KERANGKA ACUAN KEGIATAN (ToR) RtR Survei/evaluasi kemajuan pelaksanaan Reformasi Birokrasi pada Kementerian PAN dan RB 1. Hubungan dengan Logika Program: a. EOPO: 1.2. KemenPAN RB mengimplementasikan sistem integritas yang dapat menghindari penyalahgunaan sumber daya b. Hubungan dengan Workplan: Kegiatan ini dijalankan agar intermediate outcomes 1.2.4. KemenPANRB mengukur tingkat kepuasan pemangku kepentingan (stakeholder) tercapai dengan mengadakan survey/evaluasi kemajuan pelaksanaan RB pada KemenPANRB. c. Hubungan dengan Prioritas Mitra d. Tambahan Justifikasi Apabila hasil evaluasi ini menunjukkan kemajuan yang cukup siknifikan dalam pelaksanaan RB pada KemenPANRB, maka dampaknya akan meningkatkan kepercyaan stakeholders kepada KemenPANRB sebagai role model dan prime-mover RB. 2. Latar Belakang Dalam perjalanan agenda Reformasi Birokrasi (RB), Presiden SBY telah mencanangkan dua fase RB selama sepuluh tahun periode kepemimpinannya (2004-2014), yakni RB Gelombang I (2004-2009) dan RB Gelombang II (2009-2014). Dalam Gelombang I, RB lebih bersifat instansional dengan sasaran mewujudkan tata kelola pemerintahan yang lebih baik pada lima K/L yang menjadi pilot project, pada 2007 (MA, Depkeu dan BPK) dan 2008 (Setneg dan Setgab). Hanya ada lima area perubahan yang ditargetkan, yakni kelembagaan (organisasi), budaya organisasi, ketatalaksanaan, regulasi-deregulasi dan SDM. Peran Kementerian PAN dan RB, pada Gelombang I ini lebih fokus pada upaya penyiapan Pedoman Umum RB saja (rujuk misalnya PER/15/M.PAN/7/2008). Sedangkan pada pencanangan RB Gelombang ke-2 (2009-2014), yang bukan hanya bersifat instansional tapi menjangkau K/L secara nasional, maka peran Kementerian PAN dan RB semakin besar pula. Itu misalnya ditandai dengan terbitnya Perpres No 5 Tahun 2010 tentang RPJMN 2010-2014, yang berisi lima agenda utama pembangunan nasional tahun 2010-2014 dengan salah satu agenda besarnya Perbaikan Tata Kelola Pemerintahan. Reformasi Birokrasi dan tata kelola Ini merupakan prioritas nasional bagi Kabinet Indonesia Bersatu Jilid II. Bukan hanya itu saja, SBY-Boediono menyatakan dengan tegas dalam strategi dan arah kebijakan pembangunan, dalam empat poin penting yakni : 1) Peningkatan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN); 2)Peningkatan kualitas pelayanan publik; 3) Peningkatan kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi; dan 4) Pemantapan pelaksanaan reformasi birokrasi. Hal ini dilakukan untuk mencapai visi besar reformasi birokrasi secara nasional agar terwujudnya pemerintahan kelas dunia pada 2025. Untuk mencapai visi itu, Presiden SBY mengeluarkan Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010, Tentang Grand Design RB tahun 2010-2025, yang menyebutkan bahwa beberapa permasalahan utama berkaitan dengan reformasi birokrasi adalah, Organisasi, Peraturan Perundang-undangan, SDM Aparatur, Kewenangan, Pelayanan Publik serta Pola Pikir (Mindset) dan Budaya Kerja (Culture Mindset). 1 / 6
