitahuan uploading dokumen 00000 09101 08 B 8
B GJM Menyampaikan checklist audit dan memberitahukan kepada auditor bahwa audit sudah dapat dilakukan dengan mengunduh (download) dokumen Surat Pemberitahuan downloading dokumen dan checklist audit 00000 09101 09 Auditor Melakukan audit sesuai ruang lingkup AIM 2010 melalui website masing-masing auditee Borang Laporan AIM Batch I 2010 & KTS 00000 09101 10 00000 09101 11 00000 09101 12 00000 09101 13 00000 09101 14 GJM Meminta klarifikasi temuan ketidaksesuaian (KTS) dengan mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan Surat undangan klarifikasi hasil AIM Batch I 2010 00000 09101 15 GJM Menyusun laporan hasil audit dan menyampaikannya kepada Rektor disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK) Laporan AIM Batch I 2010 00000 09101 16 Dekan Menerbitkan dan menyampaikan surat PTK kepada auditee Surat PTK 00000 09101 17 Auditee Melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Dekan dan melaporkannya kepada Dekan melalui GJM Laporan PTK 00000 09101 18 Selesai 9
Lampiran 10
Lampiran 1. Jadwal Pelaksanaan Audit Internal Kode: 0040010301 A. Batch I Tahun 2012 Hari/ Tanggal 6 Juni 2012 25 Juli 2012 Pukul / Tempat Peserta Pelaksana 08.00-10.00 Dekan KTU Dr.Ir. Sudarto.MS.Ph.D PD 1,2,3 Kasubag Dr.Ir. Sri Karindah,MS Rina Rachmawati, Sp.MP.Meng Hagus Tarno, SP.MP.Ph.D 10.00-12.00 Dekan KTU Nur Baladina, SP.MP PD 1,2,3 Kasubag Dwi Retno Andriani, SP.MP M Purnomo, SP.MP.Ph.D 08.00-10.00 Dekan KTU Dr.Ir. Sudarto.MS.Ph.D PD 1,2,3 Kasubag Dr.Ir. Sri Karindah,MS Rina Rachmawati, Sp.MP.Meng 10.00-12.00 Dekan KTU Kasubag Hagus Tarno, SP.MP.Ph.D Nur Baladina, SP.MP Dwi Retno Andriani, SP.MP 11
Lampiran 2. Daftar Auditor Internal Mutu (AIM) Batch I 2010 UB Kode: 0040010302 No. 1. Nama Auditor Dr.Ir. Sudarto.MS.Ph.D Unit Kerja No. HP Tanah 081334560564 E-mail Sudarto_fpub@yahoo.co.id 2. Dr.Ir. Sri Karindah,MS HPT skarindah@yaho o.com 3. Ir. Didik Suprayogo, MSc.PhD Tanah 08123399648 suprayogo09@y ahoo.com 4. Rina Rachmawati, Sp.MP.Meng HPT 081217828618 rina_rachmawati @yahoo.com 5. Hagus Tarno, SP.MP.Ph.D HPT 0812131029241 h_gustarno@ub. ac.id 6. Nur Baladina, SP.MP Sosek ila_nb@yahoo.c om 7. Dwi Retno Andriani, SP.MP Sosek 081330306203 dwiretno.fp@ub.ac.id 8. M Purnomo, SP.MP.Ph.D Sosek 081213714299 mangku_purno mo@yahoo.com 12
Lampiran 3. Undangan Pelaksanaan Audit Internal Kode: 0040010303 Nomor : 1090A /UN10.4/AK/2012 Malang, 5 Juni 2012 Lampiran : - Perihal : Pelaksanaan Audit Internal FP UB Kepada Yth. Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya Malang Dalam rangka pelaksanaan Audit Internal Batch I tahun 2012 FP-UB maka Saudara diharapkan hadir pada, Hari : Rabu Tanggal : 06 Juni 2012 Jam : 08.00 WIB Tempat : Ruang Sidang FP UB Lt II Acara : Penjelasan dan Pelaksanaan AI Batch I Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih. Dekan ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc.,Ph.D NIP. 19530328 198103 1 001 Tembusan : 1. Dekan 2. Arsip 13
Lampiran 4 Pemberitahuan Pelaksanaan Audit Internal Kode: 0040010304 Malang,4 Juni 2012 Nomor Lampiran Perihal : 1080 A /UN10.4/AK/2012 : satu lembar : Pelaksanaan Audit Internal Kepada Yth. Kepala Sub Bagian... Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang Menindaklanjuti Surat Tugas Dekan No 1076 A /UN10.4/KP/2012 tentang Tim Auditor untuk Audit Internal (AI) Batch I Tahun 2012, maka dengan ini diharapkan Ketua/Kepala Unit kerja di libgkungan Fakultas Pertanian untuk mempersiapkan dokumen dan menyediakan waktu untuk proses audit internal Alokasi waktu yang ditetapkan untuk audit internal Batch I adalah Mei- Juli 2012 Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Dekan ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc.,Ph.D NIP. 19530328 198103 1 001 Tembusan: 1. Yth. Ketua GJM 2. Arsip 14
