Panduan Pemeliharaan Content Repository Kopertis Wilayah 3 http://portal.kopertis3.or.id Versi 1.0 Januari 2012
Halaman User http://portal.kopertis3.or.id Gambar 1. Halaman Utama 2
1. Untuk melihat daftar karya ilmiah per kategori, silahkan Anda meng-klik daftar kategori atau collections yang tersedia pada halaman Home, seperti gambar dibawah ini. Gambar 2. Daftar kategori atau collection 2. Bila Anda sudah meng-klik salah satu kategori, akan muncul daftar sub kategori dan daftar karya ilmiah serta Anda bisa mencari karya ilmiah berdasarkan subject, title/judul, author/penulis dan issue date/tanggal publikasi pada kategori tersebut, contoh pada kategori E-journal, setelah itu klik Go, seperti gambar dibawah ini. 3
Gambar 3. Halaman kategori E-journal 3. Selain itu, pada menu Home terdapat fasilitas pencarian secara umum dan pencarian berdasarkan Collection/kategori, Issue Date/tanggal publikasi, Author/penulis, Title/penulis, dan Subject. 4
Gambar 4. Menu search pada halaman home 4. Bila Anda, meng-klik menu Search Repository, masukkan isi yang akan dicari lalu search Go dan contoh bila Anda ingin mencari berdasarkan tanggal publikasi, silahkan klik Issue Date, lalu masukkan tahun dan bulan kemudian klik Go maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Gambar 5. Tampilan search Issue Date 5
Halaman Administrator 1. Untuk masuk ke halaman administrator, silahkan Anda login terlebih dahulu dengan mengklik menu My DSpace pada halaman home. Gambar 6. Menu Log In administrator 2. Silahkan masukkan username dan password lalu klik Log In, seperti pada tampilan dibawah ini. 6
Gambar 7. Halaman Log In 3. Setelah Anda log in, maka akan masuk ke halaman administrator. Bila Anda akan mengupload karya ilmiah, ada 2 cara, yaitu : - Pertama, silahkan klik Start a New Submission, seperti pada tampilan dibawah ini. Gambar 8. Submit Collection dari halaman admistrator 7
Setelah itu pilih collections/kategori yang akan ditambahkan karya ilmiah, seperti tampilan dibawah ini. Gambar 9. Menu Pilih Collection - Kedua, klik menu Administer pada sebelah kiri, lalu pilih collections/kategori yang akan ditambahkan karya ilmiah lalu klik Submit to This Collection, seperti pada tampilan dibawah ini. Gambar 9. Submit Collection dari menu Administer 8
Dari kedua cara diatas, tampilan untuk langkah selanjutnya sama akan muncul tampilan langkah selanjutnya seperti dibawah ini. Gambar 10. Step 1 Describe this Item Terdapat 3 pilihan checklist pada langkah ini, yaitu : - Pertama, bila karya ilmiah tersebut memiliki lebih dari 1 judul, misalnya ada versi hasil terjemahan bahasa lain. - Kedua, bila karya ilmiah tersebut sudah dipublikasikan sebelumnya. - Ketiga, bila karya ilmiah yang akan di-upload terdiri dari lebih dari 1 file. Setelah dipilih, langsung klik Next dan bila ingin membatalkan atau menyimpan, klik Cancel/Save, seperti gambar dibawah ini. 9
Gambar 11. Menu Checklist dan tombol Next Cancel/Save Setelah Anda klik Next, maka akan menuju langkah selanjutnya mengisi Author/nama penulis, Title/Judul, Series No/Nomor Seri, Identifier/identifikasi, Type/tipe dan Language/bahasa. Dan bila sudah terisi dengan lengkap, silahkan klik Next untuk langkah selanjutnya, Previous untuk kembali ke langkah sebelumnya dan Cancel/Save untuk membatalkan atau menyimpannya, seperti pada tampilan dibawah ini. 10
Gambar 12. Step 2 Describe this Item Setelah klik Next, maka akan menuju langkah selanjutnya untuk mengisi Subject Keyword, Abstract, Sponsors, dan Description. Dan bila sudah terisi dengan lengkap, silahkan klik Next untuk langkah selanjutnya, Previous untuk kembali ke langkah sebelumnya dan Cancel/Save untuk membatalkan atau menyimpannya, seperti pada tampilan dibawah ini. 11
Gambar 13. Step 3 Describe this Item Setelah klik Next, maka akan menuju langkah selanjutnya untuk meng-upload file karya ilmiah. Pilih dokumen yang akan di-upload dengan tombol Browse, setelah itu klik Next. Gambar 14. Submit Upload a File Dan bila sudah terisi dengan lengkap, silahkan klik Next untuk langkah selanjutnya, untuk memilih format file yang telah di-upload, setelah itu klik Submit, dan untuk memilih format secara otomatis, klik Choose automatically-recognized type, seperti tampilan dibawah ini. 12
