MODUL PENGOPERASIAN SIMKO 3.1 Pendahuluan Koperasi dan lembaga keuangan perbankan seperti Bank Perkreditan Rakyat, Baitul Maal Wattamwil serta lainnya merupakan salah satu pendukung perkembangan perekonomian Indonesia, terutama untuk usaha kecil dan menengah serta sektor informal. Peran mereka dalam pemberian kredit bagi usaha mikro, kecil dan menengah ini dapat membantu menciptakan lapangan pekerjaan, pemerataan pendapatan, dan pemerataan berusaha di Indonesia. Sebagai entitas yang mempunyai tanggung jawab publik karena menghimpun dana dari masyarakat, lembaga-lembaga keuangan tersebut membutuhkan sarana pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan. Laporan keuangan salah satu sarananya. Laporan keuangan harus disusun sesuai dengan prinsip atau standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia. Teknologi yang semakin berkembang maju mendorong lembaga-lembaga keuangan, untuk bisa melakukan yang terbaik dalam menjalan managemen bisnis usahanya supaya tumbuh lebih cepat dan pesat. Tetapi semua itu akan sia sia tanpa laporan keuangan yang tidak akurat, karena akan menghambat informasi tentang laporan perkembangan perusahaan.untuk itulah kami CITRA SARANA Software Division berusaha mengaplikasikan suatu system Informasi dalam hal ini untuk lembaga-lembaga keuangan agar dapat menyajikan laporan keuangannya secara cepat, tepat dan akurat. Aplikasi Sistem Informasi Koperasi atau yang selanjutnya disebut Sistem Informasi Koperasi (Simko) adalah suatu aplikasi yang bisa digunakan oleh Baitul Maal Wattamwil, Koperasi Jasa Keuangan yang berbasis Syariah, dan Koperasi Jasa Keuangan Konvensional lainnya dalam mengelola data nasabah, transaksi simpanan, transaksi pembiayaan hingga kepada laporan keuangannya Secara garis besar buku panduan ini dibuat sebagai tutorial untuk mengoperasikan langkah demi langkah penggunaan Sistem Informasi Koperasi, sehingga dapat digunakan sebagai pegangan user/pengguna dalam mengoperasikan aplikasi tersebut. Data yang terdapat pada manual ini bukan data sebenarnya,tetapi hanya data contoh (dummy data). Tetapi perlu sebuah ketrampilan untuk mengoperasikan satu system, yang dapat diperoleh dengan mempelajari modul atau panduan yang kami buat. Dengan mempelajari secara seksama dan selalu berusaha untuk terus berlatih, kami yakin Sumber Daya Manusianya akan bisa menjalankan system ini dengan benar dan tepat. Akhirnya, kami CITRA SARANA Sotware Division menyampaikan penghargaan yang setinggitingginya kepada semua pihak yang telah berkenan menggunakan software SIMKO ini.selanjutnya kami memohon maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam pembuatan modul ini masih terdapat kekurangan dalam menyampaikan alur sistem seperti yang diharapkan.! TFMBNBU!CFMBKBS! Citra Sarana Production (2011) P a g e 1
A. Login Jalankan Simko dengan meng-klik shortcut pada desktop atau pada folder Simko di program manager. Selanjutnya akan tampil user login sbb. : Ketik ADMIN pada user dan password pada kondisi system masih keadaan default (belum dirubah), atau masukkan user dan password sesuai UserName yang anda terima dari administrator. B. Halaman Depan Keterangan: baris menu \ shortcut Citra Sarana Production (2011) P a g e 2
Simbol dan Fungsi No Simbol/Fungsi Keterangan 1 Tanda Browse, untuk memilih data/produk 2 Tanda Pencarian, untuk mencari produk/data 3 Tanda Refresh, untuk mengembalikan data ke posisi semula 4 Tanda Saring, untuk menyaring data/produk 5 Tanda Input, untuk menambah data/produk 6 Tanda Edit, untuk mengubah data/produk 7 Tanda Hapus, untuk menghapus data atau produk 8 Tanda Tutup, untuk kembali ke menu utama 9 Tanda Simpan, untuk menyimpan data yang telah dientry Citra Sarana Production (2011) P a g e 3
M A S T E R Master merupakan bagian utama dalam program Simko, yang berisi Data Anggota sampai dengan cara Exit/keluar dari software. C. Anggota Ini adalah menu pengisian data awal secara detail anggota mencakup pendaftaran anggota,perubahan data anggota misal nama,alamat, tempat tanggal lahir dll. 1. Menambah Data Anggota : Klik menu master, pilih Anggota.akan muncul MASTER ANGGOTA Lakukan penambahan data baru dengan cara klik input dan akan tampil form sebagai berikut Isilah data anggotanya,no. anggota akan muncul secara otomatis. Jika sudah lengkap, klik Simpan, sistem akan menyimpan data Citra Sarana Production (2011) P a g e 4
2. Mengubah Data Anggota Pilih anggota yang hendak di-edit pada form Master Anggota. Klik tombol Lakukan perubahan data, jika sudah selesai, klik kembali 3. Menghapus Data Anggota Pilih anggota yang hendak dihapus pada form Master Anggota. Klik tombol Setelah muncul form Konfirmasi Penghapusan, klik tombol hendak menghapus data tersebut. jika benar-benar Perhatian! Data keanggotaan tidak dapat dihapus apabila masih terkait dengan data lain, misalnya masih memiliki Rek. Simpanan, jadi hapus dulu Rekening Simpanannya. Apabila tidak, maka akan muncul komentar sbb.: 4. Pencarian Data Anggota Klik tombol pada form Master Anggota. Isi pencarian data, misal berdasar nama anggota ABDUL, maka semua data anggota yang mengandung kata abdul, akan muncul Citra Sarana Production (2011) P a g e 5
