PROSEDUR KERJA PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENELITIAN (SIMPEN) LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAT 2014
PENDAHULUAN Sistem informasi manajemen penelitian (SIMPEN) adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk mengelola pelaksanaan penelitian secara elektronik. Aplikasi ini dikembangkan dan sejak tahun 2012 dan masih terus disempurnakan sampai saat ini. Aplikasi SIMPEN ini wajib digunakan untuk menyimpan semua data penelitiandan abdimas yang dilakukan dosen UT, mulai dari proposal, hasil penilaian proposal, laporan kemajuan penelitian, laporan penelitian, artikel penelitian, sampai laporan penggunaan dana penelitian. Selain itu, SIMPEN juga menyediakan fasilitas bagi para dosen UT untuk menyimpan informasi tentang seminar-seminar yang sudah pernah diikuti, artikel-artikel yang dipublikasikan pada jurnal ilmiah, serta buku hasil tulisan mereka yang sudah diterbitkan beserta softcopynya. Prosedur Kerja Penggunaan SIMPEN ini dikembangkan untuk memandu para dosen UT agar dapat menggunakan SIMPEN secara mudah sehingga dapat memanfaatkan aplikasi ini seluas-luasnya untuk kepentingan penyimpanan semua data akademik, yang berupa data penelitian yang pernah dilakuakan, seminar yang pernah diikuti, artikel yang dipublikasikan jurnal, maupun buku yang pernah diterbitkan. Apabila semua dosen selalu mengisikan data terkait pada SIMPEN maka LPPM akan dapat membuat laporan tentang data penelitian, seminar, maupun publikasi ilmiah dengan data yang lebih akurat. Akses terhadap data tersebut serta akurasi data yag dilaporkan sangat penting bagi UT untuk menerbitkan berbagai laporan mengenai ketercapaian Target Rencana Operasional (Renop) UT per tahun, laporan kinerja publikasi UT untuk laporan BLU, penilaian kinerja penelitian untuk DIKTI, dan sebagainya. Oleh karenanya, kesediaan para dosen sangat diharapkan untuk mengisi dan memanfaatkan aplikasi ini secara rutin. Kami menyadari bahwa Aplikasi SIMPEN ini masih jauh dari sempurna dan masih perlu terus disempurnakan, terutama fasilitas untuk penyimpanan data abdimas. Oleh karenanya, masukan dan saran dari para dosen pengguna sangat diharapkan untuk penyempurnaan aplikasi ini. Semua saran dan masukan perbaikan silahkan dikirimkan secara tertulis melalui lppm@ut.ac.id atau simpen@ut.ac.id. Tangerang Selatan, 18 Desember 2014 Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Ir. Kristanti Ambar Puspitasari, MEd, PhD NIP 19610212 198603 2 001 1
1. Cara Mengakses SIMPEN Untuk mengakses SIMPEN, peneliti dapat masuk kehalaman LPPM UT (www.lppm.ut.ac.id) di website UT (www.ut.ac.id). Caranya, pilih menu Tentang UT dan kemudian klik menu PENELITIAN DAN ABDIMAS. Tampilan halaman LPPM yang terlihat akan seperti pada Gambar 1 submenu SIMPEN Gambar 1. Tampilan halaman web LPPM Pada bagian kanan webpage LPPM terdapat beberapa Menu. Untuk masuk ke SIMPEN: klik SIMPEN (Sistem Informasi Manajemen Penelitian) pada menu penelitian LPPM. Untuk masuk ke SIMPEN Anda harus mengisi NIP (tanpa spasi) dan password. Default password adalah 123. Disarankan anda segera mengubah password setelah menggunakan SIMPEN. 2. Cara Mencari Data NIP Seandainya anda lupa NIP Anda, klik Cek Data Edukatif yang tersedia pada menudi sebelah kiri halaman login dengan memasukkan nama. Kalau nama Anda sudah terdaftar pada database SIMPEN, maka nama Anda akan muncul beserta data NIP,NIDN dan alamat email. Kalau nama yang dicari tidak muncul, artinya data belum terdaftar di database kepegawaian UT pada awal 2
