KATA PENGANTAR Puji syukur atas perkenan dari Allah kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan kegiatan Penyusunan buku panduan Sistem Informasi Alumni. Pengembangan Sistem Informasi Alumni ini tidak hanya dilakukan semata mata karena rencana kegiatan Universitas Trunojoyo Madura, namun juga berdasarkan kebutuhan banyak pihak terkait media komunikasi dengan alumni. Memang tidak dipungkiri, alumni sebagai bagian yang tak terpisahkan dari suatu lembaga pendidikan. Walaupun sudah tidak mengikuti kegiatan belajar mengajar di Universitas Trunojoyo Madura, keberadaan Alumni dapat memberikan kontribusi kepada institusi. Melalui tracer study, masukan masukan terkait proses perkuliahan dan sebagainya. Dengan adanya buku panduan sistem informasi alumni ini, diharapkan civitas dan masyarakat sebagai user dari sistem, dan juga untuk lebih mengimplementasikan sistem tersebut. Bagi para user kami sangat berharap feedback baik berupa saran dan kritikan terhadap pembuatan buku panduan ini, untuk pengembangan lebih lanjut yang lebih baik. Adapun buku panduan ini nantinya dapat di unduh langsung dari web Sistem Informasi Alumni. Tim Penyusun User Guide Sistem Informasi Alumni 2
DAFTAR ISI Cover Kata Pengantar... 2 Daftar Isi... 3 Daftar Gambar... 4 Profil Sistem Informasi Alumni... 5 Menu User Umum... 6 Menu User Alumni... 10 Menu User Admin... 16 User Guide Sistem Informasi Alumni 3
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Halaman Depan Sistem Informasi Alumni 6 Gambar 1.2 Halaman Profil SIM Alumni. 7 Gambar 1.3 Halaman Agenda SIM Alumni.. 7 Gambar 1.4 Halaman Bursa Kerja. 8 Gambar 1.5 Halaman Data Alumni... 8 Gambar 1.6 Halaman Saran... 9 Gambar 2.1.1 Posisi Login Alumni... 10 Gambar 2.1.2 Konfirmasi Login Sukses... 10 Gambar 2.1.3 Halaman Selamat datang... 11 Gambar 2.2.1 Data Profil Alumni... 12 Gambar 2.2.2 Tambahkan Riwayat Pekerjaan... 12 Gambar 2.2.3 Edit Data Profil Alumni... 13 Gambar 2.3.1 Halaman Agenda Alumni. 14 Gambar 2.3.2 Halaman Bursa Kerja Alumni.. 14 Gambar 2.3.3 Halaman Tracer Study. 15 Gambar 3.1 Halaman Dasboard administrator... 16 Gambar 3.2 Halaman Testimoni. 17 Gambar 3.3.1 Halaman Profil. 18 Gambar 3.3.2 Menu Edit Profil.. 18 Gambar 3.3.3 Halaman Editing dan Simpan Profil 19 Gambar 3.4.1 Halaman Berita 20 Gambar 3.5.1 Halaman Daftar Bursa Kerja... 21 Gambar 3.5.2 Halaman Tambah Bursa Kerja 22 Gambar 3.6 Halaman SMS Broadcast 22 Gambar 3.7.1 Halaman Daftar Agenda & Event 23 Gambar 3.7.2 Halaman Tambah Agenda & Event. 23 Gambar 3.8.1 Halaman Slide. 24 Gambar 3.8.2 Halaman Tambah Slide... 24 Gambar 3.9 Halaman Data Alumni 25 Gambar 3.10.1 Halaman Tracer Study.. 26 Gambar 3.10.2 Print Out Tracer Study... 26 Gambar 3.11 Halaman Ubah Password... 27 User Guide Sistem Informasi Alumni 4
PROFIL SISTEM INFORMASI ALUMNI Sistem informasi alumni merupakan salah satu sistem yang dikembangkan oleh UPT PUSAT KOMPUTER Sebagai unit pengelola sumberdaya IT di Universitas Trunojoyo Madura. Sistem ini dikembangkan atas prakarsa Fakultas Pertanian, dimana dirasa butuhnya pengembangan suatu sistem yang dapat menyimpan, mengkomunikasikan dan mengelola data alumni. Sejalan dengan kebutuhan secara menyeluruh dari masing masing fakultas terhadap data alumni maka sistem ini kemudian dikembangkan lagi sehingga dapat mengakomodir kebutuhan seluruh fakultas, terutam adalam penyediaan data yang berhubungan dengan alumni. Adapun fitur utama dari sistem informasi alumni ini antara lain : a. Tracer Study b. SMS Gateway c. Bursa Kerja Untuk mengakomodir kebutuhan fitur fitur utama tersebut diatas, maka sistem tersebut di buat dengan spesifikasi berikut ini Versi SIM Alumni Ver. 3.0 Platform Multi Platform Web Server Apache 2.0 Database MySQL Bahasa Pemrogaman PHP Network GSM IP Address Server http://10.1.2.6 User Guide Sistem Informasi Alumni 5
