SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN CALON SISWA BARU SECARA ONLINE PADA SMK NEGERI 7 MEDAN Waisen1), Kiki Martina Jamilah2) STMIK IBBI Jl. Sei Deli No. 18 Medan, Telp. 061-4567111 Fax. 061-4527548 e-mail: white_sen@yahoo.com1) Abstrak Sistem informasi pendaftaran pada sekolah masih bersifat manual. Tujuan pembuatan sistem ini adalah untuk mempermudah dalam pencarian informasi bagi user tentang sekolah khususnya dalam hal pendaftaran, mempermudah pihak sekolah dalam pencarian informasi data calon dan siswa baru, meringankan pekerjaan panitia petugas pendaftaran siswa baru dalam penginputan data calon siswa baru, dan mengurangi tingkat kesalahan pemasukan data yang dilakukan oleh panitia petugas pendaftaran calon murid baru. Metode penelitian dalam pembuatan sistem ini adalah dengan melakukan pengumpulan data, menganalisa sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasi masalah sehingga menghasilkan suatu perancangan sistem. Program yang dirancang menghasilkan input, output, dan database. Hasil inputannya berupa data calon siswa yang masuk ke dalam database dan hasil outputnya berupa Laporan data calon siswa secara keseluruhan, laporan data siswa yang tidak lulus dan laporan data siswa baru yang lulus. Kata Kunci: Sistem informasi Calon Siswa Baru, SMK Negeri 7 Medan Abstract Registration information on the school system is still manual. The purpose of making this system is to simplify the search for information about the user, especially in terms of school enrollment, facilitate the school in search of data information and the prospective new students, easing the work of the committee officers new student enrollment in the prospective new student input data, and reduces the error rate of income data is done by the committee clerk candidate registration of new students. Research methods in the making of this system is to collect data, analyze the current system, identify problems resulting in a system design. Programs designed generate the input, output, and databases. Results inputannya prospective students in the form of data entered into the database and output the results in the form of a data report overall prospective students, students who do not report the data and pass the data report new graduate students Keywords: Registration information system Prospective New Students, SMK Negeri 7 Medan 1. Pendahuluan SMK Negeri 7 Medan adalah salah satu instansi yang bergerak di bidang pendidikan yang berada di wilayah Kota Medan. Lembaga pendidikan di SMK Negeri 7 Medan sampai saat ini masih belum menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga sering menimbulkan lambatnya suatu informasi yang dihasilkan. Sistem yang sedang berjalan dirasakan belum efektif dan efisien karna pada saat pendaftaran, calon siswa masih harus datang langsung ke sekolah dan panitia pendaftaran calon siswa masih harus menulis data calon siswa di atas kertas formulir pendaftaran. Apalagi ada ketentuan sampai jam berapa sekolah akan menutup pandaftaran dan tidak semua calon siswa yang datang bisa dilayani oleh pihak panitia sekolah karna waktu yang terbatas sehingga calon siswa harus datang kembali keesokan harinya. Dan semua data calon siswa yang mendaftar tersebut disimpan dalam bentuk arsip dokumen sekolah, itu akan memperlambat pencarian data calon siswa sewaktu data tersebut dibutuhkan. Oleh karena itu sekolah ini harus meningkatkan lagi pelayanan sekolah terutama dalam bidang pendaftaran calon siswa baru di SMK Negeri 7 Medan agar sekolah ini mencapai tujuan dalam waktu yang singkat 2 Metode Penelitian Di dalam penelitian ini dibutuhkan data-data pendukung yang diperoleh dengan suatu metode pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data-data secara umum, metode yang digunakan dalam pengumpulan data dan untuk memecahkan masalah dalam penyelesaian kasus yang diangkat. Dalam pengumpulan data yang relevan. maka digunakan metode sebagai berikut: Sistem Informasi Calon Siswa... (Waisen)
