53 4.1.1 Perancangan Flowmap Yang Diusulkan 1. Prosedur Yang Diusulkan a. Datangnya surat masuk dari pengirim atau instansi lain. b. Surat masuk di buka dan di baca oleh Bagian Administrasi. c. Surat masuk yang sudah dibaca lalu di input pada Sistem Informasi dan Surat Keluar dan disimpan di dalam database DBSurat, serta mencetak lembar disposisi yang akan ditujukan kepada Kepala Satker. d. Surat masuk dan lembar disposisi disampaikan kepada Kepala Satker untuk ditindaklanjuti. e. Surat masuk dan lembar disposisi di baca dan diberi disposisi oleh Kepala Satker. f. Surat masuk yang sudah diberi disposisi dikembalikan kepada Bagian Administrasi. g. Surat masuk yang sudah diberi disposisi dan dikembalikan ke Bagian Administrasi di input ke dalam Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar dan disimpan kedalam database DBSurat, serta diklasifikasikan kebagian yang dituju berdasarkan disposisi dari Kepala Satker ataupun masuk kedalam arsip. h. Setelah surat masuk dan lembar disposisi di input kedalam Sistem Informasi dan Surat Keluar, Bagian Administrasi membuat laporan surat masuk berdasarkan data yang ada pada buku database DBSurat.
54 i. Laporan surat masuk dibuat dua rangkap, satu rangkap buat arsip dan satu rangkap lagi ditujukan kepada Kepala Satker. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat prosedur surat masuk yang diusulkan pada gambar flowmap usulan dibawah ini : Flowmap Usulan Pengirim Bagian Administrasi Kepala Satker Buka dan Baca Input data Surat Masuk dbsurat Cetak Lembar Disposisi dan Lembar Disposisi dan Lembar Disposisi Membaca Surat Masuk dan memberi Disposisi yang telah di Disposisi yang telah di Disposisi Input Disposisi Mengklasifika sikan Surat Masuk Cetak Laporan Surat Masuk terklasifikasi Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk Gambar 4.1 Flowmap Usulan
55 2. Prosedur Surat Keluar Yang Diusulkan a. Adanya konsep surat keluar dari Sekretaris. b. Surat keluar dari Sekretaris di sampaikan kepada Kepala Satker untuk diperiksa dan diberi Acc. c. Apabila konsep surat keluar tidak di Acc konsep surat keluar dikembalikan kepada Sekretaris untuk di perbaiki dan diserahkan kembali kepada Kepala Satker. d. Apabila konsep surat keluar di Acc, maka surat keluar di tandatangani dan surat keluar kembali di serahkan kepada Sekretaris. e. Surat keluar yang sudah ada pada Sekretaris diserhkan ke Bagian Administrasi untuk di input kedalam Sistem Informasi dan Surat Keluar serta pemberian No dan Tanggal surat keluar. f. Setelah surat keluar diberi No dan Tanggal surat, lalu surat keluar di bubuhkan cap Perusahaan dan surat keluar pun siap dikirim kepada instansi lain atau penerima surat. g. Surat Keluar dibuat dua rangkap, satu untuk dikirim kepada instansi lain/penerima yang satu lagi ditujukan untuk arsip surat keluar. h. Dari data yang ada pada database DBSurat, Bagian Administrasi membuat laporan surat keluar sebanyak dua rangkap, dimana satu rangkap ditujukan kepada Kepala Satker dan satu rangkap lagi untuk arsip.