pengembangan SIMPEN. Bila Anda mengalami hal ini, segeralah laporkan data Anda ke LPPM (simpen@ut.ac.id) agar data Anda dapat di-entry oleh operator SIMPEN di LPPM. 3. Cara Login Gambar 2. Tampilan Halaman Muka SIMPEN 3
4. Cara Mengecek Data Diri Periksalah akurasi data diri Anda di SIMPEN. Sesuaikan semua perubahan data yang pernah dialami, misalnya sudah ada tambahan gelar, perubahan golongan dan jabatan akademik, perubahan unit kerja, perubahan alamat dan atau alamat email, perubahan nomor rekening, dan sebagainya. Menu Data Diri terdapat di kolom sebelah kiri atas halaman SIMPEN. disini Gambar 3. Tampilan Halaman SIMPEN dan Menu Data Diri Anda Menu Data Diri berisi informasi tentang data diri peneliti, termasuk Nomor Rekening Bank. Apabila ada perubahan data, segera lakukan perbaikan melalui menu ini. Gambar di bawah adalah tampilan halaman setelah Anda meng-klik menu Data Diri. 4
Data Diri Gambar 4. Tampilan Halaman Data Diri 5
5. Cara Mengganti Password Menu Ganti Password digunakan untuk mengganti password. disini bila ingin mengganti password kemudian ikuti petunjuk yang diberikan. Karena data peneliti bersifat rahasia, maka setiap peneliti dianjurkan untuk mengganti password. Gunakan password yang mudah Anda ingat. Tampilannya seperti ini Gambar5. Tampilan Halaman Ganti Password Dalam setiap kegiatan penelitian, SIMPEN wajib diisi oleh Peneliti dan Pereview Proposal/Laporan Penelitian. 6
A. Bagi Calon Peneliti/Peneliti 1. Cara Memasukkan Nama Peneliti Anggota non Dosen Sebelum mengunggah proposal penelitian Anda, isikan terlebih dahulu data anggota Tim Peneliti Anda yang tidak berstatus sebagai dosen UT. Peneliti biasanya menggunakan tenaga staf administrasi untuk membantu kelancaran proses penelitian mereka. Menu Anggota Administrasi digunakan untuk menambahkan data staf administrasi yang menjadi Anggota Tim Peneliti Anda bila data tersebut belum termuat pada database simpen. Gambar 6. Tampilan Halaman untuk Meng-entry Data Staf Administrasi 7
2. Cara Menambahkan Data Peneliti Non-UT Untuk Penelitian Kerjasama, peneliti wajib melibatkan dosen non-ut sebagai Anggota Tim Peneliti. Menu Anggota Edukatif Non-UT merupakan fasilitas yang disediakan untuk mengentry data dosen luar UT yang terlibat dalam penelitian. Gambar 7. Tampilan Halaman untuk Meng-entry Data Dosen Non-UT 8
3. Cara Menggunggah Proposal Penelitian Menu Proposal Penelitian adalah fasilitas untuk mengirimkan proposal penelitian pada tahun berjalan. Menu Proposal Penelitian lalu pilih Kirim Proposal Pilih Gambar 8. Tampilan untuk Mendaftarkan Data Proposal Penelitian 9
setelah masuk ke Menu Proposal Penelitian, isikan data proposal Anda pada kolom yang diminta dengan benar. Judul Penelitian, Bidang Penelitian, Jenis Penelitian, Usulan Dana, dan sebelum mengunggah proposal penelitian, pastikan dokumen diketik dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Words versi 2003 atau 2007. Ukuran file jangan melebihi 5 MB. Karena itu, usahakan jangan terlalu banyak gambar di dalam proposal Anda. Gambar 9. Tampilan Halaman meng-unggah proposal penelitian 10
3.a Cara Masukkan Anggota anda Bila sudah berhasil Upload, pilih Daftar semua Proposal, pilih Tahun berjalan Jangan lupa untuk memasukkan data anggota peneliti lainnya bila anda meneliti dengan teman anda. Caranya dengan meng-klik menu yang menunjukkan gambar orang / tulisan Anggota edukatif. Setelah semua data yang diminta diisikan, klik Kirim Proposal yang ada di bagian kiri bawah. Gambar 10. Tampilan untuk Mendaftarkan Anggota Penelitian 11
