BUPATI BONE PROPINSI SULAWESI SELATAN PERATURAN BUPATI BONE NOMOR 31 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BONE, Menimbang : a. bahwa dalam rangka efisiensi, efektifitas dan tertib administrasi penyelenggaraan pemerintah Daerah, perlu mengatur pedoman tata naskah penyelenggaraan pemerintahan daerah; b. bahwa dengan ditetapkannya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, Peraturan Menteri dan Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintahdan Peraturan perundang-undangan lainnya yang mengatur tentang Tata Naskah Dinas,perlu menetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone; c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b di atas, perlu menetapkan Peraturan Bupati Bone tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Sulawesi (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 1959 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1822);
-2-2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangkearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor 5071); 3. Undang-Undang Nomor 12 tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234): 4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 66Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Negara Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Nomor 176); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 43Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958Nomor 71,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1636); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 41Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007Nomor 94, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4761); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 60Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2008 Tahun 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4890); 9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah;
-3-10. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; 11. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1Tahun 2014 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 32); 12. Keputusan Bersama Menteri Pariwisata, Pos dan Komunikasi dan Menteri Dalam Negeri Nomor B.48/HK103/MPTM-83, Nomor 25 Tahun 1988 tentang Kode Pos Indonesia; 13. Peraturan Daerah Kabupaten Bone Nomor 01 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang menjadi Kewenangan Pemerintahan Kabupaten Bone (Lembaran Daerah Kabupaten Bone Tahun 2008 Nomor 01); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG TATA NASKAH DINAS DILINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE. Pasal 1 Dengan Peraturan Bupati ini menetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas Pemerintah Kabupaten Bone. Pasal 2 Pedoman Tata Naskah Dinas Pemerintah Kabupaten Bone sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 termuat dalam dokumen Tata Naskah Dinas Pemerintah Kabupaten Bone dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Pasal 3 Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone sebagaimana dimaksud pada Pasal 2 merupakan acuan bagi seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam menyelenggarakan tata naskah dinas. Pasal 4 Dalam hal Naskah Dinas produk Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menyesuaikan dengan ketentuan yang telah diatur dalam Peraturan Bupati ini.
-4- Pasal5 Pada saat Peraturan Bupati ini mulai berlaku, maka seluruh Peraturan yang berkaitan dengan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah yang telah ditetapkan sebelumnya, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal6 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan. Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Bone. Ditetapkan di Watampone ~~:;:::::tia.da tanggal 25 Mei 2015 \ v Diundangkan di Watampone pada tanggal 25 ",rei 2015
DAFTAR ISI PERATURAN BUPATI NOMOR TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE BAB I PENDAHULUAN... 1 A. LatarBelakang... 1 B. Maksud dantujuan... 1 C. Sasaran... 1 D. Asas... 2 E. RuangLingkup... 3 F. Pengertian... 3 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS... 4 A. NaskahDinasArahan... 4 1. Naskah Dinas Pengaturan... 4 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)... 28 3. Naskah Dinas Penugasan... 33 B. Naskah Dinas Korespondensi... 44 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern... 44 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern... 49 3. Surat Undangan... 52 C. NaskahDinasKhusus... 57 1. Surat Perjanjian... 57 2. Surat Kuasa... 61 3. Berita Acara... 63 4. Surat Keterangan... 65 5. Surat Pengantar... 66 6. Pengumuman... 68 BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS... 76 A. Persyaratan Penyusunan... 76 B. Penomoran Naskah Dinas... 76 C. Nomor Halaman... 81 D. Ketentuan jarak spasi... 81 E. Penggunaan Huruf... 82 F. Lampiran... 82 G. Daftar Distribusi... 82 H. Rujukan... 82
I. Ruang Tanda Tangan... 83 J. Penentuan Batas/Ruang Tepi... 83 K. Penggunaan Bahasa... 84 L. Media/Sarana Naskah Dinas... 84 BAB IV KEWENANGAN PENANDATANGANAN DAN PEMBUBUHAN PARAF NASKAH DINAS... 86 A. Penanda tanganan... 86 B. Pembubuhan Paraf... 96 C. Penggunaan dan Kewenangan Atas Nama, Untuk Beliau, Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian dan Pejabat... 99 BAB V BENTUK, UKURAN, DAN ISI STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SKPD DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN... 103 A. Stempel Jabatan... 103 B. Stempel SKPD... 103 BAB VI PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DANRALAT NASKAH DINAS... 105 A. Pengertian... 105 B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalandan RalatNaskah Dinas... 105 BAB VII PENUTUP... 106
- 1 - LAMPIRAN PERATURAN BUPATI BONE NOMOR 31 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata naskah dinas merupakan unsure administrasi umum meliputi pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang Negara/lambing daerah, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hokum dan ralat. Dengan adanya Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan, dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah DinasInstansi Pemerintah maka ketentuan dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas sebelumnya perlu disesuaikan. B. Maksud dan Tujuan (1) Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas di Lingkungan pemerintah Daerah Kabupaten Bone. (2) Tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.
- 2 - C. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata NaskahDinas adalah : 1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone; 2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsure lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas; 5. Berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas. D. Asas Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone disusun berdasarkan asas sebagai berikut. 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan Naskah dinas di proses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segiisi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan. 4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
- 3-6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penandatangan naskah dinas; penggunaan lambang Negara/lambing daerah dan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas. F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut : 1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tatan askah dinas, penamaanskpd, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. 2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bone dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. 3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang Negara/lambang daerah. Logo, dan cap dinas. 5. Penandatangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 6. Kabupaten adalah Kabupaten Bone. 7. Pemerintah Kabupaten adalah Pemerintah Kabupaten Bone. 8. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. 9. Lambang Daerah adalah lambang daerah Kabupaten Bone. 10. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas pemerintah daerah.
4 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan sebagai berikut. A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan daerah, peraturan bupati, peraturan bersama bupati, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran. a. Peraturan Daerah 1) Pengertian Peraturan Daerah adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan, yang mengatur urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan untuk mewujudkan kebijakan baru, melaksanakan peraturan perundangundangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu organisasi di lingkungan Pemerintah Daerah yang ditetapkan oleh Kepala Daerah dengan persetujuan DPRD. 2) Susunan a. Peraturan Daerah terdiri atas: 1. Judul; 2. Pembukaan; 3. Batang Tubuh; 4. Penutup; 5. Penjelasan (jika diperlukan); dan 6. Lampiran (jika diperlukan). Judul Peraturan Daerah terdiri dari: a) Tulisan PERATURAN DAERAH ; b) Tulisan NOMOR dan TAHUN; c) Nama Peraturan Daerah, yang ditulis TENTANG...
5 Pembukaan Peraturan Daerah terdiri dari: d) Frasa DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA; e) Tulisan BUPATI BONE, yang diletakkan di tengah lembar Naskah Dinas diakhiri dengan tanda baca koma; f) Konsiderans: g) Dasar Hukum; h) Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BONE DAN BUPATI BONE; i) MEMUTUSKAN: j) Menetapkan k) Judul Peraturan Batang Tubuh Peraturan Daerah terdiri dari: a) Ketentuan Umum; b) Materi pokok yang diatur; c) Ketentuan Pidana (jika diperlukan); d) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); e) Ketentuan Penutup. Penutup Peraturan Daerah terdiri dari : a) Bagian akhir sebelah kanan Peraturan Daerah 1. Nama tempat ditetapkan; 2. Tanggal, bulan dan tahun ditetapkan ; 3. Nama Jabatan Pejabat yang menandatangani; 4. Tanda tangan Pejabat; 5. Nama jelas Pejabat (tanpa gelar dan pangkat); dan 6. Stempel Jabatan. b) Di bawah sebelah kiri berturut-turut ditulis: 1. Diundangkan dalam Lembaran Daerah; 2. Tempat dan tanggal diundangkan; 3. Nama Jabatan Sekretaris Daerah; 4. Tandatangan Sekretaris Daerah; 5. Nama Sekretaris Daerah (tanpa gelar dan pangkat); 6. Menyebutkan Tahun, Nomor; dan 7. Lembaran Daerah Tahun, Nomor; c) Untuk salinan ditulis: 1. Salinan sesuai dengan aslinya 2. Nama Jabatan Kepala Bagian Hukum 3. Tanda Tangan Kepala Bagian Hukum
6 4. Nama Jelas Kepala Bagian Hukum 5. Pangkat Kepala Bagian Hukum Penjelasan (Jika diperlukan) Lampiran (Jika Diperlukan) 3) Penandatanganan a) Peraturan Daerah Kabupaten ditandatangani oleh Bupati. b) Otentikasi Peraturan Daerah Kabupaten dilakukan oleh Unit Kerja yang membidangi hukum. c) Peraturan Daerah Kabupaten dibuat di atas kertas ukuran Folio dengan Lambang Daerah berwarna.
