Ujian Akhir Triwulan Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) PENERAPAN ERP DALAM PERUSAHAAN AGRIBISNIS (Studi Kasus PT Astra Agro Lestari Tbk) Dosen : Dr. Ir.Arif Imam Suroso, M.Sc Oleh ARIEF MAULANA (P056111431.48) MAGISTER MANAJEMEN BISNIS PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI... i DAFTAR GAMBAR... ii I. PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang... 1 II. TINJAUAN PUSTAKA... 2 2.1. Electronic Business Systems (e-business)... 2 2.2. Enterprise Resources Planning (ERP)... 3 III. PEMBAHASAN... 6 3.1. Profil Perusahaan... 6 3.2. Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT. Astra Agro Lestari Tbk.... 7 IV. Penutup... 9 4.1. Kesimpulan... 9 DAFTAR PUSTAKA... 10 i
DAFTAR GAMBAR No Halaman 1. Ruang Lingkup Enterprise Resource Planning (ERP)... 4 ii
BAB I. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Informasi adalah salah satu sumber daya utama dalam kegiatan manajemen. Pengelolaan sistem informasi menjadi penting bagi setiap perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Peran sistem informasi dalam kegiatan bisnis terus berkembang, dimulai dari tahun 1950 yang berfokus pada pemrosesan data hingga kini telah mencapai sistem Enterprise Resoucrce Planning (ERP) yang membuat fungsi bisnis menjadi virtual. Pemanfaatan sistem informasi berbasis komputer dapat dirasakan oleh berbagai jenis perusahaan dalam setiap sektor ekonomi. Salah satunya adalah perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis. Komoditas kelapa sawit merupakan salah satu komoditas ekspor Indonesia yang terbesar. PT. Astra Agro Lestari Tbk. sebagai salah satu pemain terbesar dalam industri kelapa sawit Indonesia tentunya membutuhkan bantuan sistem informasi berbasis komputer untuk mempermudah kegiatan operasionalnya sehingga kegiatan teknis dapat sesuai dengan kebijakan perusahaan. PT. Astra Agro Lestari Tbk. pada tahun 2005 melakukan memodernisasi sistem TI secara total. Salah satunya adalah Enterprise Resource Planning (ERP), yang menggunakan solusi khusus perkebunan. Dengan demikian, paper ini akan mengulas implementasi ERP pada PT. Astra Agro Lestari Tbk. 1
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA II.1. Electronic Business Systems (e-business) Electronic Business System (e-business) dapat diterjemahkan sebagai kegiatan bisnis yang dilakukan secara otomatis dan semiotomatis dengan menggunakan sistem informasi komputer. Electronic Business System memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal mereka secara lebih efisien dan fleksibel. Selain itu e- business juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik. Dengan menggunakan sistem manajemen informasi e-business ini goal yang diharapkan adalah bertambahnya revenue dari perusahaan. Electronic Business System berfungsi untuk mensupport bagian dari marketing, production, accounting, finance dan human resource management. Proses transaksi online memegang peranan yang sangat penting pada e-business. Adapun menurut Kanton (2004), beberapa kelebihan e-business antara lain : 1. Electronic Business System menjadi strategi kompetitif kritis yang akan merevolusi ekonomi global. 2. Perusahaan akan belajar untuk mengelola hubungan dengan pelanggan untuk melayani kebutuhan mereka selama 24 x 7 (24 jam sehari, 7 hari seminggu). 3. Electronic Business System memungkinkan pelanggan untuk mempersonalisasi dan menyesuaikan produk atau jasa akan berkembang. 4. Menggunakan net untuk mencari pelanggan baru dan preferensi sasaran konsumen yang lebih baik 5. Produksi,pemasaran, dan mendistribusikan produk atau layanan online akan menjadi strategi efektif untuk bisnis 6. Belajar untuk mengembangkan dan melayani komunitas online akan penting untuk membangun kesetiaan pelanggan. 7. Memberikan pilihan bagi pelanggan yang lebih besar dan akan mengubah ekonomi tradisional penawaran dan permintaan. 2
