REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI Hasil-hasil yang Ingin Dicapai

Transkripsi

1 REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI Hasil-hasil yang Ingin Dicapai BABAK BARU SEBUAH PERUBAHAN MENUJU KEMENTERIAN LUAR NEGERI YANG LEBIH BAIK BIRO PERENCANAAN DAN ORGANISASI SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA 2013

2 KATA PENGANTAR Sejak dicatatkannya ke Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri yang telah dimulai sejak program Benah Diri tahun 2001 telah memasuki babak baru dalam sebuah proses perubahan menuju Kementerian Luar Negeri yang lebih baik. Sebagai sebuah proses, perubahan itu sendiri tidak berhenti di satu fase. Tidak ada titik akhir perubahan selama organisasi itu sendiri hidup di tengah-tengah masyarakat yang dinamis. Perubahan yang merupakan suatu keniscayaan memerlukan organisasi yang adaptif untuk menjaga relevansi dan arti penting organisasi. Buku kecil ini adalah sebuah knowledge product dari keikutsertaan Kementerian Luar Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional yang kiranya perlu dipahami oleh setiap insan Kementerian Luar Negeri. Buku ini memuat kebijakan dan langkah-langkah perubahan Kementerian Luar Negeri yang telah dicapai tidak hanya dirasakan oleh Kementerian Luar Negeri tetapi juga bermanfaat bagi masyarakat Indonesia. Kementerian Luar Negeri menyadari bahwa peningkatan kinerja diplomasi, hubungan luar negeri dan politik luar negeri dalam rangka memperjuangkan kepentingan nasional harus seiring dan sejalan dengan upaya-upaya perbaikan di bidang pelayanan public dan perlindungan WNI dan BHI di luar negeri sebagai wujud akuntabilitas publik Kementerian Luar Negeri. Rentang permasalahan dan tantangan yang dihadapi Kementerian Luar Negeri dalam pengelolaan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri semakin kompleks. Tiga hal utama yang menjadi prioritas Kementerian Luar Negeri dalam Reformasi Birokrasi adalah: Pertama, memastikan diplomasi, penyelenggaraan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri dapat dilakukan secara optimal, tajam, dengan prioritas yang jelas sehingga bermanfaat secara nyata bagi pemajuan kepentingan nasional Indonesia. Kedua, memastikan bahwa pengelolaan diplomasi, penyelenggaraan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pemerintahan yang baik, akuntabel, bersih dan bebas dari korupsi, kolusi, dan nepotisme. Ketiga, pentingnya penguatan integritas, kapabilitas, dan profesionalisme sumber daya aparatur melalui penataan manajemen kepegawaian, pendidikan dan pelatihan yang memadai untuk mempersiapkan kekuatan sumber daya manusia menghadapi tantangan diplomasi di masa depan. Diharapkan seluruh pemangku kepentingan dapat memahami secara baik Reformasi Birokrasi yang telah ditempuh oleh Kementerian Luar Negeri termasuk keikutsertaan Kementerian Luar Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional. Komitmen dan partisipasi seluruh pemangku kepentingan bukan hanya modal dasar critical success factor atau faktor kunci keberhasilan proses tersebut. Mengawal faktor kunci tersebut, semua pimpinan di setiap lini, dari yang paling atas sampai yang paling bawah harus menunjukkan kepemimpinan yang baik. Jakarta, Mei 2013 Budi Bowoleksono

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv BAB I REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI... 1 A. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri: Bukan Sebuah Proses yang Instan tetapi telah Dimulai Sejak Program Benah Diri Tahun B. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri Memperkuat Upaya Benah Diri BAB II CAPAIAN-CAPAIAN PENTING DAN STRATEGIS REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI A. Pembenahan Organisasi B. Pelayanan Publik C. Pembenahan SDM Aparatur D. Tata laksana, business process dan e-government E. Penataan Peraturan Perundangundangan F. Akuntabilitas Publik G. Penguatan Pengawasan v

4 BAB III BAB IV TINGKAT KEMAJUAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI REMUNERASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI A. Persyaratan Remunerasi: Analisa Jabatan, Evaluasi Jabatan, Pemeringkatan Jabatan, Peta Jabatan dan Informasi Faktor Jabatan B. Validasi Job Grading, Peta Jabatan dan Informasi Faktor Jabatan Kemlu C. Kemajuan Proses Remunerasi Kementerian Luar Negeri BAB V LANGKAH KE DEPAN LAMPIRAN vi

5 BAB I REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI Sebuah Proses Perubahan Secara Sistematis, Terukur, dan Berkelanjutan untuk Mewujudkan Kementerian Luar Negeri yang Lebih Baik, Bersih, Partisipatif, Inovatif, dan Akuntabel A. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri: Bukan Sebuah Proses yang Instan tetapi telah Dimulai Sejak Program Benah Diri Tahun 2001 Kepesertaan Kementerian Luar Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional disadari sebagai suatu kebutuhan untuk bersama-sama dengan elemen-elemen nasional lainnya melakukan perubahan mewujudkan Indonesia yang lebih baik yang didukung dengan tata kelola pemerintahan yang baik, bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme, berdedikasi, beretika, berintegritas, berkinerja tinggi, akuntabel dan mampu memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Sekalipun kepesertaan Kementerian Luar Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional baru dicatatkan di Kementerian PAN dan RB pada 1

6 tanggal 28 Desember 2011, namun upaya perubahan internal Kementerian Luar Negeri sebenarnya telah dilakukan jauh sebelumnya. Pada tahun 2001 Kementerian Luar Negeri telah meluncurkan program Benah Diri. Dinamika lingkungan baik di tataran nasional, regional dan internasional yang diwarnai oleh perubahan-perubahan yang sangat cepat, menggelindingnya isu-isu demokrasi, HAM, good governance dalam agenda internasional semakin meningkatkan kesadaran masyarakat Indonesia akan hak-haknya terhadap terciptanya pemerintahan yang baik, bersih, melayani secara prima, dan menghormati hak-hak masyarakat. Kebutuhan akan organisasi yang adaptif, yang mampu melakukan proses pembelajaran secara terus-menerus ke arah perubahan, didukung oleh pengembangan kapasitas Sumber Daya Manusia yang unggul, profesional dan berkompeten menjadi suatu keniscayaan. Transformasi ke arah organisasi yang adaptif, selain penting dalam menjaga relevansi organisasi sehingga tidak kehilangan signifikansinya, juga dalam memperkuat kapasitas untuk melaksanakan diplomasi yang kreatif, aktif, antisipatif, tidak sekedar rutin dan reaktif, teguh, rasional dan luwes sesuai amanat Undang-Undang No.37 tahun 1999 tentang Hubungan Luar Negeri. 2

7 Kerangka proses adaptasi tersebut paling tidak dibentuk oleh 3 (tiga) unsur pokok yaitu: Pertama, akses yang lebih luas kepada aktoraktor penting, baik lama maupun baru, untuk berpartisipasi secara lebih aktif dan mendalam pada perumusan dan penyelenggaraan kebijakan publik termasuk agenda nasional di bidang hubungan luar negeri. Para aktor penting tersebut adalah pihak legislatif, yudikatif, pers, lembaga swadaya masyarakat dan akademisi serta pelaku bisnis baik secara individu maupun kelompok. Kedua, memperkuat implementasi prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), bersih, bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) sejalan dengan tuntutan masyarakat. Ketiga, konsekuensi demokratisasi pengambilan kebijakan dan tuntutan akuntabilitas adalah pentingnya peningkatan kualitas dan produktivitas para pelaku dan personil pendukung kegiatan diplomasi. Dengan kata lain, peningkatan sumber daya manusia Kemlu yang berkualitas, profesional, beretika dan berintegritas menjadi kebutuhan penting dan mendesak. 3

8 Seiring dengan menguatnya tuntutan masyarakat terhadap akuntabilitas kinerja pemerintah dan arus tantangan yang semakin kompleks, upaya benah diri Kementerian Luar Negeri bukan lagi sekedar pilihan tetapi keharusan. Benah Diri yang selanjutnya diperluas menjadi Reformasi Birokrasi Kemlu diarahkan pada perbaikan di 9 (sembilan) area perubahan dan 5 (lima) program Quick Wins yang diharapkan dapat menjadi pengungkit pelaksanaan program-program yang lebih besar. Perubahan di 9 (sembilan) area perubahan tersebut meletakkan pondasi perubahan pada mindset, leadership, budaya kerja, tertib hukum, penegakan hukum, kepastian dan kesadaran hukum dan perubahan organisasi, tata laksana dan business process. Building block perubahan mindset diarahkan pada terwujudnya pola pikir aparat birokrasi yang melayani, kepedulian dan keberpihakan pada masyarakat, menjadikan KBRI, KJRI dan KRI sebagai Rumah WNI pada Perwakilan RI di luar negeri, penguatan etika, integritas, akuntabilitas publik dan transparansi. Sementara pada organizational change, building block tersebut ditujukan untuk membangun dan memperkuat tatanan standar prosedur kerja, penguatan business process, penguatan SPIP, peningkatan profesionalisme, perbaikan laporan keuangan, pembangunan e-government, mekanisme 4

9 penanganan dan tindak lanjut keluhan atau masukan masyarakat, penguatan sistem reward and pusnishment, restrukturisasi organisasi ke arah tepat fungsi dan ukuran, peningkatan kesejahteraan pegawai antara lain melalui pengajuan remunerasi, rekrutmen pegawai yang bersih, transparan, dan obyektif. Perubahan pola pikir, organisasi dan tata laksana diperlukan untuk memastikan sistem administrasi dan manajemen pemerintahan dijalankan semua unit kerja secara tepat, baik di Pusat maupun Perwakilan RI di luar negeri. Hal ini pada gilirannya diharapkan dapat memperkuat diplomasi yang aktif dan kreatif dan pelayanan publik yang prima yang secara keseluruhan akan mendukung keberhasilan penyelenggaraan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri RI. Benah Diri Kemlu menjadi faktor kunci (critical success factor) bagi keberhasilan pendekatan all directions foreign policy Indonesia. Nilai-nilai tersebut terkait dengan kekitaan (we feeling), kepemilikan (ownership), kepemimpian (leadership), partisipasi dan komitmen semua stakeholders. Upaya Benah Diri meletakkan dasar-dasar kepesertaan Kemlu dalam program Reformasi Birokrasi Nasional. Kedua upaya tersebut merupakan bagian integral dari proses perubahan di Kemlu yang dilakukan secara 5

10 berkesinambungan, sistematik dan terukur dan telah menunjukkan hasil yang menggembirakan. Capaian-capaian Reformasi Birokrasi yang dimulai dari proses Benah Diri telah mulai membuahkan hasil yang semakin nyata di berbagai bidang seperti penataan organisasi, business process, pelayanan publik yang semakin prima termasuk perlindungan WNI dan BHI di luar negeri, akuntabilitas publik, pembenahan profesi, penataan jabatan, dan lain-lain. Melalui capaian-capaian tersebut akan menciptakan nilai publik yakni tata kelola pemerintahan yang menjamin the government works, mampu memberikan pelayanan publik secara prima. Adalah sebuah harapan bersama para pemangku kepentingan terwujudnya Kementerian Luar Negeri yang dapat menjadi institusi model reformasi birokrasi di Indonesia (champion) yang partisipatif, kreatif-inovatif, profesional, akuntabel melalui penerapan prinsip-prinsip pemerintahan yang baik dan bersih (good governance and clean government). Program Benah Diri Kemlu difokuskan pada 3 (tiga) aspek penting: 1. Pembenahan organisasi 6

11 Disadari bahwa peran organisasi sangat penting dan strategis dalam mendukung pencapaian visi dan misi Kementerian Luar Negeri yang optimal. Oleh karena itu penataan kelembagaan dilakukan secara terencana dan terukur sesuai kebutuhan misi dan tantangan yang dihadapi. Hal ini mencakup restrukturisasi Kementerian dan Perwakilan RI di luar negeri menuju organisasi yang tepat ukuran (right sizing), adaptif, efektif, dan efisien. Sebagai suatu proses yang dinamis dan adaptif, pembenahan organisasi dilakukan secara berkesinambungan. Restrukturisasi organisasi dilakukan melalui perubahan besar dari yang sebelumnya didasarkan pada pendekatan sektoral seperti Direktorat Jenderal Politik, Direktorat Jenderal Hubungan Ekonomi Luar Negeri, Direktorat Jenderal Hubungan Sosial, Budaya dan Penerangan ke arah pendekatan kawasan dan fungsional, seperti Direktorat Jenderal Amerika dan Eropa, Direktorat Jenderal Asia, Pasifik dan Afrika, Direktorat Jenderal Multilateral, Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional, Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik. Penguatan organisasi juga diarahkan pada unit-unit yang memberikan pelayanan publik khususnya perlindungan WNI dan BHI dengan membentuk Direktorat Perlindungan WNI dan BHI. Untuk menciptakan organisasi yang tepat ukuran, dan tajam dalam pelaksanaan misi, pada organisasi 7

12 Perwakilan disusun indeks Perwakilan sesuai Keputusan Menteri Luar Negeri SK/No. 06/A/OT/VI/2004/01 Tahun 2004 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan RI di Luar Negeri. Pembentukan formasi baru di Perwakilan RI dikaji secara seksama berdasarkan bobot misi, cost and benefit analysis dan kebutuhan Perwakilan. 2. Pembentukan budaya kerja Langkah ini dimaksudkan untuk memperbaiki dan meningkatkan etika, integritas dan etos kerja yang menjadi prasyarat terbentuknya pegawai Kemlu yang disiplin, beretika, berintegritas, berkinerja tinggi, kompeten dan profesional untuk mendukung tujuan organisasi. Budaya kerja dimaksud adalah 3 T dan 1 A, yaitutertib waktu, Tertib administrasi, Tertib fisikdan Aman personil-informasi-lingkungan kerja menuju Kementerian Luar Negeri yang lebih baik, yakni partispatif, inovatif, profesional dan akuntabel. Tertib waktu menyangkut penegakan disiplin waktu kerja seluruh pegawai Kemlu, termasuk kecepatan dan ketepatan waktu pelaksanaan instruksi dan penyampaian laporan. Budaya tertib waktu akan menegakkan displin untuk menjaga dan meningkatkan produktivitas pegawai, mengikis dan menghilangkan penyakit korupsi waktu yang menghambat peningkatan produktivitas. 8

13 Dalam perkembangannya, Kementerian Luar Negeri telah memberlakukan ketentuan mengenai jam kerja yang dalam pelaksanaannya telah didukung perangkat teknis sistem daftar hadir sidik vena. Rekapitulasi kehadiran selanjutnya diperhitungkan untuk menentukan besaran remunerasi setiap pegawai. Tertib administrasi menyangkut pengelolaan yang benar, efisien dan efektif atas sumber-sumber daya keuangan, manusia, perlengkapan dan penanganan substansi yang berorientasi pada keberhasilan pelaksanaan tugas dan misi. Kelancaran penerapan manajemen administrasi akan menentukan kelancaran pelaksanaan tugas dan kegiatan serta memudahkan dalam hal pertanggungjawaban kerja. Ketidaktertiban administrasi selain dapat menghambat upaya pelayanan prima kepada masyarakat juga melemahkan akuntabilitas publik. Hal ini tidak saja mengundang risiko administratif bagi pegawai yang bersangkutan tetapi juga risiko hukum. Tertib fisik menyangkut penampilan yang etis dan pantas mulai dari gedung-gedung kantor, ruangruang kerja, dan penampilan pejabatnya. Penampilan fisik gedung dan ruang kerja yang pantas dan terpelihara bertumpu pada kebersihan, kerapihan, asas fungsionalitas dan pencerminan kekayaan budaya Indonesia. Upaya perbaikan telah 9

14 dilakukan menyangkut perbaikan berbagai fasilitas fisik di Kemlu yang bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan aman bagi karyawan Kemlu. Aman mencakup kepastian perlindungan keamanan baik secara fisik maupun hukum terhadap pegawai Kementerian Luar Negeri yang melaksanakan tugas, juga keamanan dan kenyamanan dari lingkungan kerja. Keamanan juga menyangkut kerahasiaan informasi, baik lisan maupun tulisan. Etika yang dapat ditarik dari budaya aman antara lain adalah memahami dengan baik jenis-jenis atau kategorisasi informasi yang harus disampaikan kepada publik sebagai bentuk transparansi dan akuntabilitas publik, informasi yang dapat dibuka untuk publik dan informasi yang harus dirahasiakan antara lain karena dapat membahayakan keamanan negara, proses yang belum final yang jika dibuka akan merusak proses yang sedang berjalan. 3. Pembangunan kapabilitas dan profesionalisme Pembangunan kapabilitas dan profesionalisme adalah upaya membenahi mesin diplomasi RI (diplomat) agar lebih mampu menghadapi berbagai tantangan diplomasi masa kini dan masa depan dan memanfaatkan secara optimal berbagai peluang yang terbuka dari globalisasi, keterbukaan pasar, 10

15 dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya komunikasi dan informasi. Tantangan diplomasi dimaksud berkaitan dengan fungsi-fungsi utama yang harus dijalankan seorang diplomat, yaitu: Representing: mewakili kepentingan negara dan Pemerintah RI di negara penerima atau organisasi internasional serta mengembangkan jejaring dengan berbagai pihak, seperti kalangan pemerintah, parlemen, akademisi, media masadan organisasi/lembaga nonpemerintah. Negotiating: melakukan negosiasi untuk memperjuangkan kepentingan nasional dan memantapkan dukungan masyarakat internaional seluas-luasnya terhadap keutuhan dan kedaulatan NKRI dan pembangunan naional. Protecting: melindungi WNI dan BHI di luar negeri sesuai amanat konstitusi RI, meningkatkan pelayanan publik dan mengoptimalkan sistem Pelayanan Warga yang terpadu di Perwakilan RI agar dapat memberikan pelayanan prima yang cepat, murah, ramah, memuaskan, transparan dan akuntabel bagi seluruh WNI dan BHI di luar negeri. 11

16 Promoting: memajukan hubungan dan kerjasama dengan negara akreditasi di berbagai bidang seperti politik, hukum, keamanan, pertahanan, ekonomi, investasi, perdagangan, kerjasama pembangunan, sosial budaya, pariwisata dan pendidikan. Reporting: mengumpulkan dan melakukan pengolahan data, hasil observasi perkembangan negara akreditasi dan dilaporkan ke Pusat. Untuk meningkatkan profesionalisme, kompetensi dan kapabilitas diplomat dalam melaksanakan tugas-tugas di atas, penataan dan pembenahan bidang profesi diplomat dilakukan secara menyeluruh yang dimulai dari pembenahan jalurjalur profesi, administrasi kepegawaian dan bidang lain terkait, penerimaan pegawai, pendidikan dan pelatihan hingga penempatan, penghargaan dan sanksi. 12 B. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri Memperkuat Upaya Benah Diri Setelah dikeluarkannya Keputusan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi , dan Roadmap Reformasi

17 Birokrasi melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 20 Tahun 2010, upaya benah diri yang telah dirintis Kementerian Luar Negeri memperoleh momentum baru. Kementerian Luar Negeri selanjutnya turut serta dalam program Reformasi Birokrasi Nasional. Proses penguatan dan konsolidasi ke arah perubahan dalam semangat reformasi birokrasi nasional semakin ditata secara sistematis, terencana, terukur, berkelanjutan dan komprehensif. Langkah-langkah perubahan konkrit baik menyangkut piranti lunak (software) maupun perangkat keras (hardware) dilaksanakan secara tertib, dicatat, dimonitor dan dievaluasi baik per triwulan maupun pertahun. Berbagai persyaratan yang ditetapkan dalam program Reformasi Birokrasi Nasional dipenuhi tidak hanya aspek administratif berupa penyusunan dokumen-dokumen kegiatan tetapi juga perubahan-perubahan riil dan signifikan ke arah perbaikan. Selanjutnya Kementerian Luar Negeri pada tanggal 1 Januari 2011 membentuk Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri yang terdiri dari: Tim Pengarah Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri. Tim diketuai oleh Menteri Luar Negeri beranggotakan seluruh Pejabat Eselon I. Tim tersebut ditetapkan dengan Surat 13

18 14 Keputusan Menlu No. 187/B/KP/I/2011/02 tanggal 1 Januari Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri. Tim diketuai oleh Sekretaris Jenderal dan terdiri dari 9 (sembilan) Kelompok Kerja dan 1 (satu) Gugus Pengendali Manajemen Perubahan. Tim ditetapkan dengan Surat Keputusan Menlu No. 25/B/KP/IV/2011/02 tanggal 21 April Pembentukan kedua Tim tersebut adalah sesuai Peraturan MenPAN dan RB No. 20 Tahun 2010 yang mewajibkan K/L membentuk Tim Pengarah yang diketuai pimpinan Kementerian dan Lembaga (K/L) dan Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi yang diketuai Sekretaris Jenderal. Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri selanjutnya mempersiapkan penyusunan dokumendokumen persyaratan kepesertaan Kementerian Luar Negeri dalam programreformasi Birokrasi Nasional yang meliputi: Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri danroadmapreformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri. Untuk bahan pertimbangan penilaian Kemen PAN dan RB terhadap kemajuan yang dilakukan oleh Kementerian Luar Negeri melalui program Benah Diri yang telah dilaksanakan sejak tahun 2001 dan atas persetujuan Kemen PAN dan RB, Tim juga

19 menyusun Dokumen Capaian Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri. Ketiga dokumen tersebut diserahkan oleh Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri kepada KemenPAN dan RB pada tanggal 28 Desember Selain itu, Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri bersama-sama narasumber telah menyusun analisa jabatan, evaluasi jabatan dan pemeringkatan jabatan (Job Grading) yang meliputi 985 jabatan struktural Kemlu dan Jabatan Fungsional di Kementerian Luar Negeri.Analisa jabatan, evaluasi jabatan dan pemeringkatan jabatan disusun berdasarkan Peraturan Menteri PAN dan RB No. 34 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Jabatan dengan memperhitungkan 6 (enam) faktor FES (Factor Evaluation System) yang mencakup ruang lingkup dan dampak, pengaturan organisasi, wewenang penyeliaan dan manajerial, hubungan personal, kesulitan dalam pengarahan pekerjaan dan kondisi lain. Sebagai bagian dari proses penataan jabatan, Tim RB Kemlu bersama-sama wakil unit-unit Kemlu telah mengidentifikasi sekitar 71 Jabatan Fungsional Umum (JFU) dan 14 Jabatan Fungsional Tertentu (JFT) yang dibutuhkan satker di Kemlu. Hal tersebut diperlukan untuk memulai penataan tugas dan fungsi setiap pegawai pada fungsi-fungsi spesifik sehingga jelas uraian tugas dan pengukuran kinerjanya. Dalam 15

20 hal ini sebutan staf yang merujuk pada fungsi generik mulai dihilangkan. 1. Sembilan Area Perubahan Kepesertaan Kemlu dalam program RB Nasional merupakan penguatan komitmen dan tekad Kementerian Luar Negeri untuk melanjutkan upaya benah diri. Dengan kepesertaan tersebut, upaya benah diri yang telah dirintis sejak tahun 2001 selanjutnya diperkuat dan diperluas menjadi 9 (sembilan) area perubahan yaitu: 1) Manajemen perubahan; 2) Penataan peraturan perundang-undangan; 3) Penataan dan penguatan organisasi; 4) Penataan tata laksana; 5) Penataan sistem manajemen SDM aparatur; 6) Penguatan pengawasan; 7) Penguatan akuntabilitas kinerja; 8) Peningkatan kualitas pelayanan publik; dan 9) Monitoring, evaluasi dan pelaporan. Upaya Benah Diri yang ditransformasikan ke dalam Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri selanjutnya dilaksanakan sesuai dengan kebijakan Grand Design Reformasi Birokrasi Nasional dan Roadmap Reformasi Birokrasi Memperhatikan tujuan dan sasaran serta elemenelemen reformasi, nampak adanya keselarasan antara program Benah Diri Kemlu dengan Reformasi Birokrasi. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar 16

21 Negeri ditujukan untuk mewujudkan birokrasi Kementerian Luar Negeri yang profesional, beretika, berintegritas, berkinerja tinggi, bebas dan bersih KKN (Korupsi, Kolusi, Nepotisme), mampu melayani publik, bersikap netral, sejahtera, berdedikasi dan memegang teguh nilai-nilai dasar dan kode etik aparatur negara. 17

22 Sasaran Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri berfokus pada 4 (empat) hal utama yaitu: 1) Mewujudkan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN, melalui pengembangan atau penguatan sistem manajemen yang transparan, akuntabel dan adil, 2) Meningkatkan kualitas pelayanan publik baik melalui upaya memperjuangkan kepentingan nasional di fora internasional, maupun perlindungan bagi WNI dan BHI di luar negeri, 3) Meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja dengan memastikan dijalankannya sistem administrasi dan manajemen pemerintahan secara taat azas oleh semua unit kerja, baik di Pusat maupun di Perwakilan RI, dan 4) Terwujudnya Kemlu yang lebih baik, partisipatif, inovatif, dan akuntabel. 2. Quick Wins (QW) Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri Dalam kepesertaan ke program Reformasi Birokrasi Nasional, Kementerian Luar Negeri mengusung 5 program Quick Wins (QW) sebagai program pengungkit untuk mendorong perubahan-perubahan yang lebih besar. Kelima program Quick Wins tersebut adalah: 18

23 1) Sistem Informasi WNI dan BHI di luar negeri Sistem Informasi WNI dan BHI di luar negeri dimaksudkan untuk membangun database WNI dan BHI di luar negeri secara elektronik dalam rangka pelayanan dan perlindungan WNI dan BHI di luar negeri yang prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat. Sistem tersebut diharapkan dapat menyajikan data WNI dan BHI di luar negeri secara mutakhir, akurat dan dapat diakses secara mudah. 2) Portal Treaty Room/Sistem Manajemen Penyimpanan dan Pengelolaan Naskah Perjanjian Internasional secara elektronik Naskah perjanjian internasional merupakan salah satu bukti otentik perjalanan sejarah suatu bangsa dalam melakukan hubungan dengan masyarakat internasional. Oleh karena itu penyimpanan dan pengelolaannya harus dilakukan sesuai dengan standar-standar kearsipan. Portal Treaty Room dimaksudkan untuk memperkuat sistem penyajian informasi peraturan perundang-undangan di bidang hubungan luar negeri secara mudah, cepat, dan sistematis. Portal Treaty Room diharapkan dapat 19

24 diakses kapan saja, dimana saja, dan oleh para pemangku kepentingan termasuk masyarakat umum untuk informasi kategori yang wajib dibuka untuk publik. 3) Sistem Informasi Diplomat Asing di Indonesia Sistem Informasi Diplomat Asing di Indonesia merupakan sistem untuk meningkatkan kecepatan dan kemudahan proses pelayanan Kemlu kepada diplomat asing beserta keluarga yang berada di Indonesia khususnya dalam hal ijin tinggal dan kartu identitas. 4) Sistem Rekrutmen Pejabat Fungsional Diplomat dan pegawai Kemlu lainnya secara transparan, objektif, fair, dan akuntabel. 20 Sistem rekrutmen ini dimaksudkan untuk memastikan proses rekrutmen pegawai Kemlu berjalan secara transparan, objektif, fair, dan akuntabel dalam rangka menghapuskan praktek-praktek korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN). Sistem rekrutmen Kemlu sudah mendapatkan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada tahun Tantangan ke depan adalah mempertahankan proses rekrutmen yang transparan, objektif, fair, dan akuntabel untuk auditing ISO berikutnya.

25 5) Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Sistem Informasi Manajamen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan sistem pengelolaan data kepegawaian berbasis keunggulan teknologi informasi. Sistem tersebut diharapkan dapat memperkuat terwujudnya e-government di Kemlu. SIMPEG bertujuan untuk meningkatkan pelayanan kepegawaian, efisiensi, dan memperkuat dukungan pengambilan keputusan pengelolaan sumber daya manusia Kemlu. Piranti tersebut dirancang sebagai sistem database yang terpadu, komprehensif (mencakup data pegawai sejak memulai karir hingga pensiun/meninggal dunia), serta real time. Sistem database SIMPEG dihubungkan dengan aplikasi layanan informasi kepegawaian lain yang sedang dikembangkan seperti payroll pegawai, absensi sidik vena, lembar evaluasi kinerja elektronik, usulan kenaikan pangkat online, lapor diri online, dan sistem penomoran SK elektronik. Perangkat tersebut terhubung secara online dimana pimpinan maupun pegawai yang bersangkutan dapat mengakses rekaman data kepegawaian tertentu untuk 21

26 22 keperluan verifikasi, monitoring serta transparansi. Pegawai yang bersangkutan dapat langsung mengkomunikasikan koreksi berikut berkas pendukung kepada Biro Kepegawaian untuk memperbaiki data yang tidak akurat.

27 BAB II CAPAIAN-CAPAIAN PENTING DAN STRATEGIS REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI Didorong oleh semangat benah diri, perubahan untuk mewujudkan Kementerian Luar Negeri yang lebih baik, yakni partisipatif, inovatif, akuntabel, berdedikasi dan berkinerja tinggi, dan semangat memberikan pelayanan publik yang prima, dalam kurun waktu yang relatif singkat, Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri telah menghasilkan capaian-capaian penting dan konkrit. Apa yang telah dihasilkan dalam proses perubahan tersebut tentunya tidak akan berhenti pada satu titik namun justru diharapkan membawa snowballing effects, yakni mendorong perubahan-perubahan besar selanjutnya. Hal ini diperlukan untuk memastikan adanya proses organisasi pembelajaran yang mampu menstransformasikan Kementerian Luar Negeri sebagai institusi organisasi yang dinamis, adaptif dan responsif yang mendorong seluruh pegawai dan stakeholders lainnya secara terus-menerus mengembangkan diri menuju perbaikan yang kontinyu. 23

28 Manfaat yang dihasilkan dari capaian-capaian tersebut tidak hanya dirasakan oleh Kementerian Luar Negeri, tetapi yang tidak kalah pentingnya adalah masyarakat Indonesia. Devidents yang dapat dirasakan oleh masyarakat Indonesia sebagai buah dari Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri antara lain adalah pelayanan prima untuk masyarakat yang antara lain dengan pembakuan sistem pelayanan melalui sertifikasi ISO 2008:9001 mengenai standar mutu pelayanan, pelayanan yang ramah, cepat, transparan dan murah sesuai peraturan perundang-undangan, kepedulian dan keberpihakan kepada masyarakat dan optimalnya upaya perlindungan WNI dan BHI di luar negeri. Capaian-capaian Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri tersebut diantaranya adalah sebagai berikut. A. Pembenahan Organisasi a) Restrukturisasi Organisasi Kementerian Luar Negeri 24 Salah satu perubahan penting dalam kerangka Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri adalah Restrukturisasi Organisasi. Hal ini dituangkan dalam Peraturan Menlu No.02/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen

29 Luar Negeri menggantikan Kepmenlu No. 053/2002: produk awal restrukturisasi. Perubahan besar dari proses restrukturisasi organisasi tersebut adalah penyeimbangan isu bilateral, regional dan internasional dengan mengubah pendekatan sektoral menjadi integratif. Dalam hal ini dilakukan 3 (tiga) pengelompokan bidang kerja yaitu operasional (Ditjen Asia Pasifik dan Afika, Ditjen Amerika dan Eropa serta Ditjen Multilateral), fungsional (Ditjen Informasi dan Diplomasi Publik, Ditjen Hukum dan Perjanjian Internasional serta Ditjen Protokol dan Konsuler) dan pendukung/administrasi (Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal dan Badan Pengembangan dan Pengkajian Kebijakan). Sesuai arahan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dalam rangka menindaklanjuti dikeluarkannya Peraturan Presiden No. 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara, tanggal 22 Juli 2011 Menteri Luar Negeri telah menandatangani Permenlu No. 07 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri. Langkah ini merupakan fine tuning terhadap restrukturisasi organisasi yang dilakukan sebelumnyauntuk memastikan 25