Tugas Sistem Informasi Manajemen Pendekatan Pengembangan dan Penerapan Sistem Informasi di Indonesia : Insourcing, Outsourcing & Co- Sourcing Nama : Affan Hilman Sutarto NIM : P056091471.44 Angkatan : R-44 MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010
Pendahuluan Dalam era globalisasi seperti saat ini dimana batas-batas dunia semakin abstrak dan kecepatan pertukaran informasi dan data yang juga berkembang semakin pesat. Maka dunia bisnis sebagai salah satu entitas masyarakat yang memegang peranan penting dalam kehidupan sehari-hari, harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan ini agar mampu terus bersaing dan tidak terlindas oleh pesaingpesaingnya. Hal ini disebabkan karena dalam perkembangan zaman yang semakin mengandalkan teknologi ini, hampir setiap lini usaha / bisnis dilakukan dengan mengandalkan teknologi informasi sebagai media utama dalam menunjang operasional perusahaan. Teknologi informasi ini digunakan terutama dalam mendukung penerapan sistim informasi manajemen perusahaan dan menjadi suatu bagian yang vital bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Sistim informasi manajemen ini biasanya mencakup pengumpulan dan pengolahan data yang terkait dengan kebutuhan perusahaan, penyimpanan data dan juga sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan baik yang bersifat strategis maupun yang bersifat taktis. Dengan begitu, keberadaan sistim informasi dan manajemen ini mampu membantu perusahaan dalam meminimalisir resiko resiko yang mungkin terjadi atas pengambilan suatu keputusan karena didukung oleh berbagai macam informasi yang lengkap dan tepat. Dalam mengembangkan dan menerapkan sistim informasi manajemen, perusahaan memiliki beberapa alternative pendekatan yang dapat dilakukan yaitu pendekatan insourcing, pendekatan outsourcing dan pendekatan co-sourcing dengan berbagai kelemahan dan kelebihannya. Pengertian Sistem Informasi Banyak pakar yang dijadikan acuan dalam mendefinisikan sistem informasi, salah satunya adalah dari Robert A. Leitch, yang mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan -laporan yang diperlukan. Ada pula definisi sistem informasi menurut David Kroenke yaitu pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi. Untuk dapat mendukung penerapan suatu sistim informasi secara efektif, maka diperlukan beberapa komponen yang harus tersedia yaitu :
1. Teknologi yang menyediakan infrastruktur elektronik dan informasi untuk perusahaan. 2. Pekerja informasi dalam suatu perusahaan yang menjalankan teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan. 3. Fungsi pengembangan dan pengiriman sistem yang mendukung teknologi dan user untuk bekerjasama. 4. Manajemen fungsi sistem informasi yaitu seluruh tanggung jawab dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan performance pekerja dan perusahaan. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dengan Pendekatan Insourcing, Outsourcing dan Co-Sourcing Seperti telah disebutkan sebelumnya, bahwa dalam mengembangkan serta menerapkan suatu sistem informasi dan manajemen dalam perusahaan. Terdapat beberapa pilihan pendekatan yang dapat dilakukan yaitu : - Pendekatan Insourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi manajemen dilakukan oleh internal perusahaan yang dilakukan oleh pegawai perusahaan itu sendiri dan biasanya terdapat divisi atau departemen information and communicatuion technology yang bertugas untuk mengurus hal ini. - Pendekatan Outsourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi dan manajemen diserahkan kepada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten di bidang tersebut dan bukan dilakukan oleh internal perusahaan. Faktor utama yang mendorong pendekatan ini adalah efisiensi sumber daya - Pendekatan Co-Sourcing : Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan, pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi. Pelaksanaan alternatif ini pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya manusia dalam knowledge sistem informasi yang kurang, dan pada sisi yang lain sumberdaya manusia internal ini dapat menangani manajemen perusahaan secara baik (efektif dan efisien). Setiap pendekatan tentunya memiliki kelebihan serta kekurangannya masing masing, namun begitu pada dasarnya setiap pendekatan adalah baik hanya tinggal bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Seperti misalnya pendekatan insourcing, pendekatan ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang memadai untuk pengembangan sistem informasi ini namun terbatas dari sisi biaya. Hal ini dikarenakan biaya untuk pengembangan suatu sistem informasi cukup mahal jika harus membeli dari pihak lain. Kelemahan dari sitem ini waktu pengembangan dan penerapan menjadi lama biasanya. Sementara itu pendekatan outsourcing biasanya diterapkan oleh perusahaan yang kurang memiliki sumber daya manusia yang kompeten dalam pengembangan sistim ini, namun memiliki dana yang cukup untuk membeli sistem yang sudah jadi dari pihak diluar perusahaan. Kelebihan sistem ini adalah : 1. Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya 2. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang 3. Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan teknologi yang terbaru,sehingga dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan pengguna. 4. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan 5. Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada 6. Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena risiko kegagalan dapat diminimalisir Sedangkan kekurangan dari pendekatan ini adalah kontrol perusahaan dalam proses pembuatan menjadi kurang, membutuhkan biaya yang besar serta membentuk ketergantungan terhadap perusahaan yang menyediakan jasa outsource ini. Lain lagi dengn pendekatan co-sourcing yang menekankan kerjasama antara pihak perusahaan dengan pihak lain dimana kerjasama ini bersifat saling melengkapi. Biasanya sistim ini dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin pengembangan sistem informasinya dijalankan secara internal, namun kekurangan sumber daya yang cukup untuk melaksanakannya. Namun begitu perusahaan tidak ingin membeli dari pihak lain melainkan ingin mengembangkan secara bersama-sama. Dengan begitu didapat keuntungan sebagai berikut : Kontrol perusahaan kepada perusahaan yang diajak bekerja sama dapat lebih ketat dan terkontrol secara langsung. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan yang ada
Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sense of ownership and accountable tim lebih tinggi dalam membangun sistem Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan. Kinerja tim dapat lebih terpercaya karena ada partisipasi perwakilan perusahaan dalam tim tersebut Sedangkan kerugian pendekatan ini adalah sumber daya manusia menjadi terbagi dan perusahaan akan menjadi sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem lanjutan jika pegawai perusahaan tidak diikutsertakan dalam keseluruhan proses akibat dari terbatasnya sumber daya manusia sehingga tidak dapat dibagi. Penerapan dan Pengembangan Sistim Informasi di Indonesia Dewasa ini, banyak perusahaan-perusahaan bisnis di Indonesia yang telah menerapkan sistim informasi untuk menunjang kinerja bisnisnya secara signifikan. Sistim informasi tidak lagi hanya digunakan untuk pemrosesan data ataupun penyimpanan data, namun telah digunakan secara luas untuk membantu dalam pengambilan keputusan, intelejen bisnis, sarana komunikasi dengan konsumen dan lain sebagainya. Selain itu, pertumbuhan penerapan dan pengembangan sistim informasi dapat dilihat dari menjamurnya perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa pembangunan Information Technology baik secara outsourcing maupun secara insourcing. Hal ini tentu sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan information technology baik dalam dunia bisnis maupun lingkungan lainnya. Kesimpulan Sistim informasi manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting dewasa ini sejalan dengan perkembangan dunia yang berputar semakin cepat dan memerlukan tindakan ataupun respon-respon yang cepat pula. Sistim informasi manajemen ini akan sangat membantu perusahaan seperti dalam mengumpulkan, menyimpan serta mengolah data-daya yang diperlukan. Sebagai sarana untuk mengembangkan bisnis, melakukan kontrol operasional dan bahkan intelejen bisnis agar mampu terus bersaing dengan para kompetitor.
Untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang efektif terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan yaitu secara insourcing, outsourcing serta co-sourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing, namun begitu hal ini dapat dieliminir tergantung dari tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan bagaimana kondisi yang ada. Dengan begitu pengembangan sistem informasi manajemen yang dibangun dapat diterapkan secara optimal dan memberikan dampak yang positif serta memberikan keuntungan terhadap perusahaan. Daftar Pustaka http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html http://maghleb.blogstudent.mb.ipb.ac.id/tag/insourcing/ http://en.wikipedia.org/wiki/selfsourcing http://en.wikipedia.org/wiki/insourcing http://en.wikipedia.org/wiki/outsourcing Link terkait http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sistem-informasi-di-perusahaanmelalui-cosourcing-dan-outsourcing/ http://analisa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/pengembangan-sistem-informasi-outsourcing-vsinsourcing/ http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sistem-informasi-di-perusahaanmelalui-cosourcing-dan-outsourcing/#comment-6 http://maghleb.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangan-sistem-informasi-outsourcing-vsinsourcing/#more-12 http://analisa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/pengembangan-sistem-informasi-outsourcing-vsinsourcing/#comment-7