PETUNJUK PENGGUNAAN SURAT ELEKTRONIK (EMAIL) INSTITUT SENI INDONESIA SURAKARTA Disusun oleh : UPT. Pusat Informatika Tutorial Email Edisi : 1.0 Apa Itu Email? E-mail merupakan singkatan dari Elektronic Mail yang berarti surat menyurat menggunakan fasilitas Internet. E-mail banyak digunakan karena alasan mudah dikirim dan cepat sampai tujuan. E-mail tidak memerlukan kertas atau perangko, melainkan cukup mengetik melalui keyboard dan dalam hitungan detik setelah dikirim, surat akan sampai tujuan meskipun jarak penerima mencapai ribuan kilometer, tanpa batasan ruang dan waktu. E-mail merupakan salah satu fasilitas dari Internet yang paling sering digunakan dan paling populer. Setidaknya setiap orang yang mengakses Internet, mereka pasti tidak lupa memeriksa kotak masuk (inbox) dalam e-mailnya, karena hanya inilah sarana pengiriman surat yang paling murah di dunia. Syarat dan Ketentuan!! Bagi pengguna fasilitas Email ISI Surakarta diharapkan memperhatikan beberapa ketentuan sebagai berikut : 1. Pengguna bertanggung jawab atas account dan data email masing-masing. 2. Pengguna bertanggung jawab atas password yang diberikan, dan untuk tidak diberikan kepada siapapun termasuk administrator. 3. Pengguna disarankan tidak menggunakan password yang sama dengan login atau kata-kata yang lazim. 4. Pengguna disarankan untuk menghapus email yang dianggap tidak perlu (istilah lain SPAM). 5. Pengguna disarankan tidak menyertakan alamat email ISI Surakarta pada situs-situs tertentu (pornografi, iklan, bisnis, spam, media sosial, dan sejenisnya). Apabila terbukti Administrator akan secara sepihak membekukan akun yang bersangkutan. 6. Pengguna disarankan waspada terhadap penipuan berkedok transfer kekayaan (Nigerian Scam). 7. Pengguna disarankan waspada terhadap sambungan (link) yang mengarah kepada situs berbahaya, mohon abaikan apabila ada permintaan untuk menuju link tertentu jika memang tidak merasa ada kaitannya. 8. Pengguna disarankan waspada terhadap situs yang menyamar seperti situs layanan terkenal. (situs biasanya memiliki alamat yang sedikit berbeda dengan alamat situs aslinya). 9. Pusat Informatika berhak melakukan penghapusan account pengguna. 10. Pusat Informatika tidak pernah meminta password dan login pengguna. 11. Pusat Informatika menjamin kerahasiaan dan privasi pengguna baik username, password maupun isi email. 12. Pusat Informatika tidak bertanggung jawab atas : a. Data corrupt/hilang akibat pengggunaan email yang tidak benar (virus dan program merusak, inbox penuh). Atau data hilang dikarenakan kerusakan hardware/perangkat karena forje majeur, Hal- [1]
sehingga direkomendasikan untuk segera memindahkan file/dokumen attachment ke media lainnya (misal flashdisk, komputer, laptop, harddisk internal, dan sejenisnya) b. Penyalahgunaan fasilitas layanan email oleh pengguna. 13. Tidak bisa mengirim/menerima email atas kesalahan pengguna (inbox penuh), untuk itu selalu cek batas kuota, dan segera hapus email yang sudah tidak diperlukan lagi. Syarat dapat Menggunakan Email? Email dapat digunakan apabila memenuhi kriteria sebgai berikut : 1. Apabila ingin menggunakan email, syarat wajib pastinya harus sudah mempunyai email. Bagi Dosen dan Pegawai di Lingkungan ISI Surakarta pada pertengahan tahun 2014 sudah dibuatkan akun email lembaga, apabila dirasa belum mempunyai email silahkan berkunjung UPT. Pusat Informatika (PUSTIKA), di Gedung Akademik Pusat Koridor lt.3, Kampus I Kentingan. 2. Mempunyai koneksi internet, bisa dengan Modem GSM/CMDA, Wifi, dan sejenisnya. Apabila di lingkungan ISI Surakarta tidak perlu khawatir, karena di berbagai sudut gedung yang ada sudah dijangkau dengan koneksi wireless, dan senantiasa akan ditingkatkan layanan dan daya jangkauannya secara bertahap (Mohon dukungannya, karena diharapkan tahun 2019 ISI Surakarta menggapai asa layanan always connected on every where, in any time ). 