BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Di dalam aktivitas bisnis suatu perusahaan terdapat rangkaian kegiatan bisnis dan operasional perusahaan yang berhubungan dengan pembayaran biaya operasional serta pembayaran barang/jasa perusahaan. Di tengah persaingan bisnis yang ketat perusahaan dituntut untuk mampu meraih posisi pasar. Dalam hal ini perusahaan membutuhkan pengelolaan dan pelaksanaan prosedur yang baik untuk menjalankan setiap usahanya. Pengelolaan kas kecil yang baik dalam suatu perusahaan akan berdampak pada kemajuan perusahaan dalam bidang manajemen dan keuangan. Kas kecil merupakan salah satu komponen transaksi perusahaan yang cukup penting bagi perusahaan, khususnya bagi perusahaan yang memiliki cakupan wilayah operasional yang luas melalui jaringan cabang atau unit di banyak wilayah. Pengelolaan kas kecil meliputi penyaluran dan rekonsiliasi pertanggungjawaban transaksi yang harus dilakukan secara ketat sesuai aturan tanpa mempersulit pengguna itu sendiri di lapangan. Tantangan umum yang ada saat ini adalah bagaimana prinsip keuangan perusahaan dapat sejalan dengan aktifitas pengelolaan kas kecil. Hal tersebut yang mendasari beberapa Bank BUMN di Indonesia untuk menawarkan layanan cash card bagi perusahaan. Cash card merupakan 1
sarana petty cash yang merupakan layanan pemusatan rekening kas kecil yang dapat dipadukan dengan kartu debit sebagai media untuk bertransaksi. Tujuan dari pengguanaan layanan cash card ini adalah akan mempermudah pengelolaan kas kecil perusahaan di masing-masing cabang/unit perusahaan. Dengan menggunakan cash card ini, dapat dilakukan penentuan limit transaksi masing-masng cabang/unit. Penggunaan alternatif kartu debit sebagai media bertransaksi akan membantu transaksi operasional cabang/unit menjadi lebih mudah dan aman. Sehingga, tidak perlu lagi menyimpan dana tunai di perusahaan guna membiayai kegiatan operasional perusahaan. PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap merupakan salah satu unit pengolahan dari PT Pertamina (Persero) yang bergerak dalam pengelolaan sumber daya energi dan migas. Tujuan pembangunan kilang minyak di Cilacap adalah untuk memenuhi kebutuhan BBM dan Non- BBM dalam skala nasional, menjaga kelangsungan hidup dan kesinambungan operasi perusahaan, sehingga mampu berkembang menjadi perusahaan yang besar dan tangguh. Dalam menjalankan proses bisnisnya PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap memerlukan banyak barang/jasa dan pengeluaran rutin operasional perusahaan untuk menunjang kegiatan operasionalnya. Pengelolaan terkait pembiayaan dana operasional yang baik sangat diperlukan untuk meningkatkan efisiensi bagi perusahaan. 2
PT Pertamina (Persero) sejak tahun 2015 mulai menerapkan program efisiensi di semua lini perusahaan yaitu dengan mengacu pada Lima Pilar Strategi Prioritas PT Pertamina (Persero), antara lain : 1. Pengembangan sektor hulu. 2. Efisiensi di semua lini. 3. Peningkatan kapasitas kilang. 4. Pengembangan infrastruktur dan marketing. 5. Perbaikan struktur keuangan. Berdasarkan salah satu dari lima pilar strategi prioritas adalah perbaikan struktur keuangan. Oleh karena itu, diperlukannya suatu cara yang tepat untuk simplifikasi proses penggunaan dana operasional unit kerja PT Pertamina (Persero) dalam rangka perbaikan struktur keuangan yaitu dengan menggunakan cash card. PT Pertamina (Persero) mengadakan kerja sama dengan tiga Bank BUMN, yaitu Bank Mandiri, Bank BRI dan Bank BNI pada tanggal 15 Mei 2015 untuk penggunaan kartu yang diyakini dapat menjadi perangkat untuk mengintegrasikan mekanisme pencatatan penggunaan dana unit kerja tersebut. Namun penerapan cash card di PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap mulai dilaksanakan pada bulan Oktober 2015 dan bekerjasama dengan Bank BRI untuk pelayanan cash card. Unit operasi dalam PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap yang menggunakan layanan cash card adalah fungsi Marine. 3
Diperlukan pengendalian pengelolaan cash card yang memadai di perusahaan. Dengan sistem pengendalian yang baik juga akan membantu manajemen dalam menjalankan fungsi-fungsinya. Berdasarkan Tata Kerja Organisasi (TKO) Pengelolaan Cash Card No. B-003/H20000/2015-S9 PT Pertamina (Persero), prosedur pengelolaan cash card dibagi menjadi empat yaitu pembukaan cash card, pertanggungjawaban penggunaan cash card, perubahan limit cash card dan penutupan/perubahan cash card. Penulis berfokus pada salah satu bidang prosedur pengelolaan cash card yaitu pada pertanggungjawaban penggunaan cash card. Terdapat beberapa pihak terkait dalam pertanggungjawaban penggunaan cash card yaitu user, procurement operation SPC, verifikator hutang (AP/AR) serta kas dan Bank. Dalam hal ini pihak yang bertanggungjawab dalam penggunaan cash card adalah user atau karyawan yang ditunjuk sebagai pemegang, pengguna dan penanggungjawab cash card. Dalam pelaksanaan pertanggungjawaban penggunaan cash card pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap, penulis menemukan masalah bahwa masih terdapat user yang dalam proses pertanggungjawaban penggunaan cash card yang menyerahkan dokumen realisasi penggunaan cash card dan dokumen pendukung secara tidak lengkap dan belum disertai otorisasi dari pejabat berwenang serta waktu pertanggungjawaban penggunaan cash card yang lebih dari batas waktu pertanggungjawaban per kegiatan. 4