7 Format Peraturan Daerah dapat dilihat pada Contoh 1A CONTOH 1A FORMAT PERATURAN DAERAH BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN PERATURAN DAERAH KABUPATEN BONE NOMOR : TAHUN TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BONE, Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; c. dst. Mengingat : 1. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmm; 3. dst. Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT KABUPATEN BONE dan BUPATI BONE MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMM BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan: 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. 3. dst. BAB II 8 MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pasal (1) Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. (2) Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. (dan seterusnya) Pasal Peraturan Daerah ini berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran DaerahKabupaten Bone. Ditetapkan di pada tanggal BUPATI BONE, NAMA LENGKAP TANPA GELAR Diundangkan di Watampone pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BONE, Tanda tangan NAMA LENGKAP LEMBARAN DAERAH KABUPATEN BONE TAHUN NOMOR Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM TTD NAMA PANGKAT
9 b. Peraturan Bupati 1) Pengertian Peraturan Bupati adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan Peraturan Perundang-undangan yang lebih tinggi dan sifatnya mengatur, apabila berbentuk Keputusan sifatnya menetapkan. 2) Ciri-ciri Materi yang diatur bersifat pengaturan dituangkan dalam babbab dan pasal-pasal menggunakan angka bulat dan ditandatangani oleh Bupati. 3) Susunan a. Peraturan Bupati terdiri atas: 1. Judul; 2. Pembukaan Peraturan Bupati 3. Batang Tubuh Peraturan Bupati; 4. Penutup Peraturan Bupati; b. Judul Peraturan Bupati terdiri atas: 1. Tulisan PERATURAN BUPATI BONE ; 2. Tulisan NOMOR dan TAHUN; c. Pembukaan Peraturan Bupati terdiri atas: 1. Tulisan DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA; 2. Tulisan BUPATI BONE, ; 3. Konsiderans: 4. Dasar Hukum 5. MEMUTUSKAN:; 6. Menetapkan; 7. Judul Peraturan. d. Batang Tubuh Peraturan Bupati terdiri atas: 1. Ketentuan Umum; 2. Materi pokok yang diatur; 3. Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); dan 4. Ketentuan Penutup. e. Penutup Peraturan Bupati terdiri atas. 1. Nama tempat ditetapkan; 2. Tanggal, bulan dan tahun; 3. Nama Jabatan; 4. Tanda tangan Pejabat
10 5. Nama Jelas Pejabat; 6. Stempel Jabatan. Di bawah sebelah kiri berturut-turut ditulis: 1) Diundangkan dalam Lembaran Daerah; 2) Tempat dan tanggal diundangkan; 3) Nama Jabatan Sekretaris Daerah; 4) Tandatangan Sekretaris Daerah; 5) Nama Sekretaris Daerah. 6) Menyebutkan Tahun, Nomor 7) Berita Daerah Tahun, Nomor. 8) Salinan sesuai dengan aslinya 9) Nama Jabatan Kepala Bagian Hukum 10) Tanda Tangan Kepala Bagian Hukum 11) Nama Jelas Kepala Bagian Hukum 12) Pangkat Kepala Bagian Hukum Penjelasan (Jika diperlukan) Lampiran (Jika Diperlukan) 4) Penandatanganan a. Peraturan Bupati dibuat dan ditandatangani oleh Bupati/Wakil Bupati dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Bupati dengan Lambang Negara warna emas dan Stempel Jabatan. b. Keabsahan salinan Peraturan Bupati yang ditandatangani oleh Bupati/Wakil Bupati dilakukan oleh Sekretaris Daerah atau Pejabat yang diberi wewenang.
Format Peraturan Bupati dapat dilihat pada Contoh 2A 11 Contoh 2A FORMAT PERATURAN BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN PERATURAN BUPATI BONE NOMOR... TAHUN... TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BONE, Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa...; c. dan seterusnya...; Mengingat : 1....; 2....; 3. Dan seterusnya....; MEMUTUSKAN: Menetapkan : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMM. BAB I KETENTUAN UMUM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pasal Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. BAB MMMMMMMMMM MMMMMMMMMMM Bagian Pertama Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
12 Pasal Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm: a. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m; b. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. BAB MMMMMMMMMMMMMMMM Pasal (1) mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm (2) mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Bone. Ditetapkan di Bone pada tanggal BUPATI BONE, Diundangkan di Watampone pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BONE, NAMA LENGKAP TANPA GELAR NAMA LENGKAP BERITA DAERAH KABUPATEN BONE TAHUN NOMOR Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM TTD NAMA PANGKAT
13 c. Peraturan Bersama Bupati 1) Pengertian Peraturan Bersama Bupati adalah Naskah Dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan dibuat oleh dua atau lebih Kepala Daerah untuk mengatur suatu urusan yang menyangkut kepentingan bersama. 2) Ciri-ciri a. Isinya bersifat mengatur; b. Masa berlakunya lama; c. Menggunakan Nomor Bulat ; d. Nama Judul Peraturan ditulis setelah kata Menetapkan ; e. Dirumuskan dalam pasal-pasal dan ayat-ayat. 3) Susunan a. Peraturan Bersama terdiri dari: 1. Judul; 2. Pembukaan Peraturan Bersama; 3. Batang Tubuh 4. Penutup Peraturan Bersama. b. Judul Peraturan Bersama terdiri atas: 1. Tulisan PERATURAN BERSAMA BUPATI; 2. NOMOR dan TAHUN; 3. Tulisan TENTANG 4. Nama Peraturan Bersama Bupati. c. Pembukaan Peraturan Bersama terdiri dari: 1. Tulisan DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA; 2. Tulisan BUPATI BONE 3. Konsiderans: 4. Dasar Hukum 5. Tulisan MEMUTUSKAN:; 6. Menetapkan; 7. Judul Peraturan. d. Batang Tubuh Peraturan Bersama Bupati terdiri atas: a. Ketentuan Umum; b. Materi pokok yang diatur; c. Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); d. Ketentuan Penutup e. PenutupPeraturan Bersama terdiri atas: 1) Nama tempat ditetapkan
14 2) Tanggal, bulan dan tahun 3) Nama Jabatan kedua Kepala Daerah 4) Tanda tangan kedua Kepala Daerah 5) Nama Jelas kedua Kepala Daerah 6) Stempel Jabatan Kedua Kepala Daerah 7) Dibawah Masing-masing Kepala Daerah berturut-turut ditulis: a) Diundangkan di...; b) pada tanggal; c) Nama Jabatan masing- masing Sekretaris Daerah; d) Tandatangan masing- masing Sekretaris Daerah; e) Nama masing- masing Sekretaris Daerah; f) Berita Daerah masing masing Kabupaten/Kota Tahun, Nomor. g) Salinan sesuai dengan aslinya h) Nama Jabatan Kepala Bagian Hukum i) Tanda Tangan Kepala Bagian Hukum j) Nama Jelas Kepala Bagian Hukum k) Pangkat Kepala Bagian Hukum 4) Penandatanganan Peraturan Bersama Bupati ditandatangani oleh masing-masing Kepala Daerah yang melakukan kerjasama, dibuat di atas formulir ukuran folio dengan menggunakan Kop Naskah Dinas daerah pemrakarsa kerja sama, dengan lambang Negara berwarna kuning emas.
15 Format Peraturan Bersama Bupati dapat dilihat pada Contoh 3A CONTOH 3 A FORMAT PERATURAN BERSAMA BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN PERATURAN BERSAMA BUPATI BONE DAN BUPATI/WALIKOTA.. NOMOR... TAHUN... TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BONEDAN BUPATI/WALIKOTA. Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. dst. Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. dst. MEMUTUSKAN: Menetapkan : MMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMM BAB MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pasal Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm BAB... MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Bagian Pertama Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Paragraf.... Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Pasal Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmm.
16 BAB MMMMMMMMMMMMMMMM Pasal... (1) mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm (2) Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm BUPATI/WALIKOTA.. Ditetapkan di pada tanggal BUPATIBONE, NAMA LENGKAP TANPA GELAR NAMA LENGKAP TANPA GELAR Diundangkan di... Diundangkan di Bone pada tanggal... pada tanggal... SEKRETARIS DAERAH/KOTA... SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BONE, NAMA LENGKAP NAMA LENGKAP BERITA DAERAH KABUPATEN BONE TAHUN... NOMOR... BERITA DAERAH KABUPATEN/KOTA... TAHUN... NOMOR... Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM TTD NAMA LENGKAP PANGKAT
17 d. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi/ organisasi yang bersangkutan 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pejabat yang berwenang 3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk non pejabat Negara) yang diletakkan secara simetris diatas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris b) Kepala Bagian kepala pedoman terdiri dari (1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan ditengah atas; (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital c) Batang Tubuh (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut. d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari
18 (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 4A dan 4B CONTOH 4A FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN LAMPIRAN PERATURANBUPATI BONE NOMOR...TAHUN... TENTANG PEDOMAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Sasaran D. Asas E. Ruang Lingkup F. Pengertian Umum A. B. dan seterusnya A. B. dan seterusnya PEDOMAN. BAB I PENDAHULUAN BAB II. BAB III NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Capj abatan NAMA LENGKAP
19 CONTOH 4B FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten BoneProvinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. LAMPIRAN PERATURANKEPALA. NOMOR...TAHUN... TENTANG PEDOMAN PEDOMAN.. BAB I PENDAHULUAN N A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Sasaran D. Asas E. Ruang Lingkup F. Pengertian n Umum BAB II.. A. B. dan seterusnya BAB III A. B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap SKPD NAMA LENGKAP
20 e. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi pemerintah daerah. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang Negara dan nama jabatan pejabat Negara (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejaba t Negara) yang diletakkan secara simetris di atas, secara dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital, dicantumkan ditengah atas; (2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu; (2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
21 d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku.