Lampiran 5: Lampiran Kesediaan Menjadi Auditor Lampiran Surat No. 1077A /UN10.4/AK/2012 S U R A T K E S E D I A A N Kepada Yth. Dekan c/q Pembantu Dekan I Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang Sehubungan dengan surat Dekan FP Nomor:1076A/UN10.4/KP/2012 mengenai Permohonan Kesediaan menjadi Auditor untuk AI di Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya, dengan ini saya sampaikan: Nama Jur./PS/Prog. : : Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internal untuk AI FP-UB bulan... tahun..., serta tidak mengganggu tugas pokok dalam Tri Dharma PT. Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih. Auditor, *) coret yang tidak perlu (...) Tanda tangan & nama terang 15
Lampiran 6 : Permohonan Kesediaan Menjadi Auditor Kode: 0040010303 Malang, 7 Mei 2012 Nomor Lampiran Perihal :1077A /UN10.4/AK/2012 :1 (satu) lembar :Permohonan Kesediaan menjadi Auditor untuk AI Kepada Yth. (Auditor Internal) Di Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya Malang Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya melalui Audit Internal (AI), maka diperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan Audit Internal dengan ruang lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan AI Batch 1 2012. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor sesuai alokasi waktu yang kami sediakan dengan mengisi Form Kesediaan terlampir. Form tersebut harap dikirim kembali kepada kami Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih. Dekan ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc.,Ph.D NIP. 19530328 198103 1 001 16
Lampiran 7 : Surat Tugas Audit Internal FP UB Kode: 0040010306 S U R A T T U G A S No. 1076A /UN10.4/KP/2012 Yang bertanda tangan di bawah ini, Dekan Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya, menugaskan nama-nama berikut menjadi Tim Auditor Internal (AI) Batch I Tahun 2012 Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya dengan susunan personalia sebagai berikut: Ketua Anggota Ir. Didik Suprayogo, MSc., PhD Dr. Ir. Sudarto,MS Dr. Ir.Sri Karindah,MS Hagus Tarno, SP.MP.Ph.D Dr. Ir. Titin Sumarni, MS Rina Rachmawati, SP.MP.Meng Nur Baladina, SP.MP Dwi Retno Andriani, SP.MP Demikian surat tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dan melaporkan hasilnya kepada Dekan melalui Gugus Jaminan Mutu (GJM-UB). Dekan ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc.,Ph.D NIP. 19530328 198103 1 001 Tembusan: 1. Pembantu Dekan I FP-UB 2. Pembantu Dekan II FP-UB 3. Pembantu Dekan III FP-UB 4. Ketua GJM-UB 5. Yang bersangkutan 17
Lampiran 8 : Chek List Dokumen UKPA Siklus 11 Nama UKPA : Nama Auditor Ketua : Nama Auditor Anggota : Tanggal Penilaian : A. Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) No Kriteria 1. Tindakan Koreksi atas temuan AIM UKPA Siklus 10 Tahun 2012 2. Tindakan Koreksi atas temuan Surveillance Tahap I ISO 9001:2008 Dokumen Ada/Tidak B. Implementasi SPMI berbasis Persyaratan SMM ISO 9001:2008 No Kriteria 1. 4.1. a) s.d f) Persyaratan Umum Organisasi (Unit Kerja) 2. Struktur organisasi 3. TUPOKSI. 4. Penetapan dan persyaratan Pelanggan (Input dan output) 5. Produk (Jasa) Organisasi (Unit kerja) (klausul 7.2.3) 6. 4.1 a) & b) Proses bisnis organisasi (Unit Kerja) 7. 4.1 c) Menentukankriteriadanmetodasupaya prosesprosesnyaberjalanefektif (MP Proses, standar layanan dll.) 8. 4.1 d) Penyediaansumberdayadaninformasi yang mendukungpengoperasiandanpemantauan prosesprosesnya. (berkaitan Klausul 6) 9. 4.1 e) & f) Siklus PDCA (Untuk setiap proses kegiatan) 10. 4.2.; 4.2.2.; 4.2.3.; Sistem Dokumen 4.2.4. 11. Ruang lingkup sistem manajemen mutu Unit kerja, termasuk alasan setiap pengecualian persyaratan 12. Kebijakan mutu 18 Dokumen Ada/Tida k Keterangan (tulis dengan ringkas dan padat)
B. Implementasi SPMI berbasis Persyaratan SMM ISO 9001:2008 No Kriteria 13. Sasaran Mutu, termasuk pemantauan capaiannya Ada sinkronisasi antara Renstra Universitas, 14. Renstra Unit Kerja, kebijakan mutu, Program Kerja dan sasaran mutu 15. Daftar dokumen induk Daftar dokumen mutu (termasuk Manual Prosedur 16. Wajib), setidaknya 5 MP layanan utama sudah memasukkan time frame 17. Daftar acuan silang dengan ISO 9001:2008 18. Rekaman setiap proses kegiatan (output) (berkaitan dengan semua baris warna kuning) 19. 5.1; 5.2; 5.3; 5.4.1.; 5.4.2.; 5.5.1.; 5.5.2.; Komitmen Top Manajemen 5.5.3.; 5.6.1.; 5.6.2.; 5.6.3. 20. Menunjuk Wakil Manajemen (Management Representative = MR). 