Laporan Progress RB Kementerian Luar Negeri Pemetaan aktivitas Benah Diri beserta pencapaiannya relatif terhadap aktivitas-aktivitas Reformasi Birokrasi. Program 1 Manajemen Perubahan BUKTI 1. Pembentukan tim manajemen perubahan K/L dan Pemda 2. Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi K/L dan Pemda 3. Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan SUDAH DILAKSANAKAN SEDANG BERJALAN Kemlu hingga saat ini masih dalam proses pembakuan dokumen terkait strategi manajemen perubahan, namun nilainilai dari manajemen perubahan Kemlu telah tercermin dalam benah diri dan budaya kerja Tertib Waktu, Tertib Administrasi, Tertib Fisik, dan Aman (3T 1A). SEDANG BERJALAN (merupakan sebuah proses yang berlangsung sepanjang program RB Kemlu) Kemlu secara konsisten mengkomunikasikan setiap rencana, pelaksanaan dan hasil Benah Diri kepada pegawai dan pejabat baik di Kemlu maupun Perwakilan dan juga kepada para pemangku kepentingan. Walaupun Kemlu belum memiliki dokumen manajemen perubahan, namun budaya kerja 3T 1A telah tersosialisasikan secara luas dan terinternalisasi di dalam kementerian. Komunikasi dalam bentuk sosialisasi disampaikan baik secara langsung dalam berbagai kesempatan maupun secara tertulis. Itu sebabnya banyak ditemui artikel baik di Tabloid Diplomasi, media massa, media on-line maupun komentar-komentar dari para pemangku kepentingan. SK Tim Pelaksana Gugus Pengendali Manajemen Perubahan Fotokopi atau print-out dokumendokumen yang dinyatakan pada kolom pencapaian.
BUKTI Beberapa dituliskan di bawah ini dan disertakan juga sebagai lampiran, yaitu: Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Dr. N. Hassan Wirajuda Refleksi 2002 Dan Proyeksi 2003, 8 Januari 2003. DIPLOMASI TOTAL DI ERA INFORMASI Dr. N. Hassan Wirajuda Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Disampaikan sebagai Keynote Speech pada Seminar Public Relations Pergeseran Paradigma PR: PR Konvensional vs PR Moderen Intermatrix Communications Hotel Mandarin Oriental, Jakarta, 20 Februari 2003. Sambutan Dubes RI Pada Peringatan Hari Pahlawan 10 November 2004 di KBRI Bandar Seri Begawan. Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia, Jakarta, 19 Januari 2005. Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Dr. N. Hassan Wirajuda Refleksi 2006 Dan Proyeksi 2007 8 Januari 2007. Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia, Kilas Balik 2007 dan Proyeksi 2008, Jakarta, 8 Januari 2008. Sambutan Staf Ahli Menteri Luar Negeri Bidang Manajemen Pada Acara Seminar Nasional: Peran Kepemimpinan Aparatur Dalam Pengembangan Sektor Pertanian Di Provinsi Gorontalo Dan Prospek Peningkatan Kerjasama Internasional Ruang Nusantara, 18 Juni 2008.
BUKTI Sambutan Menlu RI dalam Foreign Policy Breakfast Dalam Rangka HUT Kemlu ke-63: 19 Agustus 2008. Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri RI (PPTM) 2009: 6 Januari 2009. Pidato Menteri Luar Negeri RI Dr. R.M. Marty M. Natalegawa pada Tasyakuran HUT RI dan Kementerian Luar Negeri RI ke-65: 19 Agustus 2010. Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Benah Diri Profesi Diplomat. Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Bersumber Dari Pusdiklat Lahir Diplomat Hebat. Tabloid Diplomasi edisi April 2009: Restrukturisasi Organisasi DEPLU: Proses dan Perkembangannya. Tabloid Diplomasi edisi April 2009: Benah Diri Sebagai Proses Adaptasi. Tabloid Diplomasi edisi Mei 2009: Peserta Luar Negeri Memuji Kurikulum Pusdiklat Deplu. Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Seleksi CPNS DEPLU: Bersih dan Akuntabel. Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Babak Baru Pelayanan Publik KBRI Kuala Lumpur. Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Perlindungan WNI di Luar Negeri Menjadi Prioritas DEPLU. Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Potret Satu Tahun Pelaksanaan Citizen Service di Singapura.
