3. Setting Data Master Data master satuan Untuk memasukkan data satuan, pilih menu Master -> Master Satuan. Pilih tambah untuk menambah data satuan yang akan digunakan untuk satuan produk. Data master gudang Apabila terdapat gudang lebih dari satu, anda dapat menambah gudang melalui menu Master -> Master Gudang.
Data master user (pengguna) Untuk menambah user, pilih menu Master -> Master User. Username -> nama login Password -> kata sandi untuk login Nama -> Nama pengguna Hak akses: Master -> hak untuk mengakses menu master Inventori -> hak untuk mengakses menu inventori Penjualan -> hak untuk mengakses menu penjualan Pembelian -> hak untuk mengakses menu pembelian Tipe User Admin -> apabila dipilih user dapat melakukan void terhadap penjualan, pembelian, serta melakukan perubahan-perubahan kebutuhan admin, seperti mengubah harga pokok dll. Data master pelanggan Untuk menambah pelanggan, pilih menu Master -> Master Pelanggan. Anda dapat menggunakan katalog harga untuk pelanggan maupun katalog diskon, jadi untuk penentuan harga jual bagi pelanggan yang memakai katalog, sistem akan mencari dulu harga produk di katalog, apabila ditemukan, maka harga jual akan memakai harga katalog, jika tidak ditemukan sistem akan menggunakan harga normal produk.
Data master supplier Untuk menambah data supplier, pilih menu Master -> Master Supplier. 4. Inventori Kategori Produk Untuk menambah kategori produk, pilih menu Persediaan -> Kategori Produk. Produk-produk dapat dikategorikan menurut jenisnya sehingga dapat memudahkan pencarian.
Master Produk Master produk berguna untuk menambah produk (barang dagangan) dengan satuan terkecilnya. Untuk menambah produk, pilih menu Persediaan -> Master Produk. Kode Produk -> digunakan untuk menyimpan barcode produk atau dapat juga berupa kode buatan misalnya KD0001. Nama Produk -> untuk menyimpan nama produk (untuk penggunaan mini printer, nama produk diusahakan tidak melebihi 12 karakter untuk ukuran kertas 58 mm, atau 15 karakter untuk ukuran kertas 69 mm & 19 karakter untuk ukuran kertas 76 mm). Deskripsi -> keterangan tambahan terhadap produk. Kategori -> pengkategorian produk berdasarkan kategori yang telah kita input. Satuan -> satuan produk, misalnya pcs, box, dll Tipe -> apabila inventoriable, produk memiliki jumlah stok, sedangkan apabila tidak dipilih inventoriable maka produk tersebut tidak memiliki stok gudang, biasanya produk yang tidak inventoriable itu dapat berupa jasa service, dll. Stok minimal -> setting jumlah stok minimal produk untuk pengaturan tampilan informasi produk yang habis (mencapai stok minimal). Rasio Produk Untuk menambah rasio produk, pilih menu Persediaan -> Rasio Produk. Rasio produk digunakan untuk produk-produk yang memiliki dimensi satuan besarnya, misalnya sebagai contoh produk mie instan, kita melakukan input di master produk dalam ukuran satuan pcs (satuan terkecilnya), sedangkan kita juga
menjual dalam ukuran dus yang berisi 40 pcs. Maka kita dapat menggunakan rasio produk sehingga untuk produk mie instan tersebut inventori (stok) nya hanya satu, yaitu satuan terkecil mie instan perbungkus. Walaupun kita dapat memasukkan mie instan (dus) dalam master produk sebagai produk yang berbeda, tapi dengan cara demikian akan terjadi perbedaan dalam penjumlahan stok, karena mie instan tersebut dikenali sebagai produk yang berbeda. Produk Induk -> merupakan produk satuan yang terdapat di master produk. Kode Produk -> barcode produk / kode buatan untuk produk yang memiliki satuan yang lebih besar (misalnya barcode mie instan yang terdapat di kardusnya). Satuan -> nama satuan untuk produk. Rasio Qty -> rasio jumlah produk (dus) terhadap produk induknya. Persediaan Awal Untuk memasukkan stok awal produk, dilakukan pada saat pertama kali sebelum program dipakai, apabila telah memasukkan jumlah masing-masing produk, tekan tombol simpan untuk melakukan penyimpanan.
Harga Pokok Untuk mengubah harga pokok (modal) dari tiap produk, menginput harga jual produk secara umum, & diskon produk. Apabila telah melakukan pengubahan terhadap harga pokok maupun harga satuan & diskon, klik tombol simpan untuk menyimpan pengubahan. Anda dapat mencetak harga produk dengan mengklik tombol cetak. Katalog Harga Katalog harga digunakan untuk penentuan harga produk terhadap pelanggan tertentu. Misalnya pelanggan A, kita berikan harga retail yang berbeda dengan harga produk satuan secara umum, maka kita dapat membuat daftar harga produk yang berbeda khusus untuk pelanggan retail tersebut. Katalog Diskon Sama seperti katalog harga, bedanya katalog diskon untuk penentuan jumlah diskon yang berbeda. Stok Opname Pada suatu waktu tertentu, kita pasti akan melakukan penjumlahan ulang stok produk yang terdapat di tiap gudang untuk mencocokan antara jumlah fisik dengan jumlah yang ada di sistem. Untuk mengakses stok opname, pilih menu Persediaan -> Stok Opname.