I. HALAMAN USER UMUM 1.1 Halaman Depan Sistem Informasi Alumni dapat diakses di halaman web http://alumni.trunojoyo.ac.id. Di halaman ini dapat dijumpai beberapa menu yang dapat diakses oleh user seperti melihat profil sistem alumni di menu Profil, melihat agenda kegiatan alumni di menu Agenda, melihat informasi lowongan, bursa kerja di menu Bursa, melihat data alumni di menu Data Alumni dan Memberikan saran atas alumni UTM oleh instansi di menu Saran Gambar 1.1 Halaman Depan Sistem Informasi Alumni 1.2 Menu Profil Menu ini merupakan penjelasan umum dari profil Sistem Informasi Alumni. Adapun penjelasan tersebut meliputi visi, misi serta tujuan pembentukan IKA UTM User Guide Sistem Informasi Alumni 6
Gambar 1.2 Halaman Profil Alumni SIM Alumni 1.3 Halaman Agenda Halaman ini menjelaskan tentang kegiatan apa saja yang telah, sedang dan akan diadakan oleh Alumni di semua fakultas. Diharapkan dengan adanya menu ini, alumni dimanapun berada dapat mengetahui agenda organisasi alumni UTM Gambar 1.3 Halaman Agenda SIM Alumni UTM User Guide Sistem Informasi Alumni 7
1.4 Halaman Bursa Kerja Halaman ini akan menyajikan informasi tentang lowongan kerja. Baik dari internal UTM, Eksternal UTM baik yang bekerja sama dengan UTM ataupun yang tidak bekerjasama dengan UTM. Menu ini diharapkan dapat membantu alumni dalam mencari pekerjaan yang sesuai dengan bidangnya 1.5 Halaman Data Alumni Gambar 1.4 Halaman Bursa Kerja Gambar 1.5 Halaman Data Alumni User Guide Sistem Informasi Alumni 8
Halaman ini akan menyajikan data alumni secara singkat. Diperuntukkan bagi user umum yang membutuhkan data singkat dari alumni. Dalam halaman ini tidak disajikan data alumni secara lengkap untuk menjaga privasi alumni itu sendiri. 1.6 Halaman Saran Halaman ini diperuntukkan bagi instansi atau lembaga yang pernah atau mempekerjakan alumni UTM, di insstansi atau lembaga mereka. Sehingga muncul feedback kepada UTM untuk menganalisa dan menyusun arah rencana pengembangan akademik di UTM, berdasarkan masukan dan saran dari instansi atau lembaga tersebut. Gambar 1.6 Halan saran User Guide Sistem Informasi Alumni 9
II. HALAMAN USER ALUMNI 2.1 Penjelasan Umum Halaman user merupakan sekumpulan menu yang dipersiapkan untuk para alumni UTM. Data ini terkoneksi secara synchronize dengan data Sistem Informasi Akademik. Sehingga untuk memiliki akun alumni haruslah mahasiswa UTM yang telah lulus. Untuk mengaksesnya dapat meng-klik tombol di sebelah bawah foto profil alumni Login Alumni Gambar 2.1.1 Posisi login alumni Setelah itu akan muncul jendela untuk memasukkan user name dan password. Dalam hal ini username dan password sama dengan username dan password untuk mengakses SIAKAD. Setelah dientrikan dengan benar, maka akan muncul konfirmasi sebagai berikut : Gambar 2.1.2 Konfirmasi login sukses User Guide Sistem Informasi Alumni 10
