Langkah-langkah Penyusunan Road Map Pemda Kementerian PAN dan RB
Pendekatan Penyusunan Sasaran Reformasi Birokrasi Sasaran Reformasi Birokrasi 8 AREA PERUBAHAN PROGRAM-PROGRAM MIKRO RB KEGIATAN-KEGIATAN RENCANA AKSI HASIL PADA MASYARAKAT/STAKHOLDERS Identifikasi Kebutuhan Msyarakat/Stakeholders Permasalahan Fokus perubahan KEGIATAN-KEGIATAN Program-program RB RENCANA AKSI 8 AREA PERUBAHAN
Langkah-langkah Identifikasi kondisi umum Identifikasi kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders) Inventarisasi permasalahan Penetapan Quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Penetapan kegiatan Penyusunan Rencana aksi Penyusunan Dokumen Road Map
Identifikasi kondisi umum Kondisi birokrasi pemerintah daerah saat ini dilihat dari tiga hal terkait dengan capaian sasaran reformasi birokrasi nasional yaitu: pemerintahan bersih dan bebas KKN, kualitas pelayanan publik, kapasitas dan akuntabilitas kinerja Sasaran reformasi birokrasi Pemerintahan bersih dan bebas KKN kualitas pelayanan publik kapasitas dan akuntabilitas kinerja Hal-hal yang sudah dicapai/baik Hal-hal yang perlu diperbaiki 1 2 3
Identifikasi kebutuhan stakeholders/pemangku kepentingan Pemangku kepentingan utama Pemangku kepentingan pendukung Pemangku kepentingan kunci No Pemangku Kepentingan Klasifikasi pemangku kepentingan Kebutuhan/Harapan Unit Kerja yang bertanggungjawab Unit Kerja terkait 1 2 3 4 5 6
Transisi 1a Identifikasi kebutuhan stakeholders/pemangku kepentingan Pemangku kepentingan utama Pemangku kepentingan pendukung Pemangku kepentingan kunci No Pemangku Kepentingan Klasifikasi pemangku kepentingan Kebutuhan/Harapan Unit Kerja yang bertanggungjawab Unit Kerja terkait 1 2 3 4 5 6 Inventarisasi permasalahan 1. Apa permasalahan yang dihadapi oleh unit kerja dalam upaya memenuhi harapan para pemangku kepentingan 2. Unit yang bertanggungjawab untuk memecahkan permasalahan dimaksud 3. Bagaimana tingkat urgensi permasalahannya Harapan Pemangku Kepentingan Unit yang bertanggung jawab Masalah Tingkat Urgensinya 1 3 2 4
Inventarisasi permasalahan 1. Apa permasalahan yang dihadapi oleh unit kerja dalam upaya memenuhi harapan para pemangku kepentingan 2. Unit yang bertanggungjawab untuk memecahkan permasalahan dimaksud 3. Bagaimana tingkat urgensi permasalahannya Harapan Pemangku Kepentingan Unit yang bertanggung jawab Masalah Tingkat Urgensinya 1 3 2 4
Transisi 1b Identifikasi kebutuhan stakeholders/pemangku kepentingan Pemangku kepentingan utama Pemangku kepentingan pendukung Pemangku kepentingan kunci No Pemangku Kepentingan Klasifikasi pemangku kepentingan Kebutuhan/Harapan Unit Kerja yang bertanggungjawab Unit Kerja terkait 1 2 3 4 5 6 Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Melakukan prioritasi adalah dengan menggunakan Grid Analysis Harapan Pemangku Kepentingan Sasaran Reformasi Birokrasi Pemda Skor Prioritas KKN PP AK 1 2 3 4 5 6
Penetapan Quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Melakukan prioritasi adalah dengan menggunakan Grid Analysis Harapan Pemangku Kepentingan Sasaran Reformasi Birokrasi Pemda Skor Prioritas KKN PP AK 1 2 3 4 5 6
Penetapan Quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Melakukan prioritasi adalah dengan menggunakan Grid Analysis Harapan Pemangku Kepentingan Sasaran Reformasi Birokrasi Pemda Skor Prioritas KKN PP AK 1 2 3 4 5 6 1. quick wins 2. fokus perubahan 3. prioritas yang harus terus dipelihara (karena sudah maju dan memenuhi harapan pemangku kepentingan) 4. prioritas lainnya (menjadi prioritas pada masing-masing unit kerja atau menjadi prioritas pemerintah daerah tetapi diwujudkan setelah fokus perubahan)