Berdasarkan latar belakang yang telah penulis uraikan di atas, penulis tertarik untuk membahas lebih dalam mengenai cash card pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap terkait sistem dan prosedur pertanggungjawaban sebagai Tugas Akhir dengan judul SISTEM DAN PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN PENGGUNAAN CASH CARD PADA PT PERTAMINA (PERSERO) REFINERY UNIT IV CILACAP. B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, diperoleh rumusan masalah adalah Bagaimana sistem dan prosedur pertanggungjawaban penggunaan cash card pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap?. C. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan yang ingin dicapai penulis adalah untuk mengetahui sistem dan prosedur pertanggungjawaban penggunaan cash card pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap. D. Manfaat Penulisan Hasil penulisan ini diharapkan mampu memberikan manfaat, antara lain : 1. Bagi Penulis Menambah wawasan serta pengetahuan tentang sistem dan prosedur pertanggungjawaban penggunaan cash card pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap. 5
2. Bagi Pembaca Diharapkan hasil penulisan ini sebagai referensi bagi penulisan selanjutnya yang akan mengadakan kajian lebih lanjut mengenai penelitian sejenis. 3. Bagi PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap Diharapkan bermanfaat sebagai masukan, saran atau bahan pertimbangan untuk penentuan langkah selanjutnya dalam menjalankan dan menerapkan sistem dan prosedur pertanggungjawaban penggunaan cash card pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap. 6
E. Kerangka Penulisan Identifikasi prosedur pertanggungjawaban : Identifikasi pihak terkait dalam prosedur pertanggungjawaban penggunaan cash card pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap : 1. User. 2. Procurement Operation SPC. 3. Verifikator hutang (AP/AR). 4. Kas dan Bank. 1. Penyerahan dokumen pertanggungjawaban cash card. 2. Verifikasi dokumen pertanggungjawaban cash card. 3. Input data request verifikasi dokumen dan posting jurnal. 4. Menyimpan dokumen pertanggungjawaban cash card. 5. Menyetorkan sisa dana cash card. 6. Identifikasi terkait nilai nominal atas pengembalian sisa dana penggunaan cash card. 7. Posting jurnal sisa dana cash card. 8. Posting jurnal atas clearing sisa dana cash card. Hasil analisis dan pembahasan terkait sistem dan prosedur pertanggungjawaban penggunaan cash card pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap. Analisis dan pembahasan sistem dan prosedur pertanggungjawaban penggunaan cash card pada PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV Cilacap. 7
F. Sistematika Penulisan Penulisan ini menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut : 1. BAB I : PENDAHULUAN a. Latar Belakang Masalah : bagian ini memuat informasi mengenai hal yang mendasari pengambilan topik TA. Hal ini mencakup alasan dipilihnya topik yang menjadi ide dasar penulisan. b. Rumusan Masalah : bagian ini merupakan intisari dari masalah yang mendasari pengambilan topik TA. c. Tujuan Penulisan : bagian ini berisi tujuan mahasiswa melakukan penulisan yang mencakup hal-hal teknis penulisan TA d. Manfaat Penulisan : bagian ini menjelaskan manfaat dari penulisan TA. e. Kerangka Penulisan : bagian ini menjelaskan kerangka pikir penulisan secara umum yang akan ditulis, dapat disertai dengan suatu bagan/skema alur pikir TA. f. Sistematika Penulisan : bagian ini menjelaskan mengenai sistematika penulisan TA. 8
2. BAB II : GAMBARAN UMUM PENULISAN a. Kondisi Umum/Deskripsi Topik Penulisan : bagian ini menjelaskan secara detail mengenai aktivitas umum dari topik penulisan. Termasuk di dalamnya adalah kondisi dahulu dan kondisi terkini dari topik penulisan. b. Landasan Teori : bagian ini merangkum secara umum tentang landasan teori penulisan ilmiah yang terkait dengan topik penulisan. c. Metodologi : bagian ini menjelaskan secara detail mengenai cara yang akan digunakan oleh mahasiswa dalam menganalisis topik penulisan. d. Jenis dan/atau Sumber Data : bagian ini menjelaskan secara rinci jenis data yang digunakan dalam penulisan. 3. BAB III : ANALIS DAN PEMBAHASAN a. Analisis (deskripsi dan inferensi) : bagian ini mencakup seluruh analisis dalam TA. Analisis dalam TA diharapkan akan memuat unsur analisis deskripsi mengacu pada topik penulisan. b. Pembahasan : bagian ini berisi pembahasan mengenai hasil analisis yang didapatkan. Dalam hal ini, mahasiswa diharapkan mampu menginterprestasikan hasil analisis secara sistematik. 9
4. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dan saran merupakan bab terakhir dari bagian inti TA. Bagian ini merangkum hal yang menjadi pokok bahasan dalam TA, sedangkan saran bersifat tentatif yaitu dapat dimunculkan apabila mahasiswa mampu memberikan saran ataupun rekomendasi berdasarkan kesimpulan penulisan. 10