5. Penyaringan Data Anggota Klik tombol Saring pada form Master Anggota. Isi penyaringan data, misalnya disaring berdasarkan nama anggota ABDUL, maka data anggota yang menggunakan kata depan ABDUL akan muncul. Inilah perbedaan antara pencarian dan penyaringan. Pilih tombol untuk me-refresh (mengembalikan) data setelah dilakukan penyaringan D. Kode Wilayah Kode Wilayah dibuat untuk memudahkan pengelompokan daerah anggota. 1. Penambahan Kode Wilayah Pilih Kode Wilayah klik Master Kode Wilayah Input Entry Kode Wilayah dan deskripsi/nama wilayah/kota Setelah selesai klik Simpan 2. Mengubah Kode Wilayah Pilih menu Kode Wilayah dan akan muncul Form Kode Wilayah. Untuk mengubah data, klik tombol Edit pada form Lakukan pengubahan dengan klik tombol edit setelah selesai, klik Simpan 3. Pencarian Kode Wilayah Klik menu master, pilih Kode Wilayah Isi kolom pencarian, misal ketik kode wilayah atau nama kotanya. 4. Penyaringan Kode Wilayah Klik menu master, pilih Kode Wilayah Isi kolom pencarian, misal berdasarkan kode wilayah atau nama kotanya, klik proses Klik proses dan akan muncul data anggota atau urutan anggota sesuai dengan keinginan kita 5. Penghapusan Kode Wilayah Untuk melakukan fungsi ini harus sudah dilakukan proses pengisian kode wilayah Klik kode Wilayah muncul form kode wilayah Lakukan hapus data dengan cara klik tombol hapus Citra Sarana Production (2011) P a g e 6
6. Refresh Kode Wilayah Klik menu master, pilih Kode Wilayah muncul Form Kode Wilayah. Pilih tombol refresh untuk me-refresh (mengembalikan) data setelah dilakukan penyaringan E. Kode AO Fungsi ini digunakan untuk membuat pengkodean terhadap AO/Marketing yang bertanggung jawab terhadap anggota tersebut. 1. Penambahan Kode AO Klik kode AO, dan akan muncul Form Kode AO,pilih input Entrylah Kode dan nama AO Setelah selesai simpan 2. Mengubah Kode AO Pilih menu Kode AO dan akan muncul Form Kode AO Untuk mengubah data, klik tombol Edit pada form Lakukan pengubahan dengan klik tombol edit setelah selesai, klik Simpan 3. Pencarian Kode AO Klik menu master, pilih Kode AO Isi kolom pencarian,dengan mengetik nama AO atau kode AOnya 4. Penghapusan Kode AO Untuk melakukan fungsi ini harus sudah dilakukan proses pengisian kode AO Klik kode AO muncul form kode AO Lakukan hapus data dengan cara klik tombol hapus 5. Refresh Data Anggota Klik menu master, pilih Kode AO.akan muncul form kode AO Pilih tombol refresh untuk me-refresh (mengembalikan) data setelah dilakukan penyaringan 6. Melihat Profil Anggota Digunakan untuk mengetahui rekening-rekening yang dimiliki oleh nasabah. Klik profile form master anggota Akan tampil form profile anggota Citra Sarana Production (2011) P a g e 7
F. Laporan Menu laporan adalah menu dimana data anggota /calon anggota yang telah di-entry ditampilkan. Untuk menampilkan laporan sbb: Klik Laporan akan muncul Report Daftar Anggota Cetak Laporan Klik cetak laporan akan muncul pilihan percetakan Tandai pilihan cetak laporan Layar untuk melihan laporan daftar anggota di layar Komputer Print untuk mencetak laporan Ms Excel untuk mencetak/meng-export dalam format MS. Excel G. Keluar Untuk keluar dari system, pilih menu keluar Citra Sarana Production (2011) P a g e 8
S I M P A N A N Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi A. Produk Simpanan Yang pertama kali dilakukan dalam pengelolaan simpanan adalah membuat produk simpanan terlebih dahulu, karena produk simpanan inilah yang dijadikan dasar dalam pembuatan Rekening Simpanan setiap anggota. 1. Menambah Produk Simpanan Untuk menambah produk simpanan : Pilih Utility Simpanan Produk Form Produk Simpan Klik entry data,muncul form data entry Kode Produk akan muncul dengan sendirinya apabila sebelumnya sudah ada produk yang di-entry (Seperti contoh diatas), isilah nama produknya.tetapi jika belum pernah menbuat kode produk,silahkan diisi kodenya Isi akun Simpanan Anggota di Daftar Perkiraan dengan meng-klik tombol Browse. Isi Akun Bunga, pilih di Daftar Perkiraan dengan meng-klik tombol Browse. Setelah terisi formnya dan sudah benar klik simpan Citra Sarana Production (2011) P a g e 9
Mencari Produk Simpanan Pilih Utility Simpanan Produk Isilah kolom cari, maka akan tapil data yang kita cari Menyaring produk Simpanan Pilih Utility Simpanan Produk Simpanan Isi dasar penyaringan,misal berdasrkannama tabungan pensiun Daftar produk akan tersaji sesuai dasar penyaringan Mengubah Produk Simpanan Pilih Utility Simpanan Produk Edit Muncul Form Entry atau Edit Data Lakukan perubahan, setelah selesaiklik simpan Citra Sarana Production (2011) P a g e 10
2. Konfigurasi Simpanan Konfigurasi adalah batasan-batasan atau aturan yang terkait dengan produk yang simpanan, misalnya berapa ketentuan basilnya, berapa mulai saldo terhitung pajak dan lain lain. 3. Rubah Basil Simpanan Fungsi ini disediakan untuk memudahkan dalam perubahan basil simpanan, pph simpanan dan biaya administrasi setiap produk simpanan secara bersamaan. Pilih Utility Simpanan rubah basil simpanan Muncul Form Option Update Basil & Pajak Isilah Jenis simpanan dan perubahan yang diinginkan, klik ok Citra Sarana Production (2011) P a g e 11
B. Master Simpanan Fungsi ini biasanya dikelola oleh Bagian Customer Service yang berisi tentang bagaimana cara menambah, mengoreksi maupun menghapus Rekening Simpanan. 1. Menambah Data Simpanan Klik Data Simpanan pada Menu Simpanan, maka akan tampil master simpanan sbb. : Untuk penambahan Rek. Simpanan baru, klik INPUT maka akan muncul form Entry Simpanan Anggota. Isi no. anggota dengan klik tool, pilih anggota yang dimaksud Pilihlah kode produk yang dikehendaki dengan cara klik panah bawah pada kolom tersebut Isilah % basil pertahun, pph simpanan dan kolom lain jika diperlukan Citra Sarana Production (2011) P a g e 12