22 Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B CONTOH 5A FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI LAMPIRAN PERATURANBUPATI BONE NOMOR...TAHUN... TENTANG PEDOMAN BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN PETUNJUK PELAKSANAAN. A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Sasaran D. Asas E. Ruang Lingkup F. Pengertian Umum BAB I PENDAHULUAN A. B. dan seterusnya BAB II. A. B. dan seterusnya BAB III NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP
23 CONTOH 5B FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN ATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax Fax. (0481).. LAMPIRAN PERATURANKEPALA. NOMOR...TAHUN... TENTANG PEDOMAN PETUNJUK PELAKSANAAN.. A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Sasaran D. Asas E. Ruang Lingkup F. Pengertian n Umum A. B. dan seterusnya A. B. dan seterusnya BAB I PENDAHULUAN AN BAB II.. BAB III NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap SKPD NAMA LENGKAP
24 f. Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan diatur dengan peraturan perundangundangan.
25 SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN BONE BAGIAN ORGANISASI SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN Nomor SOP 03 12 36 1.1 Tanggal Pembuatan 29 OKTOBER 2013 Tanggal Revisi 2 DESEMBER 2013 Tanggal Efektif Disahkan oleh SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BONE H. A. SURYA DARMA, SE, M.Si NIP. 19600424 198702 1 004 Nama SOP : PENERIMAAN SURAT MASUK Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana : a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1974 1. Menguasai alur persuratan tentang Pokok-pokok Kepegawaian. b. Peraturan Pemerintah Republik Indinesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil. d. Praturan Daerah Kabupaten Bone Nomor 02 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Bone. 2. Mampu mengklasifikasikan surat menurut jenisnya 3. SMA, SMK 4. S-1 Sosial 5. S-1 Hukum
26 e. Peraturan Bupati Bone No. 35 Tahun 2008 tentang Rincian tugas, fungsi dan tata kerja Sekretaris, Kepala Sub Bagian dan Kepala seksi pada organisasi KecamatanKabupaten Bone. Keterkaitan: 1. SOP Penerimaan Surat Masuk Sub Bagian 2. SOP Penerimaan Surat Masuk Bagian Peringatan: 1. Tindak lanjut dari isi surat yang masuk akan terhambat. Peralatan/Perlengkapan: 1. Buku Agenda 2. Ekspedisi 3. Lembar Disposisi Pencatatan dan Pendataan: 1. Buku Ekspedisi
27 NO Uraian Prosedur 1 Mengagenda surat masuk, kemudian menyerahkan ke Kepala Sub Bagian 2 Menerima, memeriksa dan mengklasifikasikan surat yang dianggap penting 3 Menerima surat yang telah dikoreksi, kemudian mengantar ke meja Kabag 4 Menerima sekaligus memberikan disposisi arahan pada surat masuk yang telah dikoreksi dan diklasifikasi 5 Menerima dan mendistribusikan surat sesuai disposisi arahan Kabag PELAKSANA KABAG KASUBAG STAF PERSYARATAN / KELENGKAPAN Surat masuk, lembar disposisi dan buku agenda Surat telah diagenda Surat telah diperiksa dan diklasifikasi Surat telah dikoreksi Surat masuk dan lembar disposisi 6 Mengarsipkan surat dinas masuk Surat masuk dan lembar disposisi MUTU BAKU WAKT U OUTPUT 5 menit Surat telah diagenda 10 menit 10 menit Surat telah diperiksan dan diklasifikasi Surat telah dikoreksi 3 menit Surat diantar ke meja Kabag 15 menit 3 menit Disposisi arahan Disposisi arahan KET
28 g. Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi pemerintah daerah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat pemerintah daerah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang Negara dan nama jabatan (untuk bupati) atau logo SKPD dan nama SKPD (untuk SKPD), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (2) kata Yth,, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; Jika tujuan surat banyak dapat dibuat dalam bentuk lampiran (3) alamat surat, ditulis dibawah Yth (4) tulisan surat edaran, yang dicantumkan dibawah lambang Negara/ logo SKPD, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris; (5) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (6) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dibawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari
29 (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat penanda tangan; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; (5) cap dinas. Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 6A dan 6B CONTOH 6A FORMAT SUDAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN Yth. Kepada 1. 2.... di SURAT EDARAN NOMOR.TAHUN... TENTANG... Ditetapkan di Pada tanggal... NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan NAMA LENGKAP
30 CONTOH 6B FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax Fax. (0481).. Kepada Yth. 1... 2..... di SURAT EDARAN NOMOR.TAHUN... TENTANG.. Ditetapkan di Pada tanggal... NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap SKPD NAMA LENGKAP PANGKAT
31 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu keputusan, a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk : 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/ keanggotaan/ material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari : (a) kop naskah dinas, yang berisi lambang Negara dan nama jabatan (Bupati) atau logo dan nama instansi (untuk SKPD), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; (f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/ tujuan/ kepentingan/ pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; 3) Dasar Hukum
32 Bagian dasar hukum keputusan terdiri dari kata Mengingat, yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan. 4) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut : (a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital (b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital (c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 5) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/ diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya. 6) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari : (a) Tempat dan tanggal penetapan keputusan; (b) Jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; (d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pajabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuaidengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda
33 tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan f. Hal yang perlu Diperhatikan Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
34 Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 7A dan 7B CONTOH 7A FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN KEPUTUSAN BUPATI BONE NOMOR... TAHUN... TENTANG......... BUPATI BONE, Menimbang : a. bahwa... b. bahwa... c. dan seterusnya Mengingat : 1............. 2............. 3............. MEMUTUSKAN: Menetapkan :............... KESATU :............... KEDUA :............... KETIGA :............... Ditetapkan di Watampone pada tanggal BUPATI BONE, Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM TTD NAMA PANGKAT NAMA LENGKAP
35 CONTOH 7B FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANG GANI OLEH KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. KEPUTUSAN KEPALA NOMOR... TAHUN... TENTANG......... KEPALA...,..., Menimbang : a. b. bahwa... bahwa... c. dan seterusnya snya Mengingat : 1............. 2............. 3............. MEMUTUSKAN: Menetapkan :............... KESATU :............... KEDUA :............... KETIGA :............... Ditetapkan di pada tanggal KEPALA..., NAMA LENGKAP PANGKAT
36 3. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari : (1) kop naskah dinas yang berisi gambar lambang Negara dan tulisan nama jabatan (untuk Bupati) atau logo instansi dan nama instansi (untuk SKPD), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari : (1) Kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi; (2) Kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi
37 d) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi dan Tembusan Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan 5) Hal yang perlu diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan. b) Wewenang penetapan dan penandatangan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
38 Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 8A dan 8B CONTOH 8A FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN INSTRUKSI BUPATI BONE NOMOR... TAHUN... TENTANG......... BUPATI BONE, Dalam Rangka...... dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai Untuk : 2. Nama/Jabatan Pegawai 3. Nama/Jabatan Pegawai KESATU :... KEDUA :... KETIGA :... KEEMPAT : Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab Instruksi... mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di pada tanggal BUPATI BONE, NAMA LENGKAP
39 CONTOH 8B FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : Tanassang Kelurahan Alehanuae Kecamatan Sinjai Utara Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. INSTRUKSI KEPALA... NOMOR... TAHUN... TENTANG......... KEPALA..., Dalam Rangkaa...... dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. 2. Nama/Jabatan Pegawai Nama/Jabatan Pegawai 3. Nama/Jabatan Pegawai Untuk : KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT :............... :............... :............... : Melaksanakan tanggung jawab Instruksi... dikeluarkan. instruksi ini dengan penuh mulai berlaku pada tanggal Dikeluarkan di pada tanggal KEPALA..., NAMA LENGKAP PANGKAT
40 b. Surat Perintah 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang Negara dan nama jabatan (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat Negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) Kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) Nomor, yang berada dibawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/ atau dasar; pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada ditepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat perintah; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
41 (3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait. 5) Hal yang perlu diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
42 Format Surat perintah dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B CONTOH 9A FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN SURAT PERINTAH NOMOR : / /Set Menimbang : a. bahwa......... b. bahwa......... Dasar : 1. 2. Kepada : 1. 2. 3. MEMBERI PERINTAH Untuk : 1. 2. 3. 4. dan seterusnya Dikeluarkan di Watampone pada tanggal BUPATI BONE, NAMA LENGKAP Tembusan : 1... 2...
