Daftar Isi : Halaman I. Latar Belakang 2 II. Pengertian 4 III. Maksud Dan Tujuan 4 IV. Ruang Lingkup 4 V. Strategi dan Implementasi Optimalisasi 5 VI. Pengendalian 11 VII. Penutup 12 Lampiran Lampiran : 1. Gambar Alur Proses Implementasi Strategi 14 2. Tabel Proses dan Output Optimalisasi Non Kegiatan SPP 15 3. Tabel Proses dan Output Optimalisasi Kegiatan SPP 16 4. Tabel Skenario Implementasi Strategi 17 5. Formulir Validasi Kategori Usulan Non SPP 18 6. Kriteria Kategori Usulan Non SPP 19 7. Formulir Validasi Kategori Usulan SPP 21 8. Kriteria Kategori Usulan SPP 22 9. Formulir Rekap Validasi Usulan Lama 23 10. Kerangka Kegiatan Pengendalian Optimalisasi 24 11. Daftar Pertanyaan dan Jawaban 25
Petunjuk Teknis Optimalisasi Tahapan Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan 2010 I. Latar Belakang Penghargaan terhadap pengalaman masyarakat merupakan dasar terbangunnya perspektif partisipatif dalam program pembangunan desa yang dioperasikan berdasarkan pendekatan pemberdayaan masyarakat. Konsistensi sikap para pelaku pembangunan terhadap perpektif partisipatif mensyaratkan adanya komitmen serta pengetahuan tentang penghargaan terhadap pengalaman masyarakat. Demikian pula, di tengah dinamika perjalanan suatu program pembangunan dengan cakupan wilayah yang luas seperti halnya PNPM Mandiri Perdesaan (PNPM MP) pun tetap menuntut ketersediaan perangkat sistem, prosedur dan pelaku yang memadai berdasarkan penghormatan pada pengalaman masyarakat ini. PNPM MP merupakan program pembangunan yang dikelola Pemerintah Indonesia untuk menanggulangi kemiskinan dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Pendekatan PNPM MP merupakan pengembangan lebih lanjut dari Program Pengembangan Kecamatan (PPK) yang sudah dilaksanakan sejak tahun 1998. Dalam kurun waktu perjalanan PNPM MP ini, terjadi dinamika dan perkembangan yang pesat, khususnya terkait pertambahan lokasi dan alokasi program. Saat ini sebagian besar lokasi kecamatan di Indonesia ditetapkan sebagai lokasi PNPM MP. Pelaksanaan PNPM MP telah mendorong terciptanya perangkat sistem sosial yang bersifat dinamis. Sistem sosial yang dibangun oleh PNPM MP memungkinkan warga desa memperoleh peningkatan kapasitas tidak hanya dalam bentuk kursus dan pelatihan, tetapi juga pembiasaan cara berpikir dan cara bertindak bagi warga desa ketika mereka menjalankan peranannya masing masing di dalam pelaksanaan program. Masyarakat dibiasakan memperoleh pengalaman nyata menjalankan sebuah proses pembangunan desa yang bersifat partisipatif. Khususnya pembelajaran masyarakat melalui kegiatan Menggagas Masa Depan Desa (MMDD) telah menghasilkan peningkatan kemampuan masyarakat desa dalam menyusun perencanaan pembangunan jangka menengah secara partisipatif. Pengalaman masyarakat dalam perencanaan pembangunan ini perlu dihargai dengan mendayagunakan secara nyata rencana pembangunan jangka menengah desa hasil MMDD dalam menetapkan usulan rencana kegiatan PNPM MP maupun rencana kegiatan pembangunan di desa yang diusulkan untuk dibiayai dengan dana swadaya, dana APBD maupun sumber pembiayaan lainnya. 2
Namun demikian, dinamika proses sosial sebagai dampak intervensi program ini pun menghadirkan beberapa kendala yang dihadapi masyarakat secara nyata. Pertama, dampak diterapkannya pembangunan partisipasif bersifat ganda yaitu pada satu sisi warga desa mampu menyusun rencana pembangunan sesuai dengan kebutuhannya, akan tetapi pada sisi lainnya warga desa dihadapkan pada persoalan baru yaitu ketersediaan dana pembangunan yang disediakan melalui PNPM MP tidak mencukupi untuk memenuhi usulan usulan yang sudah dirumuskan secara partisipatif. Kedua, mekanisme pembangunan partisipatif yang diterapkan dalam PNPM MP belum terlembagakan serta menjadi dasar pelaksanaan kegiatan pembangunan di desa dan antar desa. Ketiga, belum sepenuhnya dana pembangunan desa dan antar desa yang bersumberkan dari APBN, APBD Provinsi, maupun APBD Kabupaten/Kota dapat dikelola berdasarkan prinsip dan mekanisme pembangunan partisipatif. Berdasarkan ketiga contoh di atas maka perlu disusun skema baru tahapan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan yang makin mendekatkan mekanisme pembangunan partisipatif yang digunakan dalam program ini dengan skema perencanaan reguler yang dikelola oleh Pemerintah Kabupaten/Kota. Dasar pemikirannya adalah apabila sistem perencanaan pembangunan yang dikelola Pemerintah Daerah dapat dijamin bersifat partisipatif maka akan terjamin pula bahwa pengalaman masyarakat desa dalam merencanakan dan mengelola pembangunan secara partisipatif tetap dihargai dan diberi tempat utama dalam pelbagai pelaksanaan kegiatan pembangunan desa dan antar desa. Integrasi program merupakan strategi yang dipilih untuk menjadikan PNPM Mandiri Perdesaan sebagai sarana revitalisasi sistem perencanaan pembangunan di Kabupaten/Kota agar bersifat partisipatif. Optimalisasi Tahapan Kegiatan PNPM MP ini diharapkan menjadi sarana efektif untuk menjamin proses