BUKTI Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Menlu : Pelayanan WNI, Elemen Penting Bagi Upaya Benah Diri Deplu. Tabloid Diplomasi edisi Juli 2009: Deplu Raih Predikat Stand Terbaik pada International Public Service Expo 2009. Tabloid Diplomasi edisi September 2009: Sertifikasi ISO 9001:2008 untuk Direktorat Perlindungan WNI dan BHI. Tabloid Diplomasi edisi September 2009: Seleksi Penerimaan CPNS Deplu 2009. Orientasi Penempatan yang dilakukan setiap tahun. RM ONLINE : 10 Lawan 10 DEPLU IMPAS Penilaian terhadap Kinerja DEPLU dari anggota komisi I DPR, pengamat hubungan internasional, Wakil Ketua Komisi I DPR (10 September 2009) Sosialisasi RB KEMLU di kalangan pegawai KEMLU tanggal 27 April 2012. Penerbitan news letter RB KEMLU secara reguler. Penyebaran informasi melalui tv elektronik KEMLU. Tabloid Diplomasi edisi 2012: Reformasi Birokrasi KEMLU
Program 2 Penataan Peraturan Perundang-undangan BUKTI Penataan berbagai peraturan Perundang-undangan yang dikeluarkan/ diterbitkan oleh K/L dan Pemda SEDANG BERJALAN (sudah ada pertemuan dalam rangka penataan peraturan perundang-undangan Kemlu. Ex: Sudah dibahas permenlu mengenai PDLN, BPKRT, dan PK) Tersedianya Buku Himpunan Peraturan : Buku 1 : tentang Keuangan. Buku 2 : tentang Kepegawaian. Buku 3 : tentang Perlengkapan dan Umum. Buku Himpunan Peraturan. Catatan: Buku Himpunan Peraturan, akan menjadi titik tolak dalam melaksanakan pemetaan regulasi/aturan/ kebijakan/perundangan, sehingga dapat dikenali mana regulasi/aturan/kebijakan/perundangan yang masih sesuai dan perlu dipertahankan, mana yang sudah tidak sesuai sehingga perlu ditinggalkan dan apa yang perlu dibuat untuk memastikan proses perubahan dapat berjalan lebih cepat dan mendukung peningkatan kinerja Kemlu.
Program 3 Penataan dan Penguatan Organisasi BUKTI 1. Restrukturisasi/ penataan tugas dan fungsi unit kerja pada K/L dan Pemda Restrukturisasi Kemlu dan Perwakilan: Peraturan Menlu No.02/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Deplu menggantikan Kepmenlu No. 053/2002: produk awal restrukturisasi (Struktur Organisasi Deplu Lama SK Menlu No. 203/1983) Pendekatan struktural menjadi pendekatan integratif, tujuan untuk menyeimbangkan pandanganpandangan masalah bilateral, regional dan internasional. Kemlu membuat 3 (tiga) pengelompokan bidang kerja yaitu operasional (Ditjen Asia Pasifik dan Afika, Ditjen Amerika dan Eropa serta Ditjen Multilateral), fungsional (Ditjen Informasi dan Diplomasi Publik, Ditjen Hukum dan Perjanjian Internasional serta Ditjen Protokol dan Konsuler) dan pendukung/administrasi (Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal dan Badan Pengembangan dan Pengkajian Kebijakan). Penyusunan Permenlu No. 07 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemlu menggantikan Peraturan Menlu No.02/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Deplu Permenlu ini disusun sebagai penyempurnaan berkelanjutan dari penataan organisasi Kementerian Luar Negeri yang telah dilaksanakan sejak tahun 2001 dalam program benah diri melalui restrukturisasi organisasi Kemlu tahun 