Untuk menyelesaikan berbagai permasalahan tersebut, Kementerian PAN-RB menetapkan delapan area perubahan (yaitu : Organisasi; Tatalaksana; Peraturan per-uu-an; SDM Aparatur; Pengawasan; Akuntabilitas dan Integritas; Pelayanan Publik; dan Mindset) dan sembilan program/langkah percepatan RB (yaitu : Penataan struktur birokrasi; Penataan jumlah dan distribusi PNS; Seleksi CPNS dan Promosi PNS; Profesionalisme PNS; Pengembangan E-govt; Pelayanan Publik; Transparansi dan Akuntabilitas; Kesejahteraan PNS; dan Efisiensi belanja pegawai). Dari delapan area perubahan dan sembilan langkah percepatan, semuanya bertujuan untuk mencapai sasaran RB Gelombang ke-2, yakni : 1) Terwujudnya pemerintahan yang bersih dan bebas KKN; 2)Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat; 3) Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi. Untuk itulah, pada periode 2011-2014, Kementerian PAN-RB menyiapkan regulasi dan petunjuk teknis pengajuan dokumen usulan program RB di seluruh K/L. Sehingga, pada 2014 harapannya seluruh K/L telah memiliki kekuatan untuk memulai proses RB di instansinya masing-masing. Dalam konteks itulah, Kementerian PAN-RB, menjadi penggerak utama dari agenda besar RB di Indonesia. Sebagai konsekuensinya, tentu saja Kementerian PAN-RB harus mau me-reform dirinya sebelum me-reform instansi yang lain (Reform the reformers). Namun, dalam kerangka reform the reformers itu, Kementerian PAN dan RB, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya tetap berpedoman pada tiga hal yang prinsip, yakni 1) RPJMN 2010-2014; 2) Renstra Kementerian PAN dan RB 2010-2014; dan 3) Penetapan Kinerja setiap tahunnya. Pada renstra Kementerian PAN dan RB tercantum visinya : Mewujudkan Aparatur Negara Yang Bersih, Kompeten, dan Melayani. Dengan misi : Penggerak Utama Reformasi Birokrasi di seluruh Instansi pemerintah. Berdasarkan visi dan misi tersebut, maka tujuan yang hendak dicapai Kementerian PAN dan RB selama lima tahun (2010-2014), yaitu : 1) Terwujudnya pemerintahan yang efektif dan efisien; 2) Terwujudnya SDM Aparatur yang kompeten dan kompetitif; 3) Terwujudnya pemerintahan yang terbuka dan melayani; 4) Mewujudkan aparatur yang bersih, bebas KKN, dan akuntabel; 5) Mewujudkan aparatur Kementerian PAN dan RB yang profesional dan berkinerja tinggi. Untuk mengukur tingkat ketercapaian tujuan tersebut, maka Kementerian PAN dan RB pun telah menyusun sasaran, target dan Indikator Kinerja Utama (IKU), yang secara lengkap bisa dilihat dalam lampiran Peraturan Menteri PAN dan RB nomor 47 Tahun 2011. Pendek kata, setelah program RB digulirkan, maka relatif belum ada evaluasi yang komprehensif tentang sejauhmana tingkat keberhasilan dan kemajuan kinerja Kementerian PAN dan RB dalam pengarusutamaan RB di lingkungan internal dan level nasional sebagai penggerak utama RB. Bagaimana pencapaian visi, misi dan tujuan RB Kementerian PAN dan RB hingga akhir tahun 2013 ini? Sejauh mana ketepatan hasil yang dicapai (efektifitas) dan hubungan antara hasil dan sarana yang digunakan terjadi efisiensi? Bagaimana relevansinya antara hasil, tujuan dan keseluruhan objek terhadap kebutuhan dan aspirasi yang berkembangan di lingkungan internal? Seperti apa dampak dari kinerja pelaksanaan RB terhadap stakeholders sejauh ini? Apakah sudah tercapai dampak yang diinginkan, ataukah justru yang diperoleh dampak yang tidak diinginkan? Bagaimana soal keberlanjutan program RB? Pengaruh positip apa yang dihasilkan setelah program ataukah justru banyak kegiatan yang hanya bersifat mercusuar tidak jelas keberlanjutannya seperti zona integritas dan lain sebagainya? Untuk menjawab pertanyaan di atas, maka dibutuhkan sebuah penelitian komprehensif yang bertujuan untuk mengevaluasi sejauhmana tingkat kemajuan pelaksanaan RB yang dilakukan 2 / 6
