SURVEI EKSTERNAL PENILAIAN MANDIRI PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA KUESIONER UNTUK MASYARAKAT PENGGUNA LAYANAN ARSIP STATIS DAN PPID TAHUN 2013 A. UMUM Reformasi Birokrasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan upaya pembenahan diri secara berkelanjutan dan berkesinambungan berkaitan dengan aspekaspek manajemen pemerintahan meliputi organisasi, tatalaksana, peraturan perundangundangan, sumber daya aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, serta pola pikir dan budaya kerja aparatur. Pembenahan tersebut terutama pada perubahan pola pikir (mindset) para aparatur pemerintahan. Sejak tahun 2010, ANRI telah melaksanakan tahapan-tahapan Reformasi Birokrasi dalam rangka memenuhi amanah Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 n 2012 tentang Pedoman Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB). ANRI telah dan akan melakukan penilaian mandiri atas pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan ANRI n 2013. Model PMPRB memiliki 2 (dua) komponen yaitu: Pengungkit (enablers) dan Hasil (result). Hubungan sebab akibat antara Komponen Pengungkit dan Komponen Hasil dapat mewujudkan proses perbaikan bagi instansi melalui inovasi dan pembelajaran, dimana proses perbaikan ini akan meningkatkan kinerja instansi pemerintah secara berkelanjutan. Komponen pengungkit sangat menentukan keberhasilan tugas ANRI sedangkan komponen hasil berhubungan dengan kepuasan para pemangku kepentingan (stakeholder kearsipan). Untuk melakukan penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi ANRI, Tim mengumpulkan data/informasi dan bukti (evidence), serta survei. Survei dilakukan dalam rangka memperoleh data berdasarkan opini responden atas pertanyaan yang diberikan guna mendukung obyektifitas hasil penilaian mandiri. Survei dibagi menjadi dua, yaitu survei yang dilakukan secara internal dan ditujukan kepada pegawai ANRI dan survei yang dilakukan secara eksternal dan ditujukan kepada para pemangku kepentingan, yaitu pengguna layanan ANRI (masyarakat). 1
Untuk kegiatan ini, dilakukan kegiatan survei eksternal untuk kriteria Hasil pada Masyarakat/Pengguna Layanan serta kriteria Hasil pada Komunitas Lokal, Nasional dan Internasional di bidang kearsipan. B. KETENTUAN 1. Kuesioner ini semata-mata hanya digunakan untuk keperluan survei eksternal pelaksanaan Reformasi Birokrasi ANRI. Kerahasiaan kuesioner ini akan dijaga dengan baik berdasarkan kode etik penelitian dan sama sekali tidak berpengaruh terhadap karir Bapak/Ibu/Sdr(i); 2. Mohon dengan hormat bantuan dan kesediaan Bapak/Ibu/Sdr(i) untuk menjawab seluruh pernyataan yang ada dalam kuesioner ini; 3. Guna mempermudah dalam pengisian kuesioner, Bapak/Ibu/Sdr(i) dapat membaca petunjuk pengisian kuesioner terlebih dahulu. C. KARAKTERISTIK RESPONDEN ( Mohon diisi) 1. Nama Instansi :. 2. Unit Kerja :. 3. Nama :. 4. Jabatan :. D. PETUNJUK PENGISIAN BAGIAN I 1. Berilah tanda silang (x) pada kolom yang telah tersedia dengan memilih jawaban sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. 2. Terdapat 4 (empat) alternatif jawaban, yaitu: SS S TS STS : Sangat Setuju : Setuju : Setuju : Sangat Setuju 2
NO Hasil Pengukuran Kepuasan Masyarakat/Pengguna Layanan PERNYATAAN SS S TS STS 1. Produk dan Jasa pelayanan ANRI memiliki standar kualitas yang bagus dan dapat diterima. 2. Kualitas produk dan jasa pelayanan ANRI telah meningkat secara berkesinambungan selama 5 (lima) tahun terakhir. 3. Saya bisa mendapatkan produk layanan ANRI secara cepat. 4. Selama ini ANRI melakukan berbagai upaya untuk memudahkan saya berhubungan dengan mereka. 5. Mudah bagi saya untuk mendapatkan saran dan jasa pelayanan dari ANRI yang dibutuhkan guna memastikan bahwa produk ANRI selalu siap digunakan. 