Pengenalan Microsoft Access TI3007 Praktikum Perancangan Sistem Terintegrasi III Perancangan Basis Data
PENDAHULUAN Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengolah database (basis data) model relational, karena terdiri dari lajur kolom dan baris. Selain itu, Microsoft Access dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya program untuk kasir di koperasi, penjualan dan pembelian untuk toko, dll. Bagian Bagian di Microsoft Access : 1. Tabel : digunakan untuk menyimpan data. 2. Query : digunakan untuk memanipulasi data. 3. Form : digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data, dll. 4. Report : digunakan untuk membuat laporan. 5. Macro : digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. 6. Switchboard : digunakan untuk membangun aplikasi user interface. Cara memulai penggunaan Microsoft Access : 1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Koperasi (Untuk membuat aplikasi penjualan Barang di Koperasi PT. AGH). Dari contoh diatas, maka sudah dibuat database dengan nama Koperasi tetapi database itu belum dapat digunakan, untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila diperlukan. 1. TABEL Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di tabel barang. Tabel harus dibuat untuk dapat melakukan penyimpanan data-data. Karena jika tidak ada data yang disimpan, maka tidak ada pula data yang akan diproses. Sebelum memulai membuat tabel, harus ditentukan terlebih dahulu tabel-tabel yang diperlukan berserta field-field nya. Contoh : Tabel Barang Keterangan : *Primary Key 1
Langkah membuat tabel (Overview) : 1. Pada jendela database klik sub menu Create kemudian klik Table. 2. Klik Create Table in Design View. 3. Secara otomatis akan muncul kotak dialog save table. Simpan tabel dengan mengetikkan Nama Tabel sesuai dengan yang diinginkan. Sebagai contoh, karena tabel ini berkaitan dengan barang maka simpan tabel dengan nama Tbl_Barang. 4. Pada jendela tabel ketikan field-field tabel Barang beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini : 5. Tabel Barang sudah selesai dibuat, tutup tabel untuk membuat tabel-tabel lainnya. Untuk mengisi data pada tabel-tabel yang telah dibuat, klik dua kali pada tabel yang ingin diisi, kemudian lakukan pengisian data seperti di bawah ini. FORMATTING A TABLE Sebelum memformat tabel, pastikan jendela Miscrosoft Access berada pada bagian Design View. A. SETTING PRIMARY KEY Primary key adalah sebuah unique identifier dari setiap record dalam tabel. Langkah-langkah untuk setting primary key adalah sebagai berikut : 2
1. Tentukan field yang akan dijadikan primary key di dalam tabel (pada jendela design view). Primary key biasanya berbentuk angka, seperti NIM Mahasiswa, serial number produk, dll. 2. Klik Primary Key seperti pada gambar dibawah ini (terdapat pada jendela design view) : B. MEMASUKKAN KOLOM (FIELD) TAMBAHAN Penambahan kolom (field) lebih baik dilakukan jika tabel berada dalam format jendela design view. Penambahan field baru pada tabel sebelumnya dalam format design view akan secara otomatis menambahkan field baru pada tabel dalam format datasheet view. Langkah-langkah untuk memasukkan kolom (field) tambahan adalah sebagai berikut : 1. Pastikan masih berada pada jendela Design View. 2. Langsung ketikkan nama kolom (field) baru yang akan ditambahkan di bawah field yang sudah ada sebelumnya. C. MEMFORMAT TYPE DATA (FORMATTING DATA TYPE) Di dalam jendela Design View, dapat pula digunakan untuk menentukan tipe data dari setiap field yang telah dibentuk. Berikut ini adalah tata cara melakukan formatting data type : 1. Klik jendela Design View. 2. Klik pada cell dimana akan dilakukan penentuan tipe data pada field yang diinginkan. 3. Pilih tipe data yang tersedia dari dropdown menu. 3
MEMBUAT RELASI DALAM TABEL Sebelum membuat relasi, harus dipastikan bahwa tabel-tabel yang akan direlasikan masing-masing memiliki satu field yang bisa dihubungkan, yaitu mempunyai identifikasi yang sama walaupun mungkin nama field-nya tidak sama. Langkah-langkah untuk membuat relasi dalam tabel-tabel adalah sebagai berikut : 1. Klik Database Tools pada menu bar, kemudian klik ikon Relationship, seperti di bawah ini : 2. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini : 4