Isilah rek. Basil jika menginginkan basil dimasuk ke rekening simpanan lain, misal bagi hasil akan dimasukkan ke simpanan HAJI maka basil akan otomatis masuk ke rekening tersebut.jika tidak kosongkan saja. Setelah selesai klik simpan. Pencarian Data Simpanan Lakukan pencarian data dengan cara mengetik nama anggota Maka akan tampil dilayar data simpanan yang kita cari Penyaringan Data Simpanan Klik menu Simpanan, pilih data simpanan.akan muncul MASTER simpanan Lakukan penyaringan data dengan cara klik tombol Saring pada form Isi filter penyaringan, misal berdasarkan No anggota atau nama anggota atau urutkan misal berdasarkan nama anggota atau alamat Klik proses dan akan muncul data Simpanan atau urutan anggota sesuai dengan keinginan kita Mengubah Data Simpanan Untuk melakukan fungsi ini harus sudah dilakukan proses pengisian data Simpanan Klik menu Simpanan, pilih data simpanan.akan muncul form MASTER simpanan Lakukan pengubahan data dengan cara klik tombol Edit Lakukan pengubahan data, jika sudah selesai, klik Simpan kembali Menghapus Data Simpanan Untuk melakukan fungsi ini harus sudah dilakukan proses pengisian data simpanan Klik menu Simpanan, pilih data simpanan.akan muncul MASTER simpanan Lakukan hapus data dengan cara klik tombol hapus C. Transaksi Simpanan Apabila Data simpanan telah selesai, maka simpanan sudah siap dioperasikan, alur selanjutnya adalah anggota menyetor simpanan ke teller. 1. Setoran Simpanan Pilih menu Teller Sub menu teller Setoran Simpanan Citra Sarana Production (2011) P a g e 13
Isilah no. simpanan dengan klik tool, pilih anggota/no. rekeningnya. Atau bisa dengan mengetik nama anggota dikolom cari, Isilah no. kwitansi, kode setoran dan jumlah setorannya Isilah keterangan jika diperlukan Setelah selesai klik simpan Print buku untuk mencetak setorannya, dan akan muncul Isilah kolom baris yang akan dicetak (pada buku tabungan biasanya akan muncul no. urutnya, dibaris paling kiri), klik ok Klik validasi untuk mengesahkan bukti setorannya (untuk membuktikan bahwa memang telah dilakukan transaksi oleh teller) Citra Sarana Production (2011) P a g e 14
2. Penarikan Simpanan Pilih menu Teller Penarikan Simpanan akan muncul form penarikan simpanan Isilah no. simpanan dengan klik tool, pilih anggota/no. rekeningnya Pilih nama anggota/no. rekening yang akan melakukan penarikan. Atau bisa dengan mengetik nama anggota dikolom cari,seperti pada transaksi simpanan Klik Simpan. Lakukan print buku dan validasi seperti pada simpanan. 3. Setoran Simpanan Kolektif Pilih menu Teller Setoran Simpanan Kolektif akan muncul form Simpanan Setoran Tunai Kolektif Contoh diatas adalah setoran kolektif dengan AO AGUNG, klik OK Citra Sarana Production (2011) P a g e 15
Akan tampil form sbb: Isilah jumlah setoran simpanan masing-masing anggota Setelah selesai klik simpan 4. Penutupan Simpanan Pilih menu Teller Penutupan Simpanan akan muncul form penutupan simpanan Pilih no. simpanannya, dengan cara klik tombol Isilah kode transaksi dengan pilihan penutupan simpanan Klik Simpan setelah selesai Rekening secara otomatis akan ditutup Citra Sarana Production (2011) P a g e 16
5. Hapus Transaksi Simpanan Pilih menu Simpanan, hapus transaksi form hapus transaksi tabungan Pilih nama/no. rekening yang akan dihapus kemudian klik tombol hapus Data akan terhapus 6. Laporan a. Saldo Simpanan Menu ini digunakan untuk melihat saldo simpanan dengan cara : Pilih menu Simpanan Laporan saldo simpanan. Apabila ingin mengetahui saldo pertanggal yang diinginkan cukup dengan merubah tanggal pada kolom saldo pertanggal kemudian klik proses, tampil form sbb : Penyaringan data simpanan Untuk memudahkan pencarian data bisa dilakukan penyaringan data sesuai nama anggota, alamat atau yang lainnya, kemudian klik proses, maka data saldo simpanan akan tampil sesuai dengan penyaringannya. Citra Sarana Production (2011) P a g e 17
Cetak saldo Simpanan Saldo simpanan dapat dilihat dilayar saja, dicetak atau di-export ke MS. Excel, dengan cara menandai pilihan cetaknya. b. Transaksi Simpanan Detail Berfungsi untuk untuk mengetahui secara detail transaksi simpanan yang telah dilakukan. Pilih menu Simpanan Laporan Transaksi Simpanan Detail Isilah periode tanggal sesuai kebutuhan klik ok, tampil form sbb: Cetak Transaksi Detail simpanan Citra Sarana Production (2011) P a g e 18
Transaksi detail simpanan dapat dilihat dilayar saja, dicetak atau di-export ke MS. Excel, dengan cara menandai pilihan cetaknya. CATATAN : Apabila menginginkan rekap detil per AO, bisa dengan cara di FILTER berdasarkan nama AO, atau juga berdasarkan wilayah (pilih dasar penyaringan dengan tool pulldown/panah bawah). Hal ini juga bisa dilakukan pada laporan yang lainnya. c. Transaksi Simpanan Rekap Berfungsi untuk untuk mengetahui secara rekap transaksi simpanan yang telah dilakukan. Pilih menu Simpanan Laporan Transaksi Simpanan rekap Muncul Form Pencetakan transaksi rekap Isilah periode tanggal untuk mengetahui rekap pertanggal yang dipilih Pilihlah jenis simpanan atau AO pada menu pulldown Rekap berdasarkan, jika menghendaki rekap sesuai kriteria yang dipilih, kemudian klik OK, muncul form sbb: Citra Sarana Production (2011) P a g e 19