Setelah jendela konfirmasi akun hilang, alumni akan masuk ke dalam sistem alumni dan akan mendapati halaman seperti dibawah ini, sesuai dengan identitasnya masing masing Gambar 2.1.3 Halaman Selamat Datang Alumni 2.2 Halaman Profil Alumni Halaman ini berisi identitas alumni. Identitas yang dimaksud adalah ada dua macam. Yaitu biodata dan riwayat pekerjaan. Alumni diharapkan mengupdate data tersebut secara berkala, agar komunikasi antar alumni dan antara alumni dengan isntitusi. Demikian juga dengan data riwayat pekerjaan, dengan memutakhirkan data riwayat pekerjaan akan membantu institusi UTM dalam menganalisa waktu tunggu alumni dalam mendapatkan pekerjaan. Adapun untuk mengupdate data riwayat pekerjaan dengan memilih tombol Tambah Riwayat Pekerjaan User Guide Sistem Informasi Alumni 11
Tambah Riwayat Pekerjaan Gambar 2.2.1 Data Profil Alumni Kemudian isi data riwayat pekerjaan seperti pada form yang telah disediakan. Gambar 2.2.2 Tambahkan Riwayat Pekerjaan Sedangkan untuk update biodata, alumni dapat memilih menu biodata dan kemudian melakukan Edit biodata User Guide Sistem Informasi Alumni 12
Edit data profil alumni Gambar 2.2.3 Edit Data Profil Alumni 2.3 Halaman Agenda dan Bursa Kerja Untuk kedua halaman ini, alumni dapat memperoleh informasi tentang agenda kegiatan dan juga bursa kerja atau lowongan kerja. Fasilitas yang dama dengan user secara umum, sehingga kedua halaman ini tidak perlu dijelaskan secara detail lagi, karena telah dijelaskan dalam poin sebelumnya. User Guide Sistem Informasi Alumni 13
Gambar 2.3.1 Halaman Agenda Alumni Gambar 2.3.3 Halaman Bursa Kerja Alumni 2.3 Halaman Tracer Study Halaman tracer study merupakan halaman yang disediakan untuk para alumni, untuk memberikan input bagi institusi terkait proses akademik terutama terkait perkuliahan yang mereka rasakan selama menjadi mahasiswa. Penilaian ini dapat User Guide Sistem Informasi Alumni 14
dijadikan pedoman dalam pengembangan dan peningkatan pelayanan akademik kepada mahasiswa, sehingga institusi dapat melakukan perbaikan. Gambar 2.3.1 Halaman Tracer Study User Guide Sistem Informasi Alumni 15
III. HALAMAN ADMIN 3.1 Halaman Awal Halaman awal atau dashboard ini diperuntukkan bagi administrator atau user yang memaintain syatem informasi Alumni. Halaman ini dapat diakses di http://alumni.trunojoyo.ac.id/admin. Pada halaman ini menu menu yang berada di sebelah kiri dan merupakan menu utama dari halaman admin ini, dikelompokkan menjadi dua yaitu: a. Menu Dashboard - Testimonial - Profil - Berita - Bursa Kerja - Agenda & Event - Slide b. Master User - Data Alumni - Tracer Study - User Password Berikut ini merupakan tampilan awal atau dashboard akun administrator Gambar 3.1 halaman dashboard administrator User Guide Sistem Informasi Alumni 16
3.2 Halaman Testimonial Halaman ini merupakan halaman untuk menampilkan testimony, saran masukan dari para user terkait Institusi baik Universitas, Fakultas dan Prodi ataupun tentang Sistem Informasi Alumni. Di halaman ini, Administrator memiliki hak untuk menampilkan pesan mana yang akan ditampilkan dan pesan mana yang tidak ditampilkan. Gambar 3.2 Halaman Testimoni 3.3 Halaman Profil Halaman profil, merupakan halaman untuk mendeskripsikan organisasi alumni UTM atau IKA UTM. Namun untuk hal ini kami menyediakan fasilitas edit profil untuk memungkinkan administrator untuk mengupdate isi dari profil. Yang awalnya hanya berisi visi dan misi alumni, mungkin saja akan berkembang atau berubah. Sehingga customisasi profil ini menurut pengembang dibutuhkan. Adapun untuk mengubah isi profil tersebut dapat menggunakan menu edit yang berada di kanan atas, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini: User Guide Sistem Informasi Alumni 17
