KONSEP SISTEM DAN PENGELOLAAN INTEGRASI Program Studi Teknik Elektro Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana Yogyakarta Manajemen Proyek (TKE 3101) oleh: Indah Susilawati, S.T., M.Eng. 1
Konsep Sistem Buckley (1920) Suatu kebulatan atau totalitas yg berfungsi scr utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan di antara bagianbagiannya dinamakan suatu sistem H. Kerzner (1989) Sistem adl sekelompok komponen yg terdiri atas manusia dan/atau bukan manusia (nonhuman) yg diorganisir dan diatur sedemikian rupa shg komonen-komponen tsb dpt bertindak sbg satu kesatuan dlm mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir 2
Unsur-unsur Sistem Subsistem Elemen 3
Unsur dan Sifat Sistem Bersifat dinamis Perilaku sistem dpt diamati dari cara konversi input menjadi output Sistem terpadu lebih besar daripada jumlah komponenkomponennya contoh: mobil mpy arti lbh besar drpd mesin mobil, roda, jok, body mobil, dll yg mjd komponennya. Mempunyai arti yang berbeda Sistenm yg sama dpt dipandang berbeda bergantung siapa dan utk apa pengamatan dilakukan. Inspektor pesawat memandang pesawat sbg sistem dan mesin pesawat sbg subsistem, bagian bengkel memandang mesin pesawat sbg sistem. Mempunyai sasaran yg jelas Mempunyai keterbatasan faktor luar -- hambatan dari lingkungan faktor dalam -- keterbatasan sumberdaya 4
Siklus Sistem dan Siklus Biaya Perhatian thd biaya hrs integral sistem mpy biaya akuisisi rendah tapi biaya operasional dan pemeliharaan tinggi?? 5
Aplikasi Konsep Sistem Pendekatan sistem (system approach) untuk memecahkan suatu masalah: Analisis sistem Menganalisis dan memecahkan masalah pengambilan keputusan dgn memilih alternatif yg terbaik, dgn melihat sumberdaya yg diperlukan dibandingkan manfaat yg akan diperoleh termasuk resiko yg mungkin dihadapi. Engineering sistem Proses yg teratur dlm aspek engineering utk mewujudkan gagasan mjd sistem yg diinginkan bagi keperluan operasi/utilisasi. BS Blanchard (1990) Engineering sistem adl aplikasi yg efektif dari uasaha-usaha ilmu pengetahuan dan engineering dlm rangka mewujudkan kebutuhan operasional mjd suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yg saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi. Manajemen sistem Mengelola suatu organisasi/usaha dgn pendekatan sistem. 6
KONSEP SISTEM METODOLOGI ANALISIS SISTEM ENGINEERING SISTEM MANAJEMEN SISTEM Proses analisis utk memilih alternatif dan membuat keputusan Proses merekayasa utk mewujudkan sistem Orientasi mencapai tujuan dan optimasi total sistem - Formulasi persoalan - Kriteria evaluasi - Teknik evaluasi - Membuat model - Memilih alternatif - Mengambil keputusan - Formulasi keperluan - Desain konseptual - Desain dan pengembangan - Aspek engineering pd konstruksi, produksi, dan pemeliharaan Penekanan koordinasi dan integrasi subsistem (peserta) dalam perencanaan dan implementasi 7
Konsep Sistem pada Manajemen Proyek Siklus proyek adl bagian dari siklus sistem pendekatan atau konsep sistem tepat digunakan dlm usaha mencapai keberhasilan suatu proyek terutama proyek yg ukurannya besar dan kompleks. 8
Konsep Sistem pada Manajemen Proyek (lanj.) Awal proyek yaitu tahap konseptual dan PP/Definisi Kegiatan perencanaan --- termasuk pengambilan keputusan --- mrpk kegiatan yg dominan, mk analisis sistem akan meningkatkan kualitas keputusan yg diambil. Tahap implementasi Setelah proyek lulus seleksi & evaluasi serta tersedia sumberdaya manajemen proyek memusatkan perhatian pd keberhasilan pelaksanaan pekerjaan dgn cara: Mengelola peserta proyek (konsultan, kontraktor, rekanan penyandang dana,dll) dgn menekankan bhw mereka adl subsistem dari suatu sistem (proyek). Mengelola proyek dgn kesadaran bhw proyek adl bagian dari siklus sistem --- mengikuti pola siklus proyek dgn memperhatikan keperluan utk tahap berikutnya. Mengelola proyek dgn memahami siklus proyek dan siklus sistem shg dpt mengikuti dinamika kegiatan dan mengantisipasi kapan, jumlah, dan jenis sumberdaya yg harus disediakan. 9
Integrasi dan Koordinasi Konsep sistem orientasi totalitas mengupayakan integrasi dan koordinasi pengelolaan subsistem ybs. Integrasi dan koordinasi adl proses yg bertujuan agar komponenkomponen kegiatan proyek dpt berfungsi sbg suatu kesatuan yg utuh (terpadu) utk mencapai tujuan sistem (proyek) scr efektif dan efisien. Kapan integrasi dan koordinasi diperlukan? Menurut Peter Moris, 1. Jika sasaran dan tujuan organisasi memerlukan kelompok-kelompok yg berbeda utk bekerja sama scr erat. 2. Jika lingkungan tempat bekerja berubah scr cepat. 3. Jika pekerjaan bersifat interrelated dan interconnected. 4. Teknologi dan metode yg digunakan bermacam-macam. 5. Struktur organisasi kompleks dan sering mengalami perubahan. 10
Proses Integrasi dan Koordinasi Ada dua jenis: Proses integrasi dan koordinasi internal Terjadi di antara komponen kegiatan proyek itu sendiri, umumnya bersifat intensif, dan seringkali terjadi trade-off. Proses integrasi dan koordinasi eksternal Terjadi antara peserta di dalam proyek (antar bidang) dengan pihak luar (misalnya rekanan, pemerintah, dll). Agar proses integrasi dan koordinasi berlangsung efektif: 1. Menciptakan suasana yg mendukung (condusive). 2. Menjalin proses perencanaan, implementasi, dan pengendalian scr ketat dlm berbagai aspek kegiatan dan peserta. 3. Mengelola konflik scr tepat. 4. Memelihara komunikasi yg aktif dgn stakeholder. 11
Ad.1. Menciptakan suasana yg mendukung agar perusahaan ybs siap menerima dan mendukung aktivitas yg diperlukan proyek Tindakan yg diperlukan: 1. Identifikasi peserta/pelaksana proyek, penjelasan adanya proyek, dan garis besar rencana pengelolaan. 2. Identifikasi bidang fungsional dan manajer yg akan berperan. 3. Menunjuk pimpro sbg penanggungjawab proyek. 4. Menerbitkan project charter ttg batas-batas otoritas pimpro dgn manajer fungsional. 5. Identifikasi keperluan sumberdaya (dana, peralatan, personil, dll). 6. Menyiapkan prosedur koordinasi proyek ttg tata cara kerja sama antara para peserta proyek. 12
Ad.2. Menjalin perencanaan-pengendalian yg tepat Komponen yg kelihatannya terpecah-pecah diharapkan dpt menjadi kesatuan yg terpadu. Ad.3. Mengelola konflik scr tepat Konflik terjadi jk dua atau lebih individu/kelompok mengadakan kerja sama Mengelola konflik dlm proyek berarti mengelola individu/kelompok yg hrs bekerja sama dlm wkt yg relatif pendek, dgn sasaran yg sekaligus sama dan berbeda Konflik yg tdk berlebihan dan dikelola dgn baik dpt berdampak positif Konflik yg berlebihan dan tidak dikelola dgn baik dpt berdampak merugikan Penyebab konflik misalnya penentuan alokasi sumberdaya, termasuk tenaga ahli, peralatan, dan dana 13
Ad.4. Memelihara komunikasi dgn stakeholder Pimpro umumnya hrs menyediakan sebagian besar wkt utk komunikasi --- rapat operasional proyek, rapat menyusun dan mereview laporan, dll Komunikasi terbuka mencegah hal yg berdampak negatif thdp usaha integrasi, misalnya: - perbedaan persepsi - antagonisme antar-pelaku - antagonisme antar-organisasi - sikap melawan perubahan (resistance to change) Lawrence dan Lorch Spesialisasi dan integrasi Agar para spesialis tdk tenggelam dlm dunianya sendiri 14
Interface Management RD Achibald (1979) Interface Management adl merencanakan dan mengendalikan interaksi antara berbagai unsur kegiatan dan organisasi para peserta atau stakeholder pd waktu dan area tertentu Contoh: manajemen di zona saat terjadi interaksi antara proyek dgn organisasi peserta 15
Jenis interface: - Interface personil - Interface organisasi - Interface sistem terkait dgn sistem nonhuman, interface fisik Dalam proyek: - Interface dgn pemilik proyek - Interface dgn berbagai bidang dan pimpinan internal perusahaan - Interface dgn pemerintah dan masyarakat 16
Stakeholder proyek adl individu/kelompok/organisasi yg: 1. Aktif ikut serta dlm kegiatan proyek 2. Dlm jangka pendek/panjang akan terkena dampak positif atau negatif dari adanya proyek 3. Memiliki kepentingan pada hasil proyek Bbrp stakeholder penting adl: Pimpro dan tim inti proyek --- yaitu penanggung jwb atas pengelolaan proyek Pelanggan atau pemilik proyek --- yaitu pihak yg akan memakai atau memiliki produk hasil proyek Sponsor --- yaitu penyandang dana Pelaksana --- yaitu pihak yg mengerjakan kegiatan proyek misalnya kontraktor dan konsultan Organisasi atau pihak lain spt pemerintah atau badan berwenang yg keputusannya dpt mempengaruhi proyek Pemerhati lingkungan --- yaitu pihak yg akan terkena dampak proyek dlm arti positif maupun negatif 17
selesai 18