43 CONTOH 9B FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. SURAT PERINTAH NOMOR : / /Kode SKPD Menimbang Dasar Kepada Untuk : a. bahwa......... b. bahwa......... : 1. 2. MEMBERI PERINTAH : 1. 2. 3. : 1. 2. 3. 4. dan seterusnya Dikeluarkan di pada tanggal KEPALA..., NAMA LENGKAP PANGKAT Tembusan : 1.... 2....
44 c. Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama instansi (untuk non pejabat Negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) Kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) Nomor, yang berada dibawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/ atau dasar; pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada ditepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menugasi;
45 (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada pihak yang mendapat tugas b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait. 5) Hal yang perlu diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
46 Format Surat tugas dapat dilihat pada Contoh 10A dan 10B CONTOH 10A FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN SURAT TUGAS NOMOR : / /Set Menimbang : a. bahwa... Dasar : 1. b. bahwa... 2. Kepada : 1. 2. 3. MENUGASKAN Untuk : 1. 2. 3. 4. dan seterusnya Dikeluarkan di Watampone pada tanggal BUPATI BONE, Tembusan : 1... 2... NAMA LENGKAP
47 CONTOH 10B FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. SURAT TUGAS NOMOR : / /Kode SKPD Menimbang Dasar : a. bahwaa......... b. bahwaa......... : 1. 2. MENUGASKAN Kepada Untuk : 1. 2. 3. : 1. 2. 3. 4. dan seterusnya Dikeluarkan di pada tanggal KEPALA..., NAMA LENGKAP PANGKAT Tembusan : 1.... 2....
48 B. Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern a. Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan diposisi oleh pejabat yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari (1) Kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/ satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; (2) Kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan Yth, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat dan tembusan (jika perlu) 4) Hal yang perlu diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas
49 b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penandatangan, bulan dan tahun. Format Nota Dinas dapat dilihat pada contoh 11 CONTOH 11 FORMAT NOTA DINAS PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. Yth : Dari : Hal : Tanggal : NOTA DINAS NOMOR.../.................................. Tanda Tangan Tembusan : 1... 2... NAMA LENGKAP PANGKAT
50 b. Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/ unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/ satuan organisasi ditulis secara simetris ditengah atas; kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/ pejabat negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara; (2) kata memorandum, ditulis ditengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor, ditulis dibawah kata memorandum dengan huruf kapital; (4) singkatan Yth, ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang perlu diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi;
51 c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan dan tahun. Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 12A dan 12B CONTOH 12A MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN Yth : Dari : Hal : Tanggal : MEMORANDUM NOMOR : / /................................ Tanda Tangan NAMA LENGKAP Tembusan : 1... 2...
52 CONTOH 12B MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. Yth : Dari : Hal : Tanggal :................................ Tanda Tangan NAMA LENGKAP Tembusan : 1... 2... 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat dinas a. Pengertian Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/ organisasii yang bersangkutan.
53 b. Wewenang dan Penandatanganan Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat dinas terdiri dari a) kop surat dinas, yang berisi lambang Negara dan nama jabatan (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat Negara) secara simetris; b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik dengan huruf awal kapital disebelah kiri di bawah kop surat dinas; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik disebelah kanan atas sejajar/ sebaris dengan nomor; d) kata Yth, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; Jika tujuan surat banyak dapat dibuat dalam bentuk lampiran e) alamat surat, ditulis dibawah Yth. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat dinas terdiri dari a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/ penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital; d) stempel/ cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada) d. Distribusi Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas; 2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya;
54 3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 13A dan 13B CONTOH 13A SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN Watampone,. Nomor : Yth. 1. Sifat : 2. Lampiran : 3. Perihal : di (nama tempat) (Alinea pembuka).......................... (Alinea isi)................................. (Alinea penutup)................. Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Jabatan Tembusan : 1.. 2... Nama Lengkap
55 CONTOH 13B SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI ANI OLEH KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax Fax. (0481).. Watampone,. Nomor : Yth. 1. Sifat : 2. Lampiran : 3. Perihal : di (nama tempat) (Alinea pembuka).............................. (Alinea isi)...................................... (Alinea penutup)...................... Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap SKPD Nama Lengkap Pangkat Tembusan : 1.. 2... 3. Surat Undangan a. Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/ pegawai yang tersebut pada alamat tujuan
56 untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari a) kop surat undangan, yang berisi lambang Negara dan nama jabatan (untuk pejabat Negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat Negara); b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/ sebaris dengan nomor; d) kata Yth, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat. Jika tujuan surat banyak dapat dibuat dalam bentuk lampiran 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.
57 Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 14A, 14B, 14C dan 14D CONTOH 14A FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH BUPATI BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN Watampone,. Nomor : Yth. 1. Sifat : 2. Lampiran : 3. Perihal : Undangan di (nama tempat) (Alinea pembuka dan isi)......................... Hari, tanggal Waktu Tempat Acara : : : : (Alinea penutup)............... Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Jabatan Nama Lengkap Tembusan : 1.. 2...
58 CONTOH 14B FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA SKPD PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax Fax. (0481).. Watampone,. Nomor : Yth. 1. Sifat : 2. Lampiran : 3. Perihal : Undangan di (nama tempat) (Alinea pembuka dan isi).............................. Hari, : tanggal : Waktu : Tempat : Acara (Alinea penutup)..................... Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap SKPD Nama Lengkap Pangkat Tembusan : 1.. 2...
59 CONTOH 14C FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN Lampiran Surat Nomor Tanggal DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG 1..... 2..... 3..... 4..... 5..... 6..... Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap) Nama Lengkap
60 CONTOH 14D FORMAT KARTU UNDANGAN BUPATI BONE PROVINSI SULAWESI SELATAN MengharapkandenganhormatkehadiranBapak/Ibu/Saudarapadaacara................ hari, (tanggal), pukul. wita Bertempat di Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Jabatan Nama Lengkap Haraphadir30menitsebelumAcaradi mulaidanundangandibawa Konfirmasi:. Pakaian Laki-laki : : : :....... B. Naskah Dinas Khusus 1. Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. a. Perjanjian Dalam Negeri 1) Pengertian Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi baik di pusat maupun daerah di buat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan antar instansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya
61 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari : (1) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara simetris, atau logo (untuk non pejabat Negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi; (2) nama instansi; (3) judul perjanjian; dan (4) nomor. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. c) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi materai sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. b. Perjanjian Internasional Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
62 Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 15A dan 15B CONTOH 15A FORMAT NASKAH PERJANJIAN DALAM NEGERI PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA. DAN TENTANG. NOMOR.. NOMOR. Pada hari ini,.. tanggal.. bulan tahun.. bertempat di., yang bertanda tangan di bawah ini : 1.. :. Selanjutnya disebut sebagai pihak I 2.. :. Selanjutnya disebut sebagai pihak II bersepakat untuk melakukan kerjasama dalam bidang.. yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut : Pasal 1 Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJASAMA.. Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN.. Pasal 4 PEMBIAYAAN. Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN.
63 Pasal 6 LAIN- LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang diluar kekuasaan kedua belah pihak atau forcemajeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force Majeure adalah: a. Bencana alam; b. Tindakan pemerintah dibidang fiskal dan moneter; c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerjasama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua. Pasal 7 PENUTUP.. Nama Institusi Nama Jabatan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Institusi Nama Jabatan Tanda Tangan Nama Lengkap
CONTOH 15B FORMAT PERJANJIAN KERJASAMA PEMERINTAH/PEMERINTAH DAERAH LINGKUP NASIONAL 64 PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA Kementerian/Lembaga /Pemda DAN Kementerian/Lembaga /Pemda TENTANG. NOMOR.. NOMOR. (Kementerian/Lembaga /Pemda) dan (Kementerian/Lembaga /Pemda)... Keduabelahpihaksepakatuntukmangadakankerjasamadalamrangka(Prog ram)..denganketentuansebagaiberikut Pasal 1 TUJUAN KERJASAMA Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJASAMA.. Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN.. Pasal 4 PEMBIAYAAN. Pasal 5
65 PENYELESAIAN PERSELISIHAN Pasal 6 LAIN- LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang diluar kekuasaan kedua belah pihak atau forcemajeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force Majeure adalah: a. Bencana alam; b. Tindakan pemerintah dibidang fiskal dan moneter; c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerjasama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua. Pasal 7 PENUTUP.. Nama Institusi Nama Jabatan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Institusi Nama Jabatan Tanda Tangan Nama Lengkap 2. Surat Kuasa a. Pengertian Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/ perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat kuasa terdiri dari a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat kuasa; c) nomor surat kuasa 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.
