No.Terbit: 01 Halaman: 1 / 5 KETIDAKSESUAIAN,TINDAKAN KOREKSI, DAN PENCEGAHAN SML-2.452.00-00 Disiapkan oleh Jabatan: Sekretaris ISO Diperiksa oleh Jabatan: Manajer Lingkungan Disetujui oleh Jabatan: Wakil Manajemen TERKENDALI STATUS DOKUMEN (beri tanda ) TIDAK TERKENDALI OBSOLETE
No.Terbit: 01 Halaman: 2 / 5 KEGUNAAN Prosedur ini digunakan untuk menetapkan dan memelihara pelaksanaan tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dan berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian, serta untuk menjamin seluruh catatan kegiatan tersebut terdokumentasi dengan baik. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk seluruh Departemen/Biro di PT.ABC. DEFINISI Ketidaksesuaian adalah suatu kejadian atau kondisi dimana kinerja lingkungan, dan atau praktek-praktek kerja, dan atau operasional perusahaan tidak sesuai dengan standar kinerja lingkungan dan atau persyaratan/ketentuan lain dari sistem manajemen lingkungan perusahaan yang telah ditetapkan. Tindakan koreksi dan pencegahan adalah tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki, mengurangi, dan mencegah terulangnya kejadian ketidaksesuaian. ACUAN ISO-14001 / SNI 19-14001-1997 Elemen 4.5.2. PROSEDUR KETIDAKSESUAIAN 1. Informasi ketidaksesuaian pada dasarnya dapat diperoleh dari satu atau lebih informasi yang bersumber dari : (a) Hasil observasi setiap karyawan; (b) Laporan evaluasi kinerja manajemen dan kinerja lingkungan; (c) Laporan dari pihak-pihak yang berkepentingan; (d) Hasil pemantauan dan pengukuran lingkungan; (e) Hasil audit lingkungan. 2. Manajer Lingkungan bertanggungjawab untuk menerima informasi ketidaksesuaian, menerbitkan laporan ketidaksesuaian, menyimpan
No.Terbit: 01 Halaman: 3 / 5 laporan ketidaksesuaian, dan mencatat perubahan status laporan ketidaksesuaian. 3. Manajer Lingkungan akan menerbitkan laporan ketidaksesuaian setelah mengevaluasi rekaman/data/dokumen pendukung lain, serta memeriksa/mengkaji ulang informasi ketidaksesuaian yang dilaporkan. Khusus informasi yang bersumber dari hasil pemantauan-pengukuran dan hasil audit lingkungan tidak perlu dikaji ulang. 4. Laporan ketidaksesuaian (SML-4.452.00-00) disampaikan kepada unit kerja yang menyebabkan timbulnya ketidaksesuaian untuk disetujui dan dilengkapi dengan pernyataan tindakan koreksi dan pencegahan. 5. Laporan ketidaksesuaian yang telah diisi lengkap oleh unit kerja diserahkan kembali kepada Manajer Lingkungan untuk didokumentasikan, yang selanjutnya akan memperbaharui formulir status laporan ketidaksesuaian (SML-4.452.01-00). 6. Manajer Lingkungan akan memantau tindak lanjut tindakan koreksi dan pencegahan dari laporan ketidaksesuaian dan memastikan tindakan koreksi telah dilakukan dengan memuaskan. 7. Apabila seluruh tindakan koreksi dan pencegahan dari laporan ketidaksesuaian telah diselesaikan dengan memuaskan, maka laporan ketidaksesuaian dinyatakan selesai dan ditutup oleh Manajer Lingkungan, dan selanjutnya merubah status dari laporan ketidaksesuaian tersebut. 8. Apabila tindakan koreksi dan pencegahan mengalami hambatan/kesulitan, dan berakibat laporan ketidaksesuaian tidak dapat diselesaikan/ditutup, maka Wakil Manajemen Lingkungan (bersamasama dengan penangggung jawab unit kerja) akan melaporkannya dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen (SML-2.460-00) untuk diputuskan tindakan penyelesaiannya.
No.Terbit: 01 Halaman: 4 / 5 TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN 1. Setiap penanggung-jawab unit kerja, baik sendiri atau bersama-sama harus melakukan kajian dan evaluasi rutin terhadap aspek dan dampak lingkungan yang timbul di unit kerjanya masing-masing. Bilamana perlu penanggungjawab unit kerja dapat mengajukan usulan tindakan koreksi dan pencegahan kepada Manajer Lingkungan untuk selanjutnya disampaikan kepada Wakil Manajemen Lingkungan. 2. Tindakan koreksi dan pencegahan harus mengidentifikasi, menganalisa, dan mengevaluasi "akar penyebab masalah" ketidaksesuaian, serta mempertimbangkan upaya-upaya untuk mencegah terulangnya kembali ketidaksesuaian dengan cara menginvestigasi dan mengevaluasi rekaman-rekaman lingkungan, kegiatan pengendalian operasional kegiatan, dan wawancara. 3. Tindakan pencegahan utamanya ditujukan untuk: (a) (b) (c) (d) Seoptimal mungkin mencegah dan meminimisasi limbah Meningkatkan kinerja lingkungan Meningkatkan sistem dokumentasi dan prosedur operasi Meningkatkan kompetensi karyawan 4. Penanggungjawab unit kerja bertanggungjawab untuk melaksanakan, mengelola, dan memantau tindakan koreksi dan pencegahan dengan efektif. PEMANTAUAN DAN PENUTUPAN LAPORAN KETIDAKSESUAIAN 1. Penanggungjawab unit kerja harus memastikan bahwa tindakan koreksi dan pencegahan yang disepakati dapat dilaksanakan dan diselesaikan tepat waktu, dan menginformasikan kemajuan penyelesaian tindakan koreksi kepada Manajer Lingkungan saat pemeriksaan dilakukan. 2. Manajer Lingkungan akan memantau penyelesaian tindakan koreksi dan pencegahan, serta memastikan bahwa tindakan koreksi telah dilaksanakan dengan memuaskan.
No.Terbit: 01 Halaman: 5 / 5 3. Apabila seluruh tindakan koreksi dan pencegahan telah diselesaikan dengan memuaskan, maka laporan ketidaksesuaian dinyatakan selesai dan ditutup oleh Manajer Lingkungan dengan memberikan tanggal dan tanda-tangan, dan selanjutnya merubah status laporan ketidaksesuaian tersebut. 4. Apabila hasil pemeriksaan terhadap tindakan koreksi dan pencegahan menunjukkan bahwa belum terselesaikan dengan memuaskan, maka Manajer Lingkungan akan memerintahkan kembali diadakannya penyelidikan dan pemeriksaan. Jika masalah tetap tidak terselesaikan, maka masalah tersebut diajukan ke Wakil Manajemen Lingkungan, dan bilaman perlu dilaporkan dan dibahas pada Rapat Kaji Ulang Manajemen (SML-2.460-00) untuk diputuskan tindakan penyelesaian yang tepat. 5. Semua rekaman/catatan ketidaksesuaian yang dibuat disimpan dan dipelihara sesuai dengan prosedur catatan/rekaman lingkungan SML- 2.453.00-00. DOKUMEN TERKAIT - REKAMAN SML-4.452.00-00: Ketidaksesuaian, Tindakan Koreksi dan Pencegahan SML-4.452.01-00: Status Laporan Ketidaksesuaian