Edit Profil Gambar 3.3.1 Halaman Profil Mengedit profil dapat dilakukan dengan mudah karena halaman editing dilengkapi dengan tool tool yang tidak asing, sebagaimana yang digunakan dalam software word processing yang lain. Sehingga memudahkan user untuk mengedit profil sesuai dengan kebutuhan. Gambar 3.3.2 Menu Edit Profil User Guide Sistem Informasi Alumni 18
Apabila perubahan telah dilakukan, maka administrator harus mengakhirinya dengan menekan tombol simpan Gambar 3.3.3 Halaman Editing dan simpan profil 3.4 Halaman Berita Halaman berita merupakan halaman bagi administrator untuk mengelola berita yang akan ditampilkan di halaman sistem informasi alumni. Adapun berita yang diharapkan adalah berita yang juga relevan dengan dunia alumni, atau dunia kerja. Gambar 3.4.1 Halaman berita User Guide Sistem Informasi Alumni 19
Pada gambar diatas, daftar berita disajikan dalam bentuk tabel. Administrator dapat melakukan editing, unpublish atau penghapusan berita dengan memilih tool yang ada di sebelah kanan dari masing masing berita. = tombol untuk mempublish (hijau) dan meng-unpublish (merah) berita. Berita yang ada tidak akan terhapus, hanya tidak akan tampil pada sistem informasi alumni. Symbol tanda tersebut akan berubah, mengikuti status yang diinginkan terhdap berita tersebut. = tombol untuk mengedit berita. Berita yang sudah dibuat sebelumnya mungkin ada kekeliruan sehingga perlu diperbaiki. = tombol untuk menghapus berita. Tombol ini untuk menghapus berita yang sudah lama, dan tidak relevan lagi. Sedangkan untuk menambahkan berita, admin dapat memilih menu Tambah Berita di sebelah kanan atas. Seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut Tambah Berita Gambar 3.4.2 Halaman tambah berita User Guide Sistem Informasi Alumni 20
Untuk penambahan berita, cara nya hampir sama dengan ketika mengubah atau mengedit profil. Layout yang familiar bagi user karena memiliki menu yang hampir sama dengan word processing kebanyakan. 3.5 Halaman Bursa Kerja Halaman bursa kerja merupakan halaman yang memungkinkan bagi administrator untuk menambahkan informasi tentang dunia kerja. Halaman ini hamper sama dengan halaman halaman sebelumnya, tentang bagaimana cara mengubah, menghapus dan mempublish atau tidak mempublish informasi kerja. Gambar 3.5.1 Halaman Daftar Bursa Kerja Namun dalam hal penambahan berita, halaman ini memiliki sedikit perbedaan, yaitu di paling bawah menu terdapat menu Isi SMS Broadcast. Fitur ini ditambahkan untuk dapat memberikan informasi bursa kerja kepada para alumni. Dengan menggunakan SMS yang langsung dikirim ke ponsel yang telah didaftarkan melalui system wisuda Online. Sehingga alumni yang belum bekerja, atau ingin berpindah tempat kerja dapat terbantu dengan adanya fitur ini. Adapun posisi fitur tersebut sebagaimana yang ditunjukkan oleh gambar berikut. User Guide Sistem Informasi Alumni 21