oleh Kementerian PAN dan RB, yang mencakup : a) pencapaian tujuan dan sasaran organisasi; b. realisasi pencapaian indikator kinerja utama (IKU); c) penjelasan yang memadai atas pencapaian kinerja; dan d) pembandingan capaian indikator kinerja sampai dengan tahun berjalan dengan target kinerja 5 (lima) tahunan yang direncanakan; dan e) mengukur relevansi/ketepatan, efektifitas dan efisiensi program RB di lingkungan internal Kementerian PAN dan RB. Kelima hal tersebut digunakan untuk mengetahui tingkat kemajuan pelaksanaan RB secara riil pada sisi Kelembagaan/Organisasi, Sumber Daya Manusia Aparatur, Business Process dalam Pelayanan Publik, dan Pola Pikir dan Budaya Kerja. Terakhir, pengukuran dan evaluasi kinerja atas pelaksanaan RB ini akan melibatkan seluruh pemangku kepentingan, yang meliputi pihak-pihak dari internal dan/atau eksternal Kementerian PAN dan RB, baik kelompok maupun individu yang terkait dan berpengaruh terhadap program, termasuk penerima manfaat atas hasil program RB yang dilaksanakan. 3. Maksud dan tujuan a. Maksud Mengevaluasi kinerja pelaksanaan RB Kementerian PAN dan RB (2009-2013) untuk mencapai visinya Mewujudkan Aparatur Negara Yang Bersih, Kompeten, dan Melayani dan misinya sebagai Penggerak Utama Reformasi Birokrasi. b. Tujuan 1. Mengukur efisiensi dan efektifitas pencapaian target kinerja pelaksanaan RB Kementerian PAN dan RB dengan membandingkan antara target kinerja dan realisasi kinerja sebagaimana yang ditetapkan dalam dokumen penetapan IKU dan LAKIP dengan kenyataan sesungguhnya; 2. Mengukur tingkat relevansi pelaksanaan RB dari sisi kelembagaan, sumberdaya aparatur, tata laksana, pola pikir dan budaya kerja; 3. Mengukur dampak pelaksanaan RB internal Kementerian PAN dan RB terhadap seluruh pemangku kepentingan; 4. Memetakan tingkat keberlanjutan atau kemandegan program RB berdasarkan penilaian internal dan eksternal (stakeholders); 5. Menyusun rekomendasi kebijakan sebagai upaya peningkatan kualitas pencapaian pelaksanaan RB. 4. Proses dan Tahapan Evaluasi a. Persiapan dan Perencanaan b. Pengumpulan Data c. Pengukuran dan Penilaian Keberhasilan Mempersiapkan dan merencanakan gambaran ringkas yang menjelaskan hubungan antara masukan, kegiatan, keluaran dan hasil serta kebutuhan masyarakat dan/atau pemangku kepentingan. Selain itu menginventarisasi berbagai indikator dan target kinerja yang direncanakan (sesuai dokumen dan keterangan resmi yang tertulis). Pengumpulan data dilakukan dengan metode kuantitatif dan kualitatif dengan mengidentifikasi data-data apa saja yang dibutuhkan (input, proses, keluaran, out-come, dan realisasi indikator kinerja keluaran) dan sumber-sumber data (reviu dokumen, survei, wawancara mendalam, diskusi terbatas, observasi, FGD bersama pemangku kepentingan). Pengukuran dan evaluasi dilakukan untuk melihat sejauhmana implementasi, manfaat dan dampak yang dirasakan pemangku kepentingan dengan membuat sejumlah instrumen pengukuran dan indikator evaluasi capaian kinerja dengan membandingkan data realisasi dengan target yang telah direncanakan. 3 / 6
d. Analisis Hasil dan Rekomendasi Pengukuran bermaksud untuk menilai tingkat efisiensi, efektifitas, dampak, relevansi dan keberlanjutan dengan masing-masing bobot yang terukur jelas. Berdasarkan hasil pengukuran dan penilaian, dianalisis berdasarkan setiap indikator yang dievaluasi dibandingkan dengan hasil evaluasi kinerja tahun sebelumnya, identifikasi faktor pendukung dan kendala dalam pelaksanaan kegiatan, pencapaian keluaran dan hasil. Identifikasi kembali masalah, kendala dan kebutuhan pemangku kepentingan yang dianalisis kesesuaiannya dengan keluaran, capaian dan hasil yang diharapkan. e. Pelaporan Pelaporan evaluasi ini harus menjawab pertanyaan yang diberikan dalam TOR ini, yang sistematikanya berisi executive summary, subjek dari evaluasi, latar belakang evaluasi, tujuan evaluasi, ruang lingkup evaluasi, metodologi evaluasi yang diguanakan, isu-isu evaluasi dan permasalahan, faktor-faktor yang mendukung keberlanjutan, kesimpulan dan rekomendasi tindak lanjut. 