Stok Transfer Digunakan untuk mentransfer stok antar gudang, misalnya kita ingin memindahkan stok dari gudang A ke gudang B sebanyak 10 pcs, kita dapat menggunakan fasilitas stok transfer. Untuk mengakses stok transfer, pilih menu Persediaan -> Stok Transfer. Stok Produk Untuk melihat jumlah stok saat ini pada gudang yang dipilih. Anda juga dapat mencetak jumlah stok tersebut dengan mengklik tombol cetak. Untuk mengakses stok produk, pilih menu Persediaan -> Stok Produk. 5. Pembelian Transaksi Pembelian Untuk menginput data pembelian, pilih menu Pembelian -> Transaksi Pembelian, tekan tombol Baru. Langkah-langkah memasukan data pembelian: a. Pilih Supplier, tekan tombol.., hingga muncul tampilan pemilihan supplier. b. Pilih Gudang yang akan ditambah stok produknya. c. Input kode produk dengan mengetik kode produk, lalu enter, input jumlah barang dibeli serta harga produk & diskon produk jika ada. Atau anda dapat
menekan tombol.. yang ada di samping kanan field untuk memunculkan tampilan pilih produk. d. Pilih metode pembayaran & tanggal jatuh tempo. e. Apabila telah selesai, klik tombol Simpan. Retur Barang Pada suatu waktu kita akan mengembalikan barang ke supplier (retur barang) atas barang yang rusak atau tidak laku. Untuk melakukan retur barang, pilih menu Pembelian -> Retur Barang. Pembayaran Supplier Untuk melunasi / melakukan pembayaran ke supplier, pilih menu Pembelian -> Pembayaran Supplier, tekan tombol Baru. Langkah-langkah: a. Pilih Supplier, tekan tombol.., lalu pilih supplier dari list. b. Tekan tombol Tambah untuk memilih transaksi yang akan dibayar, tekan tombol Hapus untuk menghapus transaksi terpilih dari daftar pembayaran.
c. Apabila jumlah bayar belum dilunasi seluruhnya, atau hanya sebagian dibayarkan, anda dapat mengubah jumlah pembayaran per-kode transaksi, klik pada bagian jumlah bayar, masukan jumlah yang dibayarkan untuk transaksi tersebut. d. Tekan tombol Simpan. Hutang Supplier Anda dapat melihat daftar hutang terhadap supplier dengan memilih menu Pembelian -> Hutang Supplier. 6. Penjualan Transaksi Pejualan Untuk menginput penjualan, pilih menu Penjualan -> Transaksi Penjualan, tekan tombol Baru. Langkah-langkah memasukan data penjualan: a. Apabila bukan pelanggan umum, pilih pelanggan dengan menekan tombol Pilih, atau tekan tombol keyboard F5. b. Apabila produk yang dijual lebih dari 1, sebelum menginput kode, tekan tombol keyboard F7 atau tekan tombol Ubah Jumlah, masukan jumlah yang dijual.
c. Input kode produk menggunakan barcode scanner atau anda dapat menginput manual dengan menggunakan keyboard diakhiri dengan menekan tombol enter, harga produk & diskon otomatis akan terisi sesuai dengan harga produk maupun dari katalog harga apabila menggunakan katalog harga (untuk pelanggan umum tidak menggunakan katalog harga / diskon). Anda juga dapat menampilkan pilihan untuk memilih produk dengan menekan tombol.. di samping kanan field, atau dengan menekan tombol keyboard F3. d. Tombol Ubah Harga / Diskon (F8) hanya aktif apabila pengguna yang login diberikan hak akses admin. e. Apabila telah selesai, anda dapat menekan tombol F12 atau Selesai Transaksi untuk menampilkan tampilan penginputan pembayaran. Tampilan Selesai Transaksi untuk pelanggan umum. Tampilan Selesai Transaksi untuk pelanggan tercatat.
Penerimaan Pelanggan Untuk pelanggan tercatat di sistem dapat melakukan pembelian barang secara kredit yang akan menimbulkan hutang pelanggan (piutang). Apabila menerima pembayaran dari pelanggan anda dapat melakukan pengurangan piutang dengan cara menginput penerimaan melalui menu Penjualan -> Penerimaan Pelanggan. Piutang Pelanggan Untuk melihat daftar piutang per-pelanggan, pilih menu Penjualan -> Piutang Pelanggan. Anda juga dapat mengubah jumlah piutang pelanggan apabila memiliki hak akses admin.