56 Untuk lebih jelasnya dapat dilihat prosedur surat keluar yang diusulkan pada gambar flowmap usulan dibawah ini : Gambar 4.2 Flowmap Usulan Surat Keluar
57 1. Perancangan Model Proses Sistem Model proses sistem digambarkan dalam bentuk diagram konteks dan Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD). a. Diagram Konteks Diagram Konteks digunakan untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau menyeluruh. Diagram konteks ini dirancang dengan memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem itu sendiri. Diagram konteks ini memperlihatkan antara lain, Kelompok pemakai atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi, data dimana sistem menerima dari lingkungan tertentu dan diproses dengan cara tertentu, data yang dihasilkan. Dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 4.3 Diagram Konteks
58 b. Data Flow Diagram (DFD) DFD menggambarkan jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya dan menyimpan data sebagai perangkat analisis, model ini hanya mampu memodelkan sistem dari satu sudut pandang yaitu sudut pandang fungsi. Terdapat empat komponen yaitu : Proses menunjukan transpormasi dari masukan menjadi keluaran, sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran atau sebaliknya, Aliran komponen ini direpresentasikan dengan menggunakan panah yang menuju ke atau dari proses, Penyimpanan yang memodelkan kumpulan data, dan terminator yang mewakili entiti luar dimana sistem berkomunikasi. a) Data Flow Diagram Level 0 Gambar 4.4 DFD Level 0
59 b) Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses 1 c). Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 Gambar 4.6 DFD Level 2 Proses 1
60 d). Data Flow Diagram Level 3 Proses 1 Gambar 4.7 DFD Level 3 Proses 1 e). Data Flow Diagram Level 4 Proses 1 Gambar 4.8 DFD Level 4 Proses 1
61 3. Kamus Data Tabel 4.1 Kamus Form Pegawai Nama Deskripsi Struktur Data Data Pegawai Merupakan Data Pegawai NIP, Nama, Pangkat, Golongan, Jabatan NIP Integer Nama Pangkat Golongan Jabatan Tabel 4.2 Kamus Form Nama Deskripsi Struktur Data Data Merupakan Data No.Agenda, Tgl.Terima, Asal_Surat, Sifat, No.Surat, Tgl.Surat, Perihal, Bagian, NIP, Nama, Catatan No.Agenda Integer Tgl.Terima Date Asal_Surat Sifat No.Surat Tgl_Surat Date Perihal Bagian NIP Nama Catatan Tabel 4.3 Kamus Form Surat Keluar Nama Deskripsi Struktur Data Data Surat Keluar Merupakan Data Surat Keluar No.Agenda, Tgl.Kirim, Tujuan_Surat, Sifat, No.Surat, Tgl.Surat, Perihal No.Agenda Integer Tgl.Kirim Date/Time Tujuan_Surat Sifat No.Surat Tgl_Surat Date Perihal
62 4.2 Perancangan Model Data Perancangan ini terdiri dari perancangan diagram ER dan Struktur Tabel. 1. ERD Suatu prosedur yang memberikan gambaran interaksi yang terjadi dalam sistem. ERD mendokumentasikan data pengolahan surat masuk dan surat keluar. Hasil evaluasi dari identifikasi jenis entitas dan hubungannya. ERD dari sistem ini dapat dilihat sebagai berikut : Gambar 4.9 ER-Diagram 2. Struktur Tabel Dalam merancang dan mengimplementasikan suatu sistem yang baik, diperlukan suatu dasar atau basisdata yang handal. Semakin baiknya rancangan basisdata yang dibuat maka akan semakin menjamin kehandalan suatu sistem dalam memenuhi kebutuhan dan kemampuan sistem dalam menghadapi perubahan sistem dimasa yang akan datang. Pada struktur tabel ini diperlihatkan tabel-tabel yang terdapat dalam basisdata yang meliputi nama field, jenis field, panjang dari field dan keterangan.
63 Setelah Dilakukan Normalisasi Terhadap Basisdata Maka, Bentuk dari struktur tabel dapat dilihat sebagai berikut : Nama Tabel : Pegawai Primary Key : NIP Tabel 4.4 Tabel Pegawai No Nama_Field Type Size Key Keterangan 1 NIP Integer 20 2 Nama 50 3 Pangkat 20 4 Golongan 10 5 Jabatan 40 Nama Tabel : Primary Key : No. Agenda Tabel 4.5 Tabel No Nama_Field Type Size Key Keterangan 1 No.Agenda Integer 5 2 Tgl.Terima Date 3 Asal_Surat 50 4 Sifat 10 5 No.Surat 20 6 Tgl.Surat Date 7 Perihal 100 8 Bagian 20 9 NIP 20 10 Nama 50 11 Catatan 500
64 Nama Tabel : Surat Keluar Primary Key : No. Agenda Tabel 4.6 Tabel Surat Keluar No Nama_Field Type Size Key Keterangan 1 No.Agenda Integer 5 2 Tgl.Terima Date 3 Asal_Surat 60 4 Sifat 10 5 No.Surat 20 6 Tgl.Surat Date 7 Perihal 100 3. Perancangan Struktur Menu Struktur menu yang digunakan dalam perangkat lunak sistem informasi surat masuk dan surat keluar Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau, yaitu: Gambar 4.10 Struktur Menu Utama
65 4.3 Perancangan Antarmuka 4.3.1.Perancangan Input Perancangan input ini biasanya dilakukan proses simpan, ubah, hapus, cetak dan pencarian. Perancangan input ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 1. Format Input Data Pegawai Gambar 4.11 Desain Input Data Pegawai 2. Format Input Data Gambar 4.12 Desain Input Data
66 3. Format Input Data Surat Keluar Gambar 4.13 Desain Input Data Surat Keluar 4.3.2.Perancangan Output 1. Desain Lembar Disposisi Gambar 4.14 Desain Lembar Disposisi
67 2. Desain Laporan Gambar 4.15 Desain Laporan 3. Desain Laporan Surat Keluar Gambar 4.16 Desain Laporan Surat Keluar