Cetak Transaksi Rekap simpanan Transaksi Rekap simpanan dapat dilihat dilayar saja, dicetak atau di-export ke MS. Excel, dengan cara menandai pilihan cetaknya. Citra Sarana Production (2011) P a g e 20
d. Rincian Simpanan Berfungsi sebagai rekening Koran masing masing anggota, untuk masuk ke fungsi ini : Pilih menu Simpanan Laporan Rincian Simpanan Muncul Form Pencetakan Rekapitulasi Simpanan Isilah periode tanggal dan no. simpanan anggota, klik ok, tampil sbb: Klik print untuk mencetak Rincian simpanan dapat dilihat dilayar saja, dicetak atau di-export ke MS. Excel, dengan cara menandai pilihan cetaknya Citra Sarana Production (2011) P a g e 21
e. Daftar Mutasi Simpanan Untuk mengetahui mutasi simpan dapat dilihat dimenu ini. Pilih menu Simpanan Laporan Daftar mutasi simpanan Isilah periode tanggal Klik OK, muncul sbb : Citra Sarana Production (2011) P a g e 22
Klik print untuk mencetak mutasi simpan dapat dilihat dilayar saja, dicetak atau di-export ke MS. Excel, dengan cara menandai pilihan cetakan Contoh : Pencetakan Buku dan Kartu Cover Buku Anggota Pilih menu Simpanan Laporan Pencetakan Buku dan Kartu Isilah No. Anggota dengan klik Muncul form Pencetakan cover buku anggota MS Word,untuk melihat tampilan dan meng edit cover (apabila diperlukan) Print, untuk langsung mencetak diprinter Klik Selesai apabila telah selesai mencetak Akumulasi Transaksi di Buku Anggota Untuk mencetak akumulasi transaksi simpanan anggota (Simpanan wajib dan Simpanan Pokok), Untuk memperoleh hasil cetak akumulatif berhubungan dengan fungsi Utility Pilih menu Simpanan Laporan Pencetakan Buku dan Kartu Klik Akumulasi Transaksi di Buku Anggota,muncul form Option Cetak Akumulatif Citra Sarana Production (2011) P a g e 23
Isilah periode tanggal dan No. Registrasi, klik OK Tetapi sebelumnya harus me-set produk simpanan di menu Utility sbb : Pilih menu Utility Simpanan Produk Pilih produk simpanan yang mau diset untuk cetak akumulatif, misal Simpanan Wajib dan simpanan pokok atau yang lainnya, klik Enter Muncul form Entry atau Edit Data Isilah Format print buku dengan Alternatif 1 Setelah selesai klik simpan Maka akan tampil form Pencetakan buku Anggota Cetak Akan langsung mencetak diprinter menurut baris yang diinginkan Cover Buku/Header Kartu Digunakan untuk mencertak cover buku Anggota : Pilih menu Simpanan Laporan Cover Buku Muncul Form Option Cetak Buku Isilah No, Rekeningnya dan semua kolom otomatis akan terisi, klik OK Klik Cetak untuk me-print Akumulasi Transaksi di Buku Untuk mencetak semua transaksi simpanan, sebagai berikut : Pilih menu Simpanan Laporan Akumulasi transaksi dibuku Klik Akumulasi Transaksi di Buku,muncul form Option Cetak Akumulatiuf Isilah periode tanggal dan No. Registrasi, klik OK Rekap Simpanan Per Jenis Untuk melihat rekap per jenis produk simpanan yang dilengkapi dengan data pendukung, misal jumlah anggota yang memiliki rekening tersebut, serta prosentase baik anggota atau nominalnya. Pilih menu Simpanan Laporan rekap simpanan per jenis Muncul form sbb : Klik OK, tampil sbb : Citra Sarana Production (2011) P a g e 24
Untuk mencetak klik sbb : Citra Sarana Production (2011) P a g e 25
SIMPANAN BERJANGKA Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi Sebelum menjalankan system ini, kita harus membuat produk simpanan berjangka seperti pada simpanan biasa. Menambah Produk Simpanan Berjangka Pilih Utility Simpanan berjangka Produk Sip. Berjangka Muncul form Produk simpanan Berjangka Klik Input, form data entry akan tampil Isilah Kode produk dan nama produknya.lengkapilah data yang ada Klik Simpan Citra Sarana Production (2011) P a g e 26
Mencari Produk Simpanan Berjangka Pilih menu Utility Simpanan Berjangka Produk Tampil Form Produk Simpanan Berjangka, isilah pada kolom cari nama produk yang akan dipilh Akan tampil data sesuai apa yang kita cari Menyaring Produk Simpanan Berjangka Pilih menu Utility Simpanan Berjangka Produk Tampil Form Produk Simpanan Berjangka klik saring Isi dasar penyaringan dan akan tampil produk sesuai dengan dasar penyaringan Mengubah Produk Simpanan Berjangka Pilih menu Utility Simpanan Berjangka Produk Tampil Form Produk Simpanan Berjangka klik EDIT Muncul data entry Isi kolom yang akan diedit, klik simpan setelah selesai Menghapus Produk Simpanan Berjangka Pilih menu Utility Simpanan Berjangka Produk Tampil Form Produk Simpanan Berjangka, pilih data yang mau dihapus, klik hapus. Citra Sarana Production (2011) P a g e 27
Konfigurasi Simpanan Berjangka Adalah batasan untuk menentukan aturan aturan dalam simpanan berjangka. Seperti pada parameter simpanan, parameter ini juga berisi tentang aturan aturan pada simpan berjangka. Isilah konfigurasi/parameter simpanan berjangka, misal : seperti contoh diatas Reset Perhitungan Basil Berfungsi untuk me-nolkan nominal basil karena satu kondisi tertentu misal untuk menghitung ulang basil karena ada basil yang belum dibagi,tapi fungsi ini jarang sekali dipakai untuk transaksi Pilih Utility Simpanan berjangka Nolkan hitung bunga Akan muncul konfirmasi sebagai berikut Citra Sarana Production (2011) P a g e 28
