ANALISA DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE UNTUK PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN PENJUALAN DAN PEMASARAN DI PT. XYZ Irwan Limintono, Aris Tjahjanto Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Email: irwan.limintono@gmail,com ABSTRAK PT. XYZ merupakan salah satu pabrik pulp dan kertas tertua di Indonesia. Seiring dengan ditutupnya pabrik-pabrik pulp dan kertas di Eropa dan Amerika Utara, industri pulp dan kertas di Indonesia memiliki potensi tumbuh yang besar. Akan tetapi jumlah pemain di industri kertas juga sangat banyak sehingga menyebabkan kompetisi yang ketat. Pengambilan keputusan penjualan dan pemasaran baik di level operasional (penjadwalan produksi, pembelian), manajerial (peramalan, anggaran) maupun strategik (investasi) harus dilakukan secara cepat dan tepat untuk merespon pasar. Hal ini merupakan kunci utama untuk dapat memenangkan persaingan. Hampir tidak mungkin untuk mengandalkan intuisi saja dalam pengambilan keputusan-keputusan tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan data warehouse untuk membantu pengambilan keputusan penjualan dan pemasaran di PT. XYZ Dalam melakukan desain data warehouse, ada beberapa tahapan yang harus dilaksanakan, masing-masing adalah; menganalisa sistem yang ada saat ini,dilanjutkan dengan analisa kebutuhan. Setelah dilakukan perencanaan desain data warehouse untuk mendapatkan desain data warehouse yang sesuai dengan kebutuhan. Langkah terakhir adalah melakukan verifikasi desain yang sudah dibuat dengan kebutuhan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu proses pengambilan keputusan di departemen penjualan dan pemasaran PT. XYZ sehingga keputusan yang diambil dapat membantu memberikan keunggulan kompetitif bagi PT. XYZ untuk memenangkan persaingan di industri kertas. Kata Kunci: Data Warehouse, Pengambilan dan Pemasaran, Sistem Pendukung. PENDAHULUAN Latar Belakang Industri kertas saat ini dikuasai oleh negara-negara di Amerika Utara dan Eropa Utara dengan menguasai 56,4% produksi dunia yang mencapai 221,3 juta ton. Sementara itu, kapasitas produksi pulp (bubur kertas) Indonesia diperkirakan mencapai 6,73 juta ton pada 2007 dengan pangsa pasar dunia sebesar 2,5%. Dengan ditutupnya beberapa perusahaan di kedua kawasan Amerika Utara dan Eropa Utara serta didukung oleh ketersediaan bahas baku yang melimpah, Indonesia berpotensi untuk menguasai industri pulp dan kertas dunia. Pengambilan keputusan penjualan dan pemasaran baik di level operasional (penjadwalan produksi, pembelian), manajerial (peramalan, anggaran) maupun strategik (investasi) harus dilakukan secara cepat dan tepat untuk merespon pasar. Hal ini merupakan kunci utama untuk dapat memenangkan persaingan. Hampir
tidak mungkin untuk mengandalkan intuisi saja dalam pengambilan keputusankeputusan tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan data warehouse untuk membantu pengambilan keputusan penjualan dan pemasaran di PT. XYZ Data Warehouse Ada empat pendekatan utama untuk membangun sebuah lingkungan Data Warehouse yaitu top-down, bottom-up, hibrid dan federasi., Pada pendekatan top-down, data warehouse menjadi pusat dari lingkungan analitik. Data Warehouse didesain dan dibangun terlebih dahulu baru kemudian membangun Data Mart berdasarkan Data Warehouse. Pada pendekatan bottom-up, yang dilakukan adalah kebalikannya, Data Mart dibangun terlebih dahulu sejalan dengan proses bisnis. Kemudian data mart diorganisasi ke dalam suatu Data Warehouse. Pendekatan hibrid mencoba untuk menggabungkan pendekatan top-down dan bottom-up. Sedangkan pendekatan federasi melibatkan integrasi dari sistem-sistem yang berlainan. Pada penelitian ini digunakan pendekatan bottom-up yang dicetuskan pertama kali oleh Ralph Kimball. Karakteristik Data Warehouse: Karakteristik dari Data Warehouse adalah sebagai berikut: 1. Berorientasi Subyek 2. Terintegrasi 3. Time-variant 4. Non Volatile 5. Ringkas 6. Tidak ternormalisasi 7. Metadata