66 3) Kaki Bagian kaki surat kuasaa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan dan dibubuhi materai. Format surat kuasa dapat dilihat pada Contoh 16 CONTOH 16 FORMAT SURAT KUASA PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. SURAT KUASA NOMOR : / /Kode SKPD Yang bertandaa tangan di bawah ini : Nama NIP Jabatan Alamat : : : : Memberi kuasa kepada : Nama NIP Jabatan Alamat : : : : untuk................... Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya Penerima Kuasa, Tanda Tangann Nama Lengkap Pemberi Kuasa, Materai dan Tanda Tangan Nama Lengkap
67 3. Berita Acara a. Pengertian Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul berita acara; c) nomor berita acara. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara. 3) Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/ pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
68 Format berita acara dapat dilihat pada Contoh 17 CONTOH 17 FORMAT BERITA ACARA PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. BERITA ACARAA NOMOR : / /Kode SKPD Pada hari ini,.. tanggal.. bulan tahun.., kami masing- masing : 1..(nama pejabat).(nip dan jabatan). Selanjutnya disebut sebagai pihak PERTAMA dan 2..(nama pejabat).(nip dan jabatan).. Selanjutnya melaksanakan disebut sebagai pihak KEDUA, telah 1.. 2. Dan seterusnya Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya, berdasarkan Pihak KEDUA Dibuat di Pihak PERTAMA Tanda Tangan Nama Lengkap Tandaa Tangan Nama Lengkap Mengetahui/Mengesahkan Nama Jabatan Tanda Tangann Nama Lengkap
69 4. Surat Keterangan a.pengertian Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. b.wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c.susunan 1) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari a) kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan 3) Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.
70 Format surat keterangan dapat dilihat pada Contoh 18. CONTOH 18 FORMAT SURAT KETERANGAN ERANGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. SURAT KETERANGAN NOMOR : / /Kode SKPD Yang bertanda a tangan di bawah ini : Nama NIP Jabatan : : : Dengan ini menerangkan bahwa : Nama NIP Pangkat/Golongan ngan : : :................... Demikian Surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya Pejabat Pembuat Keterangan, Tanda Tangan dan Cap SKPD Nama Lengkap 5. Surat Pengantar a. Pengertian n Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan ar/menyampaikan barang atau naskah. b. Wewenang ng Pembuatan dan Penandatanganan Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.
71 c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari a) kop naskah dinas; b) nomor; c) tanggal; d) nama jabatan/alamat yang dituju; e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari a) Nomor urut; b) Jenis yang dikirim; c) Banyaknya naskah/barang; d) keterangan. 3) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari a) Pengirim yang berada disebelah kanan, yang meliputi (1) Nama jabatan pembuat pengantar; (2) Tanda tangan; (3) Nama dan NIP; (4) Stempel jabatan/instansi. b) Penerima yang berada disebelah kiri, yang meliputi (1) Nama jabatan penerima; (2) Tanda tangan; (3) Nama dan NIP; (4) Cap instansi; (5) Nomor telepon/faksimile; (6) Tanggal penerimaan. d. Hal yang Perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap : l embar pertama Untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. e. Penomoran Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas.
72 Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 19. CONTOH 19 FORMAT SURAT PENGANTAR PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : Tanassang Kelurahan Alehanuae Kecamatan Sinjai Utara Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. Watampone,. Yth. 1... di (nama tempat) SURAT PENGANTAR NOMOR : / /Kode SKPD No Naskah ah Dinas Yang Dikirimkan imkan Banyaknya Keterangan Penerima, Nama Jabatan, atan, Tanda Tangan dan Cap Instansi Penerima Nama Lengkap Pangkat Pengirim, Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap SKPD Nama Lengkap Pangkat 6. Pengumuman man a. Pengertian Pengumuman uman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan didalam atau diluar instansi.
73 b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang Mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk. c. Susunan 1. Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari a) Kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) Tulisan pengumuman dicantumkan dibawah logo instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan dibawahnya; c) Kata tentang, yang dicantumkan dibawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) Rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dibawah tentang. 2. Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman: c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 3. Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; e) cap dinas d. Hal yang Perlu Diperhatikan a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongantertentu. b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
74 Format pengumuman dapat dilihat pada Contoh 20. CONTOH 20 FORMAT PENGUMUMAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat : Tanassang Kelurahan Alehanuae Kecamatan Sinjai Utara Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. PENGUMUMAN NOMOR : / /Kode SKPD.......... Dikeluarkan di Pada tanggal. Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap SKPD Nama Lengkap Pangkat C. Laporan 1. Pengertian Laporan adalah pemberitahuan naskah tentang dinas yang pelaksanaan memuat suatu kegiatan/kejadian. an/kejadian. 2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. 3. Susunan a) Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam am huruf kapital dan diletakkan secara simetris. b) Batang ang Tubuh Bagian batang tubuh laporan terdiri dari 1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan; 2) Materilaporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan,
75 faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; 3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; 4) Penutup, merupakan akhir laporan. c) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari 1) Tempat dan tanggal pembuatan aporan; 2) Nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; 3) Tanda tangan; 4) Nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital.
76 Format laporan dapat dilihat pada Contoh 21. CONTOH 21 FORMAT LAPORAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten BoneProvinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. LAPORAN TENTANG. A. Pendahuluan.. B. Kegiatan Yang Dilaksanakan.. C. Hasil yang Dicapai.. D. Simpulan Dan saran.. E. Penutup.. Watampone,.. NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap SKPD NAMA LENGKAP PANGKAT
77 D. Telaahan Staf 1. Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. 2. Susunan a) Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri dari 1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris ditengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan. b)batangtubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari 1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; 2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa yang akan datang; 3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang landasan analisis dan pemecahan persoalan; 4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapatdilakukan; 5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; 6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. c) Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari: 1) Nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 2) Tanda tangan; 3) Nama lengkap; 4) Daftar lampiran.
78 Format telaahan staf dapat dilihat pada Contoh 22 CONTOH 22 FORMAT TELAAHAN STAF PEMERINTAH KABUPATEN BONE NAMA SKPD Alamat :... Kabupaten Bone Provinsi Sulawesi Selatan Kode Pos 92611,Tlp (0481) Fax. (0481).. TELAAHAN STAFF TENTANG. A. Persoalan.. B. Pra Anggapan.. C. Fakta Yang Mempengaruhi.. D. Analisis.. E. Simpulan.. E. Saran.. Watampone,.. NAMA JABATAN PEMBUAT TELAAHAN STAF, Tanda Tangan dan Cap SKPD NAMA LENGKAP PANGKAT E. Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan n judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.
79 F. Naskah Dinas Elektronik Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
-80- BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS A. Persyaratan Penyusunan Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yangjelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalampenyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut. 1. Ketelitian Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan. 2. Kejelasan Naskah Dinas harus memperhatikan kejelasan, aspek fisik dn materi. 3. Singkat dan Padat Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat dan lengkap). 4. Logis dan meyakinkan Naskah Dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah Dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efekti sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. 5. Pembakuan Naskah Dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah Dinas. B. Penomoran Naskah Dinas Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, dan penilaian arsip.
-81-1. Nomor Naskah Dinas Pengaturan a. Peraturan Daerah Susunan Nomor Naskah Dinas Peraturan Daerah terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : PERATURAN DAERAH KABUPATEN BONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG. b. Peraturan Bupati Susunan Nomor Naskah Dinas Peraturan Bupati terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : PERATURAN BUPATIBONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG. c. Peraturan Bersama Bupati Susunan Nomor Naskah Dinas Peraturan Bersama Bupati terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : PERATURAN BERSAMA BUPATI BONE DAN BUPATI.. NOMOR... TAHUN... NOMOR... TAHUN... TENTANG...
-82- d. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan merupakan Lampiran Peraturan penomorannya sama dengan nomor peraturan yang mengantarkannya dan diletakkan di sebelah kiri atas. Contoh 1: LAMPIRAN PERATURAN BUPATI BONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN Contoh 2: LAMPIRAN PERATURAN BUPATI BONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN e. Surat Edaran Susunan Nomor Naskah Dinas Surat Edaran terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : 2. Nomor Naskah Dinas Penetapan a. Keputusan Bupati SURAT EDARAN NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG. Susunan Nomor Naskah Dinas Keputusan Bupati terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : KEPUTUSAN BUPATIBONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG.
