Pengertian Sistem Sistem Informasi Manajemen (dan Bisnis) Part 3 Danny Kriestanto, S.Kom., M.Eng Ada dua jenis sistem, yakni: Abstrak: suatu susunan teratur gagasan atau konsep yang saling bergantung satu sama lain. Fisik, contohnya: Sistem peredaran darah Sistem transportasi Sistem persenjataan Sistem sekolah Sistem komputer Dll. Karakteristik Sistem Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling tergantung satu sama yang lain, yang beroperasi bersama untuk mencapai sasaran tertentu. Model Umum Sistem Model umum dari sebuah sistem terdiri atas masukan (input), pengolah/proses, dan keluaran (output). Sifat yang menentukan dan membatasi sebuah sistem membentuk batasan (boundary), dimana sistem berada di dalam batasan tersebut. Lingkungan (environment) merupakan bagian di luar boundary sistem tersebut. Model Umum Sistem Jenis-Jenis Sistem yang Lain Sistem Deterministik dan Probabilistik Sistem Deterministik merupakan sistem yang bekerja dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian-bagian diketahui dengan pasti. Jika uraian operasi sistem beserta keadaan diketahui, maka keadaan selanjutnya dapat disebutkan secara tepat tanpa kesalahan. Sistem Probabilistik merupakan sistem yang bekerja dalam sebuah kemungkinan, dan ada kemungkinan terjadi kesalahan atas jalannya sistem. Misalnya: penyediaan barang. BASIS DATA 1
Jenis-Jenis Sistem Sistem Dalam Organisasi Sistem Tertutup dan Terbuka Sistem Tertutup merupakan sebuah sistem yang mandiri. Sementara, sebuah sistem pada komputer merupakan sebuah sistem yang dikatakan relatif tertutup karena masih menerima input dari luar, mengolahnya, dan memberikan keluaran tertentu. Sistem Terbuka merupakan sistem yang mengadakan pertukaran informasi dengan lingkungannya. Sistem Manusia/Mesin Perancang sistem biasanya memilih sistem deterministik yang relatif tertutup. Berdasarkan Laudon (2005), jenis sistem terbagi atas 4 bagian, yaitu: Sistem level-operasional, melayani manajer operasional dengan mencatat aktivitas dasar. Sistem level-pengetahuan, melayani kerja data dan pengetahuan organisasi dengan tujuan untuk membantu perusahaan untuk mengintegrasikan teknologi baru ke dalam bisnis dan mengatur alur kerjanya. Sistem Dalam Organisasi Enam Tipe Utama Sistem Sistem level-manajemen, melayani monitoring, pengendalian, pengambilan keputusan, dan aktivitas administratif. Pada umumnya di sistem ini laporan diberikan secara berkala. Sistem level-strategi, yang digunakan untuk membantu manajer senior untuk menyusun trik-trik, strategi, dan tren-tren jangka panjang, baik di dalam perusahaan maupun di lingkungan eksternalnya. Tujuan utamanya adalah menyesuaikan perubahan pada lingkungan eksternal dengan kemampuan nyata dari organisasi tersebut. 1. Sistem Pendukung Eksekutif (SPE) / Executive Support System (ESS). Digunakan pada sistem level-strategi 2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) / Management Information System (MIS). Bekerja pada sistem level-manajemen 3. Sistem Pendukung Keputusan / Decision Support System (DSS). Bekerja pada sistem level-manajemen 4. Sistem Kerja Pengetahuan (SKP) / Knowledge Works System (KWS). 5. Sistem Kantor / Office System (OS). Sistem ini bersama-sama dengan SKP digunakan pada sistem level-pengetahuan 6. Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) / Transaction Processing System (TPS). Digunakan pada sistem level-operasional Hubungan Antar Sistem Komponen Sistem Informasi TEKNOLOGI BASIS DATA KONTROL 2
METODE MEDIA Merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi. Sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi jika tidak memiliki komponen input. Jika Sistem Informasi tidak pernah mendapatkan input, tetapi dapat menghasilkan output, ini merupakan hal yang ajaib (miracle). Jika data yang masuk belum dibutuhkan sekarang dapat disimpan dulu di basis data Dokumen Dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) dari data yang terjadi. Dokumen ini sangat penting di dalam arus data sistem informasi, misalnya seperti yang tertulis pada slide berikut. Dokumen Dasar 1.Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap 2.Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten, dan akurat 3.Dapat mendorong lengkapnya data akuntansi, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu-persatu di dalam dokumen dasarnya. Dokumen Dasar Blok 4.Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir tersebut dapat diberikan kepada individu atau departemen yang membutuhkannya. 5.Dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk pelacakan pemeriksaan (audit trail). 6.Dapat digunakan sebagai cadangan (back-up) dari file-file yang ada di komputer. PROSEDUR LOGIKA MATEMATIKA 3
Blok Blok Data yang diambil dari basis data diolah lewat model-model tertentu. Model yang digunakan di dalam sistem informasi dapat berupa: Model logika Model matematika DOCUMENT INFORMASI BERKUALITAS Blok Blok TEKNOLOGI Merupakan hasil pengolahan yang berupa informasi yang berguna bagi pemakainya. Jika sebuah sistem informasi tidak pernah menghasilkan output namun selalu mendapatkan input, maka sistem informasi tersebut dapat dikatakan bahwa input yang diterima masuk ke dalam lubang yang dalam (deep hole). Hasil output didapat dari pengolahan data pada basis data dengan menggunakan model tertentu. TEKNOLOGI MENERIMA MENJALANKAN SIMPAN DAN AKSES DATA HASIL DAN KIRIM CONTROL & CONTROL SISTEM Blok TEKNOLOGI Blok BASIS DATA Tanpa adanya teknologi yang mendukung, sistem informasi tidak akan dapat dihasilkan tepat pada waktunya. Komponen teknologi mempercepat sistem informasi dalam pengolahan datanya. Ada dua macam kategori komponen teknologi ini, yaitu: Teknologi sistem komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) Teknologi sistem telekomunikasi DATABASE HARDWARE DATA SOFTWARE 4
Blok BASIS DATA Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan oleh perangkat lunak untuk memanipulasinya. Ada 3 hal yang berhubungan dengan basis data, yaitu: Data itu sendiri diorganisasikan dalam bentuk basis data. Simpanan permanen (storage) untuk menyimpan basis data tersebut. Perangkat lunak untuk memanipulasi basis datanya, biasanya disebut dengan DBMS (Database Management System). KONTROL OPERASIONAL SYSTEM CEGAH DAN TANGANI KESALAHAN DAN KEGAGALAN SISTEM Komponen ini juga merupakan salah satu komponen yang wajib ada di dalam sebuah sistem informasi karena digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang akurat. Ada dua klasifikasi kontrol, yaitu: Sistem pengendalian secara umum (general control system) Sistem pengendalian aplikasi (application control system) Adapun pengendalian secara umum dapat dibagi menjadi: Pengendalian organisasi Pengendalian dokumentasi Pengendalian perangkat keras Pengendalian keamanan fisik Pengendalian keamanan data Pengendalian komunikasi Pengendalian aplikasi dapat dibagi atas: Pengendalian masukan (input control) Pengendalian proses (process control) Pengendalian keluaran (output control) Pengendalian aplikasi umumnya merupakan pengendalian yang sudah diprogramkan di perangkat lunaknya. 5