3.b. Penambahan Data Anggota Peneliti Edukatif Untuk memasukkan Anggota anda pertama pilih Fakultas teman anda, baru mulai pencarian Nama Teman anda Gambar 11. Tampilan untuk memasukkan Anggota Peneliti Edukatif 12
4. Cara Memasukkan data Kemajuan Penelitian Data proposal Anda pada menu Proposal Penelitian akan hilang bila tahap seleksi proposal pada tahun berjalan telah selesai dilaksanakan. Data proposal penelitian yang sudah disetujui atau dinyatakan lolos seleksi dan berhak didanai akan berpindah ke Menu Progress Penelitian. Pada Menu Progress Penelitian Anda dapat mengunduh Surat Perjanjian Penelitian bila sudah diunggah oleh LPPM. Menu Progres Penelitian adalah menu untuk melaporkan progress penelitian yang sedang Anda laksanakan. a. Kalau proposal Anda lolos seleksi maka data penelitian Anda akan terdaftar pada menu ini. b. Sebaliknya, bila proposal penelitian Anda tidak lolos seleksi maka datanya tidak akan muncul pada menu ini. c. Dosen yang lolos seleksi proposal penelitian dapat mengunduh atau mendownload surat perjanjian penelitian melalui menu ini. d. Anda harus mengisi form yang tersedia sesuai kemajuan penelitian tahap-1/tahap-2 dari penelitian Anda. Gambar 12. Tampilan Halaman Proposal Penelitian Setelah Lolos Seleksi untuk Melaporkan Kemajuan Penelitian 13
5. Cara mengunggah Laporan Akhir Penelitian Menu Laporan akhir penelitian adalah fasilitas untuk mengunggah Laporan Akhir dan Artikel Penelitian. Gambar 13. Tampilan halaman untuk Mengungah Laporan Akhir dan Artikel Penelitian. 14
B. Bagi Reviewer Peneliti 1. Cara Melihat Data Penelitian yang Harus Direview Menu Review ProposalPenelitian ini adalah fasilitas bagi penelaah (reviewer) untuk: a. Mengetahui data penelitian yang harus ditelaah dan dinilai. b. Mengunduh proposal yang akan ditelaah. Proposal wajib ditelaah menggunakan Track Changes dan New Comment yang ada pada menu Review di MS Words. Hal ini penting karena penelaah bukan hanya bertugas menilai proposal tapi juga memberikan masukan ke peneliti untuk meningkatkan kualitas proposal. Nilai proposal sebagai bahan timbangan untuk seleksi c. Mengunggah hasil review sebagai masukan bagi peneliti. d. Mengunggah hasil penilaian sebagai masukan untuk penentuan pemenang seleksi proposal. Gambar 14. Halaman Reviewer Proposal Penelitian 15
2. Cara Memasukkan Data Hasil Desk Evaluation Penilaian proposal Nama peneliti untuk menilai Gambar 15. Halaman Reviewer Proposal Penelitian Proses mereview proposal penelitian ini dilakukan dalam dua tahap yaitu desk evaluation dan presentasi proposal, yang dilakukan oleh dua orang pereview. 16
Gambar 16. Halaman Penilaian desk evaluation Setelah proposal dinilai pastikan Anda memasukkan nilai proposal penelitian (hasil desk evaluation dan hasil presentasi proposal) sebelum batas waktu yang ditentukan. Proposal penelitian dinilai oleh dua orang penilai. Keterlambatan Anda dalam memasukkan data nilai proposal akan merugikan calon peneliti karena dapat mengakibatkan proposal penelitian tidak dapat diikutkan dalam rapat penentuan pemenang seleksi proposal penelitian. Gambar 17. Halaman Penilaian desk evaluation 17
Pastikan Anda telah mengisi kolom Rekomendasi Dana dan Komentar sebagaimana rekomendasi Anda setelah menilai proposal tersebut. 3. Cara Memasukkan Data Kemajuan Penelitian Menu Kemajuan Penelitian adalah fasilitas bagi penelaah untuk melihat kemajuan penelitian dan memberikan masukan kepada peneliti. Gambar 18. Halaman Kemajuan Penelitian Pastikan Anda telah mengirimkan masukan terhadap laporan penelitian pada menu yang disediakan. 18