pencairan dana BLM dapat diserap seluruhnya dalam jangka waktu satu tahun anggaran. Penerapan optimalisasi ini mempermudah para pelaku program dalam merencanakan dan membuat proyeksi pencarian dana BLM PNPM MP dari KPPN secara bulanan, dan lebih jauh akan memudahkan pemerintah dalam mengelola cash flow anggaran. Dampak lebih lanjut dari penyerapan dana BLM PNPM secara efektif dan efisien adalah terciptanya situasi yang kondusif bagi para pelaku program untuk mendorong terjadinya proses integrasi program. Para pelaku program juga akan memiliki tenaga dan waktu yang mencukupi untuk membantu Desa dalam perumusan dan penetapan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Desa (RPJMDesa) sebagai hasil dari proses perencanaan pembangunan yang bersifat partisipatif. Optimalisasi tahapan kegiatan menuntut adanya dukungan kinerja manajerial yang memadai. Peningkatan kualitas kinerja pembinaan dan pengendalian program ini termasuk di dalamnya peningkatan kinerja fasilitator menjadi prasyarat utama agar Optimalisasi Tahapan Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dapat berjalan efektif dan 3
efisien tanpa melanggar prinsip prinsip PNPM Mandiri Perdesaan. Peningkatan kinerja manajemen para pelaku dan fasilitator diharapkan dapat menjamin terciptanya penghargaan para pelaku program terhadap proses perencanaan masyarakat sebelumnya, serta kebutuhan pengembangan program yang makin menjamin keberlanjutan sistem. Pada akhirnya, diharapkan para pelaku PNPM Mandiri Perdesaan melalui kebijakan Optimalisasi Tahapan Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan benar benar dapat membela kepentingan masyarakat desa. II. Pengertian Optimalisasi Tahapan Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah sebuah upaya penciptaan akselerasi waktu tahapan dalam proses perencanaan dan pelaksanaan program dengan memanfaatkan proses dan hasil perencanaan program yang dikelola oleh masyarakat satu tahun sebelumnya. III. Maksud dan Tujuan Maksud dari diadakannya Optimalisasi Tahapan Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah agar kinerja pengelolaan program menjadi lebih efektif dan efisien sesuai waktu, kebijakan dan kondisi lokal yang ada. Tujuan: 1. Meningkatkan kualitas pendampingan terkait tahapan perencanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. 2. Meningkatkan kinerja para pelaku program dalam menerapkan strategi implementasi tahapan kegiatan. 3. Meningkatkan serapan dana sesuai peraturan yang ada melalui peningkatan kinerja pendampingan program. 4. Menghargai dan mengakomodasikan proses dan hasil perencanaan yang telah dilakukan oleh masyarakat satu tahun sebelumnya, terutama berupa gagasan dan usulan desa yang belum terdanai. 5. Mempersiapkan titik masuk pertama dari strategi pengintegrasian perencanaan program ke dalam perencanaan reguler. IV. Ruang Lingkup Batasan optimalisasi tahapan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan ditetapkan berdasarkan pilihan atas strategi perencanaan kegiatan yang terkait dengan proses perencanaan tahun sebelumnya. Pilihan yang tepat atas strategi perencanaan kegiatan ini menjadi titik penentu adanya kesinambungan proses perencanaan melalui pemanfaatan usulan yang belum terdanai dan pencapaian efisiensi waktu. 4
Sebagai gambaran ditampilkan dalam bentuk grafik sebagai berikut: Persentase 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Perbandingan Pola Optimalisasi dengan Pola Lama 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Bulan SPC 1 SPC 2 SPC 3 SPC 1 3 POLA LAMA Gambar grafik di atas menunjukkan perbedaan antara pola baru (optimalisasi) dengan pola lama, dimana pola baru menunjukkan tingkat akselerasi yang lebih baik. V. Strategi dan Implementasi Optimalisasi Secara nasional terdapat variasi hasil perencanaan berupa usulan yang belum terdanai. Misalnya, dalam satu kecamatan tidak semua usulan yang belum terdanai dihasilkan dalam Musyawarah Antar Desa (MAD) mampu menyerap alokasi BLM Tahun Anggaran 2010, maka masyarakat harus mencari rencana kegiatan di desa berupa rencana kegiatan di Musyawarah Desa (MD) Perencanaan yang tidak diusulkan ke MAD atau gagasan masyarakat tentang kegiatan pembangunan yang dihasilkan dalam penggalian gagasan. Ada enam strategi yang dapat dilakukan dalam rangka optimalisasi tahapan kegiatan. Keenam strategi ini terdiri dari 5 (lima) pemanfaatan usulan tidak terdanai tahun sebelumnya dan 1 (satu) strategi normal. Dari lima strategi pemanfaatan usulan terdiri dari satu strategi optimalisasi kegiatan SPP, dan empat strategi optimalisasi kegiatan Non SPP (open menu). Implementasi keenam strategi yang ada ini mempertimbangkan keadaan dan kualitas proses dan hasil perencanaan di lapangan. Selengkapnya keenam strategi ini adalah sebagai berikut: 1. Strategi Pemanfaatan Hasil MAD Penetapan Usulan Optimalisasi menjawab kebutuhan akomodasi terhadap usulan masyarakat hasil MAD Penetapan Usulan tetapi belum terdanai. Strategi ini dilakukan dengan cara memanfaatkan usulan usulan yang berasal dari proses MAD Penetapan Usulan tahun sebelumnya: usulan usulan yang belum terdanai (BLM, ADD, P2SPP, program lain, Musrenbang) akan tetapi telah didukung adanya Desain dan RAB yang telah disetujui Faskab Teknik. 5