Tujuan Data Warehouse Salah satu aset yang paling penting dalam suatu organisasi adalah informasi. Informasi ini hampir selalu dikelola oleh organisasi dalam dua bentuk: data sistem operasional dan data warehouse. Secara sederhana dapat dijabarkan bahwa data dari sistem operasional adalah bagaimana data itu dimasukkan, sedangkan data warehouse adalah bagaimana data itu dikeluarkan/digunakan. Menurut Ralph Kimball(1998), tujuan dari pembuatan Data Warehouse adalah sebagai berikut: 1. Membuat informasi organisasi dapat diakses dengan mudah 2. Menampilkan informasi organisasi secara konsisten 3. Sumber informasi yang mampu beradaptasi terhadap perubahan 4. Sebagai dasar untuk pengambilan keputusan C-20-2
Elemen-elemen Data Warehouse Gambar 1. Elemen-elemen Data Warehouse Analisis Pemasaran Aspek Eksternal pemasaran aspek eskternal adalah keputusan pemasaran terhadap hal yang diluar kendali perusahaan. apek eksternal ini antara lain meliputi 1. Siapa Pelanggan 2. Siapa Rekanan 3. Strategi Pesaing Analisis Aspek Internal Keputuan pemasaran aspek internal adalah keputusan pemasaran yang dapat dikendalikan oleh perusahaan. Aspek internal ini meliputi bauran pemasaran yaitu : Produk, Harga, Tempat dan Promosi. aspek internal meliputi: 1. Produk bauran produk lini produk pemberian merek/branding 2. Penentuan Harga 3. Tempat 4. Strategi Promosi METODE Metodologi Penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: C-20-3
Gambar 1. Metodologi Penelitian Pengumpulan Data Pada tahap ini dilakukan proses pengumpulan data yang selanjutnya akan digunakan pada tahapan analisa sistem saat ini dan analisa kebutuhan. Pengumpulan data dilakukan dengan beberapa metode yaitu: Observasi, Telaah Dokumen,Wawancara, dan Studi Literatur Analisa Sistem Saat Ini Dari data yang diperoleh dari tahap pengumpulan data sebelumnya akan dilakukan analisa terhadap sistem yang ada saat ini. Analisa sistem saat ini saling terkait dengan analisa kebutuhan.analisa sistem saat ini antara lain meliputi: Analisa Organisasional, Analisa Proses Bisnis Departemen dan Pemasaran, Analisa Legacy System/Sistem Sumber Analisa Kebutuhan Selain untuk kebutuhan analisa terhadap sistem yang ada saat ini, data yang diperoleh dari tahap pengumpulan data sebelumnya juga digunakan pada analisa kebutuhan. Analisa kebutuhan yang dilakukan yaitu: Analisa Kebutuhan Informasi, dan Analisa Kebutuhan Fungsional C-20-4
Perancangan Data Warehouse Pada tahap ini dilakukan perancangan Data Warehouse sesuai dengan hasil analisa kebutuhan. Perancangan Data Warehouse ini meliputi Pemodelan Dimensional dan Desain Proses ETL Verifikasi dan Rekomendasi Pada tahap ini dilakukan proses verifikasi hasil rancangan Data Warehouse yang telah dibuat untuk dibandingkan dengan hasil analisa kebutuhan. Setelaj itu memberikan rekomendasi rancangan Data Warehouse yang sesuai dengan kebutuhan PT. XYZ untuk memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada. ANALISA PERMASALAHAN Dari hasil analisa sistem saat ini dan analisa kebutuhan diperoleh kebutuhan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan pemasaran sebagai berikut: Tabel 1. Faktor Eksternal Pemasaran Jenis Siapa Pelanggan Pelanggan utama(key Account) Kepuasan pelanggan Siapa Rekanan Kinerja Agen Kinerja Ekspedisi Strategi Pesaing Strategi bersaing Pengambil, Kepala Unit masing-masing Kepala Unit Region Pemasaran dan Pengembangan Produk, Kepala Unit masing-masing Region, Kepala Unit masing-masing Region Direksi, Pemasaran, Analisa Kebutuhan Informasi Regularitas, Profitabilitas pelanggan, Peramalan Kepuasan pembelian, pelanggan Kelancaran pembayaran Regularitas, Profitabilitas pelanggan, Intelijen pemasaran yang reliable Frekuensi pembelian, Volume pembelian, Nilai pembelian,keuntungan penjualan. Pembayaran Keluhan pelanggan Kinerja pengiriman Frekuensi pembelian, Volume pembelian, Nilai pembelian, Keuntungan penjualan, Perbandingan data intelijen pemasaran dari seluruh agen Perbandingan harga, Kinerja pengiriman Pesaing di setiap Permintaan, lini produk dan pesaing wilayah penjualan Harga jual Pangsa pasar C-20-5 Jumlah pesaing,