Gambar 15. Submit memilih format file Bila sudah klik Submit, maka akan menuju tahap selanjutnya yaitu memverifikasi file yang telah di-upload. Bila ada yang harus diubah atau ditambahkan, Anda bisa klik tombol Correct one of these pada bagian yang akan diubah/ditambahkan, bila Anda akan meng-upload file yang berbeda atau menggati file yang telah di-upload, silahkan klik Upload a different file, dan bila sudah lengkap, silahkan klik Next untuk menuju tahap selanjutnya, seperti pada tampilan dibawah ini. 13
Gambar 16. Submit Verifikasi Submission Setelah klik Next, maka akan menuju tahap selanjutnya yaitu tahap untuk persetujuan lisensi, seperti pada tampilan dibawah ini. 14
Gambar 17. Submit Lisensi Bila Anda menyetujui lisensi nya, klik I Grant the License dan bila Anda tidak menyetujuinya, klik I Do Not Grant the License. Bila telah menyetujui lisensi, maka akan lanjut ke tahap akhir yaitu tahap pemberitahuan. 15
Gambar 18. Submit Submission Complete Bila masih ada file karya ilmiah yang akan di-upload pada kategori yang sama, silahkan klik Submit another item to the same collection, bila tidak ada file yang akan di-upload lagi, silahkan kembali ke home klik Go to My DSpace dan untuk melihat kategori yang telah terisi file, silahkan klik Communities and Collections. 4. Untuk menambahkan Community/kategori utama, silahkan masuk ke halaman home administrator lalu klik menu administer yang terdapat di sebelah kiri bawah, seperti tampilan dibawah ini. Gambar 19. Halaman home administrator Administer 16
Setelah masuk ke menu Administer, maka pilih Communities/Collection yang terdapat pada menu sebelah kiri paling atas. Gambar 20. Menu Tambah Kategori Utama (1) Setelah masuk pada menu Communities/Collections, silahkan klik Create Top Level Community pada menu sebelah kanan atas. Gambar 21. Menu Tambah Kategori Utama (2) 17
Setelah meng-klik Create Top Level Community, maka akan masuk pada tampilan formulir untuk mengisi nama kategori, deskripsi singkat kategori, dan upload logo untuk kategori tersebut lalu klik Create untuk menambahkan kategori utama dan Cancel untuk membatalkan kategori tersebut. Gambar 21. Menu Tambah Kategori Utama (3) 5. Untuk menambahkan collections/sub kategori pada community/kategori utama, silahkan masuk ke halaman home administrator lalu klik menu administer yang terdapat di sebelah kiri bawah, lalu pilih Communities/Collection yang terdapat pada menu sebelah kiri paling atas, setelah itu pilih community/kategori utama yang akan dibuatkan collection/kategori, lalu klik Create collection pada menu sebelah kanan, seperti pada contoh dibawah ini. 18
Gambar 22. Menu Tambah Sub kategori (1) Lalu setelah meng-klik Create collection, maka akan masuk pada tahap berikutnya pada menu checklist, bila telah terisi lalu klik Next, seperti pada tampilan dibawah ini Gambar 23. Menu Tambah Sub kategori (2) 19
Secara default, telah ter-checklist 2 menu yaitu: - New items should be publicy readable sub kategori yang ditambahkan dapat dibaca atau dilihat oleh umum. - Some users will be able to submit to this collection beberapa user dapat memasukkan karya ilmiah pada sub kategori tersebut. Setelah klik Next, maka akan menuju tahap selanjutnya mengisi formulir untuk mengisi nama sub kategori, deskripsi singkat dan logo dari sub kategori tersebut, setelah mengisi lengkap klik Next, seperti pada tampilan dibawah ini. Gambar 24. Menu Tambah Sub kategori (3) 20
Setelah meng-klik Next, maka akan menuju tahap selanjutnya untuk menentukan otorisasi user yang diizinkan memasukkan karya ilmiah pada sub kategori ini, setelah itu silahkan klik Next, seperti pada tampilan dibawah ini. Gambar 25. Menu Tambah Sub kategori (4) Setelah menentukan user yang diizinkan, maka akan menuju tahap selanjutnya untuk menambahkan penjelasan pada sub kategori. Bila telah mengisi formulir yang tersedia pada tahap ini, silahkan klik Update untuk menambah kan sub kategori tersebut dan klik Cancel bila akan membatalkan penambahan kategori, seperti pada tampilan dibawah ini. 21
Gambar 26. Menu Tambah Sub kategori (5) 22
6. Untuk menghapus atau mengubah kategori atau sub kategori, silahkan pilih menu administer Communities/collections lalu pilih kategori atau sub kategori yang akan dihapus Edit pada menu sebelah kanan, seperti pada tampilan dibawah ini. Gambar 27. Menu Edit Kategori atau Sub kategori Setelah klik Edit maka tampil seperti gambar 26 lalu klik Delete this collections atau Delete this community untuk menghapus kategori utama atau sub kategori dan Update untuk mengubah atribut dari kategori tersebut. 23
Gambar 28. Menu Edit/Delete Kategori atau Sub kategori 24