Transisi 2 Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Melakukan prioritasi adalah dengan menggunakan Grid Analysis Harapan Pemangku Kepentingan Sasaran Reformasi Birokrasi Pemda Skor Prioritas KKN PP AK 1 2 3 4 5 6 Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Memilih Quick Wins NO KRITERIA YA TIDAK 1 Merupakan program reformasi birokrasi 2 Merupakan bagian utama dari peran, tugas, fungsi, dan karakteristik Pemerintah Daerah 3 Memberikan dampak perubahan yang besar 4 Manfaat perbaikan dan perubahan dapat dirasakan secepatnya (waktu pelaksanaan kurang dari 12 bulan)
Penetapan quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Memilih Quick Wins NO KRITERIA YA TIDAK 1 Merupakan program reformasi birokrasi 2 Merupakan bagian utama dari peran, tugas, fungsi, dan karakteristik Pemerintah Daerah 3 Memberikan dampak perubahan yang besar 4 Manfaat perbaikan dan perubahan dapat dirasakan secepatnya (waktu pelaksanaan kurang dari 12 bulan)
Penetapan Quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Harapan pemangku kepentingan Penanggungjawab 1 2 Quick Wins 1. 1. 1. Fokus Perubahan 1. 1. 1. Prioritas yang harus terus dipelihara 1. 1. 1. Prioritas lainnya 1. 1. 1. 1. 1.
Identifikasi kebutuhan stakeholders/pemangku kepentingan Inventarisasi permasalahan No Pemangku kepentingan utama Pemangku kepentingan pendukung Pemangku kepentingan kunci Pemangku Kepentingan Klasifikasi pemangku kepentingan Kebutuhan/Harapan Unit Kerja yang bertanggungjawab Unit Kerja terkait 1 2 3 4 5 6 1. Apa permasalahan yang dihadapi oleh unit kerja dalam upaya memenuhi harapan para pemangku kepentingan 2. Unit yang bertanggungjawab untuk memecahkan permasalahan dimaksud 3. Bagaimana tingkat urgensi permasalahannya Harapan Pemangku Kepentingan Unit yang bertanggung jawab Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Merumuskan tujuan dan sasaran yang spesifik Harapan Pemangku Kepentingan Tujuan Masalah Tingkat Urgensinya 1 3 2 4 Sasaran Uraian Indikator Target Uraian Indikator Target 1 2 3 4 5 6 7 ORMASI BIROKRASI NASIONAL
Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Merumuskan tujuan dan sasaran yang spesifik Harapan Pemangku Kepentingan Tujuan Sasaran Uraian Indikator Target Uraian Indikator Target Quick Wins 1 2 3 4 5 6 7 Fokus Perubahan Prioritas yang harus terus dipelihara Prioritas lainnya dst
Penetapan kegiatan Mengidentifikasi berbagai kegiatan yang merupakan langkah-langkah konkrit yang harus dilakukan dalam rangka mewujudkan sasaran besar reformasi birokrasi. Identifikasi kegiatan dilakukan dengan memperhatikan harapan pemangku kepentingan, permasalahan yang dihadapi, tujuan dan sasaran serta targettargetnya. Harapan Pemangku Tujuan Sasaran Masalah Kegiatan Klasifikasi Kepentingan 1 2 3 4 5 6 Quick Wins Fokus Perubahan Prioritas yang harus terus dipelihara Prioritas lainnya
Penyusunan Rencana aksi Rencana aksi yag berisi detail seluruh program, kegiatan, sub kegiatan, tahapan/aktivitas, target-target, perkiraan waktu penyelesaian, penanggung jawab, dan sumber daya (keuangan dan manusia) yang dibutuhkan untuk mengerjakannya Program/Kriteria/ Kegiatan/Sub Kegiatan Tahapan/Aktivitas Indikator dan Target Perkiraan waktu penyelesaian Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Anggaran Penangungjawab 1 2 3 4 5 6
