LAPORAN PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI MAIL MERGE Nama : Putriana Kusumaningrum NIM : 12/340450/DPA/02657 Prodi : Komputer dan Sistem Informasi UNIVERSITAS GADJAH MADA 2012
PENDAHULUAN Tujuan 1. Memberikan gambaran atau peunjuk penggunaan mail merge 2. Menghasilkan cara kerja yang efektif setelah mengetahui fasilitas mail merge 3. Menerapkan mail merge pada pembuatan surat 4. Mengoptimalkan sistem pengendalian surat keluar Latar Belakang Dalam penggunaan aplikasi Open Office sehari-hai, kita sering melihat terjadinya kekeliruan dalam pembuatan surat keluar. Yaitu masih terdapat pada sebagian orang yang belum mengetahui fasilitas mail merge yang terdapat dala program Open Office. Sehingga bisa menghabiskan waktu dan tidak efisien. Berdasarkan hal-hal tersebut,maka penulis merasa tertarik untuk memberikan gambaran langkah-langkah dalam penggunaan mail merge pada Open Office.
PEMBAHASAN Dasar Teori Pembuatan surat keluar menggunakan fasilitas mail merge seseorang terkadang masih menggunakan cara yang tidak efektif dan efisien masih secara manual, yang memakan waktu lebih lama dan akan menambah lagi pekerjaan untuk mmbuat surat keluar. Masih jarang sekali fungsi mail merge digunakan dalam instansi atau perusahaan dikarenakan atas terbatasnya sumber daya manusia. Yang dimaksud dengan mail merge adalah surat berantai, yang artinya adalah surat yang bentuk dan jenisnya sama tetapi nama, alamat, serta tanggalnya berbeda. Surat tersebut isinya sama tetapi ditujukan kepada orang banyak yang mempunyai identitas berbeda-beda. Sehingga tidak perlu membuat surat secara berulang-ulang. Hanya dengan membuat satu surat saja dan kita tinggal memasukkan dta-data yang diperlukan untuk mengisi surat. Dan secara otomatis surat tersebut sudah tertampil sedemikian rupa sesuai data yang dimasukkan. Langkah-Langkah Sebelum kita menggunakan mail merge, sebaiknya kita terlebih dahulu membuka open office.
Setelah membuka open office, langkah selanjutnya adalah mengetik kerangka surat yang akan kita buat menggunakan mail merge. Setelah surat selesai kita buat, kita membuka sebuah dokumen berjenis spreadsheet baru yaitu openoffice.org calc untuk membuat daftar mail merge kita dengan cara membuka file new spreadsheet. Selanjutnya pada openoffice.org calc kita menuliskan daftar mail merge kita seperti contoh dibawah ini
Setelah daftar mail merge selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah kita save document tersebut dan membuka file wizard Address Data Source seperti gambar di bawah ini Setelah itu akan ada tampilan kotak dialog seperti ini pada step Address book type
Dan kita memilih Other external data source lalu tekan Next. Selanjutnya tampilan yang muncul adalah Selanjutnya tekan setting lalu akan muncul kotak dialog seperti ini
Pada opsi Database type kita memilih Spreadsheet. Lalu tekan kembali tombol next dan akan muncul gambar seperti ini pada step Connection Setting Setelah muncul seperti tampak di atas tekan Browse dan pilih document openoffice.org calc mail merge yang telah kita buat tadi lalu tekan Test Connection dan selanjutnya akan muncul seperti ini untuk menguji apakah file kita benar-benar bisa dihubungkan dan menandakan koneksi sudah sukses.
Setelah itu tekan Finish dan gambar selanjutnya akan muncul seperti ini Lalu tekan next pada step File Assignment. Pada File Assignment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title gantilah judulnya, misalnya Addresses3 seperti contoh di bawah ini
Lalu pada open office spresdsheet tadi kta tekan tombol F4 atau klik Menu View Data Source. Dan klik dua kali pada sheet3 untuk melihat sumber data yang telah kia buat pada aplikasi spreadsheet tadi, seperti ini : Lalu lakukan prosedur drag and drop dari spreadsheet ke program word processing yang kita gunakan seperti gambar di bawah ini
Setelah itu jika kita ingin mencetak hasilnya kita klik File Print, dan pilih yes ika ada pertanyaan konfirmasi. Setelah itu pada Output pilih File karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jiak kita sudah yakin kita bisa memilih langsung printer. Sedangakan untuk cara penyimpanannya kita bisa menggunakan save a single document jika kita hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file saja. Namun jika kita ingin menyimpan satu per satu sesuai dengan jumlah data, maka pilih Save as individual document.
Lalu hasil akhirnya adalah pada saat kita mencetak, setiap dokumen akan memiliki entri data yang berbeda sesuai denagn field yang diberikan pada data yang ada.
PENUTUP Dengan menggunakan fasilitas Mail Merge ini kita dapat membuat satu surat yang sama dengan nama dan tempat atau tujuan yang berbeda-beda. Dan penulis sangat menganjurkan penggunaan Mail Merge dalampembuatan surat keluar yang banyak dan mempunyai tujuan yang berbeda-beda agar lebih efektif dan efisien. Demikianlah laporan ini, penulis menyadari bahwa masih ada kesalahan dan kekurangan yang terdapat dalam laporan ini. Maka kritik dan saran dari para pembaca akan digunakan untuk memperbaiki dalam laporan selanjyutnya. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan membimbingdaam pembuatan laporan ini. Dan semoga laporan ini dapat bermanfaat. Amin.