C. Bagi Dosen yang akan Melakukan Abdimas 1. Cara Mengunggah Proposal Abdimas Menu Proposal Abdimas disediakan untuk mengunggah proposal Abdimas yang diusulkan oleh dosen UT ke LPPM. Gambar 19. Halaman Proposal Abdimas 19
2. Menu Review Abdimas Dosen adalah menu yang disediakan bagi reviewer yang diberi tugas untuk menelaah proposal Abdimas. Melalui menu ini reviewer dapat : a. Mengetahui data proposal Abdimas yang harus ditelaah dan dinilai. b. Mengunduh proposal yang akan ditelaah. Proposal wajib ditelaah menggunakan Track Changes dan New Comment yang ada pada menu Review di MS Words. Dalam penelaah ini reviewer bukan hanya bertugas menilai proposal Abdimas saja tetapi juga memberikan masukan untuk meningkatkan kualitas proposal. c. Mengunggah hasil review sebagai masukan bagi pelaksana Abdimas d. Mengunggah hasil penilaian sebagai masukan untuk penentuan pemenang seleksi proposal. Gambar 20. Halaman Review Abdimas Dosen 20
D. Bagi Semua Dosen UT 1. Cara Mencari Data Penelitian yang Pernah Dibiayai UT/Dikti Menu Pencarian Data merupakan fasilitas untuk melihat daftar laporan penelitian yang tersimpan disimpen. Gambar 21. Menu Pencarian Data pada SIMPEN 21
2. Cara Mencari Data Penelitian Sendiri Menu Penelitian saya adalah fasilitas yang disediakan untuk melihat daftar laporan penelitian yang dimiliki oleh peneliti baik sebagai Ketua ataupun Anggota, yang tersimpan di SIMPEN. Gambar 22. Tampilan Menu Penelitian Saya 22
3. Cara Memasukkan Data Publikasi Artikel Jurnal Menu Penulisan Artikel Jurnal adalah fasilitas yang disediakan bagi dosen UT/peneliti untuk menyimpan artikel yang diterbitkan di jurnal ilmiah. Gambar 23. Halaman Penelitian Saya Isikan semua informasi mengenai artikel Anda yang pernah dipublikasikan pada jurnal ilmiah. Penyimpanan data dan softfile artikel Anda pada SIMPEN akan memudahkan pada saat harus mengisi SIPKD ataupun pada saat menyusun pengajuan usulan kenaikan jabatan. File artikel yang diunggah sebaiknya adalah file artikel yang sudah dimuat pada jurnal, bukan file artikel yang asli dari penulis. Artikel diunggah dalam bentuk pdf. Isikan juga alamat websitu jurnal terkait. Informasi ini penting untuk membuktikan bahwa artikel jurnal dapat diakses secara online, yang saat ini sudah menjadi salah satu persyaratan jurnal yang dapat dinilai untuk keperluan pengajuan usulan kenaikan jabatan akademik. 23
Gambar 24. Halaman Pengisian Data Baru Artikel 4. Cara Memasukkan Data Seminar Mencari Menu Seminar adalah fasilitas untuk menyimpan kegiatan seminar yang pernah diikuti dan juga untuk mengunggah artikel yang disajikan pada seminar terkait. Gambar 25. Tampilan Menu Seminar pad SIMPEN 24
pilih Gambar 26. Halaman Seminar Penyimpanan data dan softfile artikel Anda pada SIMPEN akan memudahkan pada saat harus mengisi SIPKD ataupun pada saat menyusun pengajuan usulan kenaikan jabatan. 5. Cara Memasukkan Data Buku yang Pernah Diterbitkan Menu Penulisan Buku adalah fasilitas untuk mencatat/memasukkan data buku/modul yang ditulis oleh dosen dan sudah diterbitkan. 25
Gambar 27. Menu Penulisan buku pada SIMPEN Gambar 28. Halaman Penulisan Buku 26
6. Mencari Data Dosen UT Menu Data Akademisi UT adalah fasilitas untuk melihat data dosen UT yang terdaftar di SIMPEN. Gambar 29. MenuData Akademisi UT pada SIMPEN 27
Gambar 30.Tampilan Halaman Data Akademisi UT Demikian Pedoman SIMPEN ini semoga bermanfaat dan memudahkan Anda dalam memprogres dan mengupload setiap perkembangan produk karya ilmiah Anda. Selamat Bekerja. 28