Perubahan Nisbah Pilih Menu Utility Simpanan Berjangka Perubahan Nisbah Muncul Form Isilah jenis simpanan yang nisbahnya akan diubah Tandai point yang akan diubah, entry-lah nisbahnya Setelah produk simpanan berjangka selesai dibuat,lakukanlah peng-entry-an pada data simpanan berjangka 1. Data Penyimpanan Fungsi ini adalah berisi detail tentang data penyimpanan Menambah Data Penyimpanan : Klik menu Simpanan berjangka Data Penyimpan Master Simpanan berjangka Lakukan penambahan data baru dengan cara klik input dan akan tampil form sebagai berikut : Citra Sarana Production (2011) P a g e 29
Pilih no. anggota yang akan dipilih dengan klik tombol browse, atau dengan mengisi kolom cari, ketik nama anggota yang akan dipilih. Pilihlah jenis simpanan berjangkanya, no. rekening akan muncul otomatis. Isilah jumlah simpanan dan nisbahnya, tanggal registrasi akan terisi secara otomatis. Untuk Overbooking Basil Simp. Berjangka rekening harus diisi, karena jika tidak akan masuk ke rekening titipan. Klik Simpan, setelah selesai. Mengubah Data Penyimpan Untuk melakukan fungsi ini harus sudah dilakukan proses pengisian data penyimpanan Pilih menu Simpanan Berjangka Data Penyimpan Master Simpanan Berjangka Lakukan pengubahan data dengan cara klik tombol Edit Lakukan pengubahan data, jika sudah selesai, klik Simpan kembali Menghapus Data Penyimpan Untuk melakukan fungsi ini harus sudah dilakukan proses pendaftaran anggota. Pilih menu Simpanan Berjangka Data Penyimpan Master Simpanan Berjangka Lakukan hapus data dengan cara klik tombol hapus Pencarian Data Penyimpan Pilih menu Simpanan Berjangka Data Penyimpan Master Simpanan Berjangka Lakukan pencarian data dengan cara mengisi kolom Cari pada form Isi kolom pencarian dengan nama anggota yang akan dipilih Penyaringan Data Penyimpan Pilih menu Simpanan Berjangka Data Penyimpan Master Simpanan Berjangka Lakukan pencarian data dengan cara klik tombol Saring pada form Isi kolom pencarian, misal berdasarkan No anggota atau nama anggota atau urutkan misal berdasarkan nama anggota atau alamat Citra Sarana Production (2011) P a g e 30
Klik proses dan akan muncul data penyimpan atau urutan penyimpan sesuai dengan keinginan kita Refresh Data Penyimpan Pilih menu Simpanan Berjangka Data Penyimpan Master Simpanan Berjangka Pilih tombol refresh untuk me-refresh (mengembalikan) data setelah dilakukan penyaringan Simpanan berjangka siap dijalankan apabila data simpanan sudah selesai,maka setoran anggota bisa langsung disetor ke Teller 1. Setoran Simpanan Berjangka Pilih menu Teller Setoran Simpanan berjangka form Simpanan berjangka Pilih Rekening Simpanan,pilih nama anggota. Isi no. bukti dan jumlah setoran Klik Simpan setelah selesai. 2. Rool Over Rekening Untuk memperpanjang rekening simpanan berjangka adalah sebagai berikut : Pilih menu Simpanan Berjangka Rool Over Rekening Perpanjangan Simpanan Berjangka Lengkapilah data di form perpanjangan simpanan berjangka Pada Master Simpanan Berjangka akan tampak Tgl Registrasinya berubah otomatis menyesuaikan tanggal perpanjangannya. Citra Sarana Production (2011) P a g e 31
3. Penutupan Simpanan Berjangka Pilih menu Teller Ambil Bunga Titipan form Penutupan simpana berjangka Pilih Rekening Simpanan,pilih nama anggota. Isilah pinaltinya, jika ada Klik Simpan setelah selesai 4. Hapus Data Transaksi Pilih menu Simpanan Berjangka Hapus Data Transaksi Master Simpanan Berjangka Isilah filter tanggal transaksi yang akan dihapus Lakukan hapus transaksi dengan meng klik tombol hapus Data akan terhapus 5. Laporan Transaksi Simpanan Berjangka Pilih menu Simpanan Berjangka Laporan Laporoan transaksi Isilah periode tanggal, klik OK Jika ingin mencetak laporan klik cetak,dan tandailah pilihan cetaknya,bisa dilayar saja, di-print,dan di-export ke MS. Excel Contoh : Citra Sarana Production (2011) P a g e 32
Posisi simpanan Berjangka detail Menampilkan laporan posisi simpanan berjangka secara detail, meliputi no. rek,tanggal, nama penyimpan,bunga dan saldo simpanannya. Untuk melihatnya : Pilih menu Simpanan Berjangka Laporan Posisi Simpana berjangka Detail Isilah kolom tanggalnya, klik ok cetak Contoh : Posisi Simpanan Berjangka Rekap Menampilkan laporan rekapitulasi Simpanan berjagka, Pilih menu Simpanan Berjangka Laporan Posisi Simpana berjangka Rekap Isilah kolom tanggal, klik OK Cetak Contoh : Citra Sarana Production (2011) P a g e 33
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- J U M L A H 83,300,000.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Riwayat basil Per Anggota Pilih menu Simpanan Berjangka Laporan Riwayat basil Per Anggota Muncul form Riwayat basil simpanan berjangka Isilah kolom tanggal, no. rek simpanan berjangka, klik proses Klik Cetak melihat laporannya Jadwal pembayaran Basil Pilih menu Simpanan Berjangka Laporan Jadwal Pembayaran basil Isilah kolom tanggal klik ok Muncul form berikut ini Citra Sarana Production (2011) P a g e 34
Klik tombol print, tampil laporan sbb : Simpanan Berjangka Jatuh Tempo Pilih menu Simpanan Berjangka Laporan Simpanan Berjangka Jatuh Tempo Isilah periode tanggal kemudian klik ok, tampil sbb : Citra Sarana Production (2011) P a g e 35
Klik Cetak untuk mencetak, tandailah pilihan cetakannya Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi Simpanan berjangka belum aktif Fungsi ini ini untuk melihat nasabah yang sudah masuk data simpanan berjangka tapi belum melakukan setoran ke teller. Pilih menu Simpanan Berjangka Laporan Simpanan Berjangka belum aktif Isilah periode tanggal kemudian klik ok Klik Cetak untuk mencetak, tandailah pilihan cetaknya Citra Sarana Production (2011) P a g e 36