Sebelum menetapkan strategi ini, validasi kelayakan proses usulan harus dilakukan terhadap hasil MAD Penetapan Usulan oleh FK melibatkan Tim Verifikasi. Validasi yang dilakukan bersifat teknis dan konfirmatif kepada masyarakat melalui musyawarah desa. Setelah itu rekomendasi hasil validasi diajukan oleh FK kepada Faskab, kemudian review dan rekomendasi dilakukan oleh Faskab. Tahapan yang dilakukan adalah: a. MAD Sosialisasi, b. Musdes Validasi dan Konfirmasi, c. Pelatihan Pelaku, d. Review RAB/Desain, e. MAD Penetapan Usulan, f. MD Informasi. Jika sebuah usulan kegiatan terbukti dibiayai program lainnya maka usulan tersebut harus dibatalkan. Apabila usulan dimaksud tidak lulus proses validasi teknis dan konfirmatif karena alasan RAB dan Desain maka usulan tersebut harus dibahas kembali dalam MAD Prioritas Usulan. Jika proposal kegiatan dari usulan dimaksud belum lolos validasi teknis dan konfirmatif maka usulan tersebut harus dibahas dalam MD Perencanaan. Kondisi ini sangat dipengaruhi alasan yang ditemukan hasil validasi teknis dan konfirmatif sebelumnya. Syarat kondisi usulan yang ada tertuang dalam lampiran tentang instrumen validasi kategori usulan. Jika usulan usulan itu tidak mampu menyerap keseluruhan BLM yang dialokasikan di kecamatan tersebut, maka harus didapatkan usulan dari tahap perencanaan sebelumnya (di bawah ini). 2. Strategi Pemanfaatan Hasil MAD Prioritas Usulan Optimalisasi menjawab kebutuhan akomodasi terhadap usulan masyarakat yang telah diprioritaskan MAD sebagai kebutuhan penting tetapi belum dapat terdanai. Strategi ini dilakukan dengan cara memanfaatkan usulan usulan yang berasal dari proses MAD Prioritas Usulan tahun sebelumnya. Usulan usulan hasil MAD Prioritas Usulan ini pada umumnya merupakan usulan yang belum dilakukan penyusunan RAB Desain tetapi sudah didukung adanya proposal usulan desa dan verifikasi kelayakan usulan. Sebelum menetapkan strategi ini, validasi kelayakan proses usulan harus dilakukan terhadap hasil MAD Prioritas Usulan oleh FK melibatkan Tim Verifikasi. Validasi yang dilakukan bersifat teknis dan konfirmatif kepada masyarakat melalui musyawarah desa. Setelah itu rekomendasi hasil validasi diajukan oleh FK kepada Faskab, kemudian review dan rekomendasi dilakukan oleh Faskab. 6
Tahapan yang dilakukan adalah: a. MAD Sosialisasi, b. Musdes Validasi dan Konfirmasi, c. Pelatihan Pelaku, d. Penyusunan RAB/Desain, e. MAD Penetapan Usulan, f. MD Informasi. Jika sebuah usulan kegiatan terbukti dibiayai program lainnya maka usulan tersebut harus dibatalkan. Apabila usulan dimaksud tidak lulus proses validasi teknis dan konfirmatif karena alasan proposal kegiatan maka usulan tersebut harus dibahas dalam MD Perencanaan. Kondisi ini sangat dipengaruhi alasan yang ditemukan hasil validasi teknis dan konfirmatif sebelumnya. Syarat kondisi usulan yang ada tertuang dalam lampiran tentang instrumen validasi kategori usulan. Jika usulan usulan itu tidak mampu menyerap keseluruhan BLM yang dialokasikan di kecamatan tersebut, maka harus didapatkan usulan dari tahap perencanaan sebelumnya (di bawah ini). 3. Strategi Pemanfaatan Hasil Musdes Perencanaan Optimalisasi menjawab kebutuhan akomodasi terhadap gagasan masyarakat tentang usulan kegiatan yang telah dirumuskan dan ditetapkan desa tetapi belum terdanai. Strategi ini dilakukan dengan cara memanfaatkan rencana kegiatan yang berasal dari proses Musdes Perencanaan tahun sebelumnya. Bagi desa desa yang memiliki daftar rencana kegiatan tetapi belum masuk ke dalam daftar usulan desa yang diajukan ke MAD Prioritas Usulan (di luar 3 usulan desa yang diajukan ke MAD Prioritas Usulan) dapat menerapkan strategi ini. Rencana kegiatan yang disusun masyarakat ini dapat diperoleh dari rekapitulasi rencana pembangunan desa berdasarkan dokumen hasil Menggagas Masa Depan Desa (MMDD) dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Desa (RPJMDes) yang diproses melalui Musdes Perencanaan Tahun sebelumnya. Sebelum menetapkan strategi ini, validasi kelayakan proses harus dilakukan terhadap hasil MD Perencanaan Usulan oleh FK melibatkan Tim Verifikasi. Validasi yang dilakukan bersifat teknis dan konfirmatif kepada masyarakat melalui musyawarah desa. Setelah itu rekomendasi hasil validasi diajukan oleh FK kepada Faskab, kemudian review dan rekomendasi dilakukan oleh Faskab. Tahapan yang dilakukan adalah: a. MAD Sosialisasi, b. Musdes Validasi dan Konfirmasi, 7