21. Komunikasi Internal. 22. 5.6.1 Management Review (tinjauan manajemen). 23. 6.1.; 6.2.; 6.2.1.; 6.2.2.; Penyediaan Sumberdaya 6.3.; 6.4. 24. Penyediaan sumberdaya manusia (SDM) sesuai kompetensi (Curriculum Vitae à pemetaan SDM -- > Job analisis --> Gap Analisis --> peningkatan kompetensi). (Curriculum Vitae à pemetaan SDM - -> Job analisis --> Gap Analisis --> peningkatan kompetensi). Contoh Kompetensi Dosen: SERDOS. 25. 6.2.2 Uraian pengalaman dan peningkatan kompetensi SDM (studi lanjut, pelatihan, lokakarya, magang dsb). 26. Evaluasi Kinerja SDM (Contoh: Evaluasi Kinerja Pegawai). 27. Uraian Infrastruktur dan semua fasilitas yang dibutuhkan. 28. Penetapan lingkungan kerja atau suasana akademik yang dibutuhkan (Pemeliharaan, 19 Dokumen Ada/Tida k Keterang (tulis deng ringkas d padat)
B. Implementasi SPMI berbasis Persyaratan SMM ISO 9001:2008 No 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 7.1.; 7.2.1.; 7.2.2.; 7.2.3.; 7.3.1.; 7.3.2.; 7.3.3.; 7.3.4.; 7.3.5.; 7.3.6.; 7.3.7.; 7.4.2.; 7.4.3.; 7.5.1.; 7.5.2.; 7.5.3.; 7.5.4.; 7.5.5.; 7.6. 7.1 & 7.2.2 36. 7.4.1. Kriteria kenyamanan dan kebersihan). Perencanaan dan realisasi produk Perencanaan Produk (Proses kegiatan di unit kerja sesuai persyaratan mutu dan persyaratan produk (jasa)) (contoh: Kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan KEPPRES 80? Dan menggunakan E-Proc)(Rekaman kesesuaian dan tinjauannya) Pemantauan validasi alat ukur setiap proses kegiatan unit kerja(contoh: validasi penilaian kenaikan pangkat staf, validasi materi Audit Internal Mutu dsb). Persyaratan khusus yang ditetapkan pelanggan output (misal: hasil analisis LSIH sesuai standar baku, dsb) (Klausul 4.1.). Persyaratan sesuai peraturan dan UU yang berlaku atau persyaratan lain yang ditetapkan organisasi. Uraian khusus tahapan desain dan pengembangan program unit kerja. Pemantauan dan evaluasi output dan tindak lanjut (Contoh: salah satu produk PJM adalah hasil audit mutu maka diperlukan analisis hasil audit dan temuan yang kurang bermutu ditindak lanjuti melalui pelatihan atau kegiatan yang sesuai). Proses pembelian (pengadaan barang, pengadaan konsultan, auditor, asesor, reviewer, fasilitator dsb) 37. Ada kriteria seleksi, evaluasi dan re-evaluasi 20 Dokumen Ada/Tida k Keterangan (tulis dengan ringkas dan padat)
B. Implementasi SPMI berbasis Persyaratan SMM ISO 9001:2008 No Kriteria pemasok. Ada kegiatan pemeriksaan untuk memastikan 38. produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan/spesifikasi pembelian. 39. 7.5.1 Rekaman untuk bukti terkendalinya pelaksanaan produksi atau layanan jasa 40. 7.5.2 Rekaman untuk bukti validasi proses produksi atau layanan 41. 7.5.4 Rekaman milik pelanggan 8.1.; 8.2.1.; 8.2.2.; 8.2.3.; 42. 8.2.4.; Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tindak 8.3.; lanjut perbaikan 8.4.; 8.5.1.; 8.5.2.; 8.5.3. 43. Ada borang pemantauan setiap proses kegiatan, dan hasil (rekaman) pemantauan dianalisis. Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap 44. proses kegiatan (Contoh: menggunakan borang Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) atau borang kepuasan pelanggan yang dibuat sendiri). 45. Ada analisis kepuasan pelanggan dan tindak lanjutnya 46. 8.2.2 Ada audit internal yang terjadwal (termasuk rekaman audit) 47. 8.2.2 & Ada rekaman tindak lanjut hasil audit (Permintaan 8.4 Tindakan Koreksi = PTK) 48. 8.2.4 Rekaman pemantauan dan pengukuran karakteristik produk (8.2.4) 49. 8.3 Rekaman Pengendalian produk tidak sesuai (8.3) Dokumen Ada/Tida k Keterang (tulis deng ringkas d padat) C. Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT No Kriteria 1. Isian Borang III-A untuk Program Studi *) 2. Isian Borang III-B untuk Fakultas/Program *) a. Program Studi Strata 1 (Sarjana) b. Program Studi Strata 2 (Magister) 21 Dokumen Ada/Tida
C. Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT No c. Program Studi Strata 3 (Doktor) Kriteria Dokumen Ada/Tidak (tu Catatan: *) Jika melakukan audit kepada program studi, maka tidak perlu mengisi poin 2. Jika melakukan audit kepada fakultas/program, maka tidak perlu mengisi poin 1 D. Implementasi Pelayanan Prima No 1 Visi-Misi-Motto Kriteria a Visi dan misi mampu memotivasi pelaksana untuk memberikan pelayanan terbaik b Motto yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik c Motto layanan disosialisasikan secara luas kepada pengguna layanan (stakeholders) d Maklumat Pelayanan atau janji pelayanan atau dokumen sejenis yang berisi pernyataan kesanggupan untuk memenuhi standar pelayanan 2 Sistem dan Prosedur a Prosedur tetap (SOP/MP) dan atau standar pelayanan b Sistem pengelolaan berkas/dokumen c Sertifikat ISO 9001:2008 dalam menyelenggarakan pelayanan publik d Sistem/prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan e Sistem pengelolaan mutu pelayanan f Uraian tugas pegawai yang jelas g Persyaratan pelayanan yang disosialisasikan kepada pengguna layanan (stakeholders) h Biaya/tarif pelayanan ditetapkan secara resmi, berdasarkan hukum dan disosialisasikan i Standar waktu untuk penyelesaian pelayanan j Keterbukaan informasi pelayanan kepada pengguna layanan (stakeholders) 3 Sumber Daya Manusia a Pedoman internal tentang sikap dan perilaku (etika pegawai) b Sikap dan perilaku pegawai dalam memberikan 22 Dokumen Ada/Tidak Keteranga n (tulis dengan ringkas dan padat)
D. Implementasi Pelayanan Prima No Kriteria pelayanan kepada pengguna layanan c Kedisiplinan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan d Kepekaan/respon pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan f Ketrampilan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan g Kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan ketrampilan/ profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada pengguna layanan 4 Sarana dan Prasarana a Sarana yang dipergunakan untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal b Sarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: Kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan) c Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, email dan lainnya) Dokumen Ada/Tidak Keteranga n (tulis dengan ringkas dan padat) Auditor Ketua, (nama dan tandatangan) 23
Lampiran 7. Borang Laporan Audit Internal Kode: 0040010308 Audit ke :.. Bulan :.. No. Temuan Tanggal Temuan Kategori Temuan Status Temuan Auditor Auditee Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai Verifikasi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. dst Malang,... Management Representative Status Akhir NIP. (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed 24
Lampiran 8. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Kode: 0040010309 Kategori Temuan : Tanggal Temuan : No. Temuan : Auditor : 1. 2. Uraian temuan: Akar penyebab: Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : adwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi : Dipersiapkan oleh: Tanggal: Catatan : Tanda Tangan Auditee : (Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan) 25
Lampiran 10. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi Kode: 0040010311 Audit ke : Auditor : Tanggal : Auditee : 1. 2. Tanda tangan Ketua Auditor : Tanda tangan Auditee: No Kategori Status Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Tanggal Perbaikan Dokumen (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (1) Nomor Urut (2) KTS Berat, KTS Ringan, Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah diselesaikan) (4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk 26
Lampiran 11. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk Evaluation) untuk Auditor Kode: 0040010201 1. Mengisi/menanda-tangani daftar hadir acara dan mengambil konsumsi 2. Melakukan Audit Sistem terhadap tiga dokumen, Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja dan Laporan Audit Pendahuluan. a. Memeriksa kelengkapan organisasi dan dokumentasi b. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement CAR) c. Memberikan saran perbaikan 3. Menyerahkan hasil audit sistem ke PDI/ GJM Jumlah halaman : 1 Tanggal disahkan : Revisi ke : 0 Dibuat oleh : Sekretaris GJM Dikendalikan oleh : Ketua Gugus Jaminan Mutu Disetujui oleh : Pembantu Dekan I Ir. Didik Suprayogo, MSc., PhD NIP. 27