STMIK KHARISMA Makassar STANDARD OPERATING PROCEDURES SOP Akademik-05 UJIAN AKHIR SEMESTER April 2011 A. Tujuan 1. Sebagai pedoman bagi sivitas akademika STMIK KHARISMA Makassar dalam mengikuti ujian akhir semester. 2. Terciptanya keteraturan, tata tertib, dan kejelasan mekanisme pelaksanaan Ujian Akhir Semester pada STMIK KHARISMA Makassar B. Ruang Lingkup Pelaksanaan ujian akhir semester C. Persyaratan Mahasiswa yang berhak menjadi peserta ujian adalah mahasiswa yang memenuhi syarat-syarat: 1. Terdaftar untuk matakuliah yang diujikan pada semester berjalan melalui Kartu Rencana Studi 2. Kehadiran minimal 75% dari jumlah maksimal tatap muka matakuliah dalam satu semester 3. Bebas tunggakan biaya kuliah untuk semester berjalan 4. Bebas tunggakan atau pelanggaran perpustakaan dalam semester berjalan D. Pihak Terkait 1. Mahasiswa a. Membawa kartu ujian. b. Memakai pakaian seragam. Ketentuan pakaian adalah kemeja biru muda dan celana panjang kain warna hitam (pria) atau rok kain warna hitam sebatas lutut (wanita) serta bersepatu tertutup. c. Mahasiswa peserta ujian sudah berada di ruang ujian 5 (lima) menit sebelum ujian dimulai d. Mahasiswa peserta ujian yang terlambat datang atau tidak membawa Kartu Ujian, wajib lapor kepada Ketua Panitia Ujian. e. Mengerjakan soal ujian sendiri. f. Menyerahkan hasil pekerjaan kepada pengawas setelah selesai atau waktu ujian telah habis. Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 1
g. Meninggalkan ruang ujian dengan tertib dan tenang tanpa mengganggu/ menarik perhatian peserta ujian lain. 2. Panitia Ujian a. Berkoordinasi dengan penyelenggara program studi untuk menyusun jadwal ujian dan berita acara ujian; b. Menyiapkan dan mendistribusikan kartu ujian; c. Menyiapkan dokumen ujian berupa angket penilaian dosen, naskah soal, lembar jawaban, berita acara, dan denah ruang ujian. d. Memilih dan menentukan pengawas ujian; e. Menyerahkan dokumen ujian kepada pengawas umum. f. Menerima dokumen hasil ujian dari pengawas umum untuk diteruskan ke dosen matakuliah; g. Mengkoordinasikan pelaksanaan ujian susulan dan atau ujian ulang h. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan ujian 3. Pengawas Umum a. Menyalurkan dokumen dan kelengkapan ujian kepada pengawas ruangan yang bertugas; b. Memeriksa dokumen dan kelengkapan hasil ujian dari pengawas ruang; c. Membuat surat pengantar masuk ujian apabila ada mahasiswa yang melanggar tata tertib ujian. d. Menyerahkan dokumen hasil ujian kepada panitia ujian; e. Mengkoordinasikan kesalahan/ketidakjelasan soal kepada dosen matakuliah f. Memberi sanksi atas pelanggaran tata tertib ujian. 4. Pengawas Ruang a. Menjaga ketertiban dalam ruang ujian dan mencegah terjadinya pelanggaran ujian; b. Merhatikan pakaian seragam peserta ujian. c. Mencocokkan identitas kartu ujian dengan mahasiswa yang bersangkutan dan melihat identitas di berita acara ujian. d. Memaraf kartu ujian mahasiswa. Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 2
e. Membagikan angket penilaian dosen, lembar soal, dan lembar jawaban ujian yang sudah dipersiapkan dalam amplop soal. f. Mengedarkan berita acara dan denah ruang ujian untuk ditandatangani peserta ujian. g. Menegur peserta ujian yang terindikasi melakukan pelanggaran h. Mencatat pelanggaran ujian untuk diteruskan kepada dosen matakuliah i. Memeriksa kelengkapan dokumen hasil ujian dan menyerahkan kembali dokumen hasil ujian kepada pengawas umum E. Dokumen yang Dibutuhkan 1. Kartu Ujian a. Kartu ujian diterbitkan oleh panitia ujian b. Ditandatangani oleh ketua panitia ujian c. Kartu ujian dibagi seminggu sebelum pelaksanaan Ujian d. Kartu ujian didistribusikan oleh panitia ujian. e. Prosedur pengambilan kartu ujian: 1) bagi mahasiswa yang tidak memiliki masalah keuangan, kehadiran, dan pengembalian buku pada semester berjalan, panitia ujian langsung melayani pengambilan kartu ujian. 2) bagi mahasiswa yang masih memiliki tunggakan biaya kuliah, harus menghubungi bagian keuangan terlebih dahulu. 3) bagi mahasiswa yang memiliki jumlah kehadiran di bawah 75% dari jumlah maksimal tatap muka matakuliah, harus menghubungi bagian monitoring perkuliahan terlebih dahulu 4) bagi mahasiswa yang masih memiliki tunggakan atau pelanggaran perpustakaan, harus menghubungi bagian perpustakaan terlebih dahulu. 5) panitia ujian menyiapkan kartu ujian 6) panitia ujian menyerahkan kartu ujian kepada mahasiswa. 7) mahasiswa menandatangani bukti pengambilan kartu ujian f. Prosedur pengambilan kartu ujian pengganti 1) syarat mendapatkan kartu ujian pengganti adalah mahasiswa yang bersangkutan sudah pernah mengambil kartu ujian. 2) mahasiswa membayar uang pembuatan kartu ujian pengganti di bagian keuangan. Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 3