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Berisi uraian singkat substansi roadmap reformasi birokrasi Pemerintah Daerah, yang mencakup gambaran kondisi saat ini, kondisi yang diharapkan, prioritas program, kegiatan, quick wins, anggaran, rencana penghematan yang diharapkan, rencana waktu pelaksanaan dan kriteria keberhasilan yang ditetapkan
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Menguraikan latar belakang perlunya disusun road map sebagai dasar perencanaan pelaksanaan reformasi birokrasi di pemerintah daerah. Secara umum dan ringkas mengurai isi dari road map reformasi birokrasi
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Menguraikan kondisi birokrasi pemerintah daerah saat ini dilihat dari tiga hal terkait dengan capaian sasaran reformasi birokrasi nasional yaitu: pemerintahan bersih dan bebas KKN, kualitas pelayanan publik, kapasitas dan akuntabilitas kinerja. Penguraian kondisi mencakup hal-hal yang sudah dicapai/sudah baik dan perlu terus dipertahankan atau ditingkatkan, dan hal-hal yang masih perlu disempurnakan. Lembar Kerja 1
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Menguraikan gambaran profil birokrasi yang ingin dicapai dalam kurun waktu lima tahun ke depan sesuai dengan harapan para pemangku kepentingan. Lembar Kerja 2
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Menguraikan berbagai permasalahan yang dihadapi oleh birokrasi pemerintah daerah dalam rangka mewujudkan harapan para pemangku kepentingan. Lembar Kerja 3
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Menguraikan Quick Wins yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu satu tahun ke depan, Fokus perubahan yang menjadi prioritas utama pelaksanaan reformasi birokrasi di pemerintah daerah, langkahlangkah pemeliharaan upaya reformasi birokrasi yang sudah dilakukan sebelumnya, serta langkah-langkah reformasi birokrasi yang harus dilakukan setiap unit kerja. Lembar kerja 4, 5, dan 6
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Menguraikan tujuan dan sasaran mengacu pada harapan pemangku kepentingan yang sudah diklasifikasikan sesuai prioritasinya Lembar kerja 7
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Menguraikan kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan klasifikasi dalam programprogram reformasi birokrasi sebagaimana tertuang dalam PerMENPANRB Nomor 20 Tahun 2010, dan kriteria dalam komponen model Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PerMENPANRB Nomor 1 Tahun 2012). Lembar Kerja 8
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Berisi uraian tentang rencana kegiatan reformasi birokrasi yang akan dilaksanakan dalam lima tahun ke depan. sesuai dengan prioritas atau fokus perubahan, program/kriteria/sub kegiatan, tahapan/aktivitas target-target sasaran tahunan yang ingin diwujudkan, sekuensi waktu pelaksanaannya, termasuk pelaksanaan kegiatan quick wins, penanggungjawab serta rencana anggaran yang diperlukan. Disusun dalam bentuk matriks yang memberikan gambaran menyeluruh selama lima tahun ke depan langkah-langkah yang akan dilakukan. Lembar Kerja 9
Penyusunan Dokumen Road Map Bab I Bab II Bab III Bab IV Bab V Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup Menguraikan mekanisme monitoring dan evaluasi yang dilakukan dalam rangka menjamin konsistensi, efektivitas dan keberlanjutan serta dampaknya bagi masyarakat dari pelaksanaan reformasi birokasi di pemerintah daerah