Cetak bilyet Untuk mencetak bilyet lakukan sebagai berikut Pilih menu Simpanan Berjangka Laporan Cetak Bilyet Isilah kolom tanggal dan klik ok Muncul tampilan sbb : Klik print untuk mencetak Citra Sarana Production (2011) P a g e 37
HITUNG BAGI HASIL Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi 1) Proses Penghitungan Bagi Hasil a) Simpanan. Klik simpanan, pilih proses perhitungan bagi hasil, muncul form sebagai berikut : Isilah periode tanggal (awal akhir bulan) perhitungan bagi hasil, klik OK Tampil form sbb: Total assets dan total pendapatan akan terisi secara otomatis. Klik proses Perhitungan bagi hasil diproses secara otomatis b) Simpanan Berjangka Proses perhitungan bagi hasil secara otomatis sudah ikut terproses pada saat simpanan memproses basilnya. 2) Browse Bagi Hasil Fungsi ini digunakan untuk melihat bagi hasil yang telah dihitung dan mengecek ketepatan perhitungan bagi hasilnya. a) Simpanan Klik browse untuk melihat bagi hasilnya, dan akan muncul tampilan sbb : Begitu juga untuk simpanan berjangka, klik browse untuk melihatnya : Citra Sarana Production (2011) P a g e 38
b) Simpanan Berjangka 3) Overbooking Bagi Hasil Fungsi ini digunakan untuk memindahkan bagi hasil yang telah dihitung ke rekening simpanan. a) Simpanan Pilih Simpanan klik Overbooking bagi hasil, muncul form sbb : Klik OK Bagi hasil akan langsung berpindah ke rekening simpanan b) Simpanan Berjangka Isilah tanggal overbooking, Kode Transaksi klik OK Klik Ok Citra Sarana Production (2011) P a g e 39
PEMBIAYAAN Seperti halnya simpanan, sebelum dilakukan transaksi pembiayaan, kita juga harus membuat produk pembiayaan terlebih dahulu Menambah Produk Pembiayaan Klik Utility Pembiayaan Produk muncul form produk pembiayaan Klik input,tampil form Entry atau edit data Isilah Kode Produk serta nama produknya Lengkapi data lainnya, klik simpan kalau sudah selesai Konfigurasi Pembiayaan Konfigurasi berisi tentang batasan batasan atau aturan main pada pembiayaan Mengganti perkiraan balik ke semula Citra Sarana Production (2011) P a g e 40
Potongan pembiayaan berisi aturan-aturan sbb (contoh) Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi Batasan Kolektabilitas Klik utility pembiayaan Batasan Kolektabilitas Adalah batasan batasan yang mengatur tentang lancer atau tidaknya angsuran pembiayaan Isilah kolektabilitas sesuai dengan kebijakan masing-masing lembaga Citra Sarana Production (2011) P a g e 41
Setelah selesai, kita buat data pembiayaannya 1. Data pembiayaan Menambah data pembiayaan Klik menu pembiayaan Data pembiayaan master pembiayaan anggota input Isilah no. anggotanya, dengancara mengisi kolom cari dengan nama anggota Isi jenis produk pembiayaan dan lainnya Jika sudah lengkap, klik Simpan, sistem akan menyimpan data Untuk melihat jadwal angsuran,pilih form 2, reset jadwal Citra Sarana Production (2011) P a g e 42
Untuk mencetak klik print Form 3 untuk mencatat no. akad dan penjamin Citra Sarana Production (2011) P a g e 43
Form 4, untuk mencatat agunan secara detail Penulisan rincian agunan ini cukup dipisahkan dengan tanda baca, (koma) atau ; (titik koma)/tidak perlu dienter. Citra Sarana Production (2011) P a g e 44
Mengubah Data Pembiayaan Untuk melakukan fungsi ini harus sudah dilakukan proses pengisian data pembiayaan Klik menu pembiayaan Data pembiayaan master pembiayaan anggota Lakukan pengubahan data dengan cara klik tombol Edit Lakukan pengubahan data, jika sudah selesai, klik Simpan kembali Menghapus Data Pembiayaan Untuk melakukan fungsi ini harus sudah dilakukan proses pendaftaran anggota. Klik menu pembiayaan Data pembiayaan master pembiayaan anggota Pilih data anggota yang hendak dihapus Lakukan hapus data dengan cara klik tombol hapus Pencarian Data Pembiayaan Klik menu pembiayaan Data Pembiayaan master pembiayaan anggota Lakukan pencarian data dengan cara mengisi kolom cari dengan nama anggotanya Penyaringan Data Pembiayaan Klik menu pembiayaan Data Pembiayaan master Pembiayaan anggota Lakukan pennyaringan data dengan cara klik tombol Saring pada form Isi kolom pennyaringan, misal berdasarkan No anggota atau nama anggota atau urutkan misal berdasarkan nama anggota atau alamat Klik proses dan akan muncul data anggota atau urutan anggota sesuai dengan keinginan kita Refresh Data Pembiayaan menu Pembiayaan Data Pembiayaan master Pembiayaan anggota Pilih tombol refresh untuk me-refresh (mengembalikan) data setelah dilakukan penyaringan 2. Hapus transaksi menu Pembiayaan Data Pembiayaan hapus transaksi simpanan isilah data tanggal yang akan dihapus, klik proses klik hapus untuk menghapus transaksi yang telah dibuat 3. Realisasi Pembiayaan Pilih rekening Teller Realisasi Pembiayaan Form Realisasi Pembiayaan Citra Sarana Production (2011) P a g e 45
Isi no. pembiayaan dengan klik browse pilih nama anggota,isi no. bukti Untuk potongan simpanan apabila menginginkan masuk ke, rek yang bersangkutan bisa langsung diisi rek. yang bersangkutan Setelah terisi lengkap datanya klik realisasi 4. Setoran Angsuran Pilih Teller Setoran angsuran Form Angsuran Pembiayaan Pilih no. rekening Pembiayaan dengan klik browse pilih nama anggotanya,isi no. buktinya Kolom lainnya akan terisi secara otomatis Apabila ingin mengetahui tunggakan angsurannya, maka bisa dilihat dengan klik tool info dan tampil sbb Klik Simpan setelah semua data terisi Citra Sarana Production (2011) P a g e 46