-83-3. Nomor Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi Bupati Susunan Nomor Naskah Dinas Instruksi Bupati terdiri dari tulisan Nomor dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. Contoh : INSTRUKSI BUPATIBONE NOMOR 1 TAHUN 2015 TENTANG. b. Surat Perintah dan Surat Tugas Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sebagai berikut: 1) nomor kode surat 2) nomor kode organisasi 3) nomor urut dalam satu tahun takwin 4) kode jabatan penandatangan Contoh 1: SURAT PERINTAH NOMOR 094/01.01.001/Set 094 : nomor kode surat perintah/surat tugas perjalanan pegawai 01 : nomor kode organisasi (Sekretariat daerah) 01 : nomor kode unit kerja (Bagian Hukum) 001 : Nomor urut dalam satu tahun takwin Set : Kode jabatan penandatangan (Bupati, Sekda) Contoh 2: SURAT TUGAS NOMOR 094/01.01.001/Set 094 : nomor kode surat perintah/surat tugas perjalanan pegawai 01 : nomor kode organisasi (Sekretariat daerah) 01 : nomor kode unit kerja (Bagian Hukum dan HAM) 001 : Nomor urut dalam satu tahun takwin Set : Kode jabatan penandatangan (Bupati, Sekda)
-84-4. Nomor Naskah Dinas Korespondensi a. Surat Dinas/Surat Undangan 1) Surat Dinas/Undangan yang ditandatangani Bupati/Wakil Bupati/Sekda Nomor surat dinas yang ditandatangani oleh Bupati/Wakil Bupati atau Sekda terdiri dari : a) nomor kode surat b) nomor kode organisasi c) nomor urut dalam satu tahun takwin d) Set (kode jabatan untuk Bupati/wakil Bupati/Sekda) Contoh : NOMOR 800/01.07.001/Set 800 : nomor kode surat ( kepegawaian) 01 : nomor kode organisasi (Sekretariat daerah) 07 : nomor kode unit kerja (Bagian Organisasi) 001 : Nomor urut dalam satu tahun takwin Set : Kode jabatan penandatangan (Bupati/Wakil Bupati/Sekda) 2) Surat Dinas/Undangan yang ditandatangani oleh SKPD Nomor surat dinas yang ditandatangani oleh Kepala SKPD terdiri dari : a) nomor kode surat b) nomor kode organisasi c) nomor urut dalam satu tahun takwin d) kode jabatan penandatangan Contoh : NOMOR 800/05.007/BKDD 800 : nomor kode surat ( kepegawaian) 05 : nomor kode organisasi (BKDD) 007 : Nomor urut dalam satu tahun takwin BKDD : Kode jabatan penandatangan ( Badan Kepegawaian Daerah) b. Nomor Memorandum/Nota Dinas Memorandum/Nota Dinas bersifat internal, dengan susunan penomorannya sebagai berikut : a) nomor kode surat b) nomor kode organisasi
-85- c) nomor urut dalam satu tahun takwin d) kode jabatan penandatangan Contoh : NOMOR 800/01.07.001/Org. 800 : nomor kode surat ( kepegawaian) 01 : nomor kode organisasi (Sekretariat daerah) 07 : nomor kode unit kerja (Bagian Organisasi) 001 : Nomor urut dalam satu tahun takwin Org 5. Nomor Salinan Surat : Kode jabatan penandatangan Penomoran Salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut: a. Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor pada halaman pertama b. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan (salinan tunggal) c. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama C. Nomor Halaman dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran. Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arabic Typesetting dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung ( -) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. D. Ketentuan jarak spasi 1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi 2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi 3. Jarak antara judul dan sub judul adalah empat spasi 4. Jarak antara sub judul dan uraian adalah dua spasi 5. Jarak masing- masing baris disesuaikan dengan keperluan
-86- Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika dengan mempertimbangkan isi naskah dinas. E. Penggunaan Huruf Naskah Dinas Peraturan Daerah, Peraturan Bupati, Peraturan Bersama Bupati dan Keputusan Bupati menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 12 sedangkan naskah dinas lainnya menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12. F. Lampiran Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arabic Typesetting. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. G. Daftar Distribusi Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah. H. Rujukan Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut. 1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar. 2. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis. a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan Rujukan, naskah Rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, Rujukan itu harus ditulis secara kronologis
-87- b. Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut. 1) Rujukan Berupa Naskah Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas. 2) Rujukan Berupa Surat Dinas Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai berikut : jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat dan Hal. 3) Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri. c. Rujukan Surat kepada Instansi Non Pemerintah Rujukan tidak harus dicantumkan pada surat Surat Dinas yang ditujukan kepada instansi non pemerintah. I. Ruang Tanda Tangan Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (Misalnya Bupati, Sekretaris Daerah, Kepala Dinas) yang dirangkaikan dengan nama Instansi. a. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir b. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat c. Ruang tanda tangan sekurang- kurangnya empat paragraf d. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur ditulis dengan huruf capital dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital. e. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.
-88- J. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian dalam penyusunan naskah dinas diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu : a. Ruang tepi atas : Apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang- kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas. b. Ruang tepi bawah : Sekurang- kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas c. Ruang tepi kiri : Sekurang- kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas, batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalam map arsip tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/angka/kata pada naskah dinas d. Ruang tepi kanan : Sekurang- kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas. Catatan : Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. K. Penggunaan Bahasa Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat dan menguraikan maksud, tujuan serta isi naskah. Untuk itu perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
-89- Ejaan yang dgunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. L. Media/Sarana Naskah Dinas 1. Kertas a. naskah dinas mennggunakan kertas jenis HVS 70-80 gram b. naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman serendah- rendahnya 7 (PH7) c. kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi adalah Folio yang berukuran 210 x 330 mm. Di samping kertas Folio, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran : 1) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm) 2) A4 yang berukuran 297 x 210 mm (81/4 x 11 ¾ inch) 3) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm) 4) Folio ganda (420 x 330 mm) 2. Sampul Surat Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih atau coklat muda. 3. Tinta Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat menggunakan warna hitam atau biru tua.
-90- BAB IV KEWENANGAN PENANDATANGANAN DAN PEMBUBUHAN PARAF NASKAH DINAS A. Penandatanganan 1. Bupati a. Bupati menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk peraturan perundang-undangan dan dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijakan dan atau pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. Naskah Dinas dimaksud terdiri atas: 1) Peraturan Daerah; 2) Peraturan Bupati; 3) Peraturan Bersama Bupati; 4) Keputusan Bupati; 5) Perjanjian Kerja Sama; 6) Instruksi Bupati; 7) Surat Edaran; 8) Surat Biasa; 9) Surat Keterangan; 10) Pengumuman; 11) Surat Perintah; 12) Surat Izin; 13) Surat Perjanjian; 14) Surat Perintah Tugas 15) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 16) Surat Kuasa; 17) Surat Undangan; 18) Surat Panggilan; 19) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 20) Telegram; 21) Laporan; 22) Rekomendasi; 23) Berita Acara; 24) Memorandum; 25) Lembar Disposisi;
-91-26) Piagam/Sertifikat; 27) Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP); dan 28) Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding/MoU). b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada Pejabat pemerintah, pemerintah Kecamatan/Kelurahan, Pemerintah Desa, organisasi kemasyarakatan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan; c. Apabila Bupati berhalangan, penandatanganan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, dilakukan oleh Wakil Bupati sesuai dengan ketentuan dalam peraturan perundangundangan yang berlaku; d. Bupati dapat mendelegasikan penandatanganan naskah dinas tertentu kepada Pejabat yang ditunjuk secara tertulis, kecuali Peraturan Daerah dan Peraturan Bupati. 2. Wakil Bupati a. Wakil Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebagai petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh Bupati serta dalam bentuk dan susunan surat sepanjang materinya sesuai dengan bidang tugas dan tanggungjawabnya. b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada Pejabat di lingkungan Pejabat Pemerintah, pemerintah Kecamatan/Kelurahan, Pemerintah Desa, organisasi kemasyarakatan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) KeputusanBupati; 2) Surat Edaran; 3) Surat Biasa; 4) Surat Keterangan; 5) Surat Perintah; 6) Surat Izin; 7) Surat Perjanjian; 8) Surat Perintah Tugas; 9) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 10) Surat Kuasa; 11) Surat Undangan; 12) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas;
-92-13) Surat Panggilan; 14) Pengumuman; 15) Laporan; 16) Rekomendasi; 17) Berita Acara; 18) Memorandum; 19) Lembar Disposisi; 20) Piagam/Sertifikat; dan 21) STTPP. 3. Sekretaris Daerah a. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk produk-produk hukum yang bersifat penetapan. b. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijakan Pemerintah Daerah yang telah ditetapkan. c. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b yang ditujukan kepada Pejabat di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten, Pemerintah Kecamatan/Kelurahan, Pemerintah Desa dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. d. Sekretaris Daerah berdasarkan wewenang Jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten. e. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas terdiri atas: 1) Keputusan Bupati; 2) Surat Edaran; 3) Surat Biasa; 4) Surat Keterangan; 5) Surat Perintah; 6) Surat Izin; 7) Surat Perjanjian; 8) Surat Perintah Tugas; 9) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 10) Surat Perintah Perjalanan Dinas;
-93-11) Rekomendasi; 12) Surat Kuasa; 13) Surat Undangan; 14) Surat Panggilan; 15) Pengumuman; 16) Telegram; 17) Laporan; dan 18) Berita Acara; f. Sekretaris Daerah atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas terdiri atas: 1) Keputusan; 2) Surat Edaran; 3) Surat Biasa; 4) Surat Keterangan; 5) Surat Perintah; 6) Surat Izin; 7) Surat Perjanjian; 8) Surat Perintah Tugas; 9) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 10) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 11) Surat Kuasa; 12) Surat Undangan; 13) Surat Panggilan; 14) Pengumuman; 15) Telegram; 16) Laporan; 17) Berita Acara; 18) Lembaran Daerah; 19) Berita Daerah; 20) Radiogram; 21) Telaahan Staf; 22) Rekomendasi; 23) Memorandum; dan 24) Surat Perintah Kerja. 4. Kepala SKPD a. Kepala SKPD atas nama Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk susunan peraturan perundang-undangan yang bersifat penetapan.