c. Pelatihan Pelaku, d. Penulisan Usulan, e. Verifikasi Usulan, f. MAD Prioritas Usulan, g. Penyusunan RAB/Desain, h. MAD Penetapan Usulan, i. MD Informasi. Jika hasil validasi teknis dan konfirmatif menyimpulkan bahwa usulan ini tidak memungkinkan diterapkan, maka usulan tersebut dibatalkan. Kondisi ini sangat dipengaruhi alasan yang ditemukan hasil validasi teknis dan konfirmatif sebelumnya. Syarat kondisi usulan yang ada tertuang dalam lampiran tentang instrumen validasi kategori usulan. 4. Strategi Pemanfaatan Hasil Musyawarah Penggalian Gagasan Optimalisasi menjawab kebutuhan akomodasi terhadap gagasan gagasan masyarakat desa yang telah dihasilkan agar dapat dirumuskan dan ditetapkan sebagai usulan desa. Strategi ini dilakukan dengan cara memanfaatkan hasil musyawarah penggalian gagasan. Hasil musyawarah berupa gagasan gagasan yang terbentuk melalui proses penggalian gagasan dengan menggunakan metode dan alat PRA (peta sosial, kalender musim, diagram venn kelembagaan, pemetaan RTM partisipatif) penting untuk didayagunakan dalam kerangka perencanaan optimalisasi ini. Sebelum menetapkan strategi ini, validasi kelayakan proses harus dilakukan terhadap hasil Musyawarah Penggalian Gagasan oleh FK melibatkan Tim Verifikasi. Validasi yang dilakukan bersifat teknis dan konfirmatif kepada masyarakat melalui musyawarah desa. Setelah itu rekomendasi hasil validasi diajukan oleh FK kepada Faskab, kemudian review dan rekomendasi dilakukan oleh Faskab. Tahapan yang dilakukan adalah: a. MAD Sosialisasi, b. Musdes Validasi dan Konfirmasi, c. Pelatihan Pelaku, d. Penulisan Usulan, e. Verifikasi Usulan, f. MAD Prioritas Usulan, g. Penyusunan RAB/Desain, h. MAD Penetapan Usulan, i. MD Informasi. 8
Jika hasil validasi teknis dan konfirmatif menyimpulkan bahwa gagasan ini tidak memungkinkan diakomodasikan, maka proses ini dibatalkan. Kondisi ini sangat dipengaruhi alasan yang ditemukan hasil validasi teknis dan konfirmatif sebelumnya. Syarat kondisi usulan yang ada tertuang dalam lampiran tentang instrumen validasi kategori usulan. Jika usulan usulan itu tidak mampu menyerap keseluruhan BLM yang dialokasikan di kecamatan tersebut, maka harus didapatkan usulan dari tahap perencanaan normal (di bawah ini). 5. Strategi Normal Optimalisasi menjawab kebutuhan perencanaan dan penyerapan dana lebih awal. Adalah strategi perencanaan sesuai dengan tahapan normal. Tahapan yang dijalani mulai MAD Sosialisasi sampai dengan MD Musdes Informasi dijalankan secara serial akan tetapi dengan jadwal waktu dan pengendalian yang ketat. Walaupun demikian, strategi ini memerlukan waktu yang paling lama. Lokasi kecamatan yang memberlakukan penuh strategi ini adalah lokasi yang tidak mempunyai usulan tidak terdanai dan gagasan serta lokasi dimana hasil validasi serta Musdes Konfirmasi ternyata tidak memenuhi syarat yang ada. Strategi tahapan normal juga dilakukan terkait dengan penyiapan usulan untuk pelaksanaan tahun berikutnya (tahun n+1). Oleh karena itu tahapan normal juga harus dilakukan meskipun kecamatan tersebut memanfaatkan usulan tidak terdanai untuk penyerapan dana tahun ini. Perencanaan kegiatan untuk tahun n+1 adalah pintu masuk pengintegrasian yang mulai dilakukan tahun 2011. Desa yang tidak perlu melakukan tahapan normal adalah desa yang mempunyai usulan tidak terdanai hasil perencanaan tahun sebelumnya dan telah menyerap alokasi BLM tahun ini selain itu desa tersebut haruslah telah mempunyai RPJMDes (yang layak) hasil perencanaan tahun sebelumnya. Syarat kelayakan RPJMDes yang dimaksudkan diatur dalam Panduan Pengintegrasian. 6. Strategi Optimalisasi Pendanaan Kegiatan SPP Optimalisasi menjawab kebutuhan akomodasi terhadap usulan tidak terdanai serta gagasan kegiatan SPP. Strategi Optimalisasi Pendanaan Kegiatan SPP adalah upaya untuk memanfaatkan usulan tidak terdanai hasil MAD Penetapan Usulan, MAD Prioritas Usulan, MD Perencanaan, serta hasil Musyawarah Khusus Perempuan. Optimalisasi pendanaan kegiatan SPP juga diterapkan terhadap lokasi dimana terdapat usulan kegiatan SPP kelompok daftar tunggu hasil MAD perguliran. 9
Sebelum menetapkan strategi ini, validasi kelayakan proses harus dilakukan terhadap kegiatan SPP yang belum terdanai oleh FK melibatkan Tim Verifikasi. Validasi yang dilakukan bersifat teknis dan konfirmatif kepada masyarakat melalui musyawarah desa. Setelah itu rekomendasi hasil validasi diajukan FK kepada Faskab, kemudian review dan rekomendasi dilakukan oleh Faskab. Dengan demikian, tahapan kegiatan SPP optimalisasi diambil usulan yang dihasilkan dari keputusan yang paling akhir. Urutan prioritas usulan SPP tidak terdanai dari proses perencanaan sebelumnya adalah sebagai berikut: a. Hasil MAD Penetapan dan Prioritas Usulan. Jika belum menyerap keseluruhan quota 25% dari BLM yang ada, maka diambil usulan SPP dari: b. Hasil MAD Perguliran. Jika belum menyerap keseluruhan quota 25% dari BLM yang ada, maka diambil usulan SPP dari: c. Hasil Musdes Perencanaan. Jika belum menyerap keseluruhan quota 25% dari BLM yang ada, maka diambil gagasan SPP dari: d. Hasil M Pegas. Jika belum menyerap keseluruhan quota 25% dari BLM yang ada, maka diambil gagasan SPP dari: e. Hasil Perencanaan Normal. Tahapan kegiatan SPP hasil usulan tidak terdanai di MAD Penetapan Usulan, Prioritas Usulan, dan MAD Perguliran adalah: a. MAD Sosialisasi. b. Musdes Validasi dan Konfirmasi. c. MAD Perangkingan dan Pendanaan. Tahapan kegiatan SPP hasil usulan tidak terdanai di MD Perencanaan tahun sebelumnya adalah: a. MAD Sosialisasi. b. Musdes Validasi dan Konfirmasi. c. Penulisan Usulan. d. Verifikasi Usulan. e. MAD Perangkingan dan Pendanaan. Tahapan kegiatan SPP hasil usulan di Musyawarah Khusus Perempuan tahun sebelumnya adalah: a. MAD Sosialisasi. 10
