BAB I PENDAHULUAN 1. 1 Latar Belakang Masalah Komunikasi merupakan kunci hubungan masyarakat dalam mengkomunikasikan pesan yang tepat kepada publik internal maupun eksternal. Melalui komunikasi, menjadikan individu yang tadinya tidak tahu menjadi tahu yang akhirnya akan mengerti dan memahami pesan yang telah diterima dari pihak/ orang lain kepadanya. Komunikasi mengandung makna bersama-sama (common). Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa Latin, yaitu communication yang berarti pemberitahuan atau pertukaran. Kata sifatnya communis, yang bermakna umum atau bersama-sama. Komunikasi di dalam suatu organisasi atau perusahaan sangatlah penting, karena dengan komunikasi yang efektif dan tepat sasaran suatu perusahaan dapat mewujudkan visi dan misi yang sudah direncanakan sebelumnya. Dalam komunikasi tersebut, efektifitas komunikasi diukur dari adanya keterbukaan antara pihak yang melakukan komunikasi, saling mendukung antara pihak yang melakukan komunikasi, bersikap positif, saling memahami antara pihak yang saling melakukan komunikasi, kesetaraan antara pihak yang melakukan komunikasi. Untuk mencapai tujuan, peranan Humas dalam sebuah organisasi sangat penting, baik dengan publik internal maupun publik eksternal yang bertujuan untuk membangun hubungan harmonis. Humas dalam melakukan hubungan dengan publik melalui komunikasi yang berlangsung dua arah secara timbal balik, di mana yang dikomunikasikan adalah informasi mengenai perusahaan dan segala kegiatannya kepada khalayak. Publik sebagai sasaran kegiatan Humas terbagi menjadi dua jenis kelompok besar, yakni publik intern dan publik ekstern. Publik intern adalah orang-orang yang melakukan kegiatan di dalam perusahaan, yakni 1
karyawan. Sedangkan publik ekstern adalah orang- orang yang terdiri di luar perusahaan, terdiri dari pelanggan, komunitas, pemerintah dan media massa. Bidang profesi Public Relations (PR) dalam industri garment merupakan salah satu aspek manajemen yang diperlukan oleh setiap perusahaan garment, baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil. PR merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan dari perusahaan itu sendiri. Komunikasi berperan penting dalam Corporate Business di PT. Liebra Permana, dimana komunikasi menjadi aliran komunikasi dengan berbagai pihak (public), yang memiliki tujuan untuk berlangsungnya bisnis perusahaan, seperti juga di PT. Liebra Permana. PT. Liebra Permana dan para supplier sebagian besar berasal dari negara lain yaitu Hong Kong, Taiwan, Amerika. Indonesia berusaha untuk menjalin hubungan yang baik dengan negara-negara tersebut, agar tercipta hubungan yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Komunikasi dilakukan melalui media internet/email maupun telepon, agar apa yang ditargetkan dapat tercapai. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik yang dilakukan oleh PR PT. Liebra Permana dengan para supplier merupakan suatu hal yang sangat penting bagi perusahaan, karena citra positif dapat meningkatkan hubungan baik antara PT. Liebra Permana dengan para suppliernya. PT. Liebra Permana adalah salah satu perusahaan terbesar dalam bidang brassiere atau pakaian dalam wanita di seluruh Indonesia. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1977 dengan bentuk home industry yang didukung oleh 10 orang tenaga kerja, 5 buah mesin jahit yang berdiri diatas tanah seluas 80m 2 di daerah Kapuk, Jakarta Utara. Pada perkembangannya sejak tahun 1977 sampai saat ini tahun 2012 PT. Liebra Permana telah memiliki tenaga kerja sebanyak 6500 tenaga kerja, 5000 mesin jahit, dua lokasi pabrik yang berada di Gunung Putri Jawa Barat dan Semarang Jawa Tengah. 2