Tabel 2. Faktor Internal Pemasaran Jenis Pengambil Produk Lini produk Direksi, Kepala baru Unit Pemasaran dan Pengembangan Produk, Kepala Kepala Menghentikan Direksi, Pemasaran, penjualan produk Pemasaran Harga Harga jual Direksi, Kepala Pemasaran Harga jual Direksi, Kepala NOS Pemasaran Tempat Membuka Direksi, Kepala area penjualan Pemasaran baru Kepala Menutup area Direksi, pejualan Pemasaran Analisa Kebutuhan Informasi operasional, ekonomis Biaya produksi, Jumlah pesaing, Harga jual pesaing, Pangsa pasar, Permintaan Pasar Biaya Produksi, Target ekonomis,, Jumlah pesaing, Harga jual pesaing, Pangsa pasar, Permintaan Pasar Tren penjualan, Biaya Produksi, Target Profitabilitas,,, Peramalan penjualan Jumlah Pesaing, Harga Pesaing, Pangsa Pasar, Tren penjualan, Biaya Produksi, Permintaan Pasar Profitabilitas, Realisasi, Umur persediaan Level persediaan, Harga pesaing operasional, ekonomis,peramalan penjualan operasional, ekonomis Biaya Produksi, Target, Jumlah Pesaing, Harga Pesaing, Pangsa Pasar, Biaya Produksi, Permintaan pasar Target, Jumlah Pesaing, Harga Pesaing, Pangsa Pasar, Permintaan pasar DESAIN DATA WAREHOUSE Berdasarakan analisa yang telah dilakukan kemudian dirancang desain pemodelan dimensional yang sesuai dengan kebutuhan yang telah dijelaskan sebelumnya C-20-6
Gambar 2. Skema Snowflake Tabel Fakta Gambar 3. Skema Bintang Tabel Fakta Realisasi C-20-7
Gambar 4. Skema Snowflake Tabel Fakta Pembayaran Gambar 5. Skema Snowflake Tabel Fakta Persediaan C-20-8
Gambar 6. Skema Snowflake Tabel Fakta Intelijen Pemasaran Gambar 7. Skema Snowflake Tabel Fakta Keluhan Pelanggan C-20-9
KESIMPULAN 1. Desain data warehouse yang telah dibuat dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung proses pengambilan keputusan baik aspek eksternal maupun internal 2. Desain data warehouse yang telah dibuat dapat mengatasi kendala-kendala yang dihadapi yaitu, dapat menggabungkan data dari berbagai sumber data, memiliki data yang konsisten, waktu pemrosesan yang lebih cepat, dan dapat melihat data historis 3. Desain data warehouse dapat memenuhi kebutuhan fungsional yang diinginkan oleh manajemen yaitu, tampilan yang dinamis, mudah menampilkan grafis dan dapat membandingkan data historis. DAFTAR PUSTAKA Cassie, Claire (1997). Marketing Decision Support Systems. Industrial Management & Data Systems, Vol. 97, Hal. 293-297. Inmon, W.H., (2002), Building the Data Warehouse, 3rd edition, John Wiley & Sons, Inc., Canada. Kendall, K.E., dan Kendall, J.A., (2002), Analysis and Design, 5th edition, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey. Kimball, R., Reeves, L., Ross, M., dan Thornhwaite, W., (1998), The Data Warehouse Lifecycle Toolkit : Expert Methods for Designing, Developing, and Deploying Data Warehouses, John Wiley & Sons, Inc., Canada.. Kimball, R. dan Ross, M., (2002), The Data Warehouse Toolkit : The Complete Guide to Dimensional Modeling, 2nd edition, John Wiley & Sons, Inc., Canada.. Kimball, R. dan Caserta, J., (2004), The Data Warehouse ETL Toolkit : Practical Techniques for Extracting, Cleaning, Conforming, and Delivering Data,. Wiley Publishing, Inc., Canada. Kotler, P., (2000), Marketing Management, 10th edition, Prentice Hall, Inc., Upper Saddle River, New Jersey. O Brien, J., (2005), Introduction to Information System, 12th edition, The McGraw-Hill Companies, Inc. Trisiana, (2002), Analisis Kebutuhan, Desain dan Implementasi OLAP Berbasis Web untuk Analisis di Perusahaan X, Tesis Magister, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Turban, E., Aronson J., dan Peng Liang, T., (2005), Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th edition, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey. Turban, E., Rainer Jr., R.K., Potter, R.E, (2005), Introduction to Information Technology, 3rd edition, John Wiley & Sons, Inc., Canada. C-20-10