-94- b. Kepala SKPD menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada Pejabat di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten, Pejabat SKPD dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. c. Kepala SKPD berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk peraturan perundang-undangan yang bersifat penetapan dan susunan surat yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis masing-masing SKPD yang ditujukan kepada Pejabat intern SKPD yang bersangkutan, SKPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten, Pejabat SKPD lain dan pihakpihak yang dianggap perlu. d. Apabila SKPD berhalangan, Pejabat pada setiap SKPD berdasarkan pemberian wewenang menandatangani naskah dinas atas nama Kepala SKPD yang bersangkutan. e. Kepala SKPD atas nama Bupati, menandatangani naskah dinas terdiri atas: 1) Keputusan Bupati; 2) Surat Edaran (bersifat internal SKPD masing-masing); 3) Surat Biasa; 4) Surat Keterangan; 5) Surat Perintah; 6) Surat Perintah Tugas; 7) Surat Perjanjian; 8) Surat Kuasa; 9) Surat Panggilan; 10) Surat Izin; 11) Surat Undangan; 12) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 13) Telegram; 14) Rekomendasi; 15) Pengumuman; 16) Berita Acara; 17) Laporan; dan 18) STTPP (khusus Kepala SKPD yang membidangi Diklat). f. Kepala SKPD atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas terdiri atas: 1) Keputusan; 2) Perjanjian Kerja Sama; 3) Surat Edaran;
-95-4) Surat Biasa; 5) Surat Keterangan; 6) Surat Tugas; 7) Surat Perintah; 8) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 9) Surat Perintah Tugas; 10) Surat Perjanjian; 11) Surat Kuasa; 12) Surat Panggilan; 13) Surat Izin; 14) Surat Undangan; 15) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 16) Telegram; 17) Rekomendasi; 18) Nota Dinas; 19) Pengumuman; 20) Berita Acara; 21) Laporan; 22) Telaahan Staf; 23) Memorandum; 24) Surat Perintah Kerja (SPK); dan 25) Sertifikat (khusus Kepala SKPD yang membidangi Diklat). 5. Asisten Sekretaris Daerah a. Asisten Sekretaris Daerah atas nama Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis operasional yang mendukung kelancaran tugas masing-masing SKPD yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Kabupaten. Asisten Sekretaris Daerah atas nama Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat terdiri atas: 1) Surat Edaran. 2) Surat Biasa. 3) Surat Keterangan. 4) Surat Perintah. 5) Surat Panggilan. 6) Surat Perintah Tugas. 7) Surat Undangan. 8) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas;
-96-9) Telegram. 10) Nota Dinas. 11) Pengumuman. 12) Laporan. b. Asisten Sekretaris Daerah berdasarkan wewenangnya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan data atau informasi sebagai pelaksanaan teknis operasional dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. c. Asisten Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Kabupaten. Adapun naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Edaran; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Panggilan; 5) Surat Perintah Tugas; 6) Surat Undangan; 7) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 8) Telegram; 9) Nota Dinas; 10) Telaahan Staf; 11) Pengumuman; 12) Laporan; 13) Memorandum; 14) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 15) Lembar Disposisi; dan 16) Daftar Hadir. 6. Staf Ahli Bupati Staf Ahli Bupati atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat terdiri atas: 1) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 2) Telaahan Staf; dan 3) Laporan. 7. Kepala Bagian dan Pejabat yang setingkat a. Kepala Bagian, Pejabat yang setingkat Eselon III.a pada setiap SKPD atas nama atasan langsung berdasarkan pemberian wewenang dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan data atau informasi
-97- yang ditujukan kepada pejabat dalam lingkungan SKPD yang bersangkutan. Naskah Dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 5) Surat Perintah Tugas; 6) Surat Panggilan; 7) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 8) Rekomendasi; 9) Berita Acara; 10) Nota Dinas; 11) Pengumuman; 12) Laporan; 13) Undangan; dan 14) Surat Perintah Kerja b. Kepala Bagian, berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya bersifat informatif yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan SKPD yang bersangkutan pejabat yang setingkat atau lebih rendah di lingkungan Pemerintah Kabupaten. Naskah Dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) SuratPerintah Tugas; 4) Surat Undangan; 5) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 6) Nota Dinas; 7) Telaahan Staf; 8) Laporan; 9) Memorandum; 10) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 11) Lembar Disposisi; 12) Berita Acara; 13) Rekomendasi; 14) Surat Pengantar; dan 15) Surat Perintah Kerja.
-98-8. Sekretaris DPRD Kabupaten a. Sekretaris DPRD Kabupaten atas nama Bupati, menandatangani naskah dinas, terdiri atas: 1) Keputusan Bupati; 2) Perjanjian Kerja Sama; 3) Surat Biasa; 4) Surat Keterangan; 5) Surat Perintah; dan 6) Surat Undangan. b. Sekretaris DPRD Kabupaten atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berdasarkan wewenang yang telah ditentukan dan digariskan oleh pimpinan yang bersifat informatif/biasa, teknis serta tidak mengandung konsekuensi tanggung jawab yang lebih luas yang ditujukan kepada eselon yang setingkat atau di bawahnya. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Keputusan; 2) Kerja Sama; 3) Surat Biasa; 4) Surat Perintah; 5) Surat Izin; 6) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 7) Surat Perintah Tugas; 8) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 9) Surat Undangan; 10) Surat Panggilan; 11) Pengumuman; 12) Laporan; 13) Rekomendasi; 14) Telegram; 15) Nota Dinas; 16) Berita Acara; 17) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 18) Lembar Disposisi; 19) Telaahan Staf; 20) Memorandum; 21) Surat Perintah Kerja; dan 22) Daftar Hadir.
-99-9. Sekretaris/Kepala Bidang a. Sekretaris/Kepala Bidang atas nama atasan langsungnya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang ditujukan kepada unit kerja intern yang bersangkutan. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Perintah; 3) SuratPerintah Tugas; 4) Nota Dinas; dan 5) Pengumuman. b. Sekretaris/Kepala Bidang atas wewenang jabatannya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang ditujukan kepada unit kerja intern yang bersangkutan. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Perintah; 2) Telaahan Staf; 3) Nota Dinas; 4) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 5) Lembar Disposisi; 6) Laporan; dan 7) Daftar Hadir. 10. Kepala UPT Dinas/Badan a. Kepala UPT Dinas/Badan atas nama atasan langsungnya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Nota Dinas; 5) Berita Acara; dan 6) Daftar Hadir. b. Kepala UPT Dinas/Badan atas wewenang jabatannya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Perintah; 3) Surat Perjanjian; 4) Surat Perintah Tugas; 5) Surat Perintah Perjalanan Dinas;
-100-6) Surat Kuasa; 7) Surat Undangan; 8) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 9) Surat Panggilan; 10) Telaahan Staf; 11) Nota Dinas; 12) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 13) Lembar Disposisi; 14) Pengumuman; 15) Laporan; 16) Rekomendasi; 17) Berita Acara; 18) Memorandum; dan 19) Daftar Hadir. 11. Kepala Sub Bagian/Kepala Sub Bidang/Kepala Seksi a. Kepala Sub Bagian/Kepala Sub Bidang/Kepala Seksi atas nama atasan langsungnya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Surat Perintah; 2) Nota Dinas; dan 3) Daftar Hadir. b. Kepala Sub Bagian/Kepala Sub Bidang/Kepala Seksi atas wewenang jabatannya dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Telaahan Staf; 2) Nota Dinas; 3) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; dan 4) Laporan. B. Pembubuhan Paraf 1. Pembubuhan Paraf secara Hierarkis a. Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat secara hierarkis untuk ikut bertanggung jawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya. b. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh Sekretaris Daerah untuk ditandatangani oleh Bupati atau Wakil Bupati diparaf oleh Sekretaris Daerah dibelakang nama jabatan penandatangan.
