MODUL Microsoft Office ACCESS 2007 Materi Dasar Metode Belajar Cepat Menguasai Access 2007 Tutorial dan Lembar kerja
MATERI DASAR MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007 PENDAHULUAN Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan oleh kemudahanya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik. Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports MEMULAI MICROSOFT ACCESS 2007 Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih tombol Start pada taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan Microsoft Office Access 2007. Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access akan menampilkan Getting Started With Microsoft Office Access page seperti pada gambar. 1 2 3 4 5 6 KOMPONEN ACCESS 2007 7 Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu mengenai komponen untuk mempermudah pengoprasian. 1. Office Button Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain; New, Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya. 2. Quick Access ToolBar. Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access 2007.misal; Save, Undo, Redo. 3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut. 4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga tampilan berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.
5. Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga tampilanya memenuhi layar monitor. 6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007 7. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007 misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock. Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar. Karena dalam program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab yang didalamnya terdapat grup-grup. Dalam masing masing grup terdapat beberapa tombol perintah. Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan tombol dialog yang terdapat pada masing masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut Menu (menu popup) juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S) MENUTUP PROGRAM ACCESS 2007 Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan Klik tombol Office Exit Access atau Close pada sudut kanan atas jendela Access 2007. PENGERTIAN TABEL,FIELD DAN RECORD Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa table yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.tabel merupakan kumpulan beberapa record dan field sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut : Fields Nim Nama Alamat Nilai UNAS Nilai UAS 01 Nina Jakarta 90 90 02 Devi Malang 80 70 Records 03 Zatira Yogyakarta 80 80 Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu table. Sedangkan Recods adalah isian data yang dimiliki oleh tabel. KETERANGAN : Field Name : Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table. Data Type : Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah : Text Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata campuran antara huruf, spasi dan tanda baca. Number Data berupa angka untuk perhitungan matematika Data/Time Data Berupa tanggal dan waktu Currency Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik Auto Number Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan otomatis dan nilainya tidak dapat dirubah Yes/No Data masukan yang berupa penyangkalan OLE Object Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara dsb. Hyperlink Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk tek digunakan
untuk menyimpan pointer ke situs web Lookup Wizard Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau combo Box Description :Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name. Primary Key : Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel atau sebagai field index utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah table.(gambar Kunci) MEMULAI LEMBAR KERJA PEMBUATAN TABEL Memulai lembar kerja baru dari getting started dipilih Blank Database File Name Create Create : Untuk Membuka jendela dokumen.accdb : file ekstensi Access Database Setelah Buka jendela program(create) selanjutnya kita memulai dengan membuat objects Tabel. Pada menu Tab pilih Create Table Design Setelah field name dan Data Type sesuai format yang diinginkan dan berikan Primary Key selanjutnya disimpan(save) mis: daftar karyawan OK MEMBUAT FORM Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi, salah satunya adalah form. Untuk membuat form otomatis caranya sangat mudah karena field yang digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber datanya. Pada menu Tab pilih Create More Forms Form Wizard Untuk memindahkan semua field pilih >> Kemudian Next selanjutnya pilih Layout form Misal: Columnar Next
Selanjutnya pilih Style form Next dan isikan title untuk form misal : Daftar karyawan Finish Tombol Navigasi pada Form Wizard Tombol > untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom Selected Fields satu persatu Tombol >> untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom Selected Fields secara bersamaan Tombol < untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields satu persatu Tombol << untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields secara bersamaan MEMODIFIKASI FORM(PEMBUATAN HEADER DAN FOOTER) Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang sesuai dengan yang dikehendaki. Anda dapat mendesainya dan mengatur sendiri sesuai keinginan. Atau dapat juga anda menambahkan Header, footer,image, mengganti warna background, font. Dan untuk mendesain form anda dapat gunakan salah satu jendela tampilan yaitu : Home View : Form View : Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi Layout View : Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form. Design View : Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat melihat bagian Header, Detail, dan Footer. Juga bisa menambahkan,label, Garis, Image, persegi panjang dan lainnya. Logo : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar yang terletak pada bagian Form Header. Aa Label : fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label dapat disembarang tempat area form. PEMBUATAN REPORT Report atau laporan merupakan bentuk olahan data yang didesain untuk dicetak ke media cetak atau printer. Access memudahkan pekerjaan pembuatan laporan karena menyediakan fasilitas Refort Wizard yang mampu digunakan untuk merancang berbagai bentuk Report. Anda dapat menampilkan semua field dan record dari sebuah table, form yang telah diisi serta memodifikasi laporan pada jendela Layout dan Design View.
Report Wizard digunakan sumber data dari table dan form yang telah dibuat. Langkah kerjanya klik Create Report Wizard sehingga akan tampil kotak dialog report wizard pertama Klik Next untuk melanjukan proses. Anda diminta untuk menentukan nama field tertentu yang dapat digunakan sebagai kunci pengelompokan untuk hasil report yang diinginkan. Gunakan tombol navigasi yang ada untuk memindahkan posisi nama field dari kolom Available Fields ke kolom Selected Fields (caranya seperti pembuatan Form) Klik Next untuk memilih pola atau bentuk tampilan report pada bagian layout dengan berbagai pilihan Portrait (halaman kertas tegak) dan Landscape (kertas mendatar) Klik Next untuk melanjutkan Proses. Pada kotak ini anda diminta untuk menentukan nama field yang dapat digunakan sebagai kunci pengurutan untuk masing masing group untuk report. Pola pengurutan secara Ascending(menaik) dan Descending(menurun) Pada kotak wizard tentukan salah satu nama style untuk report, Klik tombol Next. Selanjutnya anda diminta memberikan nama title untuk report. Secara default nama report akan disamakan dengan nama table atau form sebagai sumber data pembuatan report.anda dapat mengganti nama report yang lebih komunikatif dan mudah untuk diingat.setelah itu Klik Finish untuk mengakhiri pembuatan report dan laporan yang telah terbentuk pada gambar dibawah ini: MEMODIFIKASI REPORT Memodifikasi report sama dengan memodifikasi Form yaitu :pada struktur Report(Header, Detail, Footer) dengan cara Home View : Report View : Berfungsi untuk melihat tampilan report yang telah diisi dan dimodifikasi. Print Preview : Berfungsi untuk melihat batas pencetakan dokumen Layout View : Untuk melakukan perubahan pada Report Design View :Untuk memodifikasi Report(Header, Footer, warna, image dan lainya. Pengisian (input data) dan perubahan data hanya dapat dilakukan pada Form yang telah dibuat.
DAFTAR PUSTAKA Microsoft Office Access 2007.CV. Andi offset Yogyakarta, Tahun 2007. Tutorial Microsoft Access 2007, www. Rudytarigan.com MODUL KKPI, Nana Turmono, S.Pd.