6 Pegawai ANRI sepertinya telah diseleksi dan dilatih dengan baik sesuai dengan pekerjaannya dan saya mendapati bahwa mereka sangat berpengetahuan luas tentang produk dan jasa pelayanan yang diberikan. 7. Pegawai ANRI sangat sopan dan menyenangkan. 8. Pegawai ANRI tampaknya memahami perspektif saya dan memperlakukan saya secara personal sehingga saya merasa sangat senang berhubungan dengan mereka. 9. ANRI memudahkan saya untuk menginspeksi produk layanan dan melihat cara kerjanya sebelum memutuskan untuk menggunakannya. 10. ANRI menerima keluhan masyarakat dengan baik 11. ANRI menindaklanjuti dengan sungguh-sungguh keluhan masyarakat yang diajukan oleh pengunjung/pengguna arsip statis 3
BAGIAN II 1. Beri tanda silang (x) salah satu kolom (// ) pada pilihan yang telah tersedia, sesuai dengan keadaan yang sebenarnya Indikator pengukuran yang berorientasi pada masyarakat/pengguna layanan 1. Apakah Anda pernah melakukan Gratifikasi (pemberian hadiah/tip) dalam mendapatkan produk dan jasa pelayanan ANRI? 2. Jika, Apa alasan dan tujuan Anda melakukan Gratifikasi (pemberian hadiah/tip) : Jawab: 3. Apakah Anda pernah melakukan pertemuan dengan pegawai ANRI di luar prosedur untuk mendapatkan pelayanan? 4. Jika, Apa alasan dan tujuan melakukan pertemuan di luar prosedur? Jawab: 5. Apakah Anda mengetahui prosedur dalam pemberian produk dan jasa pelayanan ANRI? 6. Jika, Bagaimana penilaian Anda terhadap prosedur dalam pemberian produk dan jasa pelayanan ANRI? Jawab: 7. Apakah Anda mendapatkan perlakuan adil dalam pemberian produk dan jasa ANRI? 8. Apakah Anda mendapatkan perlakuan yang diskriminatif atas pelayanan dan akses arsip statis? 9. Apakah ada Pegawai ANRI yang meminta Gratifikasi (uang, barang, fasilitas) dalam pemberian produk dan jasa pelayanan ANRI? 10. Apakah Anda mengetahui mekanisme pengaduan masyarakat/pengguna layanan ANRI? 11. Menurut Anda apakah ANRI merupakan Lembaga yang Anti korupsi? 12. Apakah Anda mengetahui bahwa ANRI telah melakukan proses pengadaan barang/jasa melalui e-procurement? 4
Indikator pengukuran yang berorientasi pada masyarakat/pengguna layanan 13. Apakah Anda telah menggunakan/berpartisipasi dalam e- procurement tersebut? 14. Apakah Anda pernah melakukan gugatan terkait pengadaan tersebut? 15. Apakah Anda mengetahui jenis pelayanan kearsipan melalui halaman website www.anri.go.id? Jika, jenis pelayanan kearsipan apa yang Anda akses? 16. 1) Produk hukum dan perundang-undangan; 2) Akses arsip statis; 3) Layanan kearsipan lain-lain (struktur organisasi dll). BAGIAN III 1. Berilah tanda silang (x) pada kolom yang telah tersedia dengan memilih jawaban sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. 2. Terdapat 4 (empat) alternatif jawaban, yaitu: SS : Sangat Setuju S : Setuju TS : Setuju STS : Sangat Setuju Sub-kriteria hasil yang dirasakan oleh para pemangku kepentingan, berdasarkan hasil pengukuran sosial NO PERNYATAAN SS S TS STS 1. ANRI memberikan kontribusi terhadap masyarakat dan lingkungan; 2. ANRI memiliki reputasi yang baik di masyarakat; 3. Menurut Anda masyarakat, ANRI berkinerja baik; 4. ANRI memberikan dampak terhadap stabilitas keamanan nasional; 5. ANRI menerapkan nilai-nilai kesadaran atas lingkungan hidup dalam melaksanakan pekerjaan; 6 ANRI menerapkan Kode Etik dengan baik; 7. ANRI menerapkan Prinsip Tata Kelola Pemerintahan yang Baik; 5
Sub-kriteria indikator kinerja dalam bidang kemasyarakatan yang dicapai oleh institusi NO PERNYATAAN SS S TS STS 1. ANRI membina hubungan dengan perwakilan dari masyarakat (Asosiasi Arsiparis, Institusi Pendidikan, Pers) 2. ANRI membina hubungan keterlibatan sosial antara pengunjung/pengguna layanan dan pegawai. 3. ANRI melakukan transfer pengetahuan dan informasi dengan pihak lain. 4. ANRI memperhatikan ketersediaan sumber daya (air, listrik, dll) -------- o0o -------- 6