Sementara itu masih menurut Kanton (2004), kiat-kiat membangun e- business antara lain adalah membenahi terlebih dahulu sistem pengelolaan sumber daya perusahaan secara terpadu, membuat perencanaan investigasi teknologi secara mendetail dan komperhensif, menentukan arah investasi teknologi untuk menjawab kebutuhan jangka panjang, membentuk struktur organisasi yang fleksibel dan adaptif terhadap perubahan, melakukan kerja sama kondusif dengan berbagai mitra bisnis. Secara garis besar e-business terbagi ke dalam tiga tipe, yaitu: 1. Electronic Markets, sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi mengenai produk atau jasa yang mereka hasilkan atau butuhkan. 2. Electronic Data Interchage (EDI), sebuah sistem yang mengatur lalu lintas data transaksi dengan format tertentu antar perusahaan dan berulang setiap periode waktu tertentu. 3. Internet Commerce, sebuah sistem dengan fasilitas internet yang memungkinkan penjual dan pembeli bertransaksi langsung dimanapun dan kapanpun termasuk proses pembayaran. Perusahaan terkadang menggunakan sistem ini sebagai sarana pemasaran yang paling efektif. II.2. Enterprise Resources Planning (ERP) Penerapan e-business pada bisnis perusahaan terjadi di seluruh rantai bisnis perusahaan, mulai dari hulu sampai hilir. Mulai dari mengatur pemasokan barang dari supplier ke pabrik, sampai mengatru hubungan antara produsen dan konsumen. Salah satu fungsi tersebut adalah Enterprise Resources Planning (ERP) Secara garis besar, sistem ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. 3
Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif. Kemampuan sistem ERP untuk menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. Mengambil alih tugas rutin dari personel mulai tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi. Gambar 1. Ruang Lingkup Enterprise Resource Planning (ERP) Secara implisit aplikasi ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi. ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga aplikasi ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. 4
Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi. 5
BAB III. PEMBAHASAN 3.1. Profil Perusahaan PT Astra Agro Lestari Tbk ("Perseroan") telah mengalami pasang surut dari bisnis minyak sawit selama 31 tahun terakhir. Dimulai sebagai sebuah unit bisnis PT Astra International Tbk untuk mengembangkan 2.000 hektar perkebunan singkong. Kemudian berubah menjadi perkebunan karet setelah melihat kenaikan permintaan karet. Kemudian, melihat bisnis yang menjanjikan dari minyak kelapa sawit, PT Astra International Tbk melakukan usaha ke industri kelapa sawit. Pada tahun 1984, PT Astra International Tbk mengakuisisi PT Tunggal Perkasa Plantations, yang sudah memiliki 15.000 hektar perkebunan kelapa sawit di Provinsi Riau. Keputusan bisnis terbukti tepat karena bisnis minyak sawit tumbuh sangat cepat, memberikan dampak positif terhadap unit usaha Perseroan. Akhirnya, PT Astra International Tbk memutuskan untuk membuat anak perusahaan kelapa sawit baru dengan nama PT Suryaraya Cakrawala baru pada tanggal 3 Oktober 1988. Sebagai salah satu anak perusahaan dari PT Astra International Tbk, nama PT Suryaraya Cakrawala diubah menjadi PT Astra Agro Niaga pada tahun 1989. Didorong oleh bisnis kelapa sawit yang berkembang, PT Astra Agro Niaga digabung dengan PT Suryaraya Bahtera pada tahun 1997 dan berganti nama menjadi PT Astra Agro Lestari. Nama PT Astra Agro Lestari yang dikenal publik dan berkelanjutan sampai mencapai usia 23 tahun pada tahun 2011. Terus mengalami pertumbuhan yang kuat, PT Astra Agro Lestari mencatatkan sahamnya untuk pertama kalinya pada tanggal 9 Desember 1997 pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya, yang keduanya telah bergabung menjadi Bursa Efek Indonesia (BEI). Selama Penawaran Umum Perdana (IPO), Perusahaan menawarkan 125.800.000 saham kepada masyarakat dengan harga Rp 1.550 per saham. Pada akhir tahun 2011, perdagangan saham Perusahaan di BEI ditutup pada harga Rp 21.700 per saham. 6