Dalam aktifitas kerja di semua bagian atau department terkait internal dan juga eksternal, aktifitas yang terjadi di PT. Liebra Permana sebagian besar adalah aktifitas produksi dan juga komunikasi dengan semua pihak terkait. Komunikasi adalah kunci menjalin hubungan yang baik baik dengan stakeholders internal maupun eksternal. PT. Liebra Permana menyadari dibutuhkannya divisi yang menangani aktifitas komunikasi dengan dibentuknya Industrial Relationship. Divisi tersebut melakukan banyak hal terkait dengan hubungan dengan pihak internal maupun eksternal diantaranya adalah masalah ketenagakerjaan atau karyawan baik golongan staff maupun operator. Tugas lainnya menjadi pihak yang menjembatani jika ada masalah atau perselisihan antar pribadi maupun departemen dalam kegiatan yang terjadi, menjalin hubungan baik dengan Kemnakertrans. Selain itu, juga mengurus Jamsostek sebagai salah satu fasilitas bagi semua karyawan di PT. Liebra Permana baik yang berlokasi di Gunung Putri maupun juga yang di Semarang, termasuk juga dengan semua supplier yang bekerjasama dengan PT. Liebra Permana. Karena peranan tersebut diatas, komunikasi yang dilakukan oleh Industrial Relations dengan berbagai pihak internal dan eksternal biasanya melaui media email atau surat elektronik. Surat elektronik dapat dijadikan sebagai saluran (channel) dalam penyampaian pesan, maka upaya peningkatan pengenalan (awareness) dan informasi atau pemberitaan dari pihak Industrial Relations adalah merupakan prioritas utama. Kaitan Industrial Relations dengan para supplier harus tetap erat, karena Industrial Relations tidak dapat meninggalkan supplier yang merupakan ujung tombak berjalannya produksi garment. Begitupun sebaliknya, supplier membutuhkan informasi resmi, akurat dan lengkap, itu semua biasanya didapat dari Industrial Relations. Jadi, ada semacam pertalian yang bersifat simbiosis mutualisme antara kedua belah pihak. Oleh karena itu, Industrial Relations penting untuk selalu membina hubungan baik dengan para supplier. 3
Dalam proses komunikasi ada hambatan yang dihadapi oleh Merchandising Staff yaitu seringkali dihadapi dimana supplier PT. Liebra Permana sebagian besar sebanyak 90% berasal dari Negara lain yaitu dari Hong Kong, USA, Taiwan, China, Korea. Selain perbedaan bahasa, perbedaan waktu juga seringkali dihadapi dari segi eksternal. Sedangkan hambatan internal adalah banyaknya jumlah supplier yang harus ditangani oleh Merchandising Staff. Masalah lainnya yang terus bermunculan setiap hari seperti komplen dari QC department dan outstanding payment yang bisa menyebabkan supplier tidak mau kirim barang sebelum masalah pembayaran diselesaikan. QRF (Quotation Request Form) yang sering kali tidak sesuai dengan praktek yang dijalani. QRF berisi mengenai semua perjanjian mengenai detail barang yang akan diperjual belikan yang disetujui oleh kedua belah pihak yaitu sistem pembayaran, sistem pengiriman barang, toleransi jumlah barang yang diterima, Person In Charge (PIC) dari supplier, alamat kantor, serta detil bank dimana pembeli akan mentransfer pembayaran. Namun, seringkali masalah yang dihadapi oleh PT. Liebra Permana adalah mengenai toleransi yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak tidak dijalankan sebagaimana yang sudah disetujui sebelumnya. Alasannya, bahwa supplier tidak bisa menyimpan sisa barang yang mereka produksi dan tidak bisa dijual keperusahaan lain, sehingga semua sisa produksi mereka dikirim ke PT. Liebra Permana. Hal lain, PT. Liebra Permana mempunyai sistem garment yang sangat ketat, dimana Departemen Accounting dan Finance tidak akan memproses pembayaran untuk barang yang melebihi toleransi yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak. Hal itu membuat proses pembayaran akan terhambat dan akan menimbulkan masalah lain lagi. Salah satunya, dapat menimbulkan rencana penundaan pengiriman kepada PT. Liebra Permana. Untuk itu, Industrial Relations sangat berperan penting dalam hal menjembatani permasalahan komunikasi. Hal yang menarik untuk diteliti adalah pada strategi lobi dan negosiasi yang terjadi di PT. Liebra Permana tidak sepenuhnya dilakukan oleh Divisi Industrial Relations. Peneliti tertarik untuk 4
