BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Kas dan Kas Kecil 2.1.1 Definisi Kas Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan. Beberapa definisi kas menurut para ahli : 1. Baridwan (1989:71) Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.kas adalah aktiva yang tidak produktif, oleh Karena itu harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlau besar sehingga tidak ada idle cash. Daya beli uang bisa berubah-ubah mungkin naik atau turun tetapi kenaikan atau penurunan daya beli ini tidak akan mengakibatkan penilaian kembali terhadap kas.
6 2. Basalamah (1994:11) pengertian kas secara umum yaitu kas adalah uang yang dimiliki oleh perusahaan. 3. Sudarmo, dkk (1995:61) mengemukakan pengertian kas adalah sebagai nilai uang kontan yang ada dalam perusahaan beserta pos-pos lain yang ada dalam jangka waktu dekat dapat diuangkan sebagai alat pembayaran kebutuhan financial, yang mempunyai sifat paling tinggi tingkat likuiditasnya. 4. Djarwanto, (1996:37) mengemukakan bahwa kas adalah uang tunai dan alat pembayaran lainnya yang digunakan untuk membiayai operasi perusahaan. 2.1.2 Definisi Kas Kecil Soemarso (2004) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut : Sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk meayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank (dengan cek). Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak
7 semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil. 2.2 Definisi Sistem Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur yang dimaksud di atas adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:5). Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerja sama antar unsure sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
8 Suatu sistem diciptakan untuk menanganai sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi. Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut dan mengidentifikasi proses bekerjanya setiap unsur yang membentuk sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik harus dilengkapi dengan : 1. Pengumpulan, pencatatan dan pelaporan data yang efisien. 2. Pengukuran setiap kegiatan perusahaan. 3. Pemberian wewenang dan tanggung jawab. 4. Pencegahan kesalahan dan kecurangan. Setiap sistem akuntansi harus direncanakan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sifat setiap perusahaan, volume setiap jenis transaksi dan jumlah serta kemampuan pegawai yang ada. 2.3 Pengertian Pengendalian Intern Sebelumnya istilah yang dipakai untuk pengendalian intern adalah sistem pengendalian intern, sistem pengawasan intern dan struktur pengendalian intern. Mulai tahun 2001 istilah resmi yang digunakan IAI (Ikatan Akuntansi Indonesia) adalah pengendalian Intern.
9 Standar Pekerjaan Lapangan yang Kedua menyebutkan (IAPI, 2011:150.1): Pemahaman memadai atas pengendalian intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian yang akan dilakukan. IAPI (2011: 319.2) mengidentifikasikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entititas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiaga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian intern terdiri atas lima komponen yang saling terkait berikut ini: a. Lingkungan Pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. b. Penaksiran Risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. c. Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
10 d. Informasi dan Komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. e. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Adapun tujuan dari pembentukan pengendalian intern ini adalah untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandaan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinnya kebijaksanaan manajemen (Mulyadi, 1993). Berdasarkan tujuannya pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu : 1. Pengendalian Intern Akuntansi Pengendalian akuntansi didesain untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa : a. Transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi manajemen yang khususnya atau umumnya. b. Transaksi dicatat seperlunya untuk memungkinkan penyimpanan laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi yang lazim dan menyelenggarakan pertanggung jawaban. c. Pertanggung jawaban aktiva yang dicataat, dibandingkan dengan aktiva yang ada dengan selang waktu yang memadai dan tindakan yang tepat dilakukan bila terjadi perbedaan. d. Campur tangan terhadap aktiva hanya diperkenankan sesuai dengan otorisasi manajemen.
11 2. Pengendalian Intern Administratif Pengendalian administratif mencakup prosedur dan fungsi pencatatan yang menjadi dasar bagi keputusan manajemen. Pengendalian administratif meningkatkan operasi dan ketaatan terhadap kebijakan manajemen. Adanya suatu perencanaan kas diperlukan agar tersedia dana kas yang cukup untuk operasional perusahaan, serta untuk menghindari kas yang berlebihan. Dengan demikian dapat dicegah atau dikurangi praktek-praktek yang dapat menurunkan produktifitas dan rentabilitas perusahaan. Pengendalian administratif dapat berupa penyusunan anggaran kas sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh pimpinan perusahaan. Pengendalian administratif dirahkan pada segi penerimaan dan pengeluaran kas. Dari segi penerimaan kas, pengawasan ditujukan agar semua uang yang seharusnya diterima benar-benar diterima dan dicatat. Sedangkan dari bagian pengeluaran kas, pengendalian diarahkan agar tidak terjadi pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang. Untuk itu penetapan dan tanggung jawab yang jelas dan tetap merupakan cara yang seharusnya dipakai untuk mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas. Harus pula ditetapkan ketentuan agar setiap uang yang masuk langsung disetor ke bank dan hanya sebagian kecil yang boleh disimpan dalam perusahaan yaitu berupa dana kas kecil.
12 Menurut Mulyadi (2002) sistem pengendalian intern yang baik yaitu : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memeberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 2.4 Pengendalian Kas Kas merupakan asset likuid yang mudah digunakan, banyak yang menginginkan sehingga mudah dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu entitas perlu merancang pengendalian intern yang baik agar kas perusahaan aman dan terlindungi. Perlindungan terhadap kas dapat berupa fisik maupun perlindungan untuk menjaga agar kas tidak digunakan untuk kepentingan yang tidak seharusnya. Beberapa bentuk pengendalian terhadap kas misalnya sebagai berikut : 1. Terhadap pemisahan tugas antara pihak yang melakukan otorisasi dengan pembayaran, pihak yang melakukan pengelolaan kas dan pencatatan, pihak pengguna, dan pihak pembayar. Tingkat pemisahan tugas disesuaikan dengan kebutuhan entitas. Pada entitas yang besar pemisahan tugas dilakukan dalam unit terpisah, namun dalam entitas kecil pemisahaan tugas tidak dapat
13 dilakukan secara ideal. Utamanya, harus ada kroscek dan kontrol dari pihak lain, sehingga penyalahgunaan wewenang dapat dihindari. 2. Penggunaan lemari besi (brankas) untuk penyimpan kas atau di ruang tertutup dengan akses terbatas. 3. Penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan rekening yang berbeda. 4. Pengeluaran uang dilakukan melalui bank dan menggunakan cek sehingga terdapat pengendalian pencatatan oleh pihak lain. 5. Penerimaan kas dilakukan melalui bank, untuk keamanan dan pengendalian pencatatan. 6. Penggunaan sistem imprest kas kecil untuk memenuhi kebutuhan kas dalam jumlah kecil. 7. Rekonsiliasi antara pencatatatn perusahaan dengan rekening Koran bank. 2.4.1 Tujuan Pengendalian Intern Kas Dari definisi pengendalian intern kas menunjukkan bahwa suatu sistem pengendalian intern yang baik mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Untuk memeriksa apakah terdapat internal control yang cukup baik atas kas dan setara kas serta transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank. 2. Untuk memeriksa apakah saldo kas dan setara kas yang ada dineraca per tanggal neraca benar- benar ada dan dimiliki perusahaan. 3. Untuk memeriksa apakah ada pembatasan untuk penggunaan saldo kas dan setara kas.
14 4. Untuk memeriksa seandainya ada saldo kas dan setara kas dalam valuta asing, apakah saldo tersebut dikonversikan ke dalam rupiah dengan menggunakan kurs dengan Bank Indonesia (BI) pada tanggal neraca dan apakah selisih kurs yang terjadi sudah dibebankan atau dikreditkan ke laba rugi tahun berjalan. 5. Untuk memeriksa apakah penyajian dineraca sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. (Agoes, 2004) 2.4.2 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Untuk memenuhi tujuan-tujuan sistem pengendalian inter kas di atas harus di penuhi unsur-unsur sebagai berikut : 1. Struktur organisasi Struktur organisasi yang tepat akan berbeda-beda, tergantung pada jenis perusahaan, luas perusahaan dan wilayah oprasi perusahaan itu sendiri. Pada umumnya struktur organisasi yang memuaskan harus sederhana, artinya struktur organisasi tersebut secara ekonomi menguntungkan perusahan. Struktur organisasi harus bersifat fleksibel dalam artian bila perluasan atau perubahan keadaan tidak akan mengganggu susunan yang ada secara mendasar. Selain itu struktur organisasi harus dapat menunjukan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, artinya jangan terjadi over lapping fungsi masing-masing bagian yang ada. Juga harus diusahakan agar suatu peroses mulai dari transaksi hingga selesai tidak berada disuatu tangan, sebab
15 hal tersebut dapat memeberikan peluang terjadinya kecurangan dalam perusahaan. 2. Sistem Wewenang dan Prosedur Sistem wewenang dan prosedur pencatatan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi, juga untuk mengklarifikasikan data akuntansi dengan tepat. Pengawasan terhadap operasi dan transaaksitransaksi dapat dilakukan melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. 3. Metode Pengendalian Manajemen Yang merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan yaitu perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan melalui tahap-tahap penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisa. 2.4.3 Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menggolongkan, menganalisa, mencatat dan melaporkan transaksi suatu entitas, serta menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan hutang tersebut. Fokus utama dari kebijaksanaan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem akuntansi adalah bahwa transaksi dilaksanakan dengan cara mencegah salah penyajian dalam manajemen dilaporan keuangan. Oleh karena itu sistem
16 akuntansi yang efektif dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi yang dicatat atau transaksi yang terjadi adalah : 1. Yang dicatat telah sah dan diotorisasi. 2. Yang terjadi telah dicatat dalam periode yang seharusnya. 3. Yang telah terjadi telah dimasukkan dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan jelas. 2.5 Pencatatan Kas Kecil 2.5.1 Metode Pengisian Kas Kecil Untuk keperluan pengeluaran dalam jumlah kecil, entitas tidak mungkin melakukannya dengan menggunakan cek karena tidak efisien. Untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas dalam jumlah kecil entitas membentuk dana kas kecil. Jumlah dana kas kecil disesuaikan dengan kebutuhan entitas. Semakin besar ukuran entitas dan kebutuhan pengeluaran jumlah dana kas kecil besar, maka akan dubentuk kas kecil dalam jumlah besar. Tetapi untuk organisasi dengan ukuran kecil dan tidak banyak pengeluaran yang dilakukan, kas kecil yang dibentuk kecil. Dalam pengisian kas kecil diperlukan metode pencatatan, metode pengisian kas kecil terdiri dari dua metode yaitu Metode Imprest Fund dan Metode Fluctuating system. 1. Metode Imprest Fund Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melakukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti
17 pengeluarannya. Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula. Langkah-langkah operasional metode imprest sebagai berikut : a. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang dana kas kecil diserahkan sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu. b. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran. c. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran. 2. Metode Fluctuating system Dalam sistem ini dana kas kecil tidak ditetapkan sejumlah tertentu sehingga saldonya bervariasi dari waktu ke waktu. Penggantian tidak didasarkan jumlah terpakai tetapi sering kali ditetapkan sejumlah tertentu. Misalnya, untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil sebesar Rp5.000.000. setiap bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa memeperhatikan jumlah dana yang terpakai. Akibatnya saldo kas kecil akan berubah-ubah. Dalam rangka pengendalian, sistem imprest lebih baik, karena jumlah dana kas kecil akan terkontrol dan tidak akan terjadi penumpukan dana kecil dalam unit pembayar (kasir). Mekanisme pengendalian juga terjadi, karena setiap penggantian akan
18 dilakukan penghitungan dana kas kecil terpakai dan tersisa sehingga dapat memonitor pemakaian dan memastikan tidak ada uang yang hilang. Sedangkan untuk fluctuating system, jumlah dana di kasir tidak terkontrol dan jumlahnya dapat bertambah terus jika dan tidak terpakai. 2.5.2 Perlakuan Akuntansi Kas Kecil 2.5.2.1 Proses Pembentukan Kas Kecil Dengan Imprest System Adapun pembentukan dana kas kecil dengan sistem dana tetap menurut teori adalah sebagai berikut : 1. Pada awal periode suatu perusahaan : a. Membuat rencana anggaran perusahaan. Salah satunya adalah anggaran dana kas kecil yang dibentuk baik secara harian, mingguan, atau bulanan. b. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil baik berupa uang tunai ataupun cek dengan jumlah tertentu. Oleh perusahaan dicatat pada sisi debit adalah kas kecil dan sisi kreditnya adalah kas. Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut : Kas Kecil Kas Bank c. Kemudian kasir kas kecil menukarkan cek tersebut dengan uang tunai, yang akan dipergunakan untuk membayar atau membiayai pengeluaranpengeluaran yang terjadi.
19 d. Setiap terjadi transaksi pembayaran kas kecil, kasir kas kecil harus membuatkan Bukti Pengeluaran Kas (BPK) yang berdasarkan nota pembelian atau bukti lainnya. e. Apabila dana kas kecil yang berada pada kasir kas kecil tinggal sedikit, maka kasir kas harus meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah pengeluaran kas kecil pada periode bersangkutan. 2. Pada akhir atau awal periode berikutnya, perusahaan akan mengisi kas kecil kembali dengan prosedur sebagai berikut : a. Perusahaan mengisi kembali kas kecil sebesar pembayaran-pembayaran yang dikeluarkan kasir kas kecil. b. Kasir kas kecil harus menyiapkan bukti-bukti pembayaran uang dari kas besar dalam satu file sebagai arsip. c. Kemudian perusahaan akan mencatat dalam buku jurnal perusahaan yaitu biaya-biaya pada rekening debit dan kas pada rekening kredit. Jurnal yang dibuat oleh perusahaan adalah : Biaya-Biaya Kas Bank 2.5.2.2 Proses Pembentukan Kas Kecil Dengan Fluctuating System 1. Pada awal periode suatu perusahaan a. Membuat rencana anggaran perusahaan, salah satunya adalah membentuk kas kecil yang dibentuk dalam jangka waktu dan jumlah yang telah ditetapkan.
20 b. Kas kecil diserahkan oleh perusahaan kepada kasir kas kecil berupa uang atau cek dengan jumlah tertentu dan perusahaan akan mencatat kas kecil ke rekening debit dan rekening kredit adalah kas. Jurnal tersebut adalah : Kas Kecil Kas Bank c. Jika perusahaan menyerahkan uang berupa cek maka kasir kas kecil menguangkan cek tersebut ke bank dan uangnya dipergunakan untuk pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatife kecil dan bersifat rutin dan mendadak. d. Setiap kali terjadi pembayaran, maka kasir kas kecil langsung mencatat ke dalam buku pengeluaran kas kecil yang berfungsi sebagai jurnal, yaitu sebagai berikut : Biaya-Biaya Kas Bank e. Dalam jangka waktu yang tidak ditentukan saldo kas sudah menunjukkan batas saldo minimum, maka kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali dana kas kecil dan oleh perusahaan akan dijurnal sebagai berikut: Kas Kecil Kas Bank 2.5.3 Tujuan dibentuknya Kas Kecil Untuk menangani masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut :
21 1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. 2. Meringankan beban para staf dalam memeberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh : Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis jika stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan menggunakan cek. 3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana. 2.5.4 Prosedur Pengeluaran Kas Kecil 1. Pembayaran yang dilakukan melalui dana kas kecil harus membuatkan bukti kas. Pada bukti kas tersebut tercantum nama dan tanda tangan penerima uang, baik yang berasal dari perusahaan maupun dari luar perusahaan. Pengeluaran dana tersebut harus disetujui oleh pejabat yang berwenang. Bukti kas kecil cukup dibuat dalam satu lembar (asli) dan bukti tersebut disimpan oleh pemegang kas kecil sampai dana tersebut dipertanggung jawabkan. 2. Pemegang dana kas kecil mencatat bukti kas kecil dalam buku kas kecil (catatan harian), bukti kas kecil sebaiknya dibuat dalam dua rangkap, yang asli untuk pertanggung jawaban dana kas kecil sebagai arsip. Kolom tanggal diisi sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi, sedangkan nomor bukti diisi dengan nomor bukti kas kecil sesuai dengan urutan terjadinya transaksi.
22 3. Setelah dana kas kecil dipergunakan dan mencapai batas minimum tertentu, pemegang kas kecil akan meminta pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan jumlah yang telah dipergunakan. Permintaan pengisian kembali tersebut dilakukan dengan bukti-bukti pendukung lainnya. Pertanggung jawaban dana kas kecil harus disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang tercatat dalam buku kas kecil. Sebelum diganti, laporan pertanggung jawaban kas kecil akan diperiksa terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang mengenai keabsahan dan kebenaran pembebanannya. Pengisian kembali dana kas kecil harus disetujui oleh pejabat yang berwenang.