3) mahasiswa menunjukkan bukti pembayaran kartu ujian pengganti. 4) panitia ujian menyiapkan kartu ujian pengganti. 5) panitia ujian menyerahkan kartu ujian pengganti kepada mahasiswa. 2. Berita Acara Ujian a. Dosen mengisi berita acara ujian dengan nilai mahasiswa dan menandatangani berita acara ujian b. Dosen mengumpulkan berita acara ujian yang telah di isi ke bagian monitoring perkuliahan. c. Berita acara ujian dikembalikan ke bagian akademik selambatnya tiga minggu setelah masa ujian F. Prosedur 1. Mahasiswa mempersiapkan peralatan diri di ruangan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah disosialisasikan sebelumnya, dengan membawa peralatan yang dibutuhkan pada saat ujian. 2. Pengawas ruangan memasuki ruang ujian dengan membawa perangkat yang dibutuhkan selama pelaksanaan waktu ujian. 3. Mahasiswa menunjukkan kartu tanda mahasiswa kepada pengawas dan menandatangani berita acara ujian sesuai dengan nama dan nomor induk mahasiswa yang dimilikinya. 4. Pengawas ruang mencocokkan identitas kartu ujian dengan mahasiswa yang bersangkutan dan melihat identitas di berita acara ujian. Apabila terjadi kekeliruan pada berita acara ujian ataupun ketidaksesuaian identitas dapat mengikut prosedur kasus khusus dalam manual prosedur ini. 5. Pengawas ruang membagikan angket penilaian dosen. 6. Pengawas ruang membagikan lembaran kertas untuk menuliskan jawaban dan selembar kertas buram kepada masing-masing mahasiswa. 7. Pengawas ruang membagikan soal ujian yang sudah dipersiapkan dalam amplop soal. 8. Mahasiswa mengikuti ujian sesuai waktu yang ditentukan. 9. Mahasiswa mengumpulkan angket dan lembar jawaban kepada pengawas ruang maksimal sesuai jadwal yang telah ditentukan. 10. Pengawas ruang memeriksa lembar berita acara ujian. Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 4
11. Apabila ada yang tidak hadir tanpa keterangan, maka pengawas ruang langsung mencoret daftar berita acara ujian. 12. Pengawas ruang menandatangani berita acara pelaksanaan ujian dengan merekapitulasi peserta yang hadir dan tidak hadir. 13. Pengawas ruang mengemas berkas jawaban ujian dan berita acara ujian dalam amplop yang telah disediakan. 14. Pengawas ruang mengembalikan berkas ujian yang telah dikemas ke pengawas umum Prosedur Kasus Khusus. 1. Mahasiswa melaporkan diri ke pengawas umum 2. Pengawas umum memberikan surat pengantar untuk mengikuti ujian. 3. Apabila mahasiswa berhalangan karena sakit, wajib menyampaikan surat keterangan dokter. 4. Apabila terjadi kecurangan, maka pengawas umum dan pengawas ruang membuat berita acara pelanggaran tata tertib ujian akhir semester dan mahasiswa yang bersangkutan langsung meninggalkan ruang ujian. Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 5
G. Alur Kerja/Flow chart Pelaksanaan Ujian Akhir Semester Mahasiswa Pengawas Ruang Pengawas Umum Mulai Kartu ujian dan perangkat ujian Masuk ke ruangan sesuai jadwal Terlambat Tidak Ya Membuat surat pengantar untuk mengikuti ujian Mengerjakan soal sesuai jadwal Membagi lembar soal dan jawaban Ya Kartu Ujian Tidak Menandatangani berita acara ujian Mengedarkan berita acara ujian dan memeriksa kartu ujian dan pakaian peserta Ada kecurangan Tidak Waktu habis Ya Mengumpulkan lembar jawaban Membuat berita acara pelanggaran Memeriksa lembar jawaban, berita acara ujian dan daftar hadir Menerima lembar jawaban, berita acara ujian dan daftar hadir selesai Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 6
H. Lampiran-Lampiran 1. Tata Tertib Ujian 2. Kartu Ujian 3. Berita Acara Ujian 4. Angket Penilaian Perkuliahan Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 7