5. Realisasi OB ke Simpanan Pilih Teller realisasi ob ke simpanan Apabila realisasi pembiayaan otomatis masuk ke rekening simpanan debitur Pilih rekening pembiayaannya, dengan menh-klik tombol Untuk mempermudah ketiklah nama anggota yang dimaksud pada kolom cari, tekan enter Isilah no. bukti dan no. simpanannya Klik realisasi, maka otomatis realisasi akan muncul ke rekening tujuan 6. Angsuran OB dari Simpanan Apabila menginginkan angsuran langsung dipotong dari tabungan Pilih teller angsuran ob dari simpanan, muncul form sbb : Citra Sarana Production (2011) P a g e 47
Isilah no. pembiayaannya(cara seperti di atas) Isilah no, kwitansinya dan rekening simpanannya Klik simpan Untuk mengecek bisa dilihat di laporan mutasi simpanan, sbb : Disini terlihat bahwa saldo simpanan telah terkurangi sejumlah angsuran 7. Angsuran Tunai Kolektif Pilih Teller Angsuran Tunai Kolektif Isilah nama AO dengan menekan pulldown/panah bawah Isilah no. buktinya, klik OK Citra Sarana Production (2011) P a g e 48
Akan tampil form setoran kolektif yang telah terisi nama-nama debitur sesuai dengan Aonya, sehingga langsung mengisi jumlah setorannya saja. Klik Simpan setelah semua data terisi 8. Laporan Saldo pembiayaan per AO Untuk menggolongkan saldo Pembiayaan per AO Pilih menu pembiayaan Laporan Saldo pembiayaan per AO Isi kolom tanggal, klik ok Klik filter untuk mendapatkan laporan per AO Isilah dasar penyaringan berdasar nama AO, klik proses Citra Sarana Production (2011) P a g e 49
Jika ingin mencetak laporan klik print Contoh : Saldo pembiayaan detail Pilih menu pembiayaan laporan saldo pembiayaan detail Isi kolom tanggal, klik ok Filterlah/saringlah data sesuai keinginan misal berdasar nama AO, nama anggota dan yang lainnya Jika ingin mencetak laporan klik print Kolektibilitas Fungsi ini digunakan untuk mengetahui lancar atau tidaknya angsuran,sehat atau tidaknya Pembiayaan yang telah direalisasikan Untuk melihat laporannya adalah sebagai berikut ; Pilih pembiayaan Laporan kolektibilitas Isi tanggal dan dasar rekapnya, misal per jenis Pembiayaan, per AO dipilih dengan panah bawah Contoh berdasrkan jenis Pembiayaan Citra Sarana Production (2011) P a g e 50
Rekap per Group Pilih menu pembiayaan Laporan Rekap per group Muncul report rekapitulasi Pembiayaan Jika ingin mencetak berdasarkan AO, silahkan mem-filter berdasarkan nama AO atau kode AO Jika ingin mencetak laporan klik print Citra Sarana Production (2011) P a g e 51
Jadwal Tagihan Pilih menu pembiayaan Laporan Jadwal tagihan Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi Klik ok Jika ingin mencetak laporan klik print Citra Sarana Production (2011) P a g e 52
Transaksi Detail Berfungsi untuk melihat laporan transaksi yang terjadi pada tanggal yang diinginkan Pilih menu pembiayaan Laporan transaksi detail Isilah periode tanggal klik OK Jika ingin mencetak laporan klik print Transaksi per AO Menampilkan transaksi pembiayaan secara rekap per AOnya Pilih menu pembiayaan Laporan transaksi per AO Isilah periode tanggal, klik ok Jika ingin mencetak laporan klik print Citra Sarana Production (2011) P a g e 53
Riwayat Pembiayaan Menampilkan laporan riwayat kredit per anggota Pilih menu pembiayaan Laporan Riwayat pembiayaan Isilah periode tanggal dan nama rekening, klik OK Jika ingin mencetak laporan klik print Citra Sarana Production (2011) P a g e 54
Mutasi Pembiayaan Fungsi ini dapat digunakan untuk melihat pergerakan Pembiayaan, berapa realisasi dan berapakah yang angsurannya. Pilih menu pembiayaan Laporan Mutasi Pembiayaan Isilah periode tanggal, klik ok Jika ingin mencetak laporan klik cetak Citra Sarana Production (2011) P a g e 55
P E M B U K U A N Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi 1. Perkiraan Perkiraan adalah kode akuntansi untuk mempermudah pembukuan Parameter pembukuan Menambah Daftar Perkiraan Pilih menu pembukuan perkiraan Daftar perkiraan Klik input dan enter Isilah kolom yang akan ditambah daftar perkiraannya Klik Simpan Menghapus Daftar Perkiraan Untuk melakukan fungsi ini harus sudah dilakukan proses pendaftaran anggota. Pilih menu pembukuan perkiraan Daftar perkiraan Lakukan hapus data dengan cara klik tombol hapus Pencarian Daftar Perkiraan Pilih menu pembukuan perkiraan Daftar perkiraan Lakukan pencarian data dengan cara klik tombol Cari pada form Isilah kolom dasar pencarian, klik proses Citra Sarana Production (2011) P a g e 56
Penyaringan Daftar Perkiraan Pilih menu pembukuan perkiraan Daftar perkiraan Lakukan penyaringan data dengan cara klik tombol Saring pada form Isi filter dasar penyaringan Klik proses dan akan muncul perkiraan sesuai dengan penyaringannya Refresh Daftar Perkiraan Pilih menu pembukuan perkiraan Daftar perkiraan Pilih tombol refresh untuk me-refresh (mengembalikan) data setelah dilakukan penyaringan 2. Kode jurnal Menambah Kode Jurnal Pilih menu pembukuan Kode Jurnal Input Entry kode jurnal dan keterangannya Simpan kalau sudah selesai 3. Transaksi Jurnal Fungsi ini digunakan untuk mencatat transaksi (menjurnal) secara umum Klik Pembukuan Transaksi Form pencatatan transaksi Isi tanggal. Kode jurnal dan no. Referensi, klik enter Isi uraian untuk Keterangan Debet dan kreditnya, jika perlu Klik Browse untuk. perkiraan debet dan isilah nominalnya, klik enter Ulangi klik browse untuk perkiraan kreditnya, klik enter Tempatkan kursor pada posisi kredit, isilah nominalnya, klik enter Klik simpan setelah selesai Contoh : Citra Sarana Production (2011) P a g e 57
