BAB II KERANGKA TEORITIS 2.1 Sistem, Informasi, dan Basis Data Sistem merupakan kelompok elemen-elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Informasi dapat menggambarkan kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Model dasar sistem adalah masukan (input), pengolahan (proses), dan pengeluaran (output) seperti pada gambar 2.1. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam waktu periode sebelumnya. Oleh karena itu pada model sistem informasi ditambahkan pula media penyimpan data (database) maka fungsi pengolahan informasi bukan lagi mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk dipergunakan lebih lanjut. Feedback Gambar 2.1 Proses Pengolahan Informasi Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan! 8!
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. 2.2 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras, dan perangkat lunak komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan dan sebuah "database" (Gordon B. Davis : 1993). Berdasarkan definisi diatas, terlihat ada sedikit perbedaan antara sistem informasi biasa dengan sistem informasi manajemen (SIM), dimana perbedaan yang mendasar adalah bahwa SIM dapat mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan.!! SIM!untuk!! perencanaan!strategis!! dan!kebijakan!! serta!pengambilan! Informasi!manajemen!untuk! perencanaan!taktis,!dan!pengambilan! keputusan! Informasi!manajemen!untuk!perencanaan,! operasional,!pengambilan!keputusan!dan! pengendalian! Pengolahan!transaksi,!pemberian!informasi!! (tanggapan!atas!pertanyaan)! Gambar 2.2 Sistem Informasi Manajemen (Gordon B. Davis : 1993) Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi,! 9!
penjelasan status, dan sebagainya, lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari hari, lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen, dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh manajemen tingkat puncak. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari gambar 2.2. 2.3 Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan yang ingin diperoleh. 2.4 Metode Pengukuran Keberhasilan Sistem Informasi Metode yang paling sering digunakan untuk mengukur kinerja sistem informasi adalah model keberhasilan sistem informasi DeLone dan Maclean (DeLone W, McLean E, 1992) biasa disingkat DMSM (DeLone and McLean Information Systems Success Model). Konsep dasar DMSM memiliki enam dimensi keberhasilan sistem informasi : 1. System quality 2. Information quality 3. Use 4. User Satisfaction! 10!
5. Individual impact 6. Organizational impact Gambar 2.3 Model Keberhasilan Sistem Informasi (DeLone & McLean 1992) Tidak lama setelah publikasi DMSM, para peneliti sistem informasi mulai mengajukan beberapa perbaikan terhadap model tersebut. Seddon & Kiew (1994) dalam evaluasinya merubah kategori pengunaan karena faktor penentu keberhasilan yang dicari para peneliti adalah kegunaan bukan Use. Konsep ini sesuai dengan ide kegunaan yang dirasakan (perceived usefulness) dalam Technology Acceptance Model oleh Davis (1989). Mereka berpendapat bahwa, untuk sebuah sistem yang bebas (web) penggunaan (use) adalah ukuran yang tepat, namun sistem tersebut wajib digunakan, kegunaan (usefulness) adalah ukuran yang lebih baik. DeLone & McLean (2003) memberikan respon bahwa, bahkan dalam sistem wajib, masih ada variabel yang cukup atas penggunaan (use) oleh karena itu variabel penggunaan (use) layak untuk dipertahankan. Para peneliti juga menyarankan bahwa kualitas pelayanan (service quality) seharusnya ditambahkan ke DMSM. Sebuah alat dari literatur pemasaran,! 11!
SERVQUAL, yang cukup banyak digunakan dalam literatur tentang keberhasilan sistem informasi dalam dekade terakhir. SERVQUAL mengukur kualitas layanan departemen teknologi informasi, terhadap penggunan sistem informasi, dengan mengukur dan membandingkan harapan pengguna dan persepsi mereka dari departemen teknologi informasi. Pitt et al. (1995) mengevaluasi instrumen dari perspektif sistem informasi dan menyarankan penambahan kualitas pelayanan pada DMSM. Beberapa peneliti menolak perubahan ini (Seddon, 1994), sementara yang lain mendukungnya (Jiang et al., 2002). Setelah meninjau dan mengevaluasi perdebatan ini pada tahun 2003 DeLone & McLean memutuskan untuk menambah kualitas pelayanan dalam DMSM. Modifikasi lain dalam DMSM adalah perubahan yang ditawarkan oleh Seddon (1997). Dia berpendapat bahwa DMSM dalam bentuk aslinya cukup membingungkan, hal ini disebabkan oleh baik proses dan model varians digabungkan dalam kerangka yang sama. Sementara Seddon mengklaim bahwa ini adalah kelemahan dari model DMSM, DeLone & McLean (2003) menjawab bahwa mereka percaya bahwa ini adalah salah satu kekuatan. Seddon menjelaskan lebih jauh bahwa konsep penggunaan sangat ambigu dan menyarankan bahwa klarifikasi lebih lanjut diperlukan untuk membangun DMSM. Dia menunjukkan tiga arti potensi yang berbeda untuk membangun penggunaan. DMSM dimaksudkan untuk menjadi baik lengkap dan pelit, namun perubahan yang diperkenalkan oleh Seddon merumitkan model, sehingga mengurangi dampaknya. Selain modifikasi yang diusulkan oleh Seddon, ada usulan lain untuk merevisi atau memperluas model. Beberapa peneliti telah melakukan modifikasi untuk mengevaluasi keberhasilan aplikasi tertentu seperti sistem manajemen pengetahuan! 12!
(Jennex & Olfman, 2002; Kulkarni et al, 2006; Wu & Wang, 2006) dan e-commerce (misalnya, Molla & Licker, 2001; DeLone & McLean, 2004; Zhu & Kraemer, 2005). Peneliti lain telah membuat rekomendasi yang lebih umum mengenai DMSM (misalnya, Ballantine et al., 1996). Menyadari banyaknya usulan untuk model mereka, DeLone & McLean dalam sebuah karya lanjutan mereview studi empiris yang telah dilakukan selama bertahuntahun sejak 1992 dan melakukan revisi terhadap model asli (DeLone & McLean, 2003). Model yang telah diperbarui ditunjukkan pada Gambar 2.3 Gambar 2.4 Model DMSM yang diperbarui Pembaharuan DMSM mengakomodir rekomendasi Pitt et al. (1995) untuk memasukkan kualitas pelayanan. Perubahan lainnya membahas kritik bahwa sistem informasi dapat mempengaruhi tingkatan lain selain dari tingkatan individu dan organisasi. Karena keberhasilan sistem informasi mempengaruhi kelompok kerja, industri, dan bahkan masyarakat (Myers et al, 1997; Seddon et al, 1999), DeLone &! 13!
McLean menggantikan variabel, individual impact dan organizational impact, dengan net benefits, sehingga mengkalkulasikan keuntungan/manfaat pada beberapa tingkat analisis. Revisi ini memungkinkan DMSM untuk diterapkan pada berbagai tingkatan analisis yang dianggap paling relevan oleh para peneliti. Sebuah perangkat tambahan akhir yang dibuat untuk DMSM adalah klarifikasi lebih lanjut dari penggunaan. Para penulis menjelaskan sebagai berikut gunakan harus mendahului kepuasan pengguna dalam pengertian proses, namun pengalaman positif dalam menggunakan akan menyebabkan tingkat kepuasan pengguna yang lebih besar dalam arti kausal (DeLone & McLean, 2003). Mereka kemudian menyatakan bahwa peningkatan kepuasan pengguna akan menimbulkan keinginan yang lebih tinggi untuk menggunakan, yang kemudian akan mempengaruhi penggunaan. DMSM menjadi kerangka kerja yang bermanfaat untuk mengukur keberhasilan sistem informasi. Model ini telah banyak digunakan oleh peneliti sistem informasi untuk memahami dan mengukur dimensi keberhasilan sistem informasi. Selanjutnya, setiap variabel menggambarkan keberhasilan suatu sistem informasi yang konsisten dengan satu atau lebih dari enam dimensi utama keberhasilan meliputi : 1. System quality - karakteristik yang diinginkan dari suatu sistem informasi. Sebagai contoh: kemudahan penggunaan, fleksibilitas sistem, kehandalan sistem, dan kemudahan untuk dipelajari, serta fitur instuisi sistem, kecanggihan, dan waktu respon. 2. Information quality : karakteristik yang diinginkan dari output sistem, yaitu manajemen laporan dan tampilannya. Sebagai contoh: relevansinya,! 14!
pemahamannya, akurasi, keringkasan, kelengkapan, terkini, ketepatan waktu, dan kegunaan. 3. Service quality - kualitas dukungan yang diterima pengguna dari personil/staf sistem informasi (unit teknologi informasi). Sebagai contoh: responsif, akurasi, kehandalan, kompetensi teknis, dan empati dari personil tersebut. SERVQUAL yang diadaptasi dari bidang pemasaran, adalah instrumen yang populer untuk mengukur kualitas layanan sistem informasi. 4. Itention to use use : ukuran dan cara di mana pengguna memanfaatkan kemampuan dari suatu sistem informasi. Sebagai contoh: jumlah kunjungan, frekuensi kunjungan, aktivitas pengguna, kesesuaian penggunaan, tingkat penggunaan, dan tujuan penggunaan. 5. User Satisfaction laporan tingkatan kepuasan dari pengguna atas layanan yang diberikan sistem informasi. 6. Net benefits - sejauh mana sistem informasi berkontribusi pada keberhasilan individu, kelompok, organisasi, industri, dan bangsa. Sebagai contoh: mempermudah pengambilan keputusan, peningkatan produktivitas, peningkatan penjualan, pengurangan biaya, meningkatkan keuntungan, efisiensi pasar, kesejahteraan konsumen, penciptaan lapangan kerja, dan pembangunan ekonomi.! 15!