-101- c. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf. d. Paraf Pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir naskah dinas tersebut, kecuali untuk Surat Perintah Perjalanan Dinas, paraf dibubuhkan pada lembar pertama. e. Letak Pembubuhan Paraf hierarkis sebagai berikut : a. Di Lingkungan Sekretariat Daerah (b) BUPATIBONE, (a) (a) Sekda (b) Asisten (c) Kepala Bagian (c) NAMA JELAS (a) Asisten (b) Kepala Bagian (c) KepalaSub Bagian (b) SEKRETARIS DAERAH, (a) (c) NAMA JELAS Pangkat NIP (a) ASISTEN, (a) Kepala bagian (b) Kepala Sub Bagian b. Di Lingkungan SKPD (a) Sekda (b) Asisten (c) Kepala SKPD (b) NAMA JELAS Pangkat NIP (b) BUPATIBONE, (a) (c) NAMA JELAS (a) Asisten (b) Kepala SKPD (c) Kepala Bidang/Sekretaris (b) SEKRETARIS DAERAH, (a) (c) NAMA JELAS Pangkat NIP
(a) Sekretaris (b) Kepala Bidang -102- (c) Kasubbag/Seksi/Subbid (b) Kepala..., (a) (c)nama JELAS Pangkat NIP c. Di Lingkungan Sekretariat DPRD (a) Sekda (b) Asisten (c) Sekwan (b) BUPATIBONE, (a) (c) NAMA JELAS (a) Asisten (b) Sekwan (c) Kepala Bagian (b) SEKRETARIS DAERAH, (a) (c) NAMA JELAS Pangkat NIP (a) Kepala Bagian (b) Kepala Subbag (b) Sekretaris DPRD, (a) NAMA JELAS Pangkat NIP d. Apabila pejabat yang membubuhi paraf hanya 2 orang maka letak paraf sebagai berikut : (a) Kepala..., (a) Sekretaris/ Kabag/Kabid (b) Kasubbag/Kasi/Kasubbid (b) NAMA JELAS Pangkat NIP
-103-2) Apabila pejabat yang membubuhi paraf hanya 1 orang maka letak paraf sebagai berikut : Kepala..., (a) Letak paraf pejabat (a) NAMA JELAS Pangkat NIP e. Pembubuhan Paraf Hierarkis juga dapat dilakukan dengan menggunakan stempel Hierarkis sebagai berikut Paraf Hierarkis Pejabat Paraf/Tgl. 1.... 2.... 3.... BUPATI, NAMA JELAS 2. Pembubuhan Paraf Koordinasi Naskah dinas yang materinya menyangkut kepentingan unit lain, maka Pejabat yang berwenang dari unit lain tersebut perlu ikut membubuhkan paraf koordinasi pada naskah dinas. (b) BUPATIBONE, (a) Paraf Koordinasi SKPD/Unit Paraf/Tgl. Kerja 1.... (c) NAMA JELAS 2.... 3.... 4.... C. Penggunaan Dan Kewenangan Atas Nama, Untuk Beliau, Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian dan Pejabat. Dalam hal Bupati memberikan wewenang penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. dan u.b. serta Plt., Plh, dan Pj. sebagai berikut: 1. atas nama disingkat a.n.merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya. Pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada
-104- pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang mempertanggungjawabkan kepada yang melimpahkan wewenang. a.n. digunakan satu tingkat di bawah penandatangan. 2. untuk beliau disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya. Pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang mempertanggungjawabkan kepada yang melimpahkan wewenang. u.b. digunakan dua tingkat di bawah penandatangan. Pelimpahan wewenang dua tingkat kebawah akan diatur oleh pemberi wewenang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3. Pelaksana Tugas disingkat Plt. merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas karena pejabat definitif belum dilantik. Plt. diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau Keputusan Bupati dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. 4. Pelaksana Tugas Harian disingkat Plh. merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas karena pejabat definitif berhalangan sementara. Plh. diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau Keputusan Bupati dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. 5. Penjabat disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk jabatan Bupati. 6. Contoh penandatanganan dan penggunaan a.n.(atas nama), u.b. (untuk beliau), Plt., dan Plh. a. Di Lingkungan Sekretariat Daerah 1) Penandatanganan Naskah Dinas. a) oleh Bupati: BUPATIBONE, NAMA JELAS
-105- b) oleh wakil Bupati: BUPATI BONE (Kewenangan belum WAKIL, didelegasikan) NAMA JELAS (kewenangansudah didelegasikan) WAKIL BUPATIBONE, NAMA JELAS c) Penggunaan a.n. a.n. BUPATIBONE SEKRETARIS DAERAH, NAMA JELAS Pangkat NIP. d) Penggunaan u.b. a.n. BUPATIBONE SEKRETARIS DAERAH u.b. ASISTEN., NAMA JELAS Pangkat NIP b. DiLingkunganSKPD 1) Penandatangan Naskah Dinas oleh Kepala SKPD KEPALA......, NAMA JELAS Pangkat NIP
-106-2) Penggunaan a.n. a.n. BUPATIBONE KEPALA......, NAMA JELAS Pangkat NIP 3) Penggunaan u.b. a.n. KEPALA... SEKRETARIS/KABID/KABAG, u.b. KEPALASEKSI/SUBBAGIAN, NAMA JELAS Pangkat NIP 4) Penggunaan Plt. Plt. KEPALA...., NAMA JELAS Pangkat NIP 5) Penggunaan Plh. Plh. KEPALA...., NAMA JELAS Pangkat NIP
-107- BAB V BENTUK, UKURAN, DAN ISI STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SKPD DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BONE A. Stempel Jabatan 1. Menggunakan LambangNegara 2,7 cm 3,8 cm 4 cm LAMBANG NEGARA 2. Menggunakan Lambang Daerah 2,7 cm 3,8 cm 4 cm 1 cm LAMBANG DAERAH 1. Contoh Stempel Jabatan Bupati X X : BUPATI XXX : LAMBANG NEGARA * * XX : BONE XXX XX
-108- B. Stempel SKPD 1. Sekretariat Daerah X X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX: LAMBANG DAERAHKABUPATEN * * XX : SEKRETARIAT DAERAH XXX XX 2. Stempel Sekretariat DPRD X X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX : LAMBANG DAERAHKABUPATEN * * XX : SEKRETARIAT DEWAN XXX XX 3. Stempel Dinas Daerah X X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX : LAMBANG DAERAHKABUPATEN * * XX : DINAS KESEHATAN XXX XX 4. Stempel Lembaga Teknis, Lembaga Lain, dan UPTD/UPT X X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX : LAMBANG DAERAHKABUPATEN * * XX : BAPPEDA XXX XX X X : PEMERINTAH KABUPATENBONE XXX : LAMBANG DAERAHKABUPATEN * * XX : SATUAN POLISI PAMONGPRAJA XXX XX
-109- BAB VI PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT NASKAH DINAS Perubahan, Pencabutan, Pembatalan Dan Ralat Naskah Dinas harus jelas dan dapat menunjukkan Naskah Dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan dan atau ralat tersebut. A. Pengertian 1. Perubahan Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah. Perubahan dinyatakan dengan lembar perubahan. 2. Pencabutan Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru. 3. Pembatalan Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru. 4. Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena trejadi salah pengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naska haslinya. B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan Dan Ralat Naskah Dinas 1. Naskah dinas yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah dinas yang sama jenisnya atau setingkat lebih tinggi. 2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. 3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.
BAB VII PENUTUP Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bone merupakan acuan bagi seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam menyusun Tata Naskah Dinas di Lingkungan SKPDmasing-masing. 23
PEMERINTAH KABUPATEN BONE SEKRETARIAT DAERAH JALAN JEND. AHMAD YANI NO.3 TLP. (0481) 21595 WATAMPONE BERITA ACARA Nomor :O-6:OV119/IV/ORG Pada hari ini, Selasa tanggal14 bulan April tahun 2015, kami masing-masing : 1. Drs. ANDI AMRAN, M.Si Nip. 19681122 198908 1 001 Kepala Bagian Organisasi Setda Kab. Bone selanjutnya disebut sebagai PIHAKPERTAMA. dan 2. A. ANSAR AMAL, SH., M.Si Nip. 19620902 199203 1 005 Kepala Bagian Hukum Setda Kab. Bone selanjutnya disebut sebagai PIHAKKEDUA, telah melaksanakan - Rapat antara Bagian Organisasi dan Bagian Hukum membahas Peraturan Bupati Kabupaten Bone tentang Pedoman Tata Naskah di Lingkungan \. Pemerintah Kabupaten Bone Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya, dipergunakan sebagaimana mestinya. dalam rangkap 2 untuk Dibuat di Watampone PIHAKKEDUA,..----- Drs. ANDI AMRAN, M.Si Nip. 19681122 198908 1 001