4. Posting Fungsi ini dugunakan untuk mem-posting transaksi teller ke buku besar Isilah periode tanggak, Klik OK 5. Tutup Tahun Biasanya dilakukan pada awal tahun berikutnya, namun pencatatan tetap dijurnal pada tanggal 31 Desember. Hal ini dilakukan untuk mempermudah bagi pengelola koperasi biar tidak terpancang pada proses tutup tahun, sistem akan tetap bisa dijalankan pada tanggal 1 Januari walaupun proses tutup tahun belum dilakukan. 6. Laporan Daftar Perkiraan Untuk melihat dan mencetak daftar perkiraan Pilih Pembukuan Laporan Daftar Perkiraan Tampil Daftar perkiraan Citra Sarana Production (2011) P a g e 58
Klik Cetak, jika ingin mencetak Jurnal Transaksi Untuk mencetak jurnal transaksi Klik Pembukuan Laporan jurnal transaksi Isilah periode tanggalnya, klik ok Citra Sarana Production (2011) P a g e 59
Klik print jika ingin mencetak Rekapitulasi Jurnal Harian Pilih Pembukuan Laporan Rekapitulasi Jurnal Harian Isilah tanggalnya, pilih perkiraan Kasnya dengan klik Browse Klik Ok Citra Sarana Production (2011) P a g e 60
Untuk mencetak klik print Buku Besar Pilih Pembukuan Laporan Buku Besar Muncul form Percetakan buku besar Citra Sarana Production (2011) P a g e 61
Isilah periode tanggal, browse kode perkiraan,klik OK Klik print jika ingin mencetak Buku Besar (Detail) /Buku Besar Pembantu Buku besar ini menampilkan transaksi detailnya Pilih Pembukuan Laporan Buku Besar Detail Muncul Form buku besar Pembantu Isilah periode tanggal,browse kode perkiraan, klik Ok Klik print jika ingin mencetak Citra Sarana Production (2011) P a g e 62
Trial Balance Pilih Pembukuan Laporan Trial Balance Isilah periode tanggal Tandai Option dan Judul laporan Klik OK Citra Sarana Production (2011) P a g e 63
Neraca Harian Pada dasarnya neraca harian hampir sama dengan trial balance, hanya saja untuk neraca harian hanya mengambil transaksi satu tanggal saja (tanggal yang aktif pada sistem). Citra Sarana Production (2011) P a g e 64
Neraca Pilih Pembukuan Laporan Neraca Isilah tanggal Neraca Tandai Option Pencetakan neraca Isilah Judul Laporannya Kalau ingin mencetak laporan kantor cabang,pilih cabang yang dituju Setelah selesai klik OK Klik print untuk mencetak Citra Sarana Production (2011) P a g e 65
Laba Rugi Untuk mencetak laporan Laba Rugi secara detail Pilih Pembukuan Laporan Laba Rugi Isilah Tanggal dan tandai optio pencetakannya Entry Judul laporannya Jika ingin mencetak Laporan L/R kantor Cabang,isilah pilihan kantor cabangnya Klik Ok Citra Sarana Production (2011) P a g e 66
Laba/Rugi (bulanan tertentu) Pilih Pembukuan Laporan Laba Rugi Isilah Tanggal dan tandai option pencetakannya Entry Judul laporannya Jika ingin mencetak Laporan L/R kantor Cabang,isilah pilihan kantor cabangnya Klik Ok Klik print untuk mencetak Citra Sarana Production (2011) P a g e 67
Citra Sarana Production (2011) P a g e 68
TRANSAKSI KAS Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi 1. Terima dari Kas Besar Untuk mencatat transaksi pemasukan uang dari kas besar ke kas kecil. Misal uang yang diterima dari kas besar untuk saldo awal hari berikutnya. Pilih Laporan Transaksi Kas Terima dari Kas Besar Isi tanggal, kode jurnal dan no. kwitansinya Isi uraian jika perlu Isilah Jumlah uang yang diterima dari kas Besar Klik Simpan Setor Ke Kas Besar Fungsi ini adalah untuk mem-posting/memindahkan transaksi keuangan dari teller ke Kas Besar setiap harinya Pilih Laporan Transaksi Kas Setor ke Kas Besar Citra Sarana Production (2011) P a g e 69
Isi tanggal, kode jurnal dan no. kwitansinya Isi uraian Isilah Jumlah uang yang diterima dari kas Besar Klik Simpan Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi Transaksi Kas Masuk Untuk mencatat transaksi kas masuk yang berasal bukan dari simpanan atau angsuran Pembiayaan, misal: penarikan dana bank, pendapatan lain-lain dsb. Pilih Laporan Transaksi Kas Transaksi Kas Masuk Isi tanggal, kode jurnal dan no. kwitansinya Isi uraian Browse kode perkiraan pilih Isilah Jumlah uang yang diterima Klik Simpan Transaksi Kas Keluar Untuk mencatat transaksi kas keluar yang berasal bukan dari penarikan simpanan atau realisasi Pembiayaan, misal: setoran bank, pengeluaran biaya dsb. Pilih Laporan Transaksi Kas Transaksi Kas Keluar Citra Sarana Production (2011) P a g e 70
Isi tanggal, kode jurnal dan no. kwitansinya Isi uraian Browse kode perkiraan pilih Isilah Jumlah uang yang dikeluarkan Klik Simpan Hapus Transaksi Pilih Laporan Transaksi Kas Hapus Transaksi Petunjuk Pengoperasionalan Sistem Informasi Klik Hapus untuk menghapus transaksi Citra Sarana Production (2011) P a g e 71
UTILITY 1. User Digunakan untuk membuat siapa saja yang berhak untuk menggunankan sistem kopersi ini. Klik utility User, akan muncul form seperti diatas Klik input untuk menambah daftar user/pengguna, dan muncul form sbb : Isilah nama user, password dan user groupnya Klik simpan 2. Konfigurasi Lembaga Fungsi ini digunakan untuk men-setting indentitas lembaga, adapun caranya adalah sebagai berikut : Klik Utility Konfigurasi lembaga Form Identitas Lembaga Entry-lah nama lembaganya, alamat, data lainnya. Klik OK setelah selesai Citra Sarana Production (2011) P a g e 72