3. Setelah tersedianya koneksi internet, point yang tidak kalah penting adalah memiliki browser untuk dapat menjalankan email. Browser adalah suatu aplikasi/program yang dijalankan pada perangkat komputer untuk melihat konten yang ada pada media World Wide Web (WWW) dengan memanfaatkan jaringan internet, yang berisi konten yang berisi text, gambar, musik, suara, video, file pdf dan data lainnya. Dibawah ini merupakan beberapa ikon/shortcut aplikasi browser yang populer. Gambar 1 : Daftar icon browser populer saat ini 4. Hal penting penting terkait browser adalah dengan selalu memilih versi terbaru dari browser, meningkatkan keamanan, dan memungkinkan melakukan lebih banyak hal atau fitur baru di internet. Abaikan apabila dalam menggunakan browser ada link untuk instalasi plugins, atau aplikasi tambahan lainnya, karena akan memperlambat kinerja browser, sehingga koneksi internet juga menjadi lambat. Hal- [2]
Bagaimanakah menggunakan Email ISI Surakarta? 1. Alamat resmi mail ISI Surakarta adalah http://mail.isi-ska.ac.id/ Gambar 2 : Halaman Login, dijelaskan lebih lanjut di poin ke 2 2. Alamat email/akun yang telah dibuatkan untuk Dosen dan Pegawai, misalnya : bintang@isi-ska.ac.id, dengan password : dianggunis4s1. Hal tersebut diartikan bahwa : - Alamat email adalah bintang@isi-ska.ac.id, alamat ini yang boleh diberikan kepada rekan, patner kerja, atau boleh diketahui oleh umum. - Untuk dianggunis4s1 merupakan password, atau kata kunci sehingga sifatnya rahasia, tidak boleh disebarkan kepada siapapun. - Kedua instrument baik alamat email sebagai akun, dan password digunakan secara bersamaan, apabila digunakan untuk masuk ke halaman pengelolaan email, setelah melalui langkah seperti poin 1, dan login dengan akun dan password berhasil maka akan muncul halaman sebagai berikut : Gambar 3 : Merupakan tampilan utama halaman pengelolaan email Hal- [3]
Gambar 4 : Menu Inbox merupakan kumpulan surat masuk Gambar 5 : Menu Chats merupakan kumpulan percakapan dengan kontak email lainnya di ISI Surakarta Hal- [4]
Gambar 6 : Menu Sent merupakan kumpulan daftar surat keluar Gambar 7 : Menu Junk merupakan kumpulan berkas sampah/biasanya di istilah lain adalah SPAM Hal- [5]
3. Berkirim email dengan mail ISI Surakarta dapat dilakukan dengan menu New Message, atau Mesage, seperti gambar berikut : Gambar 8 : Membuat email baru 4. Kemudian akan muncul tab/halaman baru yaitu Compose, seperti di bawah ini : Gambar 9 : Halaman pengelola mail baru To : merupakan alamat email tujuan/yang akan dikirimi surat Cc : merupakan carbon copy, atau dalam istilah lain daftar penerima tembusan surat Subject : Merupakan perihal/judul email Attact : Hanya digunakan apabila ada lampiran dokumen/berkas Kemudian isi pokok/inti mail dapat dituliskan pada kotak besar di bawah tombol Attach Send : untuk mengirim Cancel : untuk membatalkan Save Draft : untuk menyimpan sementara mail dan dapat dilanjutkan dilain waktu, dapat dilihat pada menu utama Draft Hal- [6]
5. Membuat daftar kontak email, dapat dilakukan menggunakan menu Contacts Gambar 10 : Halaman Kontak 6. Membuat daftar kegiatan berdasarkan hari kalender dapat dilakukan dengan menu Calender Gambar 11 : Halaman Kalender 7. Membuat daftar catatan kecil atau tugas, dapat dilakukan dengan menu Task. Gambar 11 : Halaman Task Hal- [7]
8. Hal terpenting setelah menggunakan berbagai fitur yang ada adalah saatnya untuk mengakhiri sesi, atau lebih dikenal dengan istrilah Log Out, atau Sign Out. Hal tersebut wajib dilakukan dengan klik tombol segitiga kebawah pojok kanan dekat dengan nama pengguna/akun, kemudian klik Sign Out. Gambar 12 : Menu Sign Out 9. Apabila langkah Sign Out berhasil maka akan muncul halaman login lagi, sebagai berikut. Gambar 13 : Menu Login/Jika berhasil Sign Out Demikian petunjuk teknis ini dibuat dan semoga dapat membantu, apabila ada kekurangan dan jika diperlukan akan diperbaiki. Maju Terus ICT ISI Surakarta Tradisi Menjawab Globalisasi" Salam Hormat, UPT. Pusat Informatika (PUSTIKA) Januari 2015 Hal- [8]