PERTEMUAN 4 P E R E N C A N A A N (PLANNING)
A. KONSEPSI DASAR Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapainya. Merencana berarti mengupayakan penggunaan sumbersumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan. Berdasarkan definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut: 1. Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang 2. Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi 3. Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi
B. PROSES PERENCANAAN Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perecanaan terkandung suatu aktifitas tertentu saling berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan. Menurut Allen (1963), perencanaan terdiri atas aktifitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berfikir ke depan dan megambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta mengahadapi tantangan pada waktu yang akan datang. Berikut ini aktivitas perencanaan yang dimaksud. 1. Prakiraan 2. Penetapan tujuan 3. Pemprograman 4. Penjadwalan 5. Penganggaran 6. Pengembangan prosedur 7. Penetapan dan interpretasi kebijakan
A. Perencanaan : 1. What = menentukan apa yg akan dikerjakan. 2. When = kapan akan dikerjakan. 3. Who = siapa yg akan mengerjakan. 4. Where = dimana akan dikerjakan. 5. How = bagaimana akan mengerjakannya Dlm pelaksanaan fungsi perencanaan, manajer puncak memiliki 3 fungsi : 1. Menentukan peran yg diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang. 2. Menghubungkan organisasi dengan berbagai macam sistem lingkungannya. 3. Mengevaluasi dan memprakirakan kebutuhan apa saja yg dapat dipenuhi oleh organisasi.
B. Aktivitas Perencanaan : 1. Prakiraan (forecasting) Suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan/memperkirakan waktu yg akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yg telah diketahui. 2. Penetapan tujuan (establishing objective) Suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yg ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan. 3. Pemrograman (programming) Suatu aktivitas yg dilakukan dengan maksud untuk menetapkan : langkah-langkah utama yg diperlukan, unit dan anggota yg bertanggung jawab untuk setiap langkah dan urutan serta pengaturan waktu setiap langkah. 4. Penjadwalan (scheduling) Penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.
C. Pembagian Rencana 1. Rencana strategis (strategic plan) Dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yg luas, yaitu untuk melaksanakan misi yg merupakan satu-satunya alasan kehadiran organisasi tsb. Kelebihannya : manajer dpt menentukan tujuan scr jelas dan metode pencapaiannya. membantu manajer mengantisipasi permasalahan sblm muncul dan memecahkannya sblm menjadi lebih buruk. membantu manajer mengenal peluang yg mengandung resiko dan peluang yg aman dan memilih di antara peluang yg ada. Kelemahannya : bahaya terciptanya birokrasi besar para perencana yg dpt menghilangkan hubungan dengan produk dan pelanggan prsh.
2. Rencana operasional (operational plan) Memberikan deksripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan, terdiri atas : a. Rencana sekali pakai (single use plan) Dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tsb telah dicapai. Terdiri atas : - Program (programs) Mencakup serangkaian aktivitas yg relatif luas. - Proyek (project) Bagian program yg lebih kecil dan mandiri. Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab setiap individu yg ditunjuk dan diberi sumber daya spesifik dan dlm batas waktu tertentu. - Anggaran (budget) Pernyataan tentang sumber daya keuangan yg disediakan untuk kegiatan tertentu dlm waktu tertentu pula.
b. Rencana tetap (standing plan) Pendekatan yg sudah dilakukan untuk menangani situasi yg terjadi berulang dan dpt diperkirakan, terdiri atas : - Kebijakan (policy) Adalah suatu pedoman umum dlm pengambilan keputusan. - Prosedur standar (standard procedure) Memberikan seperangkat petunjuk detail untuk melaksanakan urutan tindakan yg sering terjadi sbg implemetasi kebijakan. - Peraturan (rules) Pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dlm situasi tertentu.
D. TEORI PERENCANAAN Catanese dan Snyder (1996:49) membuat dikotomi teori perencanaan, yaitu berusaha menjelaskan bagaimana sistem sosial berjalan dan menyediakan peralatan serta teknik untuk mengendalikan dan mengubah sistem sosial. Jadi dua jenis teori perencanaan tersebut adalah: 1. Teori Operasi Sistem Spesialisasi komponen sistem cenderung timbul sepanjang empat dimensi utama: Produksi, Alokasi, Pengendalian dan Penyusunan staf 2. Teori Perubahan Sistem Terdapat empat jenis perubahan sistem yang dihadapi rasionalisme, inkrementalisme, utopianisme, dan metodisme.
SOAL TUGAS
1. Salah satu karakteristik perencanaan yaitu : a. Menyangkut masa yang lalu b. Delegasi c. Tidak ada unsur waktu d. Pengawasan e. Menyangkut masa yang akan datang 2. Rencana yang dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas disebut rencana : a. Operasional d. Tetap b. Strategis e. Programming c. Sekali pakai
3. Rencana yang memberikan deksripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan, disebut rencana : a. Operasional d. Tetap b. Strategis e. Programming c. Sekali pakai 4. Menetapkan anggaran perusahaan termasuk kedalam rencana : a. Strategis d. Sekali pakai b. Operasional e. Terpadu c. Tetap
5. Suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan disebut juga. : a. Prosedur standar b. Peraturan c. Policy d. Etika e. Perundangan