b. Musdes Validasi dan Konfirmasi. c. MD Perencanaan. d. Penulisan Usulan. e. Verifikasi Usulan f. MAD Perangkingan dan Pendanaan. MAD dan MD kegiatan SPP sebaiknya dilakukan bersamaan dengan MAD dan MD untuk jenis kegiatan non SPP, hal itu untuk mengoptimalkan musyawarah yang dilakukan. Jika hasil validasi kelayakan proses dan konfirmasi menyimpulkan bahwa usulan ini tidak memungkinkan diterapkan, maka usulan tersebut dibatalkan. Kondisi ini sangat dipengaruhi alasan yang ditemukan hasil validasi teknis dan konfirmatif sebelumnya. Syarat kondisi usulan yang ada tertuang dalam lampiran tentang instrumen validasi kategori usulan. Demikianlah strategi implementasi optimalisasi itu dijalankan. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa optimalisasi tidak boleh hanya dimaknai sebagai dimanfaatkannya usulan tidak terdanai sebelumnya dengan mengabaikan kualitas usulan tersebut dan proses sebelumnya. Oleh karena itu saat MAD dan MD (mulai sosialisasi) harus sekaligus disampaikan pemaparan evaluasi proses dan hasil perencanaan serta pelaksanaan tahun sebelumnya. FK dan Faskab harus memastikan adanya fasilitasi untuk proses ini. VI. Pengendalian Kebijakan optimalisasi sebagaimana dijelaskan di atas wajib diperhatikan dan dipahami serta dijalankan dengan sebaiknya baiknya oleh Fasilitator PNPM Mandiri Perdesaan. Langkah langkah operasional dalam menjalankan dan mengendalikan kebijakan ini adalah sebagai berikut: 1. Tahapan Sosialisasi dan Diseminasi. 2. Tahapan Implementasi Optimalisasi. 3. Tahapan Pelaporan dan Evaluasi. 4. Tahapan Supermonev. Rancangan kegiatan pengendalian sebagimana tersebut di atas diuraikan dalam tabel pengendalian dalam lampiran 10. 11
VII. Penutup Kebijakan optimalisasi dikeluarkan mengacu pada Pedum PNPM Mandiri dan PTO PNPM Mandiri Perdesaan. Aturan lain yang tidak diatur dalam Petunjuk Teknis ini tetap mengacu pada PTO PNPM Mandiri Perdesaan. Kebijakan optimalisasi tahapan kegiatan dimaksudkan agar terjadi peningkatan pengelolaan program menjadi lebih efektif dan efisien sesuai waktu, peraturan dan kondisi lokasi yang ada. Kebijakan optimalisasi berkaitan dengan strategi yang diterapkan pada tahapan perencanaan kegiatan agar ada keterkaitan dengan proses perencanaan tahun tahun sebelumnya sehingga ada kesinambungan proses perencanaan dan efisiensi waktu yang dijalani. Kebijakan optimalisasi menuntut adanya kualitas kinerja para pelaku di semua level mulai pusat sampai desa terutama dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan. Keseimbangan antara kualitas proses kegiatan dan ketepatan waktu perencanaan serta pelaksanaan kegiatan menjadi tolok ukur evaluasi kinerja para pelaku di semua level manajemen. 12
13
Lampiran 1. Gambar Alur Proses Implementasi Strategi: PU VU Penetapan Usulan, Prioritas Usulan, Perg 14
Lampiran 2. Tabel Proses dan Output Optimalisasi Non Kegiatan SPP: Hasil Tahun No Sebelumnya 1. Usulan tidak terdanai hasil MAD Penetapan Usulan Dengan RAB Desain Proses Tahun Ini a. MAD Sosialisasi b. MD Validasi dan Konfirmasi Usulan c. Pelatihan Masyarakat d. Revieuw RAB Desain e. MAD Penetapan Usulan Output a. Daftar Usulan Terdanai, b. SPC Jika tidak ada ataupun belum menyerap alokasi BLM maka menggunakan: 2. Usulan tidak terdanai hasil MAD Prioritas Usulan a. MAD Sosialisasi b. MD Validasi dan Konfirmasi Usulan c. Pelatihan Masyarakat d. Penyusunan RAB/Desain e. MAD Penetapan Usulan a. RAB Desain b. Daftar Usulan terdanai c. SPC Jika tidak ada ataupun belum menyerap alokasi BLM maka menggunakan: 3. Usulan tidak terdanai hasil MD Perencanaan a. MAD Sosialisasi b. MD Validasi dan Konfirmasi Usulan c. Pelatihan Masyarakat d. Penulisan Usulan Desa e. Verifikasi Kelayakan Usulan f. MAD Prioritas Usulan g. RAB/Desain h. MAD Penetapan Usulan a. Proposal Usulan Desa b. Laporan hasil Verifikasi Usulan c. Hasil Perangkingan Usulan d. RAB Desain e. Daftar Usulan Terdanai f. SPC Jika tidak ada ataupun belum menyerap alokasi BLM maka menggunakan: a. MAD Sosialisasi b. MD Validasi dan Konfirmasi Gagasan c. Pelatihan d. MD Perencanaan e. Proposal Usulan Desa f. Verifikasi Kelayakan Usulan g. MAD Prioritas Usulan h. RAB/Desain i. MAD Penetapan Usulan 4. Rekapitulasi gagasan hasil Musyawarah Penggalian Gagasan 5. Tahapan Normal Mulai MAD Sosialisasi dst a. Daftar Usulan b. Proposal Usulan Desa c. Laporan hasil Verifikasi Usulan d. Hasil Perangkingan Usulan e. RAB Desain f. Daftar Usulan Terdanai g. SPC 15