menelusuri siapa yang paling berperan dalam proses lobi dan negosiasi di PT. Liebra Permana terhadap buyer dalam hal ini lebih khusus pada Victoria Secrets. Victoria Secrets dipilih karena buyer ini adalah buyer yang paling mengutamakan mutu dan memiliki strandard produk perusahaan yang bertaraf internasional. Sehingga PT. Liebra Permana memberikan perlakuan yang khusus terhadap buyer tersebut. Hal menarik lainnya, Lobi dan Negosiasi merupakan salah satu aktifitas yang dilakukan oleh Merchandising di PT. Liebra Permana ini, Lobi dan Negosiasi dilakukan oleh sub divisi Merchandising yang mana sub divisi tersebut juga bertanggung jawab terhadap proses kerja dan komunikasi di internal dan eksternal perusahaan, khususnya antar sub divisi dibawah divisi Industrial Relations. 1.2 Fokus Penelitian Batasan masalah dalam penelitian kualitatif disebut dengan fokus. Dalam mempertajam penelitian, peneliti kualitatif menetapkan fokus. Adapun fokus dari penelitian ini adalah strategi lobi dan negosiasi yang dilakukan Manager Merchandising PT. Liebra Permana terhadap sub divisi produksi dan buyer. Sesuai dengan apa yang ditawarkan oleh Zainal Abidin Partao bahwa tahap yang ditempuh terbagi menjadi lima yaitu persiapan, proposal, debat, tawar-menawar dan penutup. Beberapa konsep dalam penelitian ini adalah : 1. Komunikasi Organisasi Komunikasi dimaksud dalam penelitian ini adalah proses pertukaran pesan antara karyawan PT. Liebra Permana pada divisi Industrial Relations terhadap sub divisi satu dengan sub divisi yang lainnya, dalam hal ini sub divisi Merchandising dan sub divisi Production. 2. Internal Public Relations Dalam divisi PT. Liebra Permana, yang bertugas melakukan komunikasi internal dan eksternal adalah Divisi Industrial Relations. Konsep ke dua dalam 5
penelitian ini adalah pada internal PR. Di perusahaan ini, petugas PR yang melakukan komunikasi internal berada di bawah tanggungjawab Manager Merchandising, yang dibantu oleh sub divisi produksi. 3. Stakeholder Relations Stakeholders relations yang dimaksud dalam penelitian ini adalah hubungan PT. Liebra Permana dengan individu, sekelompok manusia, komunitas atau masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki kepentingan. Dapat dikatakan sebagai stakeholders jika memiliki karakteristik seperti yang mempunyai kekuasaan, legitimasi, dan kepentingan terhadap perusahaan dan terkait dengan PT. Liebra Permana. 4. Lobi Merupakan usaha yang dilakukan oleh Purchasing Staff dan Manager Merchandising di Divisi Industrial Relations PT. Liebra Permana untuk mempengaruhi pihak-pihak yang menjadi sasaran (para supplier) agar terbentuk sudut pandang positif terhadap penawaran. 5. Negosiasi Merupakan suatu proses dimana PT. Liebra Permana dengan para supplier bertemu dan berbicara untuk mencapai suatu kesepakatan yaitu bekerjasama dalam hal jual beli suatu produk. Berdasarkan latar belakang masalah dan focus penelitian yang telah dijabarkan sebelumnya maka muncul pertanyaan dibenak penulis mengenai mengapa strategi tersebut dilakukan dalam meningkatkan citra perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut maka yang menjadi rumusan masalah adalah : Bagaimana Strategi Lobi dan Negosiasi Divisi Industrial Relations dalam Menjaga Hubungan Bisnis dengan Buyer? 1.3 Tujuan Penelitian Untuk mendeskripsikan Strategi Lobi dan Negosiasi dalam Menjaga Hubungan Bisnis dengan Buyer yang dilakukan oleh Sub Divisi Merchandising 6
PT. Liebra Permana. 1.4 Manfaat Penelitian a. Manfaat Teoritis Secara teoritis, kegunaan penelitian ini adalah sebagai sumbangan terhadap ilmu komunikasi khususnya bidang kehumasan, khususnya yang berkaitan dengan kegiatan melobi dan bernegosiasi. b. Manfaat Praktis Penelitian ini diharapkan bisa mememberi masukan terkait teknik lobi dan negosiasi kepada PT. Liebra Permana. Selain itu, penelitian ini diharapkan dapat mendeskripsikan, memetakan permasalahan, dan memberikan bahan evaluasi kepada PT. Liebra Permana dalam melakukan lobi dan negosiasi. 7