Setelah berada dalam operasi selama 31 tahun, PT Astra Agro Lestari Tbk kini telah memiliki total luas 266.706 hektar minyak kelapa sawit, yang terdiri dari kebun inti dan plasma (plasma perkebunan) di Sumatera, Kalimantan dan Sulawesi, dengan usia rata-rata 14 tahun. Sampai akhir tahun 2011, Perusahaan telah dipekerjakan 26.473 orang. 3.2. Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT. Astra Agro Lestari Tbk. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu cross-functional atau sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa guna mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis di dalam pabrik, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia. Implementasi ERP merupakan investasi dan juga tulang punggung perusahaan guna meningkatkan efisiensi kinerja serta mengembangkan bisnis. Pada prinsipnya dengan sistem ERP, sebuah industri atau perusahaan dapat berjalan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien, seperti biaya inventory maupun biaya kerugian akibat kesalahan teknis.enterprise Resource Planning mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling berdiri sendiri pada departemen departemen yang ada. Tentunya setiap departemen akan masih memiliki sistem tersendiri tapi bedanya sekarang semuanya sudah terhubung satu sama lain dan bisa memecahkan masalah. Enterprise Resource Planning (ERP) yang diterapkan di PT Astra Agro Lestari Tbk. didatangkan dari sebuah vendor di Eropa yang mencakup Finance, Distribution, dan Human Resource Management. Sebelumnya, pada sistem yang lama, modul pada masing masing unit bisnisnya berdiri sendiri. Dengan adanya ERP arus infmormasi berjalan secara real time sehingga memudahkan pengambil keputusan untuk segera bertindak sesuai keadaan lapangan. Sebagai contoh adalah pada saat pengiriman CPO dari dermaga dari sebuah site, maka kantor pusat sudah memiliki data tentang pengiriman tersebut. Penerapan ERP pada AAL dapat dikatakan berhasil sejauh ini. Hal ini dapat dilihat melalui peningkatan kinerja. Seperti produksi yang meningkat diiringi peningkatan pendapatan dibandingkan sebelum melakukan modernisasi TI 7
secara total. Pada kalangan internal, manfaat yang dapat dirasakan adalah tersedianya informasi yang menyeluruh. Keberhasilan penerapan ERP pada AAL dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya adalah AAL telah memiliki tujuan dalam mengimplementasikannya, yaitu yang dapat meningkatkan kinerja melalui peningkatan alur informasi yang cepat, tepat dan tertib dari kantor afdeling ke kantor besar, dan dari site ke kantor pusat. Faktor lain yang mempengaruhi keberhasilan ERP pada AAL adalah tersedianya infrastruktur SI. Infrastruktur SI yang mendukung sistem aplikasi ERP pada AAL adalah dengan menyediakan Server, satelit/vsat serta jaringan LAN dan Wi-Fi. Faktor lain keberhasilan ERP pada AAL adalah kegiatan pasca implementasi. AAL telah menyediakan skenario Disaster Recovery Plan dan konfigurasi Disaster Recovery Centre sebagai antisipasi agar bisnis dapat tetap berjalan sehingga investasi yang dilakukan tidak menjadi sia sia. AAL juga membentuk IT Service Desk yang membantu karyawan jika ada masalah terkait dengan TI. Selain itu, program pelatihan rutin diberikan kepada karyawan untuk mendukung pekerjaan mereka. 8
BAB IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan Pemanfaatan sistem informasi berbasis komputer juga dapat dirasakan pada perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis. PT. Astra Agro Lestari adalah perusahaan penghasil kelapa sawit yang memanfaatkan sistem terintegrasi berupa ERP untuk menduku proses bisnis internalnya yang meliputi Finance, Distribution, dan Human Resource Management. Bersama sistem aplikasi lainnya, ERP mampu meningkatkan kinerja PT. Astra Agro Lestari Tbk. Manfaat yang paling dirasakan melalui penerapan ERP adalah alur informasi yang dapat diterima secara real time. 9
DAFTAR PUSTAKA Http://202.59.162.82/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=10309 Http://www.astra-agro.co.id/index.php/ourcompany O Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth Edition. New York: Mc.Graw-Hill Companies. King, R. P. 1986. Management Information Systems for Agribusiness Firms: Managerial Problems and Research Opportunities. Agribusiness (1986-1998) pg. 455; Winter; ProQuest.