Lampiran 3. Tabel Proses dan Output Optimalisasi Kegiatan SPP: No Hasil Tahun Sebelumnya Proses Tahun Ini Output Tahun Berikutnya 1. Usulan tidak terdanai hasil MAD Penetapan Usulan, Prioritas Usulan, serta MAD Perguliran (Sudah Verifikasi Usulan) 2. Usulan tidak terdanai hasil MD Perencanaan (Belum Penulisan Usulan, Verifikasi Usulan) 3. Usulan tidak terdanai hasil Musyawarah Khusus Perempuan (Belum Penetapan MD, Penulisan Usulan, Verifikasi Usulan) a. MAD Sosialisasi b. MD Validasi dan Konfirmasi Usulan c. MAD Penetapan Usulan a. MAD Sosialisasi b. MD Validasi dan Konfirmasi Usulan c. Penulisan Usulan d. Verifikasi Kelayakan Usulan e. MAD Perangkingan dan Pendanaan a. MAD Sosialisasi b. MD Validasi dan Konfirmasi Usulan c. MD Perencanaan d. Penulisan Usulan e. Verifikasi Kelayakan Usulan f. MAD Perangkingan dan Pendanaan a. Daftar Usulan Kegiatan SPP Terdanai (Berita Acara) b. SPC a. Proposal Usulan b. Laporan Hasil Verifikasi c. Hasil Perangkingan Usulan (Berita Acara) d. Daftar Usulan Kegiatan SPP Terdanai c. SPC a. Berita Acara MD Perencanaan b. Proposal Usulan c. Laporan Hasil Verifikasi d. Hasil Perangkingan Usulan (Berita Acara) e. Daftar Usulan Kegiatan SPP Terdanai f. SPC 16
Lampiran 4. Tabel Skenario Jadwal Implementasi Strategi: Pemanfaatan Usulan Tidak Terdanai (UTD) Hasil UTD SPP Dari MAD Bulan Normal Pr U, MAD MAD MD MAD M PG MD Prc MKP Pn U Pr U Prc Pn U, MAD Perguliran Strategi 1 2 3 4 5 6 a b c MAD Sosialisasi MD MD MD MD MD MD MD S Jan V K V K V K V K V K V K PP PU MD Prc PP PP PP MD Prc Feb R R/D P R/D PU PU PP M PG VU VU MKP MD V K VU PU VU Mar MAD Pn U SPC MAD Pn U SPC MAD Pr U MAD Pr U MD Prc MAD Pr U & MAD Pn U (SPC) Apr P R/D P R/D Mei Juni Juli MAD Pn U SPC MAD Pn U SPC PU VU MAD Pr U P R/D MAD Pn U SPC MD V K = Musy Desa Validasi dan Konfirmasi M PG = Musy Penggalian Gagasan MAD S = Musy Antar Desa Sosialisasi P Normal = Perencanaan Normal P P = Pelatihan Pelaku MKP = Musy Khusus Perempuan P U = Penulisan Usulan R R/D = Review RAB/Desain V U = Verifikasi Usulan P R/D = Penyusunan RAB/Desain MAD Pn U = Musy Antar Desa Penetapan Usulan SPC = Surat Penetapan Camat MAD Pr U = Musy Antar Desa Prioritas Usulan MD Prc = Musyawarah Desa Perencanaan 17
Lampiran 5. Formulir Validasi Kategori Usulan Non SPP Kecamatan: No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Usulan yang Sudah Ada Kriteria MAD Pn U Kriteria Pr U Kriteria MD Prc Kriteria M Pegas Jenis Desa 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Memenuhi kriteria sebagai kategori Disusun oleh FK dan FT: Nama jelas Disetujui oleh Tim Faskab: Nama jelas Jika salah satu dari kriteria tidak ada maka usulan tersebut dibatalkan atau diturunkan prosesnya sebagaimana dijelaskan dalam Petunjuk Teknis Optimalisasi 18
Lampiran 6. Kriteria Kategori Usulan Non SPP MAD Pn U 1 Masih merupakan prioritas masyarakat yang terbukti melalui MD Konfirmasi Gambar desain sudah disiapkan dan telah lulus pemeriksaan supervisor 2 perancang RAB ada dan masyarakat sanggup menggunakannya tanpa menambah dana 3 BLM 4 Proses penggalian usulan dan verifikasi dilakukan sesuai dengan aturan PNPM 5 Proses seleksi dan pembuatan prioritas sesuai aturan PNPM Bila masyarakat tidak memberi konfirmasi, usulan ini dicoret atau masuk kategori normal Bila RAB perlu direvisi karena kenaikan harga, usulan dianggap lulus MAD Pr U saja Bila proses PNPM tidak dilakukan sesuai aturan, usulan masuk kategori normal MAD Pr U 1 Masih merupakan prioritas masyarakat yang terbukti melalui MD Konfirmasi 2 Sudah tercantum dalam MAD Pr U perangkingan tahun sebelumnya 3 Proses verifikasi usulan dilakukan sesuai aturan PNPM 4 Proses pengusulan dan pembuatan prioritas sesuai aturan PNPM 5 Melalui proses MAD Pn U setelah desain dan RAB selesai Bila masyarakat tidak memberi konfirmasi, usulan ini dicoret atau masuk kategori normal Bila belum tercantum dalam MAD Pn U tahun lalu, menjadi kategori MD Prc atau normal Bila proses PNPM tidak dilakukan sesuai aturan, usulan masuk kategori normal MD Prc U 1 Sudah merupakan prioritas masyarakat yang terbukti melalui MD Konfirmasi Usulan sudah tercantum dalam rekapitulasi usulan yang disusun oleh desa 2 pada MD Prc 3 Usulan sudah tercantum dalam MMDD atau RPJMDes 4 Usulan diverifikasi, kemudian proses MAD Prioritas Usulan dilakukan Jika ranking belum melebihi jatah biaya, desain & RAB dibuat, dan proses 5 MAD Pn U dilakukan Bila masyarakat tidak memberi konfirmasi, usulan ini dicoret atau masuk kategori normal Bila belum masuk rekapitulasi usulan desa, masuk kategori normal Bila belum masuk pada MMDD atau RPJMDes, masuk kategori normal Bila tidak lulus verifikasi dengan baik, usulan dicoret atau masuk kategori normal Bila jumlah jatah biaya diperkirakan akan habis dengan membiayai usulan rangking lebih tinggi, usulan ini belum dibuat RAB dan gambar desain 19