3. Sorot tabel-tabel yang akan direlasikan, kemudian klik Add. 4. Setelah tabel-tabel yang akan direlasikan sudah masuk pada jendela Relationship, maka selanjutnya klik tombol Close. 5. Kemudian buat relasi tabel dengan cara men-drag atau menyeret field di tabel yang satu (field Kode_Barang pada Tbl_Barang) ke field tabel yang lain (field Kode_Barang pada Tbl_Supplier), sehingga akan muncul jendela seperti gambar di bawah : 6. Lalu klik tombol Create, maka kedua tabel sudah memiliki relasi yang ditunjukkan dengan adanya garis penghubung diantara keduanya pada jendela Relationship. 7. Setelah kedua field tersebut terhubung, untuk menutup relasi tabel, klik tanda silang yang terletak pada jendela Relationship sebelah kanan, maka akan muncul jendela peringatan apakah akan disimpan atau tidak. 8. Klik Yes untuk menyimpan relasi tabel yang baru saja dibuat. 2. QUERY Query adalah 'permintaan data' yang biasanya berupa bahasa bisnis. Query digunakan untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar dari sejumlah data customer yang dimiliki. Query bisa dibuat berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada sebelumnya. Dalam query terdapat dua area yang dapat digunakan sebagai tempat bekerja, yaitu : a. Query Design Window, adalah area di mana kita biasa meletakkan tabel yang merupakan sumber data yang akan dikerjakan operasinya. b. Design Grid, adalah tempat field dari tabel yang akan dikerjakan operasinya, misalnya akan diurutkan, dilakukan operasi matematika, dan sebagainya. Terdapat dua fasilitas yang disediakan oleh Ms. Access untuk membuat query, yaitu Query Wizard dan Query Design. 5
Manfaat Query : 1. Menampilkan data-data tertentu pada suatu tabel, contohnya kita hanya ingin melihat data pada tabel barang yang kode barangnya B001. 2. Menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antara kedua tabel atau lebih tersebut terdapat field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur F0001 siapa yang memilikinya. Di sini misalnya diambil data dari tabel Header Penjualan (Tbl_H_Pjl) dan tabel Karyawan (Tbl_Karyawan), sebagai penghubungnya adalah field NIK. 3. Dapat melakukan berbagai operasi perhitungan. 4. Selain itu, query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form. Langkah pembuatan Query dengan fasilitas Query Design : 1. Klik Create pada menu bar, kemudian klik Query Design untuk membuat Query in Design View. 2. Pada Jendela Show Table Pilih tabel-tabel yang akan dipakai dalam Query, misalnya kita pakai tabel Barang. Klik Tbl_Barang lalu klik Add atau dengan meng-klik dua kali pada Tbl_Barang. Jika tidak ada tabel yang ingin dipakai lagi klik Close. 6
Keterangan : Field = Nama field yang ingn ditampilkan Table = Nama tabel dari field tersebut Sort = Mengurutkan data hasil query Show = Mengatur field ditampikan atau tidak Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan 3. Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record yang terdapat pada Tbl_Barang maka pada Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang. 7
4. Untuk melihat hasil Query yang telah dibuat pilih menu Design pada menu bar lalu klik Run. 8
5. Untuk menyimpan Query klik icon disket, akan muncul kotak dialog save as. Pada jendela save as beri nama query lalu klik OK, maka Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan kapan saja. 6. Untuk menampilkan field-field tertentu saja, misalnya kita hanya ingin menampilkan field Kode_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik tombol panah ke bawah. Pilih field Kode_Barang, lalu arahkan kursor kesebelahnya lalu klik tombol panah kebawah pilih Nama_Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan). 7. Menampilkan query dengan field-field yang diambil dari satu tabel yang sama dengan mengetikkan kriteria tertentu. Untuk menampilkan data barang yang Kode Barangnya = 1 dapat dilakukan dengan cara memilih field-filed yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang dengan Criteria nya diketik 1. 9
8. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form penjualan. Caranya : a. Klik Create pada menu bar lalu klik Query Design untuk membuat Query dalam Design View. Kemudian pilih tbl_barang (telah dibuat dulu sebelumnya) klik Add klik close. b. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini. Pada kolom terakhir pada field ketikkan Total Harga : [Harga] * [Jumlah dibeli] Sehingga, Jika dijalankan hasilnya : Ada beberapa jenis pengoperasian query yang dikenal, yaitu : 1. Select Query (yang sedang kita praktikkan). Untuk menampilkan data). 2. Crosstab Query. 3. Make-Table Query (Untuk menyimpan data hasil query kedalam rable Baru). 4. Update Query (untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field). 5. Append Query (untuk memasukan data hasil query kedalam table). 6. Delete Query (Untuk menghapus data pada table). 3. FORM Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. Form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail. 10
3.1. MEMBUAT FORM DENGAN FASILITAS FORM Untuk membuat form dari suatu tabel dengan fasilitas form, yang perlu dilakukan adalah mengklik tabel tersebut dan selanjutnya klik Create pada menu bar kemudian klik ikon Form. Maka jadilah form seperti gambar berikut ini. Logo dan judul pada Form yang pada gambar di atas dapat diubah sesuai dengan keinginan dengan double klik pada logo dan judul Form tersebut. 3.2. MEMBUAT FORM DENGAN FASILITAS SPLIT FORM Membuat form dengan fasilitas Split Form, hasilnya berupa suatu form yang dilengkapi dengan source (sumber) nya. Cara membuatnya tidak jauh berbeda seperti sebelumnya, yaitu dengan mengklik sumbernya ( misal disini sumbernya adalah sebuah tabel ) kemudian klik ikon Split Form. 11
3.3. MEMBUAT FORM DENGAN FASILITAS BLANK FORM Untuk merancang sebuah form yang lebih kompleks tapi dengan cara yang mudah, yaitu dengan menggunakan fasilitas Blank Form. Fasilitas ini memungkinkan kita merancang suatu form dengan field field yang tidak hanya dari satu tabel tetapi juga dari field field tabel yang lain dengan cara mendrag field field tersebut ke area form yang masih kosong. Pada fasilitas ini, tidak perlu dipilih tabelnya terlebih dahulu karena tabel beserta field fieldnya akan tersaji pada jendela tersendiri. Klik Create pada menu bar, klik ikon Blank Form Maka akan muncul jendela Form 1 dan Field List. Pindahkan field field yang dikehendaki yang ada pada jendela Field List ke jendela Form 1 dengan cara di-drag. Lakukan untuk field field yang lain sehingga semua field yang dikehandaki pindah ke jendela form. 3.4. MEMBUAT FORM DENGAN FASILITAS FORM WIZARD Dilakukan dengan cara : a. Pilih tabel yang akan dibuat formnya. b. Klik Create kemudian klik More Forms sehingga muncul jendela kecil, lalu klik Form Wizard. c. Maka akan muncul jendela Form Wizard, pada kolom Tables/Queries pilih tabel atau Query yang field fieldnya akan dipindahkan ke Form. d. Kemudian pindahkan field yang dikehendaki satu per satu atau semua sekaligus dari bagian Available Fields ke bagian Selected Fields dengan mengklik ikon > / >>. e. Kemudian akan muncul jendela yang menanyakan bentuk layout yang akan dipakai yakni Columnar, Tabular, Datasheet, dan Justified. Klik salah satu bentuk layout sesuai dengan yang dikehendaki. f. Setelah itu, akan muncul jendela yang menanyakan style/gaya (font, warna layout, dll) yang akan dipakai. Ada banyak pilihan yang tersedia, silahkan pilih sesuai dengan keinginan. g. Berikutnya isikan nama form yang sesuai. Form ini akan langsung ditampilkan dalam bentuk form atau akan ditampilkan dalam bentuk design. Klik Finish maka form sudah siap digunakan. 12
3.5. MEMBUAT FORM DENGAN FASILITAS FORM DESIGN Biasanya dalam membuat form, orang akan menggunakan fasilitas Form Design, karena lebih fleksibel sehingga orang yang sudah mahir akan mempunyai kebebasan dalam mendesain sebuah form. Caranya adalah sebagai berikut : Klik Create pada menu bar, kemudian pilih dan klik Form Design pada Forms. Maka akan muncul jendela Form Design dengan nama form sementara Form 1. Untuk bisa menggunakan fasilitas Form Design, sebaiknya diperhatikan ikon-ikon pada jendela Controls dan Tools karena akan sering digunakan. Untuk membuat judul Form klik ikon (label), maka pada tempat dimana kursor berada pada form akan muncul fasilitas