22 1. Penelitian Lapangan (Field research), melakukan peninjauan langsung ke objek tempat riset yaitu SMK Negeri 7 Medan. Data ini sangat berguna sebagai bahan analisa dan evaluasi 2. Studi Pustaka, Yaitu dengan mengumpulkan seluruh data yang berhubungan dengan penggunaan Dreamweaver dalam pemograman web. Program yang digunakan adalah PHP MySQL sebagai bahasa pemograman yang dipakai untuk merancang sistem informasi pendaftaran siswa baru secara online. 3. Metode Wawancara, Yaitu dengan dilakukan penelitian secara langsung atau mengadakan komunikasi atau wawancara langsung dengan kepala bagian tata usaha dan karyawan dalam rangka mendapatkan data tentang informasi sekolah dan tentang pendaftaran, dalam hal ini SMK Negeri 7 Medan. 4. Observasi (Pengamatan), Yaitu pengumpulan data yang dilakukan secara langsung dengan cara mengamati atau peninjauan terhadap keadaan dan kegiatan yang menjadi sampel atau contoh dalam penelitian. 5. Internet Yaitu dilakukan pengumpulan data melalui media internet mengenai sistem informasi pendaftaran siswa baru secara online. START Pengumpulan data (primer dan sekunder) Analisa sistem Penelitian lapangan Studi pustaka Wawancara Analisa sistem yang sedang berjalan setelah melakukan pengumpulan data dan menggambarkan flowchart Identifikasi masalah Desain & perancangan Merancang Layout/tampilan sistem yang diusulkan dengan PHP dan Adobe Dreamweaver Uji coba sistem Implementasi Implementasi Sistem Informasi Calon Siswa Baru secara Online END Gambar 1. Metodologi penelitian 3. Hasil dan Pembahasan Analisa dan Perancangan Berdasarkan analisa system yang telah dilakukan maka terindentifikasi kebutuhan fitur yang harus dimiliki oleh aplikasi sebagai berikut :
23 1. form pendaftaran yang dikeluarkan oleh pihak panitia pandaftaran sekolah sebagai pengoptimalan pelayanan bagi calon siswa pada saat melakukan pendaftaran. Gambar 2 Form pendaftaran 2. form bukti pendaftaran yang dikeluarkan oleh pihak panitia pandaftaran sekolah sebagai pengoptimalan pelayanan bagi calon siswa pada saat melakukan pendaftaran Sistem Informasi Calon Siswa... (Waisen)
24 Gambar 3 Form bukti pendaftaran Perancangan Sistem Diagram Use Case pada Sistem Informasi Siswa Baru Adapun diagram use case dari sistem informasi pendaftaran calon siswa baru secara online Gambar 4 Diagram use case Class Diagram ( Diagram kelas ) Adapun class diagram dari sistem informasi pendaftaran calon siswa baru secara online dapat dilihat pada gambar 5
25 Gambar 5 Class Diagram ( Diagram kelas ) Perancangan Output Adapun rancangan sistem baru yang diusulkan adalah sebagai berikut, yakni : Halaman Header Footer Gambar 6. Rancangan input halaman home Halaman Header Sistem Informasi Calon Siswa... (Waisen)
26 Gambar 7. Rancangan input halaman pofil Halaman Pandaftaran Header Registrasi Online Info calon siswa Nama Tempat lahir lahir Jenis Kelamin Asal sekolah Nem Alamat Jurusan Foto Nomor pendaftaran Status lulus Info ortu Nama ayah Nama ibu Pria Wanita Pe kerjaan Pe kerjaan Daftar Footer Gambar 8 Rancangan input halaman pendaftaran Halaman Pendafataran Calon Siswa SMK N7 Medan Masukkan nomor pendaftaran anda Nomor pendaftaran Status lulus Gambar 9 Rancangan input halaman siswa yang lulus Rancangan Halaman Pendafataran Calon Siswa SMK N7 Medan