M Pegas 1 Sudah mendapatkan persetujuan masyarakat dalam MD Konfirmasi 2 Gagasan masyarakat melalui penggalian gagasan sesuai PTO 3 Sudah dalam bentuk rekap gagasan hasil musyawarah penggalian gagasan Gagasan setelah diverifikasi dan dikonfirmasi diproses menjadi usulan dalam 4 MD Prc 5 Gagasan tidak dibatasi adanya negatif list Bila masyarakat tidak memberi konfirmasi, masuk kategori normal (proses ini dilewati) Bila belum masuk rekapitulasi gagasan, masuk kategori normal Bila tidak lulus verifikasi dengan baik, usulan dicoret atau masuk kategori normal 20
Lampiran 7. Formulir Validasi Kategori Usulan SPP Kecamatan: No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Usulan yang Sudah Ada Kriteria MAD Pn U Kriteria MAD Pr U Kriteria MAD Perguliran Kriteria MD Prc Kriteria M Pegas Jenis Desa 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Memenuhi kriteria sebagai kategori Disusun oleh FK dan FT: Nama jelas Disetujui oleh Tim Faskab: Nama jelas 21
Lampiran 8. Kriteria Kategori Usulan Kegiatan SPP MAD Pn U 1 Masih menjadi kebutuhan yang terbukti melalui MD Konfirmasi 2 Proses penggalian usulan dan verifikasi dilakukan sesuai dengan aturan PNPM 3 Proses perangkingan sesuai aturan PNPM 4 Nantinya diproses melalui MAD Perangkingan dan Pendanaan Bila masyarakat tidak memberi konfirmasi, usulan ini dicoret atau masuk kategori normal Bila proposal pinjaman perlu direvisi, usulan dianggap lulus MAD Pr U saja Bila proses PNPM tidak dilakukan sesuai aturan, usulan masuk kategori normal MAD Pr U 1 Masih menjadi kebutuhan yang terbukti melalui MD Konfirmasi 2 Sudah tercantum dalam MAD Pr U perangkingan tahun sebelumnya 3 Proses verifikasi usulan dilakukan sesuai aturan PNPM 4 Proses perangkingan sesuai aturan PNPM 5 Melalui proses MAD Perangkingan dan Pendanaan setelah verifikasi selesai Bila masyarakat tidak memberi konfirmasi, usulan ini dicoret atau masuk kategori normal Bila belum tercantum dalam MAD Pn U tahun lalu, menjadi kategori MD Prc atau normal Bila proses PNPM tidak dilakukan sesuai aturan, usulan masuk kategori normal MAD Perguliran 1 Masih menjadi kebutuhan yang terbukti melalui MD Konfirmasi 2 Proses perangkingan sesuai aturan PNPM 3 Proses verifikasi usulan dilakukan sesuai aturan PNPM Bila masyarakat tidak memberi konfirmasi, usulan ini dicoret atau masuk kategori normal Bila proses PNPM tidak dilakukan sesuai aturan, usulan masuk kategori normal MD Prc U 1 Masih menjadi kebutuhan yang terbukti melalui MD Konfirmasi 2 Usulan sudah tercantum dalam rekapitulasi usulan yang disusun oleh desa pada MD Prc 3 Usulan sudah tercantum dalam MMDD atau RPJMDes 4 Usulan nantinya melalui proses verifikasi kelayakan 5 Usulan setelah lolos verifikasi diproses melalui MAD Perangkingan dan Pendanaan Bila masyarakat tidak memberi konfirmasi, usulan ini dicoret atau masuk kategori normal Bila belum masuk rekapitulasi usulan desa, masuk kategori normal Bila belum masuk pada MMDD atau RPJMDes, masuk kategori normal Bila tidak lulus verifikasi dengan baik, usulan dicoret atau masuk kategori normal M Pegas (MKP) 1 Sudah mendapatkan persetujuan masyarakat dalam MD Konfirmasi 2 Gagasan masyarakat melalui penggalian gagasan sesuai PTO 3 Sudah dalam bentuk rekap gagasan hasil musyawarah penggalian gagasan 22
4 Gagasan setelah diverifikasi dan dikonfirmasi diproses menjadi usulan dalam MD Prc 5 Gagasan tidak dibatasi adanya negatif list Bila masyarakat tidak memberi konfirmasi, masuk kategori normal (proses ini dilewati) Bila belum masuk rekapitulasi gagasan, masuk kategori normal Bila tidak lulus verifikasi dengan baik, usulan dicoret atau masuk kategori normal 23
Lampiran 9. Formulir Rekap Validasi Usulan Lama Kabupaten: No. Kecamatan MAD Pn U MAD Pr U Non SPP MD Prc M PG MAD Pn U&Pr U MAD Perg SPP MD Prc MKP Jumlah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 24
Lampiran 10. Kerangka Kegiatan Pengendalian Optimalisasi Kegiatan Media Waktu Output A Tahapan Sosialisasi Rapat Minggu IV Nopdan Diseminasi Koordinasi Minggu II Des 1 Rapimnas Minggu IV Sosialisasi Kebijakan November 2 dan Petunjuk Teknis Rakorprov Minggu I Desember 3 Sosialisasi dan Action Rakorkab Minggu II Plan Kabupaten Desember B Tahapan Kegiatan Mulai Awal Implementasi Bersama Januari Tahun Ini Optimalisasi Masyarakat 1 MD Validasi dan Musyawarah Minggu I dan II Konfirmasi 2 Tahapan Kegiatan Optimalisasi C Tahapan Pelaporan dan Evaluasi 1 Pengiriman laporan hasil rekap rekomendasi oleh Faskab kepada Korprov 2 Pengiriman laporan hasil rekap rekomendasi dari Korprov kepada NMC 3 Pelaporan Progress Kegiatan Berkala Secara Berjenjang 4 Evaluasi Pelaksanaan Lapangan Oleh Faskab D Tahapan Supermonev 1 Supervisi kegiatan oleh RMC dan NMC. Desa Kegiatan Bersama Masyarakat Pelaporan Khusus dan Berkala Pelaporan Khusus Pelaporan Khusus Pelaporan Berkala Evaluasi Berkala Supermonev Lapangan Minimal 5% (RMC) dan 1% (NMC) Januari Tahun Ini Minggu I dan II Januari Tahun Ini Mulai Minggu I Januari Tahun Ini Minggu II dan III Januari Tahun Ini Minggu III dan IV Januari Tahun Ini Setiap Minggu dan Bulan Sesuai PTO dan SOP Setiap 2 Minggu Sekali Mulai Minggu III Jan Tahun Ini Mulai Minggu III Januari Tahun Ini RKTL Nas RKTL Prov RKTL Kec dan Kab Berita Acara (lihat tabel proses&output serta tabel implementasi skedul di atas) Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan Supermonev Laporan 25