untuk menulis huruf. Klik ikon Add Existing Field kemudian drag field yang akan diedit melalui form ke area jendela form tersebut. Jika semua field yang dikehendaki sudah berada pada form, tetapi keadaannya tidak rapi, jaraknya tidak sama, atau ada text/field yang menumpuk, maka untuk merapikannya, geser dan pisahkan antara label dan textnya. Caranya adalah dengan mengklik kotak kecil pada text/field, kemudian drag ke kanan, maka text/field akan bergeser ke kanan. Lakukan hal yang sama untuk memindahkan tabel. Untuk merapikan agar salah satu sisi dari semua text/field tersebut rata kiri, lakukan penyorotan ke semua text/field, kemudian klik kanan pada salah satu text/field yang tersorot sehingga muncul sebuah jendela. Klik Align kemudian klik Left maka semua field yang tersorot akan langsung rapi dengan rata kiri. Lakukan hal yang sama dengan label untuk merapikannya. Ketika selesai membuat layout form tersebut di atas, form tersebut belum bisa dioperasikan karena data yang ada pada form tersebut harus dipindahkan ke dalam table dari mana field form tersebut berasal. Untuk memindahkan/menambahkan record/data yang ada di form ke field yang ada pada tabel diperlukan sebuah tombol/button. Untuk mempermudah pembuatan sebuah tombol/button klik ikon, kemudian klik ikon.. Setelah ikon ini diklik akan muncul jendela baru yang akan menuntun kalian langkah demi langkah. Untuk melakukan segala operasi terkait dengan data yang diinput pada form. 13
Untuk melihat hasil form yang telah kalian rancang, kliklah ikon View pada kiri atas atau ikon View kecil yang terletak di kanan bawah. 4. REPORT Report merupakan output dari data-data yang telah diinputkan pada form sebelumnya serta digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Ada berbagai macam cara yang dapat dilakukan untuk membuat report yaitu: Membuat Report dengan fasilitas Report Membuat Report dengan fasilitas Blank Report Membuat Report dengan fasilitas Report Wizard Membuat Report dengan fasilitas Design View Keempat cara tersebut tidak jauh berbeda, sama halnya seperti saat ingin membuat Form. 5. SWITCHBOARD Setelah semua Form dan Report telah selesai, akan dapat dibuat menu utama. Pada Microsoft Access kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. SwitchBoard merupakan tampilan antar muka bagi user untuk berinteraksi dengan sistem basis data. Untuk membuat Switch Board pada Ms. Access klik menu Database Tools kemudian klik SwitchBoard Manager. Setelah itu ikuti perintah perintah selanjutnya. 14
6. LANGKAH PEMBUATAN LDM & PDM Tools Yang Dipakai : MICROSOFT VISIO 2007 / 2010 Input : File Database MS ACCESS (.accdb) Pada modul ini contoh yang diberikan menggunakan software MS Visio 2010. MEMBANGUN LOGICAL DATA MODEL (LDM) Langkah yang dilakukan untuk membangun LDM adalah sebagai berikut : 1. Jalankan Program MS Visio 2010 2. Pada Menu awal, pilih template Software & Database, lalu pilih Database Model Diagram, dan pilih setting Metric Unit, lalu klik Create. 3. Setelah tampil jendela kerja visio, klik tab Database, lalu klik Reverse Engineer. 15
4. Akan muncul jendela Reverse Engineer Wizard, pilih Installed visio drivernya Microsoft Access, dan Data Sources nya MS Access Database, lalu klik Next. 5. Lalu akan muncul Login Username dan password, isi sesuai username yang dipakai windows. 6. Pada jendela selanjutnya yaitu select databse, cari file database MS Access yang diinginkan, lalu klik OK. 7. Klik Next pada jendela selanjutnya. 16
8. Kemudian akan muncul jendela pemilihan table, beri checklist pada table yang dibuat dan memiliki relasi, Klik Select All jika ingin men-checklist semua table yang ada. Setelah itu klik Finish. 9. Setelah kembali ke jendela visio, pilih Display Option di tab Database. 10. Pilih tab Relationship, aktifkan Crow s Feed, lalu klik OK. 17
11. Maka LDM akan terbentuk pada lembar kerja visio. MEMBANGUN PHYSICAL DATA MODEL (PDM) Pembangunan PDM dilakukan setelah LDM selesai dibuat. Membangun PDM dilakukan dengan cara memilih kembali Display Option, lalu pada tab Table, pilih Show physical pada Data types dan klik OK. 18
Maka akan didapatkan hasil berupa PDM dari database tersebut. _Selamat Mencoba_ 19