SMS Broadcast Gambar 3.5.2 Halaman tambah bursa kerja 3.6 Halaman SMS Broadcast Halaman SMS broadcast ini hampir sama dengan halaman pada bursa kerja. Hanya saja halaman ini tidak menampilkan berita atau pesan di halaman utama sistem informasi alumni. Pada halaman ini memberikan lebih banyak opsi kepada operator, kepada siapakah pesan tersebut akan dikirim. Pada fitur ini dilengkapi opsi untuk menyeleksi object atau tujuan pesan mulai dari semua alumni, alumni per fakultas atau alumni dari prodi tertentu. Gambar 3.6 Halaman SMS Broadcast. User Guide Sistem Informasi Alumni 22
3.7 Halaman Agenda & Event Halaman Agenda & Event memiliki kesamaan dengan berita. Baik dari cara pengisian atau pengelolaan. perbedaan dengan berita, hanya pada posisi di halaman utama sistem informasi alumni. Sehingga dalam bab ini kami tidak menjelaskan secara detail. Gambar 3.7.1 Halaman daftar Agenda & Event Gambar 3.7.2 Halaman Tambah Agenda & Event User Guide Sistem Informasi Alumni 23
3.8 Halaman Slide Halaman Slide ini merupakan halaman pelengkap bagi situs alumni. Pada halaman ini administrator bisa mengunggah dukumentasi kegiatan atau event yang diadakan oleh alumni. Hal ini untuk memberikan informasi kepada user secara umum akan kegiatan yang telah berjalan. Gambar 3.8.1 Halaman Slide Untuk menambahkan gambar, klik menu Tambah Slide di kanan atas seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut: Tambah Slide Gambar 3.8.2 Halaman Tambah Slide User Guide Sistem Informasi Alumni 24
Untuk menambahkan dapat langsung memilih gambar yang sudah diupload sebelumnya atau mengunggah gambar gambar baru. Seperti bisaa setiap kali menambahkan gambar baru, diakhiri dengan menekan tombol simpan yang ada di bagian bawah halaman. 3.9 Halaman Data Alumni Halaman data alumni, merupakan halaman yang memungkinkan administrator untuk mencari nama atau identitas alumni. Pencarian pada fitur ini memungkinkan untuk di klasifikasikan berdasakan Fakultas, Jurusan, Tahun angkatan atau bahkan menggunakan kata kunci NIM atau nama Mahasiswa yang ingin diketahui identitasnya. Gambar 3.9 Halaman Data Alumni 3.10 Halaman Tracer Study Halaman ini merupakan salah satu menu utama dari sistem informasi alumni ini. Halaman ini menyajikan hasil tracer alumni yang diisi oleh para alumni. Dari halaman ini banyak informasi yang bisa diperoleh terkait evaluasi proses perkuliahan, sampai informasi pencarian pekerjaan yang dilakukan oleh alumni. Adapun kebutuhan informasi dalam sistem ini sudah disesuaikan dengan kebutuhan akreditasi jurusan berdasarkan aturan BAN PT. User Guide Sistem Informasi Alumni 25
Gambar 3.10.1 Halaman Tracer Study Pada halaman ini administrator dapat memilih kebutuhan data yang ingin diperoleh sesuai dengan klasifikasi yang disediakan. Yaitu berdasarkan Fakultas, Berdasarkan jurusan atau berdasarkan tahun angkatan. Adanya fitur ini diharapkan dapat membantu para stake holder dalam membuat keputusan terkait pengembangan institusi terkait fasilitas ataupun proses perkuliahan. Gambar 3.10.2 Print Out Tracer Study User Guide Sistem Informasi Alumni 26
3.11 Halaman Ubah Password Halaman Ubah Password diperuntukkan bagi admin untuk mengubah password yang dimiliki. Password yang dimaksud adalah password dari administrator itu sendiri. Gambar 3.11 Halaman Ubah Password User Guide Sistem Informasi Alumni 27
User Guide Sistem Informasi Alumni 28