Lampiran 11. Daftar Pertanyaan dan Jawaban: a. Bagaimana memahami formulir 1,2,3,4 di atas? Berdasarkan gambar tabel di atas, ada delapan model tahapan yang dapat diterapkan dalam implementasi kebijakan optimalisasi. Delapan tahapan ini dilakukan melalui lima strategi pemanfaatan usulan tidak terdanai dan satu strategi optimalisasi menggunakan tahapan normal. Lima strategi pemanfaatan usulan tidak terdanai terdiri dari usulan tidak terdanai MAD Penetapan Usulan, usulan tidak terdanai MAD Prioritas Usulan, usulan tidak terdanai MD Perencanaan, rekap gagasan hasil musyawarah Penggalian Gagasan, dan usulan tidak terdanai SPP (tiga kategori, lihat tabel di atas). Satu strategi optimalisasi menggunakan tahapan normal berupa penyusunan kerangka waktu perencanaan tahun ini sampai terbitnya SPC untuk didanai tahun ini juga maupun sebagai bahan usulan untuk didanai tahun berikutnya. Hal yang harus diperhatikan juga adalah kerangka waktu pelaksanaan. Misalnya pada bulan Januari, Musdes Validasi dan Konfirmasi tidak boleh terlalu lama atau ditunda pelaksanaannya. Hal ini penting diperhatikan, karena dalam satu bulan terdapat beberapa kegiatan lain. Setiap penundaan akan menyebabkan tertundanya rencana penerbitan SPC. Dasar ketentuan rangking penetapan usulan jika MAD Penetapan Usulan bersifat paralel (SPP dan non SPP), usulan SPP diprioritaskan lebih dahulu baru kemudian usulan non SPP berdasarkan urutan bagaimana usulan itu dihasilkan. b. Apakah kecamatan dapat memiliki tahapan lebih dari satu? Ya. Dari tabel di atas, dalam satu kecamatan, dimungkinkan tahapan lebih dari satu. Hal ini disebabkan perbedaan status usulan yang telah dihasilkan sebelumnya (dari hasil MAD, MD dan seterusnya). Dalam tabel di atas misalnya, tahapan kecamatan x terdiri dari strategi nomor 1,2,3,4,5 dan 6a. Kecamatan y, mungkin menggunakan strategi nomor 1,3 dan 6b. Kecamatan lainnya lagi menggunakan strategi nomor 1,2,5 dan 6a. Demikian seterusnya tergantung hasil validasi dan konfirmasi serta kemampuan jumlah usulan dalam menyerap jumlah BLM yang dialokasikan kecamatan tersebut sebagaimana dijelaskan sebelumnya. c. Apakah strategi 5 atau normal harus tetap dijalankan? Ya. Strategi 5 tetap dijalankan meskipun seandainya usulan tidak terdanai hasil perencanaan lalu sudah dapat menyerap BLM tahun ini. Hal ini disebabkan strategi 5 yang dilakukan tahun ini merupakan kegiatan perencanaan untuk 26
pengintegrasian tahun depan. Kecamatan yang tidak melakukan strategi normal di tahun ini akan tertinggal dalam hal implementasi pengintegrasian perencanaan reguler. d. Apakah desa yang telah memiliki usulan tidak terdanai di tahun sebelumnya diprioritaskan? Ya. Pada saat MAD Prioritas Usulan dan MAD Penetapan Usulan, prioritas diberikan terhadap usulan desa tidak terdanai tahun sebelumnya (melalui validasi dan konfirmasi), baru setelah itu dilakukan terhadap usulan baru, jika usulan tidak terdanai tahun sebelumnya tidak menyerap keseluruhan BLM tahun ini. Hal ini juga berlaku bagi desa pada lokasi kecamatan hasil pemekaran. Jika desa tersebut mempunyai usulan tidak terdanai tahun sebelumnya, maka usulan desa tersebut tetap diprioritaskan. e. Bisakah melakukan MAD pada tahapan berbeda secara paralel? Bisa. Sesuai tabel di atas, jika salah satu strategi tahapan telah sampai MAD Penetapan Usulan maka MAD tersebut sekaligus MAD Penetapan Usulan strategi tahapan lain (nomor strategi yang berbeda) atau bahkan MAD Prioritas Usulan bagi strategi tahapan lainnya. Dari uraian di atas dapat diberikan contoh, pada strategi 1, MAD Penetapan Usulan dilaksanakan bersamaan dengan strategi 2 dan 6 yakni pada bulan Maret tahun ini, dan pada MAD tersebut sekaligus dapat dilaksanakan MAD Prioritas Usulan untuk strategi 3 dan 4. Diharapkan musyawarah baik di desa maupun di kecamatan dapat dilakukan secara optimal, salah satunya dengan cara paralel. f. Dengan delapan model tahapan di atas, bagaimana mekanisme penerbitan SPC? SPC diterbitkan maksimal 3 kali, dengan ancar ancar bulan Maret, bulan Mei dan bulan Juli tahun ini. Dengan strategi optimalisasi kombinasi/gabungan beberapa tahapan, maka penerbitan SPC dapat dilakukan melalui MAD Penetapan Usulan secara paralel. Artinya dalam sekali MAD Penetapan Usulan bisa sekaligus diterbitkan SPC untuk tahapan kegiatan yang berbeda. Hal ini dimungkinkan karena pelaksanaan MAD Penetapan Usulan berada pada bulan yang sama. Misalnya MAD Penetapan Usulan strategi 1 yang dilakukan pada bulan Maret bersamaan dengan MAD Penetapan Usulan strategi 2 dan 6. MAD Penetapan Usulan strategi 3 dilaksanakan bersamaan dengan MAD Penetapan Usulan strategi 4 pada bulan Mei. 27
Ancar ancar penerbitan SPC ada dalam tabel ancar ancar SPC sebagai berikut: Maret SPC 1 Mei SPC 2 Juli SPC 3 Hasil MAD Pn U (Str 1) Hasil MD Prc (Str 3) P Normal (Str 5) Hasil MAD Pr U (Str 2) Hasil M Pegas (Str 4) P SPP (Str 6) 28