5. Ringkasan Kegiatan (Cakupan dan Durasi) Kegiatan ini direncanakan akan berlangsung selama 5-6 bulan, dengan lingkup kegiatan meliputi : 1. Melakukan pembahasan metodologi survei/evaluasi; 2. Menyusun matriks tingkat kemajuan pelaksanaan RB berdasarkan 8 area perubahan dan 9 program percepatan pelaksanaan RB; 3. Menyusun instrumen pengukuran dan indikator evaluasi; 4. Menyusun kuesioner; 5. Melakukan pre-test kuesioner; 6. Melakukan pelatihan tenaga surveyor; 7. Melakukan survey lapangan; 8. Melakukan entry data; 9. Melakukan analisis data; 10. Menyusun laporan (laporan pendahuluan, antara, dan akhir); 11. Melaksanakan Focus Group Discussion (FGD) untuk membahas hasil survey. 6. Penyelenggara dan Perannya Survei/evaluasi ini dilaksanakan oleh suatu Tim Survey yang independen (7-9 orang) dimana anggotanya terdiri dari unsur Lembaga Administrasi Negara (LAN), dengan pembiayaan seluruhnya oleh Program RtR-C Kemitraan Partnership. Dalam melaksanakan tugasnya, Tim Survey bertanggungjawab kepada Tim Independen Reformasi Birokrasi Nasional. Peran: KemenPAN RB melalui Biro Umum & SDM : - Melaksanakan koordinasi dengan RtR-C Kemitraan dan Tim Independen dalam menyusun indikator survey/evaluasi kemajuan reformasi birokrasi di KemenPAN RB; dan - Memberikan akses terhadap kelancaran/kemudahan pelaksanaan tugas tim survey/evaluasi. RtR-C Kemitraan : - Melaksanakan koordinasi dengan KemenPAN RB, Tim Independen dan Tim Survey dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan survey/evaluasi kemajuan 4 / 6
reformasi birokrasi di KemenPAN RB; dan - Pembiayaan terhadap seluruh kegiatan survey/evaluasi. Tim Independen RBN : - Melaksanakan koordinasi terkait dengan kegiatan survey/evaluasi dengan RtR-C Kemitraan; dan - Memberikan pengarahan dan supervisi terhadap tim survey/evaluasi. LAN : - Anggota tim survey/evaluasi Tim Survey : - Pelaksana survey/evaluasi kemajuan reformasi birokrasi di KemenPAN RB dibawah supervisi Tim Independen RBN; dan - Melaporkan hasil survey/evaluasi kepada Tim Independen dan RtR-C Kemitraan. 7. Informasi Pelaksanaan : Pelaksanaan survei/evaluasi direncanakan mulai awal bulan Februari 2014. 7. Indikator Keberhasilan Means of Verification 1. Terukurnya tingkat efisiensi dan efektifitas 1. Dokumen Laporan. pencapaian target kinerja pelaksanaan RB Kementerian PAN dan RB; 2. Dokumen Laporan. 2. Terukurnya tingkat relevansi pelaksanaan RB dari sisi kelembagaan, sumberdaya aparatur, tata 3. Dokumen Laporan. laksana, pola pikir dan budaya kerja; 3. Terukurnya dampak pelaksanaan RB internal 4. Dokumen Peta. Kementerian PAN dan RB terhadap seluruh pemangku kepentingan; 5. Rekomendasi. 4. Tersusunya tingkat keberlanjutan program RB berdasarkan penilaian internal dan eksternal (stakeholders); 5. Tersusunnya rekomendasi kebijakan peningkatan kualitas pencapaian pelaksanaan RB di Kementerian PAN dan RB. Disusun Oleh: Name & Title Date Signature Erif Hilmi Project Manager RBI RtR-C Diketahui oleh pihak KemenPANRB Disetujui Oleh: Agung Djojosoekarto. Program Director. Endorsed By: 5 / 6
6 / 6