4 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem Sistem merupakan kumpulan elemen elemen yang saling berkaitan, bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. (Jogiyanto, 1999, hlm 1). Suatu sistem terdiri atas bagian bagian yang saling mempengaruhi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Dengan kata lain suatu sistem bukanlah sekumpulan unsur unsur acak, akan tetapi terdiri atas unsur unsur yang dapat dikenal sebagai saling ketergantungan karena mempunyai tujuan yang sama. (Gordon B. Davis, 1995, hlm 68). 2.2 Definisi Penyewaan Penyewaan adalah suatu kegiatan dalam bentuk penyediaan barang barang modal untuk digunakan dalam jangka waktu tertentu, berdasarkan perjanjian pembayaran secara berkala disertai dengan hak pilih untuk meminjam barang barang modal yang bersangkutan seperti yang telah disepakati bersama. (Anwari, 1999, hlm 16). 2.3 Flow Of Document (FOD) FOD merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan tembusannya. (Jogiyanto, 1999, hlm 796).
5 Simbol yang digunakan : 1. Dokumen : Input/output yang dipakai untuk proses secara manual atau komputer. Gambar 1. Dokumen 2. Kegiatan Manual : Kegiatan yang dilakukan secara manual. Gambar 2. Kegiatan Manual 3. Proses : Kegiatan proses dari operasi program komputer. Gambar 3. Proses 4. Arsip : File non komputer yang diarsip secara urut. Gambar 4. Arsip 2.4 Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah alat bantu yang sering digunakan untuk menggambarkan sistem jaringan proses yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi. (Jogiyanto, 1999, hlm 700).
6 Simbol DFD menurut Jogiyanto, 1999, hlm 702 : 1. External Entity (Kesatuan Luar) : Kesatuan dilingkungan luar system yang dapat berupa orang atau organisasi sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Gambar 5. External Entity 2. Arus Data : Keluar masuknya suatu proses yang merupakan perpindahan data dari satu bagian kebagian lain dari sistem. Gambar 6. Arus Data 3. Proses : Kegiatan yang dilakukan oleh orang atau mesin dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Gambar 7. Proses 4. Data Store : Simpanan data yang berupa file, arsip, tabel dan agenda. Gambar 8. Data Store Levelisasi DFD (Jogiyanto, 1999, hlm 714) : 1. Diagram Konteks : Menunjukkan kegiatan secara umum juga bagan arus proses secara global.
7 2. Diagram Zero : Menggambarkan proses utama dari sistem yang dihubungkan dengan entity, proses dan data store. 2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ER Diagram merupakan peralatan pembuatan model data yang mengidentifikasi jenis entitas dan hubungannya. (Mc Leod, 1999, hlm 383). Tujuan penggambaran ERD untuk menunjukkan obyek obyek data (entitas) dan hubungan (relationship) yang terdapat pada obyek obyek tersebut. Relationship untuk menyederhanakan hubungan antar data. Komponen yang terdapat dalam ER Diagram : 1. Entitas : Suatu kumpulan objek yang dapat dibedakan secara fisik (orang, benda dan tempat) atau dibedakan secara abstrak (kejadian dan konsep). Gambar 9. Entitas 2. Relationship : Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih. Gambar 10. Relationship 3. Atribut : Karakteristik dari suatu entitas. Gambar 11. Atribut
8 2.6 Database Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya yang merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. (Jogiyanto, 1999, hlm 217). 2.7 Normalisasi Normalisasi adalah suatu tehnik yang menstrukturkan data dengan cara tertentu untuk membantu mencegah timbulnya kerangkapan data yang berhubungan dengan pengolahan data dalam basis data. (Sutanto, 1994, hlm 81). Bentuk Normalisasi menurut Edhy Sutanto (1994) adalah : 1. Bentuk Normal Pertama (1NF) : Suatu relasi berada dalam bentuk normal pertama mempunyai nilai yang bersifat atomic, tapi masih terdapat beberapa atribut yang muncul secara berulang. 2. Bentuk Normal Kedua (2NF) : Suatu relasi berada dalam bentuk normal kedua jika relasi tersebut berada pada bentuk normal pertama. Dan semua atribut bukan kunci hanya bergantung pada primary key. 3. Bentuk Normal Ketiga (3NF) : Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi harus dalam bentuk normal kedua. Dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif.
9 2.8 Microsoft Access 2000 Program Microsoft Access 2000 merupakan salah satu program pengolah database yang digunakan untuk mengolah beberapa jenis data dengan cara kerja pengoperasian yang cukup mudah. Database adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan khusus tertentu. Contohnya buku telepon, kamus bahasa, katalog buku diperpustakaan, data siswa, data persediaan barang, data suplier, data pegawai dan lain lain. Elemen Dasar Jendela Kerja Access : 1. Tables, berupa tabel kumpulan data merupakan komponen utama sebuah database. 2. Query, untuk meng-update atau menghapus beberapa record data pada saat bersamaan. 3. Forms, untuk menampilkan, mengisi dan mengubah data yang ada dalam tabel. 4. Reports, untuk menampilkan laporan hasil analisa data (output). 5. Pages, untuk membuat halaman Web (page) berupa data access page yang dapat ditempatkan diserver sistem jaringan internet. 6. Macros, untuk mengotomatisasi perintah yang sering dipakai. 7. Modules, untuk merancang berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.
10 Gambar 12. Jendela Kerja Access 2000 Spesifikasi File Pada Saat Pembuatan Table : 1. Field Name, untuk mendefinisikan nama field yang akan dimasukkan dalam tabel, jumlah field dalam sebuah table 255 karakter. 2. Data Type, untuk memasukkan tipe data field yang didefinisikan dalam kolom field. 3. Description, untuk memasukkan keterangan field yang sudah didefinisikan dalam kolom field name. 4. Properties, untuk mengatur masing masing pengatur atau kontrol field.
11 Field Properties dalam Access : 1. Field Size, menentukan lebar maksimum, untuk tipe data Text, Number dan AutoNumber. 2. Format, mengatur tampilan angka, tanggal, waktu dan teks. 3. Input Mask, untuk menentukan tampilan pada saat data dimasukkan. 4. Decimal Places, menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan. 5. Caption, untuk menampilkan informasi seperti judul kolom, form atau laporan. 6. Default Value, untuk menentukan nilai yang secara otomatis diisi kedalam suatu field ketika record baru dibuat. 7. Validation Text, untuk menampilkan keterangan jika data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan data yang telah diberikan pada field tertentu. Data Type terdiri dari : 1. Text, dapat berupa huruf, angka, spasi dan tanda baca, field sizenya dapat menampung hingga 255 karakter. 2. Memo, dapat menerima teks apa saja sebagai catatan atau keterangan, field sizenya maksimal 65535 karakter. 3. Number, berupa data bilangan atau angka. 4. Date/Time, hanya berupa data tanggal dan waktu. 5. Currency, berisi nilai uang.
12 6. AutoNumber, berisi bilangan yang berurut atau bilangan acak. Field sizenya berupa long integer. 7. Yes/No, field yang hanya memiliki 2 kemungkinan nilai. 8. Lookup Wizard, memungkinkan anda memilih nilai dari tabel lain atau daftar nilai menggunakan list box atau combo box. Gambar 13. Desain Table
13