2002 (Kepmenlu 053/2002) Fotokopi Peraturan Menlu No.02/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Deplu. Fotokopi struktur organisasi Kemlu tahun 1983. Fotokopi struktur organisasi Kemlu tahun 2002. Fotokopi struktur organisasi Kemlu tahun 2005. Fotokopi Kepmenlu No. 053/2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Deplu. Fotokopi SK Menlu No. 06/2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan RI di LN Lama. Permenlu No. 07 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemlu Fotokopi Keppres No. 108 Tahun 2008 tentang Organisasi Perwakilan RI di LN. Bagan organisasi yang baru. Keputusan Menlu No. 06/A/OT/V/ 2004/01 Tahun 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja
dan tahun 2005 (Permenlu 02/2005) Perumusan kembali tusi atau nomenklatur tingkat Eselon III dan IV pada 8 (delapan) direktorat regional di Ditjen Aspasaf dan Ditjen Amerop untuk mempertajam diplomasi ekonomi yaitu: Nomenklatur/tupoksi Eselon III dari direktorat regional yang semula menggunakan pendekatan wilayah/kawasan disempurnakan dengan dibagi dalam Subdit Polkam, Subdit Ekubang, dan Subdit Sosbud. Pada Eselon IV juga menggunakan nomenklatur sesuai Eselon III (Polkam, Ekubang, dan Sosbud), namun dibagi menurut wilayah atau negara. Pendekatan regional tetap dipertahankan dan diharapkan akan menciptakan sistem yang mampu menyiapkan spesialisasi kader berdasarkan isu. Keppres No. 108 Tahun 2008 tentang Organisasi Perwakilan RI di LN menggantikan Keppres No. 51 Tahun 1976 tentang Organisasi Perwakilan RI di luar negeri: Right sizing berdasar Indeks. Pemisahan fungsi Diplomatik dan Non Diplomatik. Pendekatan Fungsional Pembentukan HOC (Head of Chancery) dan BPKRT (Bendaharawan dan Penata Kerumahtanggaan Perwakilan). Athan (Atase Pertahanan) & Atnis (Atase Teknis) BUKTI Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri.
yang proporsional. BUKTI 2. Penguatan unit kerja yang menangani organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat (Struktur organisasi tersebut sudah terbentuk dan berjalan sesuai tusi) Penguatan unit kerja kepegawaian: Perubahan nomenklatur Biro Kepegawaian Perubahan dimaksudkan untuk menyesuaikan dengan pembagian wilayah dan penajaman pada area substansi/permasalahan. Hal ini dimaksudkan untuk lebih dapat memberi dukungan kepada direktorat regional dan penyelesaian permasalahan hukum pegawai. Penguatan unit kerja kediklatan Penetapan Pusdiklat sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) memiliki posisi strategis langsung di bawah Menteri Luar Negeri, sebagaimana Peraturan Menteri Luar Negeri No 02/A/OT/VIII/ 2005/01 tahun 2005. Fotokopi draft final Bagan Nomenklatur. Permenlu No. 07 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemlu Fotokopi Peraturan Menteri Luar Negeri No 02/A/OT/VIII/2005/01 tahun 2005. Kemlu juga telah melakukan upaya perbaikan sarana dan prasarana di lingkungan Kementerian, antara lain:
- Tersedia sarana gedung arsip Kemlu berlokasi di Kompleks Deplu Cipadu, Tangerang. Kualifikasi teknis gedung arsip tersebut telah disesuaikan dengan standar dari ANRI; - Adanya absensi kehadiran biometrik untuk meningkatkan disiplin pegawai (Tertib Waktu) di Kemlu; - Adanya aplikasi ReCIS dan ReMIS, Sistem Informasi Pegawai, DPKP, fasilitas komunikasi untuk khusus Eselon II ke atas; - Penambahan dan pengadaan perangkat mesin sandi sebagai kesiapan dukungan untuk pembukaan Perwakilan RI baru di luar negeri; - Terpenuhinya kebutuhan akses internet di Kemlu; - Agenda Elektronis: terciptanya Agenda Elektronis sebagai basis kerja pemberitaan (cable news). - Pengadaan Nota Dinas Elektronik : telah disosialisasikan penggunaannya kepada wakilwakil seluruh Satuan Kerja Kemlu. Perwakilan RI di luar negeri juga telah melakukan pencapaian dalam bidang perbaikan sarana dan prasarana perwakilan, seperti: Penerapan standar pelayanan pada unit kerja K/L - Pembangunan sistem aplikasi, fasilitas hotline untuk pelayanan publik dan perlindungan WNI di Perwakilan; BUKTI Sarana fisik absensi Sarana fisik absensi
- Ruangan untuk pelayanan publik dan perlindungan WNI di Perwakilan RI; - Fasilitas penampungan bagi WNI yang bermasalah; - Penyediaan CCTV di sekitar kantor Perwakilan RI; - Adanya absensi kehadiran biometrik untuk meningkatkan disiplin pegawai (Tertib Waktu). - Adanya Sekolah Indonesia di beberapa Perwakilan RI; BUKTI Pembangunan atau pengembangan e-government - Adanya aplikasi ReCIS dan ReMIS.
Program 4 Penataan Tatalaksana NO BUKTI 1 Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi 2 Pembangunan atau pengembangan e- government SEDANG BERJALAN Tersedia prosedur kerja yang selama ini digunakan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, dibakukan dengan nota dinas nomor 377/OT/III/2009/18 dari Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi tentang permintaan pembuatan prosedur kerja dan nota dinas nomor 629/KP/V/2009/18 dari Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi tentang pembahasan prosedur kerja. (SEDANG BERJALAN) Yang telah dilaksanakan: e-procurement, e- recruitment, e-complaint. Kedepannya akan dibentuk masterplan e-government Kemlu agar lebih terintegratif) Kemlu hingga saat ini telah mengembangkan sistem jaringan yang mengarah kepada e-government. Namun perkembangan tersebut, baik di kementerian maupun di perwakilan, masih dalam proses penyempurnaan agar sesuai dengan standar e-government. Adapun sistem jaringan yang telah dikembangkan oleh Kemlu antara lain adalah: Adanya aplikasi ReMIS (Records Management Information System). Aplikasi yang mengatur, menata dan memberikan informasi berupa arsip Aktif. Bisa diakses melalui http://arsip.deplu.go.id/aktif/ main.asp. Adanya aplikasi RECIS (Records Center Information System). Aplikasi yang mengatur, menata dan memberikan informasi berupa arsip In-aktif. Bisa Fotokopi dokumen SOP Print out tampilan ReMIS dan ReCIS. Dikembangkan oleh ANRI sebagai pihak yang kompeten di bidang kearsipan. Manual dikeluarkan oleh Pusat Jasa Kearsipan ANRI. Fotokopi manual penggunaan. Fotokopi material untuk sosialisasi ReCIS dan ReMIS Sosialisasi Penomoran Naskah Dinas dan Pembenahan Arsip. Catatan: Elektronisasi dokumentasi/kearsipan (e-archive) saat ini telah tersedia aplikasi ReMIS (Records Management Information System), yaitu aplikasi yang mengatur, menata dan
NO BUKTI diakses melalui http://arsip.deplu.go.id/inaktif/ main.asp. Keduanya terpasang dengan menggunakan jaringan LAN internal dan dapat digunakan dengan aplikasi komunikasi lainnya. Tersedia sarana gedung arsip Kemlu berlokasi di Komplek Deplu di Cipadu, Tangerang. Kualifikasi teknis gedung arsip tersebut telah disesuaikan dengan standar dari ANRI. Keterampilan pengguna. Terhitung Agustus 2009, Kemlu telah memiliki 80 tenaga Arsiparis yang terdiri dari: o 25 Arsiparis Tingkat Ahli. o 55 Arsiparis Tingkat Terampil. memberikan informasi berupa arsip aktif yang dapat diakses melalui http://arsip.deplu.go.id/aktif/ main.asp. Selain itu, aplikasi ReCIS (Records Center Information System) yang mengatur, menata dan memberikan informasi berupa arsip in-active yang dapat diakses melalui http://arsip.deplu.go.id/inaktif/ main.asp. Pada intinya kedua aplikasi tersebut membantu pengelolaan sistem tata naskah dinas dan kearsipan. Tersedia manual penggunaannya. Unit Kerja terkait telah menggunakan sistem e- document. Tersedia material untuk sosialisasi. Pada tahun 2008, Kemlu telah melakukan kegiatan pembenahan arsip pada 7 Perwakilan RI di luar negeri, yaitu : - Perwakilan RI di Beograd; - Perwakilan RI di Dili; - Perwakilan RI di Nairobi; - Perwakilan RI di Pretoria; - Perwakilan RI di Tashkent; - Perwakilan RI di Davao City; - Perwakilan RI di Karachi.
NO BUKTI Pada tahun 2009, Kemlu telah menerima permintaan dan melaksanakan pembenahan arsip di 12 perwakilan RI untuk melakukan, yaitu: - Perwakilan RI di Addis Ababa; - Perwakilan RI di Den Haag; - Perwakilan RI di Islamabad; - Perwakilan RI di Lisabon; - Perwakilan RI di Yangon; - Perwakilan RI di Tokyo; - Perwakilan RI di Mumbai; - Perwakilan RI di Buenos Aires; - Perwakilan RI di Budapest; - Perwakilan RI di Kairo; - Perwakilan RI di Canberra; - Perwakilan RI di Osaka.
Program 5 Penataan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur NO BUKTI 1 Penataan sistem rekrutmen pegawai Sudah. (+dokumen hasil audit (koordinasi dengan kepegawaian) Menerima sertifikasi ISO 9001:2008 untuk proses rekrutmen. Menerima sertifikasi MURI sebagai instansi pemerintah pertama yang memperoleh ISO untuk proses rekrutmen. Ada tahapan proses seleksi yang jelas, yaitu: 1. Seleksi administrasi. 2. Tes tulis pengetahuan umum. 3. Tes kemampuan bahasa asing. 4. Wawancara mengenai isu-isu substantif. 5. Tes pengetahuan dan kemampuan IT. Tes psikologi yang mengarah pada gambaran karakter. - Fotokopi sertifikat ISO - Fotokopi sertifikat MURI - Fotokopi artikel seleksi CPNS Kemlu, Bersih dan Akuntabel, Tabloid Diplomasi edisi Mei 2009 - Buku Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 SELEKSI PENERIMAAN CPNS 2 Analisis Jabatan SUDAH DILAKSANAKAN Dokumen uraian jabatan 3 Evaluasi jabatan SUDAH DILAKSANAKAN Dokumen job grading 4 Penyusunan standar kompetensi jabatan BELUM
NO BUKTI 5 Asesmen individu berdasarkan kompetensi SEDANG BERJALAN (adanya dokumen potensi psikologis dari pegawai tetapi masih scattered) Fotokopi Permenlu No. 01/2008. 6 Penerapan sistem penilaian kinerja individu Telah dilakukan SKI (Sasaran Kerja Individu). Fokus SKI adalah identifikasi kelebihan dan area pengembangan serta proyeksi pengembangan karir. SKI juga menjadi dasar masukan untuk menentukan reward atau sanksi tertentu. Penilaian yang dilakukan dalam SKI terutama mengacu pada ketentuan JFD (Jabatan Fungsional Diplomat) yang mengacu pada tolok ukur 5 tugas pokok diplomat, yaitu: representing, negotiating, protecting, promoting dan reporting. SKI disusun untuk jangka waktu 1 tahun. Disusun di awal tahun berdasarkan tugas pokok unit dan organisasi. Penilaian dilakukan oleh pimpinan unit kerja pada akhir tahun berdasarkan aspek: kuantitas, kualitas, biaya dan waktu pelaksanaan. Tersedia prosedur penyusunan SKI. Fotokopi Buku Pengembangan Karir dan Perencanaan Suksesi Diplomat. Fotokopi Peraturan Bersama Menlu dan Ka BAKN (No. 05/A/ KP/ IX/2006/01 dan No 61 Thn 2006. Fotokopi artikel Benah Diri Profesi Diplomat, Tabloid Diplomasi Edisi Juni 2009 Edisi Khusus Pelayanan Publik. 7 Pembangunan/ Pengembangan database pegawai SEDANG BERJALAN (sudah ada perangkat untuk SIMPEG. Saat ini sedang dikembangkan software SIMPEG) Memiliki sistem informasi kepegawaian. Print screen tampilan sistem informasi kepegawaian. Print screen tampilan sistem DPKP (Data Pribadi Kinerja Pegawai). Sistem pencatatan kinerja pegawai yang disebut dengan DPKP (Data Pribadi Kinerja Pegawai). Sistem ini diberlakukan secara sangat terbatas pada
NO BUKTI pegawai yang memiliki kewenangan. Pemasukan dan pengelolaan data dilakukan dengan cara outsourcing untuk menghindari konflik kepentingan (conflict of interest). 8 Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi SUDAH DILAKSANAKAN. Permenlu tentang Persyaratan Sekdilu, Sesparlu. Nota Kesepahaman Deplu-LAN (No. 01/NK-KP/02/2006 dan 363/IX/3/3/2006) tentang penyelenggaraan Diklat Terpadu. Tersedia panduan dan jenjang pendidikan serta prosedur dan syarat kelulusan yang jelas. Pelaksanaan diklat dan kursus untuk Petugas Komunikasi ; o Diklat Persandian untuk PK 1 o Diklat Pengamanan Informasi Teknologi o Diklat Peralatan Jammer o Diklat Pengembangan Kompetensi Petugas Komunikasi (CISSP) Pelaksanaan Permenlu No. 01/2008 yang mensyaratkan kelulusan diklat berjenjang bagi promosi pejabat Deplu. Berjalannya mekanisme Baperjakat dan dibantu dengan Tim Pendukung Baperjakat. Fotokopi Permenlu tentang Persyaratan Sekdilu, Sesdilu, Sesparlu. Fotokopi Kurikulum Diklat Fotokopi Nota Kesepahaman Deplu- LAN (No. 01/NK-KP/02/2006 dan 363/IX/3/3/2006) tentang penyelenggaraan Diklat Terpadu. Fotokopi panduan dan jenjang pendidikan serta prosedur dan syarat kelulusan yang jelas Surat: - Lemsaneg nomor KP.301/UM/3914/2009. - Lemsaneg nomor KP.6011/r.906/2009. - Kapusdiklat nomor No.1101/PL/XII/2009/22. Fotokopi artikel Peserta Luar Negeri Memuji Kurikulum Pusdiklat Deplu, Tabloid Diplomasi edisi Mei 2009. Fotokopi artikel bersumber Dari Pusdiklat Lahir Diplomat Hebat, Tabloid Diplomasi edisi Mei 2009.
Program 6 Penguatan Pengawasan NO BUKTI 1 Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing K/L dan Pemda 2 Peningkatan peran Aparat Pengawasan Interen Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting SEDANG BERJALAN (merupakan bagian melekat pada audit, penyelenggaraan sosialisasi SPIP PermenPAN No. 60/2008) Terkait dengan diberlakukannya PP No. 60 Tahun 2008, Kemlu telah melakukan sosialisasi PP tersebut di lingkungan Kemlu. Selain itu kemlu telah menerbitkan dokumen Pelatihan di Kantor Sendiri (PKS) yang terdiri dari beberapa dokumen. Sedang (merupakan proses yang terus berlangsung) Kegiatan pendampingan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Satker Kemlu Pembentukan Desk Audit antara Itjen bersama BPKP dan Biro Keuangan Peningkatan Sistem Pengawasan Internal Pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) PKS Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP), Sistem Akuntansi Instansi (SAI), dan Reviu Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga PKS Teknik Komunikasi Audit, Audit Investigasi, dan Sosialisasi PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) Nota Kesepahaman antara Kemlu dengan BPKP No. 08 Tahun 2010/Nomor MoU-695/K/D2/2010 tanggal 13 Agustus 2010 tentang Penguatan Tata Kelola Kepemerintahan yang Baik di Lingkungan Kemlu SK Tim Pendampingan Pelaksanaan DIPA pada setiap Satker Kemlu dan BPKP telah membentuk Desk Audit yang bertugas melakukan monitoring terhadap penatausahaan pertanggungjawaban keuangan Perwakilan RI PKS Pemeriksaan Anggaran Berbasis Kinerja PKS Pemeriksaan Investigasi PKS Alih Keterampilan Investigasi Laporan Evaluasi Kompetensi Auditor Inspektorat Jenderal Kementerian Luar Negeri
Program 7 Penguatan Akuntabilitas Kinerja NO BUKTI 1. Penguatan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah Penilaian atas Laporan Keuangan Kementerian Luar Negeri menunjukan peningkatan dalam 3 tahun terakhir. Opini BPK atas laporan keuangan Kemlu pada tahun anggaran 2009-2011 adalah: Tahun Peringkat 2009 Disclaimer 2010 Wajar Dengan Pengecualian (WDP) 2011 Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) Surat Menteri Negara Pemberdayaan Aparatur Negara No. B/676/M.PAN/02/2009 Tanggal 11 Februari 2009 (nilai dan peringkat LAKIP Kemlu untuk tahun 2007 2008) Surat KemPAN mengenai hasil penilaian evaluasi LAKIP Kemlu tahun 2007 2009. Penilaian kinerja berdasarkan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) meliputi perencanaan kinerja, pengukuran kinerja, pelaporan kinerja, evaluasi kinerja, dan capaian kinerja. Nilai dan peringkat penilaian LAKIP Kemlu yang dievaluasi pada tahun 2007 2011 adalah: Tahun Nilai Peringkat 2007 50,05 17 dari 70 Instansi 2008 50,98 19 dari 74 Instansi 2009 55,88 CC 2010 57.28 CC 2011 59.84 CC Catatan: dengan adanya perubahan sistem peringkat, maka pada tahun 2009 sistem peringkat dirubah menjadi sistem pengkategorian yang terdiri dari AA, A, B, CC, C, dan D.
2. Pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi 3. Penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU) pada K/L dan Pemda SEDANG BERJALAN Kemlu telah mempunyai suatu sistem manajemen kinerja organisasi yang merupakan bagian dari SAKIP. SUDAH DILAKSANAKAN Kemlu telah memiliki IKU baik pada tingkat K/L maupun untuk Eselon I dan II Keputusan Menteri Luar Negeri No. SK 05/A/OT/IV/2004 Tahun 2004 tentang Pedoman Umum Implementasi Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Kemlu SK Menteri Luar Negeri Nomor 21/B/KP/II/2010/02 tanggal 12 Februari 2010 tentang Indikator Kinerja Utama (IKU) Kementerian Luar Negeri Tahun 2010 2014
Program 8 Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik NO BUKTI 1. Penerapan standar pelayanan pada unit kerja masing-masing K/L dan Pemda 2. Penerapan SPM pada perwakilan SEDANG BERJALAN (indikator penilaian dalam ISO terutama dalam SPM. Koord.dengan FASDIP, PWNI/BHI,konsuler) - Direktorat PWNI dan BHI - Direktorat Fasilitas Diplomatik - Pelayanan Warga (Citizen Service) Pada dasarnya seluruh Perwakilan RI menerapkan SPM. Hal ini terbukti dengan tersedianya pelayanan kekonsuleran di masing-masing Perwakilan, antara lain penerbitan paspor dan visa, mutasi alamat, legalisasi dokumen, dan fasilitas lapor diri. Namun demikian, Kemlu telah membentuk sistem SPM di perwakilan yang lebih spesifik dikarenakan pada beberapa Perwakilan RI mempunyai bobot konsuler yang lebih tinggi, sehingga dibentuklah Pelayanan Warga (Citizen Service). Hingga saat ini telah terdapat 24 (dua puluh empat) Perwakilan RI yang telah mempunyai sistem Pelayanan Warga yaitu KBRI Singapura, KBRI Damaskus, KBRI Bandar Seri Begawan, KBRI Seoul, KBRI Doha, KBRI Amman, KBRI Abu Dhabi, KBRI Kuala - Piagam Citra Pelayanan Prima pada 31 Oktober 2008 untuk Direktorat PWNI dan BHI - Sertifikasi ISO 9001:2008 untuk bidang kerja Penanganan Repatriasi dalam Kerangka Perlindungan WNI pada 7 Agustus 2009 (Direktorat PWNI dan BHI) - Piagam Madya Citra Pelayanan Prima pada 15 Desember 2010 untuk Direktorat Fasilitas Diplomatik - Sertifikasi ISO 9001:2008 untuk penerbitan kartu tanda pengenal bagi pejabat Perwakilan Negara Asing/Organisasi Internasional di Indonesia pada 28 Desember 2010 (Direktorat Fasilitas Diplomatik) Pencapian yang telah diraih oleh beberapa Perwakilan RI adalah antara lain: - KBRI Singapura memperoleh Piala Citra Pelayanan Prima, yang diserahkan Presiden RI pada 31 Oktober 2008. - Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 untuk sistem pelayanan publik pada 29 Januari 2009 (KBRI Singapura) - KBRI Kuala Lumpur pada 27 Maret 2009 berhasil mendapatkan Sertifikat Manajemen Mutu ISO 9001:2008
NO BUKTI Lumpur, KBRI Kuwait, KBRI Riyadh, KBRI Tokyo, KJRI Dubai, KJRI Hong Kong, KJRI Jeddah, KJRI Johor Bahru, KJRI Kota Kinabalu, KJRI Kuching, KJRI Penang, KRI Darwin, KJRI Perth, KJRI Sydney, KJRI Osaka, KJRI New York, dan KJRI Los Angeles. Sertifikat ISO 9001:2008 di bidang Welcoming Program, During Stay and Exit Program for Domestic Helper, Endorsement Contract and Job Order Services and License Issuance/Renewal, Services and Monitoring on Hong Kong Agencies and Employers pada tanggal 9 Desember 2009 3. Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik(sumber referensi PermenPAN no.13/2009 tentang Pedoman Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik dengan Partisipasi Masyarakat) SEDANG BERJALAN. (sudah ada kotak saran, dialog dgn masyarakat oleh KBRI Singapura melalui radio) Terciptanya komunikasi dua arah antara Perwakilan RI dan WNI yang berada di wilayah kerja, antara lain dengan dialog secara langsung/terbuka dan dialog interaktif melalui radio. Kotak saran KBRI Singapura telah melakukan beberapa program untuk meningkatkan partisipasi masyarakat, antara lain: - dialog interaktif melalui radio di 3 (tiga) stasiun radio, - dialog dua mingguan dengan PLRT, - dialog terbuka dengan masyarakat yang dilakukan 3 (tiga) kali dalam 1 tahun.
Program 9 Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan NO BUKTI 1. Monitoring BELUM. (Akan dilaksanakan pada saat RB Kemlu berjalan) 2. Evaluasi 3. Evaluasi menyeluruh