27 Gambar 10 Rancangan input halaman berita Rancangan Halaman Daftar Calon Siswa Pendafataran Calon Siswa SMK N7 Medan Tampilkan berdasarkan status kelulusan Tampilkan semua Lulus Tidak lulus Tampilkan Gambar 11 Rancangan input halaman admin Rancangan Halaman Jurusan Pendafataran Calon Siswa SMK N7 Medan Daftar Jurusan Gambar 12 Rancangan input halaman jurusan Implementasi dan Pengujian Hasil rancangan pada aplikasi ini meliputi Halaman, Halaman e, Halaman, Tampilan Output Halaman Siswa yang Lulus, Halaman, Halaman, Halaman Login, Halaman Daftar Calon Siswa, Halaman Jurusan Halaman Halaman home muncul pada saat sistem dijalankan. Adapun bentuk tampilan halaman home yang dirancang seperti terlihat pada gambar 13 Sistem Informasi Calon Siswa... (Waisen)
28 Gambar 13 Tampilan Halaman Halaman Halaman muncul pada saat pemilihan menu. Adapun bentuk tampilan halaman profil yang dirancang seperti terlihat pada gambar 14 Gambar 14 Tampilan Halaman Halaman Sesuai dengan rancangan sebelumnya, halaman pendaftaran muncul pada pemilihan menu. Adapun bentuk tampilan halaman pendaftaran yang dirancang seperti terlihat pada gambar 15 Gambar 15 Tampilan Halaman Tampilan Output Halaman Siswa yang Lulus Halaman siswa yang lulus muncul pada saat pemilihan menu dan anda harus memasukkan nomor pendaftaran jika ingin melihat informasi tersebut. Adapun bentuk tampilan halaman siswa yang lulus yang dirancang seperti terlihat pada gambar 16
29 Gambar 16 Tampilan Halaman Siswa yang Lulus Halaman Halaman berita akan muncul pada saat pemilihan menu. Adapun bentuk tampilan halaman berita yang dirancang seperti terlihat pada gambar 17 Gambar 17 Tampilan Halaman Halaman Halaman kontak muncul pada saat pemilihan sistem. Adapun bentuk tampilan halaman kontak yang dirancang seperti terlihat pada gambar 18 Gambar 19. Tampilan Halaman Halaman Daftar Calon Siswa Sistem Informasi Calon Siswa... (Waisen)
30 Halaman Daftar Calon Siswa muncul pada saat pemilihan menu. Adapun bentuk tampilan halaman Daftar Calon Siswa yang dirancang seperti terlihat pada gambar 19 Gambar 20. Tampilan Halaman Daftar Calon Siswa Halaman Jurusan Halaman Jurusan muncul pada saat pemilihan menu. Adapun bentuk tampilan halaman Jurusan yang dirancang seperti terlihat pada gambar 20 Gambar 21 Tampilan Halaman Jurusan 4. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengujian, maka dapat diambil kesimpulan yakni : Dengan adanya sistem ini, calon siswa bisa melakukan pendaftaran secara online dimana saja dan kapan saja pada saat pendftaran berlangsung, calon siswa hanya harus mengunjungi website sekolah dan masuk ke halaman pendaftaran dan mengisi biodata yang diminta pada pada form pendaftaran dan melakukan pengecekan kelulusan pada halaman kelulusn pada tanggal pengumuman kelulusan, sehingga sistem menjadi lebih efektif dan efisien, Pihak panitia pendaftaran tidak perlu lagi memasukkan data ke sistem dan menyimpan data calon siswa dan siswa baru dalam bentuk arsip dokumen sekolah, tapi pihak panitia hanya perlu melakukan pengontrolan pada sistem terhadap data yang akurat yang tersimpan di dalam database. DAFTAR PUSTAKA [1] Abdul Kadir. Pengenalan Sistem Informasi. Andi offset. Yogyakarta. 2005 [2] Betha Sidik, Pemograman Web HTML. Informatika. Bandung. 2007 [3] Fathansyah, Basis Data. Informatika. Bandung. 2007 [4] Harianto Kristanto, Konsep dan Perancangan Database. Andi offset. Yogyakarta. 2007 [5] Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. 2005 [6] http://blog.malowopati.com/pengertian-apache-php-xampp/. Diakses pada tanggal 31 mei 2012 [7] http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/16955/4/chapter%20ii.pdf. Diakses pada tanggal 30 mei 2012
31 [8] http://thesis.binus.ac.id/asli/bab2/2009-1-00065-if%20bab%202.pdf. Diakses pada tanggal